Barcodescanner

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Ratgeber Barcodescanner – Informationen strichgenau erfassen

Ein Klick, ein Piepen – und schon wandern Artikelnummern direkt ins System. Barcodescanner erledigen ihren Job in Sekundenschnelle und sind in vielen modernen Arbeitsprozessen ein wichtiges technisches Hilfsmittel.

Was sind Barcodescanner, wie funktionieren sie und wer profitiert davon? Dieser Ratgeber informiert umfassend über die praktischen Datenerfassungsgeräte, beleuchtet die verschiedenen Technologien, stellt wichtige Auswahlkriterien dar und gibt Orientierung für den Kauf eines passenden Modells. Auch Themen wie Nutzung, Pflege und Sicherheit werden praxisnah erklärt.

Was ist ein Barcodescanner und wie funktioniert er?

Um Produktdaten, Preise oder Lagerbestände zu erfassen, Prozesse zu beschleunigen, Fehlerquellen zu minimieren und Daten automatisch zu dokumentieren, gehören Barcodescanner heute selbstverständlich zum Alltag in Büros, Lagern oder im Versand.

Ein Barcodescanner ist ein kleines Gerät, das aussieht wie eine Mischung aus Fernbedienung und Pistole. Er liegt gut in der Hand, besitzt meist einen Auslöserknopf und ein kleines Fenster an der Vorderseite, durch das ein roter Lichtstrahl den Barcode abtastet. Andere Varianten erinnern eher an Smartphones oder Stifte. Allen gemeinsam ist: Sie lesen die schwarzen Striche und weißen Zwischenräume eines Barcodes mithilfe von Licht und Sensoren ab. Diese übersetzen sie in digitale Daten, die dann von einem digitalen Endgerät verarbeitet werden.

Die wichtigsten Eigenschaften der Barcode Scanner auf einen Blick:

• kleines Handgerät mit Auslöser, meist kabelgebunden, aber auch kabellos
• liest Barcodes mithilfe von Licht und Sensoren
• überträgt Daten direkt an ein Kassensystem, Lagerprogramm oder den PC
• ermöglicht automatisierte Prozesse bei Inventur, Logistik und Verkauf

In welchen Bereichen sind die Barcodescanner gefragt?

Barcodescanner sind ein fester Bestandteil vieler Arbeitsprozesse und überall dort gefragt, wo Informationen schnell, fehlerfrei und digital verarbeitet werden müssen. Das sind die wichtigsten Einsatzbereiche.

• Einzelhandel: An der Kasse beschleunigen Barcodescanner den Bezahlvorgang. Sie erfassen Preise automatisch und gleichen sie mit dem Warenwirtschaftssystem ab. Auch bei der Inventur oder bei Preisänderungen kommen mobile Bar Code Scanner zum Einsatz.
• Logistik und Versand: Beim Wareneingang, bei der Lagerverwaltung und beim Versand sorgen die Scanner für Übersicht und Effizienz. Sie erfassen jedes Paket: an Umschlagplätzen, im Zustellfahrzeug und bei der Auslieferung.
• Industrie: In Produktionsbetrieben unterstützen Scanner die Steuerung und Kontrolle. So werden Bauteile vor dem Einbau identifiziert und Maschinen erhalten über Barcodes spezifische Informationen für den nächsten Arbeitsschritt.
• Gesundheitswesen: Medikamente, Patientenarmbänder und Laborproben tragen Barcodes, um Verwechslungen zu vermeiden. Auch Apotheken nutzen Scanner zur Bestandsführung und zur Rezeptabwicklung.
• Bibliotheken: Bei der Ausleihe und Rückgabe von Büchern sind Barcodescanner ebenfalls notwendig. Mithilfe der Strichcodes lassen sich die Bestände effizient verwalten.
• Büros und Verwaltungen: In Büroumgebungen helfen die Scanner, Geräte, Materialien oder Dokumente zu erfassen, zum Beispiel bei der Inventur oder bei Bestellungen.
• Veranstaltungsbranche: Beim Einlass zu Konzerten und anderen Veranstaltungen werden Tickets häufig per QR- oder Barcode gescannt.

Welche Vorteile bieten Barcodescanner?

Wenn Daten schnell und fehlerfrei erfasst werden sollen, sind Barcodescanner kaum mehr wegzudenken. Sie erleichtern viele Arbeitsprozesse und sorgen für mehr Tempo und Übersicht in ganz unterschiedlichen Bereichen. Das sind die Vorteile im Überblick:

• Die Erfassung von Informationen gelingt in Sekunden und erfordert kaum manuellen Aufwand.
• Fehleingaben durch Tippfehler lassen sich deutlich reduzieren, da die Daten automatisiert gelesen werden.
• Auch große Datenmengen lassen sich effizient verarbeiten, etwa bei Warenannahmen, Kassiervorgängen oder Bestandsprüfungen.
• Der Einsatz ist vielseitig möglich – vom Lager über den Verkaufsraum bis hin zur mobilen Erfassung unterwegs.
• Durch standardisierte Codes können Informationen leicht weiterverarbeitet oder an andere Systeme übergeben werden.

Welche Barcode-Typen können die Scanner lesen?

Auf den ersten Blick sehen sie aus wie einfache Streifenmuster, doch Barcodes sind wichtige Datenträger. Je nach Anwendungsbereich unterscheiden sich diese Codes in ihrem Aufbau, ihrer Form und der Informationsdichte. Klassische Scanner lesen vor allem sogenannte 1D-Barcodes, also eindimensionale Strichcodes wie den bekannten EAN-Code, der auf fast jedem Produkt im Supermarkt klebt. Diese linearen Codes bestehen aus verschieden breiten Linien und Lücken, die vom Scanner in Zahlen oder Buchstaben übersetzt werden.

Moderne Scanner sind darüber hinaus in der Lage, 2D-Codes zu entschlüsseln, darunter auch der weit verbreitete QR-Code. Anders als 1D-Codes funktionieren QR-Codes zweidimensional und speichern Daten sowohl horizontal als auch vertikal. Dadurch passen deutlich mehr Informationen in einen einzigen Code. Ein QR-Code enthält nicht nur eine Artikelnummer, sondern ganze URLs, Kontaktdaten oder Textabschnitte.

Welche Technologien kommen bei Barcodescannern zum Einsatz?

Ein Barcode mag simpel aussehen, doch hinter dem Gehäuse verbirgt sich eine präzise Technik. Je nach Einsatzgebiet, Scanvolumen und Code-Art kommen bei Barcodescannern unterschiedliche Technologien zum Tragen. Entscheidend ist, wie der Code erfasst und interpretiert wird. Das sind die drei Varianten:

Laserscanner arbeiten mit einem feinen, beweglichen Laserstrahl, der über den Barcode wandert. Dabei wird das reflektierte Licht von den weißen Zwischenräumen und den dunklen Linien unterschiedlich stark zurückgeworfen. Der Scanner erkennt diese Kontraste und wandelt sie in digitale Daten um. Laserscanner sind besonders bei 1D-Barcodes weit verbreitet, da sie schnell und zuverlässig auch bei größeren Distanzen oder schlechten Lichtverhältnissen funktionieren. Zweidimensionale Codes erkennen Laserscanner jedoch nicht.

CCD steht für „Charge-Coupled Device“. Diese Scanner arbeiten mit einer Zeile aus lichtempfindlichen Sensoren, die die Helligkeitsunterschiede des Barcodes erfassen. Anders als Laserscanner beleuchten sie den Code mit einer LED-Leiste. CCD-Geräte bieten eine hohe Genauigkeit, sind unempfindlich gegenüber Bewegungen und eignen sich gut für kurze Distanzen. Ihr Einsatz ist häufig in stationären Kassenbereichen zu finden, etwa im Einzelhandel oder in Bibliotheken.

Imager-Scanner funktionieren im Prinzip wie eine Kamera. Sie nehmen ein Bild des Codes auf und analysieren es softwareseitig. Dadurch können sie sowohl 1D- als auch 2D-Codes erkennen – inklusive QR-Codes oder Data Matrix. Imager kommen dort zum Einsatz, wo Vielseitigkeit gefragt ist: in der Logistik, im Lager oder im mobilen Scanning mit Smartphones und Tablets. Auch beschädigte oder schlecht gedruckte Codes lassen sich mit dieser Technologie oft noch auslesen.

Welche Varianten gibt es bei den Barcodescannern?

Barcodescanner gibt es in unterschiedlichen Bauformen. Je nachdem, wo und wie sie eingesetzt werden sollen, unterscheidet man zwischen den wichtigsten Gerätearten wie folgt:

• Mobile Handlesegeräte sind flexibel einsetzbar und liegen gut in der Hand. Sie eignen sich besonders für Lager, Logistik oder Inventuren, bei denen Mitarbeitende sich frei bewegen müssen.
• Stationäre Kassenscanner, auch Durchzugsscanner genannt, sind fest in Verkaufstheken eingebaut. Produkte werden über eine Scanfläche gezogen, was ideal für den schnellen Kassiervorgang im Einzelhandel ist.
• Lesestifte müssen direkt über den Barcode geführt werden. Sie sind kompakt, günstig und benötigen wenig Platz, erfordern aber eine ruhige Hand und eine präzise Anwendung.

Als Alternative zur optischen Erfassung gelten RFID-Systeme (Radio Frequency Identification). Diese arbeiten mit Funktechnologie und lesen Informationen aus, ohne dass ein Sichtkontakt nötig ist – auch durch Verpackungen oder bei Verschmutzungen. RFID-Tags und -Lesegeräte sind jedoch in der Regel teurer als klassische Barcodescanner.

Wie wähle ich den passenden Barcodescanner aus?

Soll der Barcodescanner kabellos arbeiten oder darf es auch eine Kabelverbindung sein? Ist es wichtig, aus größerer Entfernung und/oder aus verschiedenen Winkeln scannen zu können? Und ist es relevant, ob das Gerät gut in der Hand liegt oder sich farblich ins eigene Setup einfügt? Wer auf der Suche nach einem passenden Barcodescanner ist, stellt schnell fest: Es gibt mehr Unterschiede, als man zunächst vermutet. Um das passende Gerät zu finden, spielen neben der Technologie weitere Faktoren eine Rolle:

• die Verbindungsart
• die Scanrate
• die Schutzanforderungen
• die Nutzerfreundlichkeit / die besondere Ausstattung
• die Kompatibilität
• das Design / die Farbe
• der Preis

Barcodescanner lassen sich grob in zwei Gruppen unterteilen: kabelgebundene und kabellose Modelle. Beide Varianten haben ihre Vorzüge, je nachdem, wie und wo das Gerät eingesetzt werden soll.

1. Kabelgebundene Barcodescanner

Ein klassischer USB Barcode Scanner wird per USB-Kabel direkt mit dem PC oder Kassensystem verbunden. Das sorgt für eine stabile Datenübertragung und eine dauerhafte Stromversorgung und eignet sich für stationäre Arbeitsplätze mit einem hohen Scanvolumen. Auch bei älteren Systemen ist der kabelgebundene Anschluss häufig die Lösung der Wahl.

2. Kabelloser Barcode Scanner

Wer mehr Bewegungsfreiheit braucht, greift zu einem kabellosen Barcodescanner. Solche Geräte arbeiten entweder per Bluetooth oder über Funk.

Bluetooth-Barcodescanner verbinden sich direkt mit kompatiblen Endgeräten wie dem Laptop, Tablet oder Smartphone. Sie sind mobil und lassen sich schnell koppeln. Die Reichweite ist allerdings auf rund zehn Meter beschränkt.

Barcodescanner Funk (RF oder 2,4-GHz-Technologie) bieten oft deutlich mehr Reichweite als Bluetooth-Modelle. Sie arbeiten mit einem USB-Dongle, der an den Rechner angeschlossen wird und funken auch über größere Distanzen hinweg, zum Teil sogar bis zu 100 Meter im offenen Raum. Das ist besonders praktisch in Lagerhallen oder auf größeren Verkaufsflächen.

Die Scanrate gibt an, wie oft ein Scanner pro Sekunde versucht, einen Barcode zu erfassen – und nicht, wie viele Produkte praktisch pro Sekunde gescannt werden können. Sie liegt je nach Modell meist zwischen 50 und 1000 Scans pro Sekunde.

Geräte mit niedriger Scanrate führen circa 50 bis 200 Scanversuche pro Sekunde durch. Das ist ausreichend für einfache Anwendungen mit einem ruhigen Arbeitsfluss, zum Beispiel im Büro oder am Schreibtisch. Hochleistungsgeräte tasten Barcodes mit bis zu 1.000 Versuchen pro Sekunde ab. Das erhöht die Zuverlässigkeit bei schnellem Arbeiten und ist vor allem in der Logistik, in der Industrie und im Einzelhandel sinnvoll.

Eine hohe Scanrate hilft besonders dann, wenn der Barcode schwer lesbar ist oder sich bewegt. Sie sorgt dafür, dass der Scanner schnell ein verwertbares Signal findet, unabhängig davon, wie viele Artikel tatsächlich pro Sekunde verarbeitet werden.

Welche Schutzanforderungen sollte ein Barcodescanner erfüllen?

Nicht jeder Barcodescanner arbeitet im klimatisierten Büro: Viele Geräte kommen in etwas raueren Umgebungen zum Einsatz: in staubigen Lagerhallen, bei niedrigen Temperaturen im Kühlhaus oder bei Wind und Wetter an der Laderampe. Damit der Scanner unter solchen Bedingungen zuverlässig funktioniert, ist ein entsprechender Schutz notwendig.

Eine wichtige Rolle spielt dabei das Gehäuse. Robuste Scanner verfügen über stoßfeste Außenhüllen, die auch einen Sturz vom Packtisch oder das Anstoßen an Metallregale unbeschadet überstehen. Gummierte Kanten oder stoßdämpfende Einfassungen erhöhen zusätzlich die Alltagstauglichkeit.

Auch Staub, Feuchtigkeit und Spritzwasser können einem Gerät zusetzen. Hier geben sogenannte IP-Schutzklassen Auskunft über die Widerstandsfähigkeit. Sie bestehen aus zwei Ziffern: Die erste Zahl beschreibt den Schutz gegen Fremdkörper wie Staub, die zweite den Schutz gegen Wasser: je höher die Zahl, desto widerstandsfähiger ist das Gerät. Ein Scanner mit IP54 ist beispielsweise gegen Staub in schädigender Menge sowie gegen Spritzwasser geschützt. Ein Modell mit IP65 gilt als sehr robust, da es vollständig staubdicht ist und selbst Strahlwasser standhält.

Ob im Lager, an der Kasse oder im Büro: Ein Barcodescanner muss nicht nur zuverlässig arbeiten, sondern sich auch unkompliziert bedienen lassen. Dafür sorgen verschiedene praktische Funktionen, die das Scannen im Arbeitsalltag erleichtern.

• Ein weiter Scanwinkel ermöglicht es, Barcodes auch aus seitlicher oder schräger Position zu erfassen, ohne das Produkt exakt ausrichten zu müssen.
• Ein automatischer Scanmodus erkennt, ob sich ein Barcode im Lesebereich befindet, und löst den Scan ganz ohne Knopfdruck aus.
• Eine Zielhilfe mit LED- oder Laserpunkt unterstützt auch bei besonders dicht bedruckten Etiketten dabei, präzise auf den gewünschten Code zu zielen.
• Ein optisches oder akustisches Feedback zeigt an, ob der Scan erfolgreich war, und sorgt für schnelle Sicherheit im hektischen Arbeitsablauf.

Nicht jeder Scanner versteht sich auf Anhieb mit jedem System. Eine wichtige Frage ist daher, ob das Gerät mit dem vorhandenen Betriebssystem, der eingesetzten Software und der gewünschten Hardware harmoniert? Viele USB Barcode Scanner funktionieren ohne zusätzliche Treiber direkt per Plug-and-Play. Ohne weitere Software verhalten sie sich dann wie eine Tastatur und übertragen Daten direkt in das geöffnete Programm.

Für erweiterte Funktionen, wie das Erfassen komplexer Codes oder die direkte Anbindung an ein Warenwirtschaftssystem, kann jedoch eine spezielle Software nötig sein. Manche Scanner bringen diese bereits mit, andere erfordern einen separaten Kauf. Prüfen Sie daher vor der Anschaffung, ob zusätzliche Programme benötigt werden – und ob diese mit den genutzten Systemen kompatibel sind.

Funktionalität steht bei den Scannern an erster Stelle: Dementsprechend präsentieren sich die Gehäuse oft in einer eher unauffälligen Optik in Schwarz, Grau oder Weiß. Diese Farben fügen sich perfekt in verschiedene Arbeitsumgebungen ein. Einige Hersteller bieten aber auch Modelle in kräftigem Rot, Blau oder Gelb an. Solche Varianten sind zum Beispiel in großen Hallen oder im Außeneinsatz und überall dort sinnvoll, wo das Gerät schnell auffindbar sein muss.

Auch in der Formgebung zeigen sich Unterschiede:

• Modelle mit einem leicht geschwungenen Griff wirken besonders ergonomisch, da sie sich gut an die Hand anpassen und auch bei längerer Nutzung komfortabel sind.
• Gummierte Flächen verbessern die Griffigkeit und sorgen für Sicherheit im Handling.
• Kompakte Geräte lassen sich platzsparend verstauen oder mit einer Hand bedienen.

Das Design beeinflusst also nicht nur über das äußere Erscheinungsbild, sondern auch, wie effizient und komfortabel der Scanner im Alltag nutzbar ist. Wie viel kosten Barcodescanner?

Die Preisspanne bei Barcodescannern ist groß und unterscheidet sich je nach Ausstattung, Technologie und Anwendungsbereich. Einfache, kabelgebundene Modelle, etwa ein klassischer Barcode Scanner USB, sind bereits ab 30 bis 50?Euro erhältlich. Sie eignen sich für gelegentliche Einsätze oder in kleinen Verkaufsstellen.

Geräte mit zusätzlichen Funktionen, zum Beispiel einer kabellosen Verbindung, einer automatischen Auslösung oder einer verbesserten Leseleistung, bewegen sich im mittleren Segment zwischen 80 und 150?Euro. Professionelle Barcodescanner, die auch unter schwierigen Bedingungen zuverlässig arbeiten, können 200?Euro oder mehr kosten. Sie bieten oft eine besonders hohe Scanrate, eine große Reichweite oder robuste Gehäuse.

Übersicht: wichtige Kriterien und Optionen bei Barcodescannern

Wie kann ich effektiv mit einem Barcodescanner arbeiten?

Ein Barcodescanner entfaltet sein volles Potenzial erst dann, wenn er sinnvoll in den Arbeitsablauf eingebunden wird. Besonders bei wiederkehrenden Aufgaben im Wareneingang, in der Lagerverwaltung oder bei der Inventur trägt er dazu bei, Prozesse deutlich zu vereinfachen – vorausgesetzt, das Gerät wird effizient eingesetzt.

Folgende Tipps helfen dabei, den Scanner optimal zu nutzen:

• Eine klare Struktur bei der Platzierung von Barcodes sorgt dafür, dass diese schnell erreichbar und leicht erfassbar sind. Das spart Zeit und unnötige Handgriffe.
• Das Gerät sollte beim Scannen ruhig geführt werden. Ein zu schnelles Vorbeiziehen oder Schwenken kann die Lesegenauigkeit beeinträchtigen.
• Eine feste Reihenfolge beim Scannen, zum Beispiel von links nach rechts oder von oben nach unten, verhindert doppelte Erfassungen und erleichtert die Nachverfolgung.
• Kurze Pausen zwischen den Scanvorgängen sorgen dafür, dass die Daten korrekt verarbeitet werden und keine Erfassung „verloren geht“.
• Die Kombination mit passender Software (zum Beispiel für die Warenwirtschaft oder Lagerverwaltung) steigert die Effizienz zusätzlich – vor allem dann, wenn die Daten in Echtzeit übertragen werden.
• Die regelmäßige Übung im Umgang mit dem Gerät sowie kurze Einweisungen für neue Mitarbeitende verbessern die Handhabung und sorgen für reibungslose Abläufe.
• Beim Arbeiten im Team empfiehlt es sich, Zuständigkeiten klar zu definieren – etwa wer scannt und wer die erfassten Daten prüft oder übernimmt.

Worauf muss ich bei der Pflege eines Barcodescanners achten?

Barcodescanner sind im täglichen Einsatz Staub, Schmutz und Schweiß ausgesetzt. Wer Wert auf eine zuverlässige Funktion legt, unterschätzt die Pflege und Reinigung daher besser nicht. Verschmutzte Linsen, verstaubte Kontakte oder mechanische Abnutzung können Lesefehler verursachen, die Reaktionsgeschwindigkeit beeinträchtigen oder im schlimmsten Fall sogar zu einem kompletten Defekt führen.

Eine regelmäßige Reinigung hilft, die Lebensdauer zu verlängern und Ausfälle zu vermeiden. Hier einige Tipps:

• Reinigen Sie die Scanfläche nach jedem Gebrauch mit einem fusselfreien, leicht angefeuchteten Tuch, um Staub, Fingerabdrücke und Rückstände zu entfernen.
• Das Gehäuse lässt sich mit einem milden Reinigungsmittel säubern. Wichtig ist das vor allem dann, wenn der Scanner häufig im Kundenkontakt oder in staubigen Umgebungen eingesetzt wird.
• Kabel und Steckverbindungen sollten in regelmäßigen Abständen auf Bruchstellen oder lockere Kontakte geprüft werden.
• Bei kabellosen Geräten empfiehlt es sich, auch die Ladekontakte gelegentlich zu reinigen, um Ladeprobleme zu vermeiden.
• Nicht zu vergessen: Aktualisieren Sie die Firmware regelmäßig, sofern das Modell dies zulässt, da Softwarefehler ebenfalls die Scanleistung beeinträchtigen können.

Welche Rolle spielen die Themen Sicherheit und Datenschutz?

Barcodescanner wirken zwar wie einfache Eingabegeräte, doch spätestens bei der Anbindung an ein Firmennetzwerk oder eine Softwarelösung werden Fragen der Datensicherheit relevant. Daher sollten vor allem kabellose Modelle, die per WLAN oder Bluetooth kommunizieren, zuverlässig abgesichert sein, um ungewollte Zugriffe oder Datenabflüsse zu verhindern.

Insbesondere beim Scannen sensibler Informationen, zum Beispiel personenbezogener Daten, Seriennummern oder Chargeninformationen, kommt es darauf an, dass die Datenübertragung verschlüsselt erfolgt und die Geräte nur mit autorisierten Systemen verbunden werden.

Auch die eingesetzte Software spielt eine Rolle. Sie entscheidet darüber, wie die erfassten Daten verarbeitet, gespeichert und weitergegeben werden. Veraltete oder schlecht gewartete Anwendungen können zur Sicherheitslücke werden, etwa wenn sie keine aktuellen Verschlüsselungsstandards unterstützen oder Zugriffe nicht ausreichend kontrollieren.

Um Barcodescanner sicher im Firmennetzwerk einzusetzen, sollten Administratoren auf folgende Aspekte achten:

• aktuelle Firmware
• passwortgeschützte Konfigurationen
• regelmäßige Sicherheitsupdates

So lassen sich Risiken minimieren und die Themen Datenschutz und Sicherheit auch im laufenden Betrieb gewährleisten.