Prospekthüllen

Ratgeber Prospekthüllen – freie Sicht auf geschützte Dokumente

Die Beschreibungen „unscheinbar“ und „farblos“ sind bei einer Prospekthülle durchaus angebracht und sogar sehr positiv gemeint. Schließlich sorgen die transparenten Folien für den Durchblick, indem sie freie Sicht auf die Dokumente lassen. Gleichzeitig schützen sie das Schriftgut und machen sogar einen guten Eindruck. Für die Ablage, die Organisation und die Präsentation sind Prospekthüllen in vielen Bereichen gefragt und ein unverzichtbares Büromaterial.

Was sind Prospekthüllen und worin unterscheiden Sie sich von Sichthüllen? Wofür kann ich Klarsichtfolien verwenden und mit welchen Argumenten überzeugen sie? In diesem Ratgeber geben wir Antworten auf diese und weitere Fragen und stellen übersichtlich als kleine Entscheidungshilfe die verschiedenen Varianten und Eigenschaften dar.

Was sind Prospekthüllen?

Bei einer Prospekthülle handelt es sich um zwei übereinanderliegende Kunststofffolien, die an mindestens zwei, häufig auch drei Seitenrändern fest miteinander verbunden sind. Über eine Öffnung an einer oder zwei Seiten lassen sich einzelne Papiere, aber auch mehrere Dokumente darin einlegen beziehungsweise hineinschieben. Die transparenten Folien schützen dann rundum vor Schmutz, Staub, Feuchtigkeit und Zerknicken. Gleichzeitig sorgen sie dafür, dass die Inhalte weiterhin sichtbar bleiben und gut lesbar sind – ohne das Papier erst entnehmen zu müssen.

Dank eines Lochrands lassen sich die Prospekthüllen in einem Ordner oder einem Hefter abheften und bei Bedarf daraus auch wieder entnehmen. Die Unterlagen selbst werden nicht gelocht und dementsprechend auch nicht beschädigt. Prospekthüllen gibt es in vielen verschiedenen Varianten für unterschiedliche Bedarfe und Einsatzbereiche.

Was sind die Unterschiede zu Klarsicht- und Sichthüllen?

Sind Klarsicht-, Sicht- und Prospekthülle nicht eigentlich ein und dasselbe? Diese Frage ist nicht unberechtigt, da die Begriffe im allgemeinen Sprachgebrauch gerne synonym verwendet werden. Der Definition nach gibt es aber durchaus Unterschiede.

Die Bezeichnung Klarsichtfolie oder Klarsichthülle ist dabei der Oberbegriff für alle transparenten Hüllen. Sowohl die Sichthüllen als auch die Prospekthüllen fallen unter diese Kategorie. Während sich Prospekthüllen durch ihre Lochung auszeichnen, ist diese bei Sichthüllen jedoch nicht vorhanden. Sichthüllen sind darüber hinaus immer an mindestens zwei Seiten geöffnet, Prospekthüllen haben teilweise auch nur eine einseitige Öffnung.

Darüber hinaus gibt es Sonderformen von Klarsichtfolien. Das sind:

• Ausweishüllen
• Visitenkartenhüllen
• CD-Hüllen
• Fotohüllen

Welche verschiedenen Varianten gibt es bei Prospekthüllen?

Lege ich nur Wert auf die Funktionalität oder spielt auch die Optik eine Rolle? Wie stabil und robust soll meine Folie sein und wie viele Papiere sollen darin einen Platz finden? Und auf welche praktischen Funktionen und Ausstattungen sollte ich achten? Wie viele verschiedene Aspekte man beim Kauf von Prospekthüllen berücksichtigen kann, dürfte auf den ersten Blick etwas erstaunen. Denn bei kaum einem anderen Büromaterial gibt es so viele Unterscheidungsmerkmale.

Die Fülle an Varianten der Klarsichthüllen ergibt sich dabei aus folgenden Eigenschaften:

• das Format / die Größe
• das Material
• die Oberflächenbeschaffenheit
• die Folienstärke
• die Farbe
• die Öffnung
• die Lochung
• die Dokumentenechtheit
• die Ausstattungsmerkmale
• die Verpackungseinheit

Standard-Prospekthüllen sind so konzipiert, dass sich das Papierformat DIN A4 passgenau darin unterbringen lässt. Die Folien selbst sind dabei meist ein wenig größer als die A4-Maße 21 x 29,7 cm – aufgrund ihrer Lochung vor allem in der Breite. Alternativ erhalten Sie die Klarsichthüllen auch in den Formaten DIN A3 und DIN A5.

Grundsätzlich ist flexibler und transparenter Kunststoff immer die richtige Antwort auf die Frage, aus welchem Material die Prospekthüllen bestehen. Es geht aber auch etwas genauer: Beim verwendeten Kunststoff unterscheidet man zwischen

• PP (Polypropylen)

Die PP-Prospekthüllen gelten als die umweltfreundlichste Variante. Sie sind stabil und reißfest und punkten zudem mit ihrer Dokumentenechtheit. Geeignet ist dieses Allround-Material für den täglichen Einsatz im Büro genauso wie für die langfristige Ablage.

• PVC (Polyvinylchlorid)

Bei PVC unterscheidet man zwischen

PVC-Weichfolie: Ins Auge fällt diese Folie aufgrund ihres glasklaren Erscheinungsbilds. Sie erhalten mit der PVC-Weichfolie ein reißfestes und strapazierfähiges Produkt, das sich für die tägliche Verwendung und als Zwischenablage eignet. Da die Weichfolie nicht dokumentenecht ist, sollte sie jedoch nicht die Folie der Wahl für die langfristige Aufbewahrung und Archivierung wichtiger Dokumente sein.

PVC-Hartfolie: Wer die Folien für repräsentative Zwecke nutzt, ist mit diesem Material gut beraten. Neben der hochwertigen Optik kann sich die PVC-Hartfolie zudem als das Produkt mit der höchsten Reißfestigkeit und Robustheit behaupten. Gleichzeitig erfüllt sie alle Ansprüche an die Dokumentenechtheit.

Wenn es um die Oberfläche der Kunststofffolie geht, haben Sie die Wahl zwischen den folgenden drei Beschaffenheiten und Eigenschaften:

• glasklar

Die glasklaren Folien sind glatt und komplett transparent. Optisch erinnern sie an Glas. Praktisch sind diese wertigen Folien nicht nur für repräsentative Zwecke, sondern auch immer dann, wenn Sie durch die Folie hindurch die Inhalte des darin abgelegten Schriftguts eindeutig und mit „ungetrübtem“ Blick erkennen möchten.

• seidenmatt

Auch seidenmatte Folien sind glatt. Ihre Oberfläche ist jedoch eher milchglasartig, sodass die darin verstauten Unterlagen nur bedingt lesbar sind. Seidenmatte Oberflächen sehen hochwertig aus und eignen sich vorzugsweise für die Aufbewahrung von Dokumenten – hierbei spielt jedoch weniger der Inhalt eine Rolle als vielmehr die Präsentation und die schützende Hülle als solche.

• genarbt

Für die tägliche Verwendung im Büro sind die vergleichsweise günstigen genarbten Prospekthüllen das Modell der Wahl. Sie weisen eine eher raue Oberfläche auf. Ihre Vorteile bestehen darin, dass sie eine griffige Haptik aufweisen und zudem sehr reflexionsarm sind. Die eingesteckten Dokumente sind daher auch bei ungünstigen Lichtverhältnissen jederzeit gut zu erkennen und zu lesen.

Wer verschiedene Prospekthüllen einmal in die Hand und zwischen die Finger nimmt, stellt schnell Unterschiede im Hinblick auf die Dicke fest: Die Hüllen werden in verschiedenen Folienstärken angeboten. Diese variieren zwischen circa 0,04 mm und bis zu 0,2 mm. Reine Sichthüllen (ohne Lochung) sind tendenziell etwas steifer und dicker und können auch eine Stärke von bis zu 0,3 mm aufweisen. Grundsätzlich gilt: Je größer die Folienstärke ist, desto strapazierfähiger und robuster ist die Hülle und desto höher sind auch der Knickschutz und die Wertigkeit.

Im Hinblick auf die Farbe führt bei den Klarsichtfolien grundsätzlich kein Weg an den farblosen, transparenten Modellen vorbei. Neben diesen am häufigsten angebotenen Hüllen gibt es (ebenfalls mit durchscheinender Optik) aber farbliche Variationen. Erhältlich sind die Hüllen daher auch in Blau, Rot, Grün, Gelb und anderen Farben.

Damit eine Prospekthülle ihren Sinn und Zweck erfüllt und Sie Dokumente darin aufbewahren können, muss diese an mindestens einer Seite offen sein. Folgende Varianten werden angeboten:

• eine Öffnung oben

Bei diesem Standard-Modell lassen sich Papiere lediglich über die kurze obere Seite einschieben. Dies verursacht einerseits zwar etwas Aufwand, andererseits ist der Schutz hierbei besonders groß. Die einzelnen Papiere sind in den Hüllen sicher aufbewahrt und fallen nicht heraus.

• zwei Öffnungen oben und links

Diese Hüllen-Variante ist über die komplette obere sowie die linke Lochrandseite offen. Das Einlegen des Schriftguts gestaltet sich so spielend einfach – auch dann, wenn die Prospekthüllen bereits abgeheftet sind. Meist lassen sich bei zwei Öffnungen zudem mehr Dokumente unterbringen als in Hüllen mit nur einer Öffnung. Um ein Herausfallen der Papiere zu verhindern, weisen einige dieser Modelle sogenannte Fixierungslaschen auf.

• zwei Öffnungen oben und rechts

Deutlich seltener sind Sichthüllen, die an der rechten Seite geöffnet sind. Zur sicheren Aufbewahrung der Dokumente lässt sich die rechte Seite hierbei zum Beispiel mit einer Klappe, einem Reißverschluss oder mit Druckknöpfen verschließen.

Hinweis: Die Angaben beziehen sich auf das übliche Hochformat bei den Prospekthüllen. Alternativ erhalten Sie die Folien mit den unterschiedlichen Öffnungsvarianten auch im Querformat.

Im Unterschied zu Sichthüllen sind Prospekthüllen standardmäßig mit einem Lochrand an der linken Seite ausgestattet. Über die Löcher lassen sich die Hüllen in Ordnern und Heftern ablegen. Auch hier gibt es Unterschiede:

• Universal-Lochung

Genau 11 Löcher in unterschiedlichen Größen weisen Prospekthüllen mit einer Universal- beziehungsweise Standardlochung auf. Mit dieser Lochung passen sich die Hüllen allen möglichen, auch internationalen Ordnern, Ringbüchern und Registern an. Kleines Manko: Bei häufigem Gebrauch und starker Belastung besteht das Risiko, dass die meist etwas dünnere Folie an den Löchern einreißt.

• 4-fach-Lochung

Über insgesamt vier Löcher verfügen diese in der Regel besonders stabilen Prospekthüllen. Die Anordnung der Löcher entspricht dabei der Standard-Norm ISO 838, sodass Hüllen mit der 4-fach-Lochung in die gängigen DIN-A4-Ordner passen.

• 6-fach-Lochung

Hüllen mit sechs Löchern findet man bei Hüllen im Format DIN A5. Diese lassen sich sowohl in kleinen als auch in größeren Ordnern (DIN A4) ablegen.

Einen genaueren Blick auf die Eigenschaft „dokumentenecht“ sollten Sie immer dann werfen, wenn Sie wichtige Dokumente (zum Beispiel Urkunden und Zeugnisse im Original) ablegen oder andere Unterlagen dauerhaft archivieren möchten. Mit dokumentenechten Hüllen stellen Sie sicher, dass die Druckfarbe nicht auf die Folie abfärbt und die Schrift im Laufe der Zeit weder verblasst noch unleserlich wird. Das Material bei dokumentenechten Folien ist darüber hinaus resistent gegenüber weiteren Einflüssen. Dazu gehören Feuchtigkeit, Alterung und UV-Strahlen. Wer auf Nummer sicher gehen will, entscheidet sich für PP-Folien und PVC-Hartfolien.

Über all die genannten Eigenschaften hinaus haben einige Prospekthüllen weitere besondere Ausstattungsmerkmale, die je nach Bedarf und Art der Nutzung interessant sein können. Dazu gehören:

• einklappbarer Lochrand: Einige Prospekthüllen verfügen über einen einklappbaren Lochrand, sodass mit nur einem Handgriff eine Prospekthülle zu einer Sichthülle wird.
• verstärkter Lochrand: Werden mehrere Papiere oder ein ganzer Prospekt in einer Hülle untergebracht und/oder die Hüllen häufig aus der Ablage entnommen, sind verstärkte Lochränder für zusätzliche Stabilität definitiv empfehlenswert.
• Dehnfalte: Bei einer Dehnfalte handelt es sich um eine flexible Erweiterung der Hülle in die Höhe. Diese Variante bietet sich dann an, wenn zehn, 20 oder sogar noch mehr Blätter Papier einen Platz in nur einer Prospekthülle finden sollen.
• Falzung: Gefalzte Prospekthüllen findet man vor allem bei den größeren Modellen im DIN-A3-Format. Die Querfalzung ermöglicht dabei eine Ablage in jedem Standard-Ordner (DIN A4).
• Greifausschnitt: Für ein einfaches und komfortables Öffnen haben einige Hüllen kleine Aussparungen an einer Folie als sogenannten Greifausschnitt.
• Beschriftungsfeld: Dieses Extra gibt es eher selten bei den Prospekthüllen – schließlich sind die Hüllen transparent und der Inhalt ist damit jederzeit einsehbar. Teilweise befindet sich auf den Folien aber ein weißes Feld in Form eines Etiketts oder eines Aufklebers für individuelle Beschriftungen. Alternativ sind die Hüllen mit einem Beschriftungsfenster ausgestattet. Etiketten lassen sich dahinter einschieben.

Wenn es sich nicht gerade um eine besondere Form, zum Beispiel eine sehr stabile, farbige und/oder verschließbare Variante, handelt, werden Prospekthüllen in der Regel immer in einer größeren Verpackungseinheit angeboten. Besonders häufig befinden sich 100 Stück in einer Packung, erhältlich sind aber auch Verpackungsgrößen mit einer geringeren Stückzahl.

Welche Vorteile haben Prospekthüllen?

Wer mit Papieren, Dokumenten und Akten hantiert, ist gut damit beraten, immer einen Vorrat an Prospekthüllen parat zu haben. Dabei gibt es gute Gründe, die für die Anschaffung dieses praktischen Büromaterials sprechen:

• Die Hüllen schützen das Schriftgut vor äußeren Einflüssen, wie Schmutz und Staub sowie vor Feuchtigkeit und nicht zuletzt Fingerabdrücken, und bieten daher eine sichere Ablage. Auch Knickfalten lassen sich dank der Hüllen vermeiden.
• Da die Hüllen transparent sind, bleiben die Unterlagen stets sichtbar. Eine Lesbarkeit ist gewährleistet, auch ohne das Schriftgut erst aus der Folie nehmen zu müssen. Auf diese Weise behalten Sie jederzeit den Überblick.
• Um die Dokumente in einem Ordner oder Hefter abzulegen, muss man sie vorher nicht lochen oder heften. Da die Prospekthüllen über eine Lochung verfügen, bleibt das Papier heil und unversehrt.
• Mit den Prospekthüllen organisieren, ordnen und strukturieren Sie zum einen die Ablage. Zum anderen präsentieren Sie darin die Unterlagen optisch ansprechend und repräsentativ.
• Thematisch zusammenpassende Papiere lassen sich in einer Hülle zusammenfassen und bei Bedarf schnell und unkompliziert mit einem Handgriff als Einheit aus dem Ordner entnehmen.
• Dank der strapazierfähigen Kunststofffolie ist ein langfristiger Einsatz möglich. Bei Bedarf sind die Hüllen sogar wiederverwendbar.
• Die Auswahl an Hüllen-Varianten im Hinblick auf Material, Oberfläche, Lochung, Öffnung, Farbe und Folienstärke ist sehr groß. Gleichzeitig sind die Kosten für die Prospekthüllen sehr gering.

Welche Anwendungsbereiche gibt es?

Die Nutzungsmöglichkeiten für die Prospekthüllen sind vielfältig. Dabei spielen vor allem folgende Anwendungsbereiche eine Rolle:

• die Ablage und Archivierung von Schriftgut in Ordnern
• die Sortierung und Strukturierung von Unterlagen
• die repräsentative Präsentation von Dokumenten
• der Transport von Materialien

Zur Veranschaulichung haben wir einige konkrete Beispiele für die Verwendung zusammengestellt:

• Zeugnisse, Arbeitsverträge, Urkunden und andere wichtige und offizielle Unterlagen erhalten im privaten Arbeitszimmer einen Platz im Dokumentenordner.
• In den Aktenordnern im Büro findet man die Prospekthüllen für Unterlagen aller Art – von Rechnungen über Notizen bis hin zu Akten. Vor allem zur Sortierung ganzer Vorgänge sind die Folien praktisch.
• Im Einzelhandel (zum Beispiel in Möbel- oder Autohäusern) werden Produktmappen gerne neben den Waren mit allen relevanten Informationen platziert. Die Mappen enthalten dann ansprechend in Prospekthüllen platziert zum Beispiel Preislisten, Kataloge und Flyer.
• Um die eigenen kreativen und individuellen Arbeiten zu präsentieren, verstauen Künstler diese gerne in Prospekthüllen und sammeln sie dann in Mappen.
• Präsentationsmaterialien, zum Beispiel für Meetings, Tagungen und Konferenzen, finden einen geeigneten Platz in den Sichthüllen.
• Lehrende an Schulen und Universitäten verstauen ihr Unterrichtsmaterial gerne in den Folien, bevor sie damit im Unterricht arbeiten oder es an die Schüler austeilen.
• Auch für die Rezeptsammlung bieten sich die Prospekthüllen an. Praktisch sind sie vor allem dann, wenn man das Rezept beim Kochen oder Backen griffbereit vor sich liegen hat. Hier schützen die Folien das Papier vor Fettflecken und Schmutz.
• In der Kanzlei oder Arztpraxis werden die Klienten- und Patientenakten darin untergebracht. Aktuelle Fälle können zur Bearbeitung entnommen und weitergereicht werden.
• Für private Sammlungen, wenn der Schutz der Unterlagen besonders wichtig ist (zum Beispiel bei alten Dokumente, Briefmarken oder Abzeichen), sollten die Hüllen nicht fehlen.
• Auf Messen und bei Ausstellungen verstaut man die Verkaufs- und Marketingmaterialien darin sicher und für die Betrachter ansprechend.