Konferenzmappen

Bei der Besprechung alles dabei

Eine Konferenz ist eine Besprechung, bei der Erkenntnisse und Ideen zusammengetragen werden, um daraus neue Strategien für die Zukunft zu entwickeln. Es gibt kleine wie große Konferenzen, aber in den Nachrichten wird meist von Konferenzen berichtet, die von globaler Bedeutung sind. Ob man nun an einer internationalen Konferenz teilnimmt oder sich mit den Kollegen aus einer anderen Abteilung trifft – gute Vorbereitung steigert die Effektivität der Konferenz und begünstigt meist auch den Erfolg. Zur Vorbereitung können eigene Unterlagen beitragen oder man nimmt in der Konferenzmappe Schreibutensilien und einen Collegeblock mit, um sich Notizen machen zu können. Die Konferenzmappe dient dabei als kleines Büro und kann sogar auch technische Geräte mitführen.

Bürotechnik in der Konferenzmappe

Ein Taschenrechner ist fast schon selbstverständlich für die Konferenzmappe. Manche Modelle bieten aber auch Platz für einen PDA oder gar einen Tablet-PC. Das ist aber eher eine sekundäre Aufgabe der Konferenzmappe. Ein wichtiger Aspekt ist die Schreibunterlage. Eine Konferenzmappe wird nicht nur auf einem Tisch liegend genutzt. Es gibt nicht selten

• Konferenzen,
• Vorträge,
• Seminare und
• Präsentationen,

bei denen keine Tische zur Verfügung stehen. Dann muss die Konferenzmappe als Pult auf dem Schoß bzw. den übereinander geschlagenen Beinen zur Verfügung stehen. Der Halt beim Schreiben ist wichtig, damit die Notizen auf dem Block in der Konferenzmappe später auch noch zu lesen sind. Gleichzeitig sollte die Konferenzmappe kein unhandliches Ungetüm sein, damit das Sitzen in der Konferenz nicht zu schnell zur Ermüdung führt. Qualitätsmerkmale wie spritzwassergeschützt, solide Reißverschlüsse, stabile Griffe usw. sind natürlich in dieser Rubrik das A und O. Diverse Ausstattungsfeatures helfen, das passende Modell zu finden.

Die Konferenzmappen werden also tatsächlich zu einem Arbeitsplatz. Im Konferenzraum treffen sich eine Reihe von mobilen Arbeitsplätzen. Von entscheidender Bedeutung ist der optimale Mittelweg von "so viel wie nötig" und "so wenig wie möglich". Die erstaunliche Vielfalt des Marktes wird verständlich, wenn man überlegt, wie viele Berufszweige die Konferenzmappen nutzen können. Es gibt sogar eine große Auswahl bei den Formaten, die sich grundsätzlich am Papierformat orientieren. Neben DIN A4 gibt es auch DIN A3 bis DIN A1 sowie kleinere wie etwa DIN A5. Auf dem Markt sind auch Taschensets mit mehreren Größen. Wer zu Konferenzen beispielsweise auch großformatige Ausdrucke mitbringen muss (vgl. dazu Plotterpapier), genießt den Vorteil, die gesamte Verpackungseinheit aus einem Guss zu haben. Das ist nicht nur optisch interessant. Produkte einer Serie ähneln auch in der Handhabung. Das optimiert Abläufe. Wer präsentiert, kann sich nicht mit gegenläufigen Reißverschlüssen usw. aufhalten. Qualitativ gleichwertiges Leder gibt den Konferenzmappen ebenfalls nicht nur ein ansprechendes Design, sondern auch eine angenehme Haptik.

Manches wird erst möglich

Konferenzmappen, insbesondere in Übergrößen, sofern sie benötigt werden, eröffnen manchmal auch Präsentationswege, die man vielleicht noch gar nicht überlegt hatte. So können mit den Konferenzmappen auch Stände auf Messen beliefert werden.

Letztlich ist jede Präsenz für ein Unternehmen wichtig. Die Vielfältigkeit von Eindrücken, die man hinterlässt, sorgen - wohl dosiert - für Wiedererkennungssituationen. Bekanntlich liegt hier die große Chance, dem Kunden zu begegnen und ihn dauerhaft zu binden.

Andererseits kann man eine ordentliche Konferenzmappe auch als persönliche Bereicherung sehen. Sie fühlt sich gut an, ist praktisch und es lässt sich wirklich gut damit arbeiten. Da macht die Büroarbeit unterwegs gleich mehr Spaß und manche Sitzung verliert ihren Schrecken. Entspannung ist angesagt und damit hat sich die Ledermappe allemal bezahlt gemacht.