Archivboxen

Archivboxen – Unterstützung für die einwandfreie Archivierung

Im Vergleich zu Ablageboxen, die zumeist aus Polypropylen gefertigt sind, werden Archivboxen aus Wellpappe oder Karton produziert. Damit bieten Archivboxen eine leichte und umweltfreundliche Alternative, Unterlagen in Aktenordnern oder auch lose Blatt Ablagen sicher zu archivieren, wobei die Unterlagen auch hier vor Staub und anderen Umwelteinflüssen geschützt bleiben und auch nach mehreren Jahren noch lesbar sind. Hierbei können die Aktenordner, in denen die Unterlagen bereits abgeheftet sind, direkt in die Archivbox verbracht werden oder, z. B. für die lose-Blatt-Ablage Archivschachteln eingesetzt werden. Das Fassungsvermögen variiert dabei je nach Produkt zwischen fünf und acht Ordnern. Damit wird auch die Tragkraft nicht überfordert. Der Vorteil gegenüber einfachen Umzugskartons besteht darin, dass die Archivboxen konkret auf die Größe von Aktenordnern konzipiert sind. So wird das Umfallen der Ordner innerhalb des Kartons auf dem Transportweg vermieden und die Unterlagen erfahren keine Beschädigungen. Je nach Geschmack kann zwischen einem losen Deckel und einem Klappdeckel, wie z. B. bei dem Klappdeckel-Container von Bankers Box System, gewählt werden. Produkte mit einer klappbaren Frontseite erlauben einen noch schnelleren und bequemeren Zugriff auf die gewünschten Ordner. Soll der Inhalt auch schon von außen erkennbar sein, bieten sich die Archivierungsboxen in unterschiedlichen Farben an.

Wozu ist eine Archivierung überhaupt notwendig?

Der Gesetzgeber fordert für bestimmte Unterlagen gewisse Aufbewahrungsfristen. Diese gelten für Unternehmen und Kaufleute, die buchführungspflichtig sind. Hierzu gehören nicht nur Handelsgesellschaften wie GmbHs, OHGs, AGs usw., sondern auch Land- und Forstwirte, sowie Gewerbetreibende, die mehr als € 60.000,- Gewinn pro Kalenderjahr erwirtschaften. Dabei wird zwischen Unterlagen unterschieden, die sechs Jahre oder sogar 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Sechs Jahre lang müssen demnach aufbewahrt werden:

• Empfangene Geschäfts- oder Handelsbriefe, wie Angebote, Mahnungen, Auftragsbestätigungen, Verträge oder auch Versicherungspolicen
• Unterlagen, die darüber hinaus Bedeutung für die Besteuerung haben

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für:

• Jahresabschlüsse
• Lageberichte
• Inventare
• Buchungsbelege
• Rechnungen
• Fahrtenbücher
• Kontoauszüge und Bankunterlagen
• Steuererklärungen
• Umsatzsteuervoranmeldungen
• Bücher
• Aufzeichnungen

Welche Konsequenzen hat der Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht?

Verstößt ein Kaufmann oder ein Unternehmen gegen seine Aufbewahrungsflicht, weil er die Unterlagen vor dem Ablauf der erforderlichen Frist beschädigt, zerstört, verheimlicht oder beiseiteschafft, liegt eine Verletzung der Buchführungspflicht vor. Die rechtlichen Konsequenzen können aus unterschiedlichen Rechtsgrundlagen, z. B. das StGB (Strafgesetzbuch) oder die AO (Abgabenordnung) herangezogen werden. Demnach kann das Finanzamt die Vermögensgegenstände mit Hilfe des Branchenvergleichs schätzen, sofern die Grundlage für die Besteuerung aufgrund fehlender Unterlagen nicht ermittelt werden kann. Je nach Umfang des Verstoßes gegen die Aufbewahrungspflicht kann das Gericht auch von Steuergefährdung oder Steuerhinterziehung ausgehen. Hierfür ist im schlimmsten Fall mit hohen Geldstrafen oder sogar mit Gefängnisstrafen zu rechnen.

Gelten Aufbewahrungspflichten auch für Privatpersonen?

Privatpersonen fallen nicht unter das Steuer- oder Handelsrecht und sind damit nicht von den entsprechenden Aufbewahrungspflichten betroffen. Dennoch können bestimmte Unterlagen z. B. für die Steuererklärung relevant sein und es empfehlen sich bestimmte Aufbewahrungsfristen auch für Privatpersonen. So bietet sich eine zweijährige Aufbewahrung für Rechnungen und Quittungen für größere Anschaffungen wie Möbel oder Elektrogeräte an, da diese mit einer Gewährleistungsfrist von zwei Jahren belegt sind. Damit verbunden sind Kontoauszüge und Bankunterlagen. Solange die Garantie läuft, sollte sich die Bezahlung der Neuanschaffung auch nachweisen lassen. Auch die Zahlung laufender Verträge sollte nachgewiesen werden können. Versicherungsverträge und -unterlagen sollten während der Laufzeit zur Verfügung stehen. Sind die Versicherungen steuerrelevant, sollte sich die Aufbewahrungsfrist auf die der Steuerunterlagen beziehen. Die Verjährungsfrist von Mietverträgen liegt bei drei Jahren. Dementsprechend sollten die Unterlagen vorliegen. Lohn- und Gehaltsabrechnungen können für die Rentenberechnung relevant sein und sollten demnach bis zum Renteneintritt aufbewahrt werden. Urkunden und Zeugnisse hingegen sollten in keinem Fall vernichtet werden und sollten ein Leben lang begleiten.