Ordner

Ratgeber Ordner – wenn die Ablage sortiert und strukturiert sein soll

Sie sind DER Klassiker unter den Ablagesystemen. Ganz gleich, ob im Büro, im Haushalt oder in der Schule – um Unterlagen sortiert und strukturiert abzulegen, führt (fast) kein Weg an Ordnern vorbei.

Welche Unterschiede gibt es bei Ordnern und auf welche Aspekte sollte ich beim Kauf achten? Wie gestaltet sich die Ablage mit den Ordnern besonders übersichtlich? Und wie kann ich die Ordner beschriften? In diesem Ratgeber haben wir alle wichtigen Informationen zum Thema Ordner für Sie zusammengestellt: Im Folgenden finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen und erhalten zudem praktische Tipps rund um die sortierte Ablage im Büro und im Haushalt.

Was ist ein Ordner?

Als „Hefter mit steifen Deckeln, breitem Rücken und einer mechanischen Vorrichtung zum Abheften von gelochten Blättern“ beschreibt der Duden den Ordner mit seinem typischen und unverkennbaren Erscheinungsbild. Ordner dienen dabei zur übersichtlichen und strukturierten Ablage und Archivierung von Dokumenten und Unterlagen aller Art. Die stabile Hebelmechanik ermöglicht es dabei, die Blätter einzeln und sogar nachträglich an jeder beliebigen Stelle einzufügen oder zu entnehmen. Für Struktur bei diesem Ordnungssystem können mehrere Elemente sorgen: Dazu gehören unter anderem die Beschriftungsetiketten, ein Register sowie unterschiedliche Farben bei den Ordnern. Praktische Funktionen bieten die Raumsparschlitze, das Griffloch sowie ein Kantenschutz.

Seit wann gibt es Ordner?

Die erste Version eines Ordners wurde bereits im Jahr 1886 erfunden. Der Sauerländer Friedrich Soennecken meldete seine Erfindung als Briefordner zum Patent an – und als wichtige Ergänzung etwas später sogar noch den Locher. Nur wenige Jahre später entwickelte dann Louis Leitz in seinem Unternehmen in Stuttgart-Feuerbach den Aktenordner so weiter, wie wir ihn in der heutigen Form kennen. Aus diesem Grund ist die Bezeichnung „Leitz-Ordner“ als Überbegriff noch heute weit verbreitet.

Aufgrund mehrerer Modifikationen konnte Emil Mehle, ein Unternehmer aus Göttingen, im Jahr 1905 ebenfalls ein Patent auf seinen „MEHLE“-Ordner anmelden. Auch die Firma ELBA war an der Entwicklung beteiligt. So ließ sich ihr Inhaber Erich Kraut im Jahr 1953 die Raumsparschlitze patentieren.

Welche Arten von Ordnern gibt es?

Aktenordner, Büroordner, Schulordner, Briefordner – für den klassischen Ordner gibt es mehrere Bezeichnungen, die abhängig von ihrer Nutzung verwendet werden: So legt man in einem Aktenordner Akten ab, ein Schulordner ist für die Verwendung von Unterlagen aus der Schule gedacht und in einem Briefordner wird die schriftliche Korrespondenz verstaut … Funktionale und optische Unterscheidungsmerkmale bestehen jedoch nicht. Dementsprechend sind Büroordner im Grunde nichts anderes als Schul- oder Ringordner.

Es gibt aber Ordner-Sonderformen, die von der klassischen Form etwas abweichen. Das sind:

• Doppelordner haben zwei Hebelmechaniken, sodass zwei Schriftstücke in halber Größe übereinander darin Platz finden. Abheftbar sind zudem vierfach gelochte Blätter.
• Hängeordner lassen sich aufhängen und eignen sich zur Ablage im Hängeregister
• Kontoauszugsordner sind Ordner im Format DIN A5, die speziell zum Abheften von Kontoauszügen konzipiert sind.
• Motivordner zeichnen sich durch ihr buntes Design teils mit farbigen Motiven aus.
• Ringbuch und Ringhefter sind in der Regel schmaler als Ringordner und können daher weniger Blätter aufnehmen.
• Präsentationsordner garantieren eine geschützte Ablage und sind gleichzeitig optisch ansprechend. Typisch für diesen Ordner ist die Einsteckhülle auf der Vorderseite.

In welchen Bereichen kommen Ordner zum Einsatz?

Genauso wie Locher und Heftgeräte gehören Ordner unbedingt zum standardmäßigen Bürobedarf – kaum ein Arbeitsplatz, an dem nicht mehrere Ordner für die praktische und sortierte Ablage genutzt werden. Man findet die Ordner dabei vor allen in den Büros von Unternehmen und das unabhängig von der Branche und dem Arbeitsbereich. Zum Einsatz kommen sie genauso in Kanzleien, Arztpraxen, Krankenhäusern, Schulen, Ämtern und Behörden. Die Aufzählung ließe sich beinahe beliebig fortführen, schließlich bieten Ordner eine geschützte und platzsparende Möglichkeit zur Ablage von Unterlagen aller Art – abgelegt werden hier Rechnungen und Angebote genauso wie Kalkulationen, Verträge, Personalakten sowie Zeugnisse, Arbeitsblätter und allgemeiner Schriftverkehr. Untergebracht werden können neben gelochten Zetteln zudem schmale Gegenstände, wie beispielsweise Speicherkarten, CDs, Schlüssel oder ähnliches. Diese Sachen legt man einfach in Klarsichthüllen, die dann abgeheftet werden.

Nicht weniger häufig gefragt sind die Ordner im privaten Bereich. Für die persönliche Ablage stellen sie sogar das Ordnungssystem Nummer eins im Haushalt dar. Für die relevanten Themen – von Steuer, Wohnen und Finanzen über Versicherungen und Beruf bis hin zu Verträgen und Fahrzeugen – legt man jeweils einen Ordner an und verstaut neue Dokumente und Unterlagen dann schnell darin. Häufig verwendet werden hier die Kontoauszugsordner zur Ablage der wichtigen Bankunterlagen. Auch für die Schule und das Studium sind die Aktenordner eine gute Sache. Sortiert nach Unterrichtsfächern landen darin alle Arbeitsmaterialien für die langfristige Ablage beziehungsweise Archivierung.

Darüber hinaus lassen sich Ordner als Präsentationsmedium nutzen, um anderen Personen übersichtlich zusammengestellt bestimmte Informationen zu präsentieren. Das kann zum Beispiel bei Seminaren, Fortbildungen, Präsentationen und anderen Veranstaltungen sinnvoll sein. Aber auch an Rezeptionen, in Empfangsbereichen oder in Hotelzimmern und Ferienwohnungen findet man häufig die mit Tipps und Informationen bestückten Ordner.

Welche Vorteile bieten Ordner?

Wer sich für Ordner als passendes Ablage- und Ordnungssystem entscheidet, profitiert von einer Vielzahl an Pluspunkten. Hier ein Überblick über die Vorteile:

Ordner

• garantieren eine langfristige und dauerhafte Ablage und Archivierung von Dokumenten.
• sind eine vergleichsweise kostengünstige Lösung.
• können bei Bedarf ein großes Papiervolumen fassen.
• sind vielseitig für Unterlagen aller Art einsetzbar.
• bieten die Möglichkeit einer klaren Ablagestruktur für einen guten Überblick.
• sind einfach und unkompliziert in der Handhabung – Papiere sind mit wenigen Handgriffen schnell abgeheftet.
• sorgen für Ordnung und ein einheitliches Erscheinungsbild im Schrank und Regal.
• sind sehr stabil verarbeitet und verzeihen (unter anderem aufgrund ihres Kantenschutzes) auch mal einen etwas raueren Umgang.
• passen im Hinblick auf ihre Größe in (fast) alle Regale. Anders als beispielsweise Hängeregister brauchen sie keine Vorrichtung, sondern können im Grunde überall abgelegt beziehungsweise abgestellt werden.
• sind in verschiedenen Formaten und Farben und mit unterschiedlichen Rückenbreiten und Hebelmechaniken erhältlich.
• bieten dank ihrer Hebel-Ringmechanik die Option, einzelne Unterlagen nachträglich und zwischendrin abzuheften. Eine Änderung der Sortierung ist ebenfalls jederzeit möglich.
• besitzen eine stabile Hebelmechanik mit einer unkomplizierten Handhabung. Diese ermöglicht es zum Beispiel, einzelne Blätter einfach herauszunehmen.
• lassen sich problemlos mehrfach verwenden.
• sind aufgrund der Raumsparschlitze raumsparend und nehmen nicht mehr Platz als notwendig weg.
• können individuell beschriftet werden.

Aus welchem Material sind Ordner?

Im Hinblick auf das Material haben Sie beim Einband der Ordner die Wahl zwischen

• Pappe

Der klassische Ordner besteht aus Karton. Für die hohe Stabilität wird Papier zu fester Pappe zusammengepresst. Diese Ordner-Variante punktet mit ihrer Umweltfreundlichkeit und einem günstigen Preis.

• Kunststoff

Diese Ordner haben in der Regel eine Basis aus Papier, die mit Kunststoff (meist PP oder PVC) beschichtet ist. Ordner aus Kunststoff sind besonders robust, langlebig und unempfindlicher gegen äußeren Einflüssen, wie beispielsweise Feuchtigkeit. Verschmutzungen lassen sich zudem unkompliziert wieder entfernen.

Unabhängig vom Material des Einbands besteht die Hebel-Ringmechanik bei einem klassischen Ordner immer aus Metall.

In welchen Formaten sind Ordner erhältlich?

Ordner gibt es in vielen Formaten für die unterschiedlichen Papiergrößen und Verwendungszwecke. Mit Abstand am häufigsten genutzt werden dabei die Ordner, die passend für das Papierformat DIN A4 konzipiert sind. Damit die einzelnen Blätter hierbei nicht an den Seiten überstehen, sind die Ordner etwas größer. Ihre Maße betragen circa 32 cm in der Höhe und 28 cm in der Breite. Die Tatsache, dass die Größe nahezu immer, auch unabhängig vom Hersteller gleich ist, garantiert ein einheitliches Erscheinungsbild bei der Ablage, wenn mehrere Ordner nebeneinander stehen.

Darüber hinaus gibt es weitere größere und kleinere Ordnerformate. Das sind:

• DIN A3 hoch
• DIN A3 quer
• DIN A5 hoch
• DIN A5 quer
• DIN A6 quer

Wie breit ist ein Ordner?

Die unterschiedlichen Ordnerformate erhalten Sie in diversen Rückenbreiten zwischen circa 5 und 8 cm. Hierbei gilt grundsätzlich: Je breiter ein Ordner ist, desto mehr Dokumente lassen sich darin abheften. In der Regel gibt es die unterschiedlichen Modelle jeweils in den zwei Ausführungen schmal und breit.

Die breiten DIN-A4-Ordner sind dabei in der Regel 8 cm breit und bieten Platz für bis zu 600 Blatt Papier mit einer Standardgrammatur von 80 g/m². Schmale Modelle haben eine Standard-Rückenbreite von 5 oder 5,2 cm und können bis zu 350 Blatt aufnehmen.

Alle erhältlichen Rückenbreiten bei den Ordnern sind:

• 3,5 cm
• 4,5 cm
• 5 cm
• 5,2
• 7 cm
• 7,5 cm
• 7,7 cm
• 7,8 cm
• 8 cm
• 8,5 cm

Welche Hebelmechaniken stehen bei Ordnern zur Auswahl?

Damit alle Dokumente ihren festen Platz haben und nicht herausrutschen, ist die Hebelmechanik ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Ordners. Über die Ringe lassen sich die gelochten Blätter sauber abheften. Hebelmechanik ist jedoch nicht gleich Hebelmechanik. Man unterscheidet:

• Qualitäts-Hebelmechanik:

Dies ist die Standard-Mechanik im klassischen Ordner, die sich für den alltäglichen Gebrauch eignet. Die stabile Mechanik ist vergleichsweise günstig.

• Präzisions-Hebelmechanik:

Diese Luxus-Version der Qualitäts-Hebelmechanik hebt sich durch ihre hochwertige Verarbeitung hervor, sodass eine lange Lebensdauer selbst bei häufiger Nutzung garantiert ist. Der etwas höhere Anschaffungspreis macht sich daher meist schnell bezahlt.

• 2-Hebelmechanik:

Bei diesem Modell verfügt der sogenannte Doppelordner über zwei Hebelmechaniken, sodass ein doppeltes Abheften von schmaleren Dokumenten möglich ist. Es können hier alternativ auch Dokumente mit Vierfachlochung abgeheftet werden.

• Leitz 180-Grad-Mechanik:

Diese Konstruktion finden Sie ausschließlich bei den Ordnern aus dem Hause Leitz. Aufgrund einer weiteren Öffnung der Ringe lassen sich die einzelnen Dokumente von beiden Seiten in den Ordner einlegen.

Wie beschriftet man Ordner?

Damit bereits von außen und auf den ersten Blick ersichtlich ist, welcher Inhalt sich im Ordner befindet, lohnt sich für die sortierte und strukturierte Ablage eine eindeutige Beschriftung – und die macht natürlich auf der Rückenseite am meisten Sinn. Schließlich ist sie selbst dann noch sichtbar, wenn mehrere Ordner eng nebeneinander stehen. Für die Beschriftung gibt es dabei die zwei folgenden Möglichkeiten:

• selbstklebende Ordneretiketten

Standardmäßig befindet sich bei vielen Ordnern bereits ein Etikett auf dem Ordnerrücken. Sobald neue Unterlagen abgelegt werden, klebt man einfach ein neues selbstklebendes Rückenschild mit der passenden Beschriftung auf.

• Folientaschen mit Einstecketiketten

Bei dieser Variante befindet sich eine transparente Folientasche auf dem Ordner-Rücken. Durch einen Schlitz lässt sich ein zuvor beschriftetes Etikett darin einschieben. Bei Bedarf tauscht man es einfach aus. Vor allem dann, wenn ein Ordner häufig seinen Inhalt wechselt, sind die Folientaschen empfehlenswert, da keine Etiketten übereinander geklebt werden müssen.

Die Beschriftung selbst ist mit jedem beliebigen Stift möglich. Bevor Sie ein Papieretikett in die Folientasche schieben, sollten Sie darauf achten, dass die Tinte bereits getrocknet ist, um ein Verschmieren zu verhindern. Alternativ können Sie die Etiketten auch bedrucken oder ein Beschriftungsgerät nutzen.

In welchen Farben gibt es die Aktenordner?

„Wolkenmarmorbezug“ nennt sich das klassische Design eines Ordners in grau-schwarzer Optik mit weißen „Wolken“, die man heute noch in vielen Büros findet. Wer möchte, kann aber auch auf Farbe setzen. Rote, grüne, gelbe und blaue Ordner sehen dabei nicht nur gut aus, sondern sie sorgen zudem für zusätzliche Struktur und Übersicht im eigenen Ordnungssystem, wenn man bestimmten Themen oder Projekten jeweils andere Farben zuordnet. Darüber hinaus gibt es die Ordner auch in bunten Designs mit verschiedenen Motiven.

Warum haben manche Ordner ein Loch am Ordnerrücken?

Es dient weniger zur Dekoration und hat auch nichts mit einer Belüftung der Papiere zu tun, das sogenannte Griffloch erfüllt vielmehr einen ganz praktischen Zweck. In diese kreisrunde Aussparung am unteren Bereich vieler Ordnerrücken lässt sich gut ein Finger stecken, mit dem man den Ordner dann zum Beispiel aus einem Regal oder aus dem Schrank ziehen kann. Praktisch ist diese Vorrichtung vor allem dann, wenn mehrere Ordner sehr eng nebeneinander stehen und sonst nur schwer zu fassen wären oder (in der Höhe) schwer erreichbar sind.

Was hat es mit den zwei Schlitzen auf dem Ordnerdeckel auf sich?

Ähnlich wie das Griffloch sind die zwei kleinen Schlitze mit ihrer Metallverstärkung auf dem Einband des Ordners auf den ersten Blick nicht immer selbsterklärend. Es handelt sich hierbei um sogenannte Raumsparschlitze die ihrem Namen entsprechend unter anderem dazu dienen, Platz einzusparen. Da dank dieser Konstruktion die zwei breiten Ringe der Verschlussmechanik durch die Schlitze ragen, lassen sich die Ordner keilförmig zusammenklappen. Vorder- und Rückendeckel werden so fixiert und der Ordner erhält mehr Stabilität. Die Raumsparschlitze sorgen zudem für eine geringere Breite der Ordner. Diese Platzersparnis macht sich vor allem für die Ablage in der Drehsäule bemerkbar.

Können Ordner wiederverwendet werden?

Aufgrund ihrer festen Struktur und ihrer stabilen Verarbeitung ist es problemlos möglich, bereits verwendete Ordner auch ein zweites, drittes, vielleicht sogar viertes Mal für eine neue Ablage zu nutzen. Natürlich ist das nur dann empfehlenswert, wenn der Ordner noch unbeschädigt und funktional ist und sich die Dokumente weiterhin ordentlich abheften lassen.

Für eine bereits bestehende Beschriftung gibt es in der Regel immer eine Lösung: Bei einem Einschubsichtfenster wechseln Sie einfach den Papierstreifen aus oder – noch einfacher – drehen ihn um und beschriften ihn neu. Selbstklebende Ordneretiketten lassen sich einfach mit einem neuen Rückenschild oder einem anderen Aufkleber überkleben.

Wo kann man alte Ordner entsorgen?

Alte, leere und nicht mehr gebrauchte Ordner können grundsätzlich im Restmüll entsorgt werden. Das ist jedoch nicht die beste und schon gar nicht die umweltfreundlichste Lösung. Zu beachten ist schließlich, dass Ordner aus verschiedenen Materialien bestehen: Während der Einband aus Pappe oder Kunststoff ist, besteht die Heftmechanik aus Metall. Auch beim Kantenschutz handelt es sich in der Regel um Metallteile. Falls möglich, ist es daher ratsam, den Ordner in seine einzelnen Bestandteile zu zerlegen und diese getrennt zu entsorgen.

Während Karton und Pappe im Papiermüll in der blauen Tonne richtig sind, gehören die Kunststoff- und Metallteile in die gelbe Wertstofftonne. Aufgrund der stabilen Verarbeitung ist es unter Umständen notwendig, auf passende Werkzeuge, zum Beispiel Zangen oder Seitenschneider, zurückzugreifen. Wer sich nicht die Mühe machen möchte, der hat alternativ die Möglichkeit, die Ordner beim Wertstoff- beziehungsweise Recyclinghof der Stadt oder Gemeinde abzugeben – häufig ist das kostenlos möglich.

Tipp: Ganz gleich, wie und wo Sie einen Ordner entsorgen, vergessen Sie nicht, die Dokumente vorher aus dem Ordner zu nehmen. Wichtig ist das vor allem bei sensiblen und vertraulichen Daten.

Wie lässt sich die Ablage mit Ordnern optimal organisieren?

Für mehr Übersichtlichkeit und Ordnung bei der Ablage haben wir einige praktische Tipps für die Organisation für Sie zusammengestellt:

• Ablage: Idealerweise wählen Sie für die Ordner einen zentralen Ablageort. Dafür gibt es Aktenschränke, Ordner-Regale und Drehsäulen, die speziell auf die Größe und das Gewicht der Ringordner ausgerichtet sind.
• Register: Innerhalb eines Ordners lohnt es sich, mit Registern zu arbeiten. Auf diese Weise schaffen Sie mehr Struktur und finden bei Bedarf die passenden Dokumente sehr schnell. Möglich ist dafür beispielsweise eine alphabetische, chronologische oder eine themenbezogene Sortierung.
• Farben: Ein farbiges Ordnungssystem fällt direkt ins Auge. Die unterschiedlichen Farben können zum Beispiel Themen, Projekten, Personen oder Daten zugeordnet werden.
• Beschriftung: Sind mehrere Ordner im Gebrauch und stehen nebeneinander im Regal, dann ist eine einheitliche Beschriftung der Etiketten empfehlenswert. Im Idealfall sind sogar die Schriftgröße und -farbe möglichst auf allen Ordnern gleich. Wichtig ist darüber hinaus die Bezeichnung. Achten Sie darauf, dass aus der Beschriftung klar und eindeutig hervorgeht, was sich im Aktenordner befindet.
• Reihenfolge: Damit Sie bestimmte Ordner und Unterlagen ohne lange Sucherei wiederfinden, macht es Sinn, auch die Ordner selbst zu sortieren und eine Reihenfolge mit System zu finden. Ordnen Sie die einzelnen Ordner beispielsweise nach Namen, nach Kunden- oder Rechnungsnummern, in zeitlicher Reihenfolge nach Monaten oder Jahren oder alphabetisch nach Themen oder Projekten.

Welches Zubehör brauche ich für einen Ordner?

Grundsätzlich benötigt man zunächst einmal nur die Dokumente und Unterlagen für die Ablage, um einen Ordner nutzen zu können. Für die einfache Handhabung, die saubere Ablage und die Übersichtlichkeit kann sich das eine oder andere Zubehör aber durchaus lohnen. Dazu gehören:

• Ordnerrücken-Etiketten: Sinnvoll sind diese Aufkleber immer dann, wenn der Inhalt ausgetauscht wird und der Ordner neu beschriftet werden soll.
• ein Locher: Als Standard-Bürobedarf darf ein Locher nicht fehlen. Eine Abheftung im Ordner ist zudem ausschließlich mit gelochten Papieren möglich.
• Niederhalter: Zwar verfügen die meisten Ordner bereits über einen Niederhalter beziehungsweise einen Tippklemmer. Es lohnt sich aber, einige Ersatzteile für den Verlust oder eine Beschädigung parat zu haben.
• Lochverstärker: Wird häufig in den Ringordnern geblättert, dann sind Lochverstärker empfehlenswert. Diese klebt man auf den Rand der Löcher. Hier verhindern sie dann ein Einreißen oder Ausfransen des Papiers.
• Trennblätter: Für Ordnung innerhalb der Ablage ist ein Register mithilfe von Trennblättern, Trennstreifen oder Trennlaschen eine praktische Angelegenheit.

Mappen und Hefter: Welche Unterschiede gibt es?

Neben Ordnern gibt es weitere Ablagesysteme. Gerne verwendet werden vor allem Hefter und Mappen. Auch wenn die Begriffe häufig synonym verwendet werden, bestehen dennoch Unterschiede:

• Hefter: In Heftern werden genau wie in einem Ordner ebenfalls gelochte Unterlagen abgeheftet, sie stellen jedoch die deutlich schlankere Variante dar. Die Hülle ist dabei flexibel und nicht steif. Eine Abheftung ist immer nur obendrauf und nicht variabel an jeder beliebigen Stelle möglich.
• Mappen: Anders als bei einem Ordner werden die Blätter lose ohne vorherige Lochung in eine Mappe abgelegt. Die Hülle ist meist zudem weniger stabil als bei Ordnern.