Moderationskoffer

Ratgeber Moderationskoffer – für lebendige Vorträge & spannende Präsentationen

Um aus einem langweiligen Vortrag eine spannende Präsentation und aus dem nicht enden wollenden Seminar eine unterhaltsame Veranstaltung zu machen, liefert ein Moderationskoffer das passende Handwerkszeug. Mit seinen Präsentationsmaterialien lassen sich Ideen visualisieren, Strukturen schaffen und komplexe Inhalte verständlich erklären. Gleichzeitig haben Moderatoren, Dozenten und Coaches ihr wichtiges Equipment in dem Koffer voller Ideen immer ordentlich und kompakt dabei.

Was ist ein Moderationskoffer, für wen und welche Verwendung ist er genau das richtige Produkt und warum lohnt sich die Investition? Dieser Ratgeber liefert alle wichtigen Informationen rund um die Ausrüstung für Präsentationen und Workshops. Dazu gehören auch die Aspekte, auf man vor dem Kauf im Hinblick auf Material, Größe und Ausstattung achten sollte. Wir haben darüber hinaus zudem einige praktische Tipps rund um die Nutzung der Moderatorenkoffer und ihr Equipment zusammengestellt.

Was ist ein Moderationskoffer?

Der Begriff Moderationskoffer, auch Präsentationskoffer oder Workshopkoffer genannt, ist im Grunde selbsterklärend: Es handelt sich um eine tragbare, feste Box mit einem aufklappbaren beziehungsweise verschließbaren Deckel, in der verschiedene Präsentationsmaterialien einen festen Platz finden. Diese kommen zur Unterstützung und Visualisierung der Inhalte bei Präsentationen, Vorträgen, Workshops und Meetings zum Einsatz. Für die Arbeit an Flipcharts, Whiteboards, Pinnwänden und anderen Präsentationsmedien gehören sie daher häufig zur Grundausstattung von Seminarleitern, Coaches oder Lehrern.

Ein Moderatorenkoffer ähnelt optisch einem Aktenkoffer. Er hat in der Regel eine feste und robuste Hülle und im Inneren mehrere Fächer, Schlaufen und Vorrichtungen. Darin lassen sich Moderatorenkarten, Magnete und Pinnnadeln, Stifte, Marker und weitere Materialien sicher, sortiert und übersichtlich unterbringen. Die meisten Moderationskoffer werden bereits „gefüllt“ beziehungsweise voll ausgestattet angeboten, es gibt aber auch leere Modelle, deren Inhalt sich ganz individuell zusammenstellen lässt.

Wofür werden Moderationskoffer benötigt?

Der Einsatz eines Moderationskoffers ist immer dann sinnvoll, wenn mehrere Menschen zur Kommunikation zusammenkommen und Gesagtes visuell veranschaulicht werden soll. Dementsprechend gibt es für die praktischen Präsentationskoffer eine Vielzahl an Verwendungsmöglichkeiten. Einen großen Mehrwert haben sie zum Beispiel

• bei Präsentationen und Vorträgen

Wer vor einem Publikum etwas präsentiert oder vorträgt und dabei auf analoge Präsentationsmedien, wie Flipcharts, Whiteboards oder Tafeln, zurückgreift, braucht natürlich die entsprechende Ausrüstung, um damit arbeiten zu können. Mit dem Inhalt eines Moderationskoffers sind die Vortragenden bestens ausgestattet und auch auf spontane Änderungen eingestellt.

• bei Workshops und Seminaren

Coaches, Seminarleiter und Trainer nutzen das Equipment mit Karten, Markierungspunkten und Moderationsstiften, um die Teilnehmenden in ein Thema aktiv mit einzubinden und zum Mitmachen zu animieren. So können beispielsweise während der Veranstaltung Ideen gesammelt und anschließend strukturiert zusammengetragen werden.

• bei Teammeetings und Brainstormings

Für den wöchentlichen Jour fixe der Kollegen einer Abteilung ist ein Moderationskoffer ein gutes Hilfsmittel, um Themen zu sortieren, Aufgaben zu besprechen und zu verteilen, Ziele festzulegen und einen Ideenpool zu erstellen.

• im Unterricht

Lehrer und Dozenten in der Schule und in der Universität greifen für einen lebendigen und spannenden Unterricht, zum Beispiel auch in Gruppenarbeit, gerne auf die Präsentationsmaterialien zurück. In einigen Einrichtungen gibt es eine entsprechende Ausstattung, die für alle Lehrkräfte bei Bedarf zur Verfügung steht.

Weitere Einsatzbereichen können Messen, Events und Feste sowie auch Sitzungen, Diskussionen, Coachings und Therapien sein.

Was kann ich in einem Moderationskoffer alles unterbringen?

Wer sich für einen Moderationskoffer entscheidet, der bekommt in der Regel ein mit zahlreichen Präsentationsmaterialien voll ausgestattetes und direkt einsatzbereites Produkt. Abhängig vom Modell gehören zum Inhalt folgende Teile (teilweise in verschiedenen Ausführungen, Farben, Formen und Größen):

• Moderationskarten
• Haftnotizzettel
• Klebestreifen und Markierungspunkte
• Whiteboard- und Flipchartmarker
• Kugelschreiber
• Laserpointer und/oder Zeigestab
• Magnete
• Pinnnadeln
• Putzschwamm und Tuch
• Schere/Cuttermesser
• Klebefilm und -abroller
• Kreppband
• Flipchart-Papier

Welches Equipment das passende ist, hängt natürlich von der Nutzung und vom jeweiligen Einsatzbereich ab: Wer beispielsweise immer nur mit dem Flipchart in kleiner Runde arbeitet, hat einen anderen Bedarf als derjenige, der an wechselnden Standorten und mit verschiedenen Medien agiert.

Sind die Koffer regelmäßig im Einsatz, dann wird der Inhalt unweigerlich nach und nach schrumpfen: Moderationskarten wurden beschrieben, die Klebestreifen haben ihren Zweck erfüllt, die Tinte des Markers ist aufgebraucht und auch der Klebefilm neigt sich dem Ende – natürlich müssen Sie nun nicht direkt einen neuen Koffer kaufen. Sämtliche Materialien lassen sich entweder im Set oder auch einzeln nachkaufen, sodass sich der Koffer ganz individuell wieder bestücken lässt.

Welche Varianten und Unterscheidungsmerkmale gibt es?

Wie viel Platz benötige ich in meinem Moderationskoffer? Welche Ansprüche stelle ich an Optik, Design und Verarbeitung und wie wichtig ist mir eine robuste und stabile Verarbeitung? Da ein Moderationskoffer bestenfalls eine lange Zeit und mehrere Jahre im Einsatz ist, lohnt es sich, sich vor dem Kauf die individuellen Anforderungen anhand des eigenen Bedarfs vor Augen zu führen und gut zu überlegen, welche Aspekte wichtig sind. Folgende Kriterien spielen eine Rolle:

• die Größe
• das Material
• die Farbe/das Design
• die Ausstattung
• Besonderheiten/Extras

Dass es einen Moderatorenkoffer nicht nur in einer Standard-Einheitsgröße gibt, dürfte nicht weiter verwundern. Die Größe wird dabei dadurch bestimmt, wie viele Materialien in dem Koffer untergebracht werden sollen beziehungsweise wie viel Equipment dieser bereits enthält. Grundsätzlich vergleichbar sind die Maße dabei mit denen eines Aktenkoffers. Im Hinblick auf die Breite liegt die Spannbreite zwischen etwa 25 m und bis zu 70 cm. Wenn es um die Höhe geht, gibt es besonders schlanke Varianten mit gerade mal 5 bis 7 cm sowie auch die geräumigeren Moderationskoffer, die bis zu 15 cm hoch oder sogar noch höher sind.

Ein typischer Moderationskoffer besteht aus Aluminium. Dieses Material ist einerseits robust, andererseits aber auch sehr leicht – vor allem bei größeren, häufig genutzten Modellen sind diese Aspekte ein großer Pluspunkt. Ähnliche Bedingungen erfüllt Kunststoff als alternatives Material. Kunststoff-Varianten sind meist etwas günstiger, dafür fallen sie im Hinblick auf Wertigkeit und Qualität etwas gegen die Konkurrenz aus Aluminium ab.

Wenn auch deutlich seltener, findet man zudem Koffer aus Holz. Diese sehr stabile und schwere Variante eignet sich weniger für flexible Einsätze, sondern vielmehr für die stationäre Verwendung, zum Beispiel im Konferenzraum oder im Klassenzimmer. Ebenfalls eine kleine Rarität sind Koffer aus Leder.

Wer sich für ein Produkt aus Aluminium entscheidet, der erhält in der Regel einen silberfarbenen Koffer in einem edlen und schlichten Design mit einer ansprechenden Optik. Teilweise sind diese Modelle auch schwarz. Auch bei den Kunststoffmodellen ist das farbliche Angebot übersichtlich. Zwar gibt es auch rote, blaue und grüne Koffer, die meisten Varianten sind aber schwarz, grau oder transparent.

Abhängig von seinen Maßen bietet der Koffer Platz für viele Materialien, die für Vorträge und Präsentationen benötigt werden. Voll ausgestattete Moderationskoffer enthalten laut Herstellerangaben zwischen 1.000 und bis zu 4.000 Einzelteile. Alternativ gibt es die Moderationskoffer auch als ungefüllte Variante.

Um ein Herumrutschen der vielen Moderationsmaterialien während des Transports und damit verbunden eine größere Unordnung zu verhindern, bieten die meisten Modelle eine strukturierte Unterteilung mit einzelnen Fächern, Laschen, Schlaufen, Taschen und weiteren Vorrichtungen. Sämtliche Dinge finden so einen festen Platz und bleiben stets an Ort und Stelle. Eine Innenpolsterung sorgt für zusätzlichen Schutz und schützt vor Beschädigungen.

Moderationskoffer haben in der Regel einen Tragegriff und manchmal sogar einen Schultergurt. Neben der klassischen Koffer-Variante sind auch Moderations-Trolleys mit zwei oder vier Rollen und einem herausziehbaren Griff erhältlich. Diese Variante erleichtert den Transport enorm: Sie bietet sich vor allem bei einem schweren Koffergewicht und wechselnden Einsatzorten an. Für den sicheren Verschluss verfügen die meisten Modelle über zwei Kippverschlüsse aus Metall; teilweise lassen sich diese sogar abschließen.

Als kleine Entscheidungshilfe haben wir hier nochmal wichtige Fragen zusammengestellt, die die Wahl des passenden Moderationskoffers erleichtern:

• Wie oft benötige ich den Koffer? Bei regelmäßiger Verwendung ist ein größerer und robuster Koffer sinnvoll.
• Wird der Moderationskoffer an wechselnden Einsatzorten benötigt? Ein Koffer mit Rollen ist für den einfachen Transport empfehlenswert.
• Wird der Präsentationskoffer in mehreren Seminarräumen gebraucht? Der Kauf mehrerer kleiner Koffer könnte jetzt eine Option sein.
• Für welche Veranstaltungen kommt das Equipment zum Einsatz? Für einen Vortrag benötigt man eine andere Ausstattung als für das Brainstorming. Prüfen Sie vorher Ihren Bedarf und stellen Sie entsprechendes Material zusammen.
• Nutze ich den Koffer intern oder extern? Wer den Moderationskoffer bei geschäftlichen Terminen zum Beispiel mit Kunden nutzt, legt bestenfalls besonderen Wert auf Hochwertigkeit und ein edles Design.
• Halte ich ausnahmsweise einen Vortrag und brauche die Ausstattung nur einmal? Die Anschaffung eines Moderationskoffers ist jetzt nicht die richtige Wahl. Bestellen Sie lediglich die Materialien, die Sie wirklich brauchen.

Welche Vorteile haben Moderationskoffer?

Wer häufiger, regelmäßig, zumindest aber hin und wieder eine Präsentation oder einen Vortrag hält, eine Sitzung leitet oder eine Moderation übernimmt, für den mag die Investition eines Moderationskoffers sinnvoll sein. Vor allem diejenigen, die sich nicht darauf verlassen möchten, dass ausreichend Equipment vor Ort vorhanden ist oder die sich nicht jedes Mal aufs Neue ihre Siebensachen zusammensuchen möchten, sollten sich intensiver mit den Pluspunkten einer eigenen Ausrüstung beschäftigen.

Wir haben die wesentlichen Vorteile zusammengestellt:

• Mit einem Moderationskoffer haben Sie sämtliche Unterlagen für eine Präsentation stets sortiert, organisiert und griffbereit beisammen.
• Die große Bandbreite an Material im Koffer gewährleistet, flexibel auf verschiedene Einsätze vorbereitet zu sein, im Bedarfsfall auch spontan reagieren und kurzfristig Änderungen vornehmen zu können.
• Ein Moderatorenkoffer sorgt für einen professionellen und seriösen Eindruck.
• Sämtliche Materialien lassen sich handlich und schnell von A nach B transportieren. Als besonders praktisch erweisen sich Trolleys auf Rollen.
• Mit der Entscheidung für einen Moderatorenkoffer sparen Sie unter dem Strich Zeit und Aufwand, da Sie nicht immer wieder Ihre Ausrüstung neu zusammenstellen müssen.
• Einen Moderationskoffer gibt es in verschiedenen Ausführungen, Designs und Preisklassen, sodass für jeden Bedarf und Anspruch ein passendes Produkt dabei ist.
• Eine individuelle Bestückung des Koffers ist genauso möglich wie das Nachfüllen und Ergänzen nach Bedarf.
• Im Gegensatz zu einem Aktenkoffer oder einem Reisekoffer ist ein Moderatorenkoffer mit entsprechenden Fächern so aufgebaut und ausgestattet, dass die diversen Präsentationsunterlagen optimal einen Platz darin finden.

Wer sich vorab die grundsätzliche Frage stellt, ob Präsentationskarten, Marker, Zeigestab und weitere Materialien überhaupt notwendig sind, sollte sich die Vorzügen der analogen Medien nochmal vor Augen führen. Dies sind die Pluspunkte:

• Dank der ansprechenden und meist farbigen Visualisierung und Veranschaulichung durch die Präsentationsmaterialien werden Inhalte für die Zuschauer einprägsamer und bleiben zudem länger im Gedächtnis haften.
• Werden einzelne Aspekte, Schlagworte, Ideen und Kritik auf einzelne Karten geschrieben und dann an eine Präsentationsfläche gebracht, lässt sich eine nachvollziehbare und übersichtliche Struktur schaffen.
• Auch komplexe Inhalte lassen sich mithilfe der Präsentationsmaterialien verständlich vermitteln.
• Eine vor den Augen der Teilnehmenden entstehende Präsentation ist nicht nur kreativ, sondern sie lässt auch Spielraum und ausreichend Flexibilität für spontane Ideen und kurzfristige Ergänzungen und Änderungen.
• Der Einsatz der diversen Materialien erleichtert eine Interaktion mit den Zuschauenden. Karten und Co. sorgen zudem für Kurzweil und Abwechslung. Die Teilnehmenden können zum Beispiel selbst Karten beschriften und/oder an der Moderationswand anordnen.

Welche Tipps gibt es für den Einsatz eines Präsentationskoffers?

Damit der Einsatz des Equipments während des Vortrags oder des Seminars auch tatsächlich einen Mehrwert für die Teilnehmer bietet, lohnt es sich, einige Tipps zu berücksichtigen:

• Auch wenn der Koffer definitiv einiges zu bieten hat, ist weniger oft mehr. Wer zu viele Teile, Karten und Markierungen nutzt und Pinnwände und Flipcharts damit überfrachtet, riskiert, dass die Teilnehmenden den Überblick verlieren.
• Damit die Zuschauer auch in der hinteren Reihe noch alles sehen und lesen können, was auf der Tafel steht, sind die Karten in ausreichender Größe zu wählen. Achten Sie zudem auf eine entsprechend große und leserliche Schrift.
• Ordnen Sie einzelnen Themen bestimmte Farben und Formen bei den Karten zu, um eine zusätzliche Struktur zu schaffen. Als Beispiel: Grüne Karten werden für Pro-Argumente und rote für die Kontra-Seite genutzt. Wolken stehen für Ideen und Pfeile für Folgerungen …
• Die Anordnung der Präsentationskarten und -markierungen auf den Boards sollte sich an den üblichen Lesegewohnheiten orientieren. Bedeutet: Angeheftet wird von links nach rechts und von oben nach unten. Wichtig ist zudem, zwischen den einzelnen Karten immer etwas Platz zu lassen.
• Eine gute Vorbereitung ist bei einem Vortrag das A und O: Dazu gehört auch, sich mit dem Inhalt des Workshopkoffers vertraut zu machen und vorab für sich selbst festzulegen, welche Materialien wann und in welchem Zusammenhang zum Einsatz kommen. Mit einer guten Ausstattung sind Sie dann gleichzeitig auch auf spontane Änderungen vorbereitet.
• Skizzen und Bilder tragen zur zusätzlichen Veranschaulichung bei: Es lohnt sich daher, bei Präsentationen und Vorträgen zum Stift zu greifen und auch mal eine kleine Zeichnung aufs Papier oder das Board zu bringen – zu einem Künstler müssen Sie dafür natürlich nicht gleich werden, eine einfache Symbolik reicht in der Regel aus.