Lieferscheine

Der Lieferschein für den alltäglichen Warenaustausch

Als ein typisches Beispiel dafür, dass handschriftliche Bestellungen, Notizen und Verträge auf Papier nach wie vor einen großen Stellenwert genießen, kann der Lieferschein gelten. Dort, wo der Kontakt zum Kunden noch persönlich gepflegt wird und es etwa um die Bestellung von Möbelstücken oder Haushaltsgeräten geht, ist das Ausfüllen eines Lieferscheins im Beisein des Käufers noch Tradition. Moderne Drucker & Multifunktionsgeräte mögen hier ihre technischen Finessen ausspielen und mit einem hervorragenden Druckbild überzeugen können – die handschriftliche Besiegelung der verbindlichen Bestellung auf einem Lieferschein vermittelt Vertrauen.
Verpflichtet ist niemand, einer Warenlieferung einen Lieferschein, auch Warenbegleitschein, beizulegen. Wenn jedoch ein Lieferschein über die gelieferte Ware Auskunft gibt, unterliegt er durchaus gesetzlichen Regelungen, da es sich hier um eine Urkunde handelt. Im Gegensatz zu einer Rechnung müssen Lieferscheine seitens der Kaufleute per Gesetz sechs Jahre aufbewahrt werden. Rechnungen sind zehn Jahre aufzuheben. Handelt es sich um eine kombinierte Rechnung, die zugleich einen Lieferschein darstellt und damit der Ware während des Transportes beigefügt ist, so gilt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen. Grundsätzlich kann aber die Rechnung getrennt von der Ware gesendet werden, während der Lieferschein diese auf dem Weg zum Kunden begleitet.

Optimiert für jeden Einsatz

Auch wenn einige wesentliche Bereiche bei fast allen Lieferscheinen und Formularbüchern identisch sind, so sind doch die unterschiedlichen Aufgabenfelder Grund genug, ein umfassendes Programm an Varianten zu präsentieren. So liefert sigel unter anderem das Formularbuch „Lieferschein“ und das Formularbuch „Lieferschein mit Empfangsschein“, jeweils sowohl im DIN A5 wie auch im DIN A6 Format. Auch bei anderen Herstellern gibt es übrigens nicht nur die unterschiedlichen Ausführungen und Größen. Ferner kann fast generell zwischen dem Formularbuch und dem Block gewählt werden. Zu guter Letzt stellt sich die Frage nach der Anzahl der notwendigen Durchschriften, wobei ein weiterer Vorteil der handschriftlichen Bestellung bzw. Bestätigung deutlich wird. Wie der Nadeldrucker, so ist es auch dem Schreibenden möglich, ausreichend lesbare Durchschriften zu erzeugen. Dafür sorgt aber auch das entsprechende Papier. Die sogenannten Non-Impact-Drucker (wie Tintenstrahler und Laser) können hier nichts ausrichten. Im Gegenteil: Sie sind in der Regel bemüht, überhaupt keine Spuren auf der Rückseite oder dem nächsten Papier zu hinterlassen.

Alles schriftlich

Der übliche Weg bei einer Bestellung durchläuft drei Bescheinigungsphasen:

1. Bestellformular
2. Lieferschein
3. Rechnung

Idealerweise sind hier jeweils dieselben Waren aufgelistet. Aber der Lieferschein kann sich auch deutlich unterscheiden, wenn beispielsweise bestellte Waren nicht lieferbar sind oder einen getrennten Transport verlangen. Wenn die Wünsche des Kunden nicht erfüllt werden können, weil das Produkt schon vergriffen ist, drückt sich dies natürlich auch in einer geänderten Rechnung aus. Der Hinweis auf die nicht lieferbare Bestellung ist aber meist auf dem Lieferschein zu finden, der den vorrätigen Waren beiliegt.
Aus dieser Konstellation ergibt sich logischerweise, dass mittels Bestellformular, Lieferschein und Rechnung die Warenanlieferung überprüft werden kann. Freundliche Unternehmen nutzen Lieferscheine, die bereits ihr Können unter Beweis gestellt haben. Manche Firmen sind erpicht auf eigene Produkte und entwickeln dabei leider manchmal Lieferscheine und Rechnungen, die nicht mit einer kurzen Übersicht abgeglichen werden können. Da muss dann erst eine Kanne Kaffee gekocht werden, damit sich ein erfahrenes Team an der Erkundung dessen, was da geschrieben steht, heranwagt.
Es gibt also gute Gründe, auf bewährte Lieferscheine zurückzugreifen, wenngleich sie etwas einfach gestaltet sind. Das sollen sie auch.