Unterschriftenmappen

Dauerhaft zuverlässig

Die Unterschriftenmappe muss alltäglich für Sicherheit sorgen. Sie wird eingesetzt, um Dokumente zur Durchsicht und Unterschrift vorzulegen. Weder darf dabei dem Dokument etwas Negatives passieren, noch sollte die Unterschrift verschmieren. Unschöne Briefe an Kunden, weil die Unterschrift von einem Schriftstück zum anderen durchgedrückt wurde oder abgefärbt hat, sind Anfängerfehler, die schnell klarmachen, wozu die Unterschriftenmappe gut ist. Sie optimiert wie so viele andere Hilfsmittel und Geräte (siehe Bürotechnik) die alltäglichen Arbeitsabläufe. Die Unterschriftenmappe vereinfacht die Handhabung mit Schriftstücken, dient dem reibungslosen Transport und sorgt auch für Ordnung. Es kommt auf die Auswahl der Materialien an, mit denen die Schriftstücke in der Unterschriftenmappe in Berührung kommen. Es darf zum Beispiel nichts verwischen. Das bezieht sich in heutiger Zeit nicht nur auf die Unterschrift, sondern ggf. auch auf den Druck, denn mancher Brief wird heute mit buntem Emblem und hochglänzenden Fotos garniert.
Es gibt noch einige Unterschiede, die die Unterschriftenmappe etwa vom Pultordner oder der Ordnungsmappe differenziert:

• Unbeschriftete Fächer. Die Unterschriftenmappe gibt es mit meist zehn oder zwanzig Fächern, die weder nummeriert sind noch alphanumerisch ausgezeichnet sind. Die Unterschriftenmappe braucht selbst keine Ordnung, da die vorgelegten Briefe jeweils einer anderen Ordnung folgen. Der Unterzeichner konzentriert sich auf den Inhalt und unterschreibt. Wer die Unterschriftenmappe bzw. die Briefe vorlegt, der sortiert auch die unterschriebenen Exemplare wieder ein bzw. führt sie der Versandabteilung zu.
• Die Fächer sind mit Löschpapier ausgekleidet, damit, wie schon beschrieben, weder die Unterschrift noch der Druck verschmieren. Diese Schutzmaßnahme ist in der Unterschriftenmappe notwendig, aber in der Regel nicht im Pultordner.
• An der Unterkante sind die Fächer unterschiedlich lang geschnitten. Das erleichtert das Umblättern
• Sichtlöcher oder Sichtfenster lassen durchblicken, ob im nächsten Fach noch was zur Unterschrift bereitliegt. Damit wird die unnötige Suche erspart. Dahingehend macht es natürlich wenig Sinn, die zur Unterschrift vorzulegenden Briefe wahllos in der Unterschriftenmappe zu verteilen. Sie gehören schön der Reihe nach in die Fächer.

Die Umlaufmappe sammelt Unterschriften

Eine andere Form der Unterschriftenmappe ist die sogenannte Umlaufmappe. Dabei geht es darum, dass Akten durch mehrere Abteilungen gereicht oder von mehreren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen gesichtet werden. Auf dem Deckblatt kann dann abgezeichnet werden. Die Beschriftung dieser Art von Unterschriftenmappe ähnelt in etwa den Deckpappen von Hängemappen. Die Umlaufmappe wird also im betriebsinternen Versand genutzt. Wie auch die Unterschriftenmappe so unterliegt die Umlaufmappe hohen Anforderungen an die Belastbarkeit. Wichtig ist da wie dort, dass die Dokumente gut gelagert sind und keinen Schaden nehmen. Ob eine Unterschriftenmappe ein farbenfrohes Erscheinungsbild darbieten soll oder besser dezent bleibt, ist auch eine Frage des persönlichen Geschmacks. Das Programm listet auf jeden Fall einige Varianten.

Luxus, der kein Luxus ist

Man mag den Eindruck gewinnen, dass die Unterschriftenmappe in die Kategorie "Sekretärin bringt dem Chef einen Kaffee" gehört. Aber hier geht es nicht um reine Dienerschaft. Die Unterschriftenmappe ist deshalb so konstruiert, damit die Arbeitsabläufe möglichst fehlerfrei und zügig vonstatten gehen. Dazu gehört beispielsweise auch die Arbeitsteilung. Wer seine Energie und Zeit für die kreativen Momente braucht, die das Unternehmen am Leben erhält, der sollte seine Kraft nicht dort verbrauchen, wo administrative Tätigkeiten angesagt sind.
Der Chef, der Briefe unterschreiben muss, um dafür im wahrsten Sinne des Wortes verantwortlich zu zeichnen, könnte natürlich auch sein Büro verlassen, zur Verwaltung gehen, fragen, ob es was zu unterschreiben gibt oder selbst in einem umfunktionierten Pultordner nachschauen. Doch damit verschwendet er nicht nur seine Zeit, er läuft auch Gefahr, Fehler zu machen (etwa verwischte Ausdrucke oder Unterschriften).