Einstellmappen

Variabilität heißt Raum sparen

Ein ewiges Problem bei der Aktensammlung ist die optimale Raumausnutzung. Je länger sich eine Archivierung entwickelt, desto unterschiedlicher wird oft der Platzbedarf der einzelnen Verwaltungsvorgänge. Ältere Akten lassen sich dann kaum noch in einer Hängetasche unterbringen, jüngere Akten würden in einem Hängesammler fast verloren gehen. Der stabile Boden des Hängesammlers räumt diesem in der Registratur – je nach Ausführung – bis zu 6 cm Raum ein. Dieser will genutzt sein, soll das Büro nicht irgendwann

• Regalsysteme,
• Schränke und
• Hängeregister

beherbergen, die fast nur aus Luft bestehen. Hier kommen Einstellmappen ins Spiel, die Einzelakten im Hängesammler übersichtlich unterbringen. Die Einstellmappen sind zuverlässig und haben praktisch die gleichen Ordnungs- und Auszeichnungsmöglichkeiten wie die Hängesammler, -taschen und -mappen. So kann ein Sammler eine Akte oder auch gleich mehrere Vorgänge aufnehmen. Manchmal kann es auch sinnvoll sein, die eine oder andere Akte nach bestimmten Aspekten aufzuspalten, um die administrativen Vorgänge zu optimieren. Wenn nur ein Teil der Schriftsammlung notwendig ist, reicht es, die entsprechenden Einstellmappen herauszunehmen. Es muss nicht gleich der gesamte Aktenvorgang hervorgeholt werden. Das entlastet den Anwender körperlich, reduziert aber auch den Platzbedarf auf dem Schreibtisch.

Variabilität auch bei den Ausführungen

Die Einstellmappen von Leitz folgen dem Prinzip anderer Büroartikel, die für jede Eventualität eine eigene Lösung bieten. Das sieht man zum Beispiel in der Kategorie Formularbuch. So gibt es Einstellmappen mit überstehendem Rückendeckel, mit überstehenden Tabs oder mit Schlitzstanzungen. Einstellmappen aus Kraftkarton warten mit einer Papierstärke von 180 bis 200 g/m² auf, während Natronkarton mit 250 g/m² noch einmal deutlich stabiler ist.
Betrachtet man den Gesamtmarkt, so sieht das Bild bei den Einstellmappen kaum anders aus. Die Materialstärke unter 180 g/m² ist zwar zu haben (etwa 100 g/m²), aber enorm selten. Über 250 g/m² sieht das Angebot kaum großzügiger aus. Da werden Einstellmappen mit 260 und 340 g/m² offeriert.
Große Flexibilität beweisen die Einstellmappen bei der Farbgebung. Da können beispielsweise beige, chamois, hellchamois und naturbraun geordert werden. Es gibt aber auch Einstellmappen in braun, blau, gelb, grau, grün, naturbraun, rot, schwarz und weiß. Der Malkasten lässt freundlich grüßen

Wenn die Entwicklungsabteilungen nicht schlafen

Einstellmappen sind letztlich eine logische Konsequenz. Und doch kann man hier sehen, wie ausgereift das System in vielerlei Hinsicht schon ist. Jungunternehmer können sich da ganz auf die Fachwelt verlassen und sich inspirieren lassen. Letztlich sollte der erfolgreiche Stardesigner die Angestellte gewähren lassen, wenn diese gern auf Einstellmappen setzen möchte. Als gelernte Fachkraft mit jahrelanger Erfahrung wird sie wissen, was zu tun ist. Neue Systeme sind nicht immer besser als die alten.
Die Lose-Blatt-Ablage, für die die Einstellmappen meist genutzt werden, ist natürlich nur eine Zwischenablage. Hier fehlt der Klassiker des Abheftens, also die Archivierung der Akte. Deshalb sind in den Einstellmappen meist auch Akten bzw. Teile von Akten, die noch einen weiteren Weg vor sich haben. Dass sie dennoch in das Ordnungssystem einer Firma oder einer Behörde voll integriert sind, zeigt unter anderem der übliche Aufdruck, der Platz für amtliche oder innerbetriebliche Vermerke bietet. Um sich bei den Aufdrucken zurechtzufinden, sind diese mit Nummern versehen. So liefert etwa Leitz unter anderem die Einstellmappen der Ausführungen 2433 und 2434 sowie 2435 und 2430. Der Organisationsaufdruck der Einstellmappen wird ergänzt durch die Schlitzstanzung für Sichtreiter und Stecksignale. Ferner steht eine entsprechende Lochung bereit, die Flachheftzungen und Heftstreifen aufnehmen kann. Die Rückseite informiert über Terminierung und Registratursicherung.