Ösenhefter

Was ist ein Ösenhefter?

Ein Ösenhefter dient ähnlich einem Schnellhefter der Ablage von gelochtem Schriftgut. Dabei bestehen Ösenhefter allerdings zumeist aus Recyclingkarton und können durch einen hälftigen Vorderdeckel einen Einblick in die abgehefteten Unterlagen bieten. Außerdem befinden sich am äußeren linken Rand vorgefasste Ösen, die eine Ablage des Hefters wiederum in einem Ordner erlauben. Dies erinnert oft an die Einhak- oder Einhängehefter, die ebenfalls mit halbem Deckel erwerbbar sind. Bei Ösenheftern besteht allerdings die Möglichkeit, die Unterlagen in Amtsheftung abzulegen.

Was macht die Ösenheftung aus?

Neben dem Zusammenfassen von Unterlagen mit Büroklammern, welche ein schnelles Auflösen der Verbindung erlauben, gibt es auch Heftsysteme, die die Unterlagen langfristig zusammenhalten. Am bekanntesten ist das Heften mit dem Tacker. Ein Tacker findet sich in jedem Büro, auf jedem Schreibtisch und sorgt für eine blitzschnelle Verbindung von mehreren Unterlagen. Die Heftklammer selbst ist ein aus verkupfertem oder verzinktem Stahl oder auch Aluminium bestehendes Metallstück, welches in ihrer Ursprungsform ein breites U darstellt. Mit Unterstützung des Tackers werden die Enden der Klammer durch die mehreren Seiten Papier geschossen und die beiden Schenkel auf der Rückseite des Konvoluts so umgebogen, dass sie ziemlich parallel zum Rücken der Klammer zum Liegen kommen. Dadurch werden die Papierseiten umfasst und zusammengehalten. Heftklammern sind in unterschiedlichen Größen erhältlich und können somit unterschiedlich viele Seiten auf einmal fassen. Bei dieser Technik der Heftung wird in die durchgehende Heftung und die Blindheftung unterschieden. Bei der durchgehenden Heftung wird die Klammer außerhalb (auf der Rückseite der Papiere) umgebogen, bei der Blindheftung erfolgt die Umlegung innerhalb des Heftgutes, z. B. beim Verschließen von Kartonverpackungen. Die Heftung von Papieren mit dem Tacker empfiehlt sich in der oberen linken Ecke, wobei die Schenkel auf der Rückseite der Unterlagen umgelegt werden sollten. Dies vereinfacht beim Lesen und Studieren der Unterlagen das Umblättern der Seiten, nachdem sie aus dem Ordner entnommen wurden.
Bei der Ösenheftung werden die zu verbindenden Papiere zunächst gelocht, bevor eine Metallöse eingesetzt wird, deren Ränder dann mit dem Konvolut verpresst werden. Entsprechende Ösenheftgeräte sind in zwei unterschiedlichen Varianten erhältlich. Die einen Geräte nehmen die Lochung und Ösung in einem Gang vor, andere Produkte nehmen erst die Lochung und dann die Ösung vor. Die Ösenheftung findet sich hauptsächlich in Rechtsanwaltskanzleien und Notariaten sowie Ämtern und Behörden wieder. Die Öse erlaubt die Aufnahme eines Fadens im Siegel, kann allerdings kaum gelöst werden, ohne die Unterlagen zu beschädigen.

Was unterscheidet die Behörden-/Amtsheftung von der Kaufmännischen Heftung?

Bei den Begriffen Behördenheftung und Amtsheftung handelt es sich um Synonyme. Es geht also um das gleiche Prinzip. Gern findet auch der Ausdruck „behördliche Heftung“ Verwendung. Grundsätzlich lassen sich für beide Systeme die gleichen Registraturmittel verwenden. Hier spielt lediglich die Reihenfolge, in der Unterlagen abgeheftet werden, eine Rolle.

• Behördenheftung findet sehr häufig im öffentlichen Bereich wie Behörden und Ämtern Anwendung. Allerdings auch in Rechtsanwaltskanzleien und Notariaten. Wie bei der kaufmännischen Heftung geht es auch hier um eine chronologische Reihenfolge der Unterlagen. Im System der Behördenheftung werden die Papiere zeitlich aufsteigend abgeheftet. Das bedeutet, dass die jüngsten Schriftstücke am Ende der Akte und die ältesten Unterlagen am Anfang der Akte zu finden sind.
• Die Kaufmännische Heftung findet sich hauptsächlich in der freien Wirtschaft wieder und wird auch für die private Ablage genutzt. Hierbei werden die Unterlagen chronologisch entgegengesetzt der Behördenheftung abgelegt. Das heißt, dass die ältesten Schriftstücke unten liegen und die jüngste und aktuellste Unterlage obenauf liegt.