Formularbuch

Formularbuch – eintragen, ausfüllen, ankreuzen

Ein unbeschriebenes Blatt Papier bietet eine Menge Platz für viele Informationen, es lässt sich frei nach den eigenen Vorstellungen und dem jeweiligen Bedarf gestalten und beschriften: Nicht immer ist das jedoch sinnvoll und empfehlenswert. Viel einfacher und sicherer ist es in vielen Bereichen, auf ein Formularbuch mit standardisierten Vorlagen zurückzugreifen und dort nur noch die notwendigen Angaben einzutragen oder anzukreuzen. Vom Lieferschein und Kassenbeleg, über das Fahrtenbuch und die Reisekostenabrechnung, bis hin zum Bautagebuch und Gesprächsnotizbuch können Sie Formularbücher für die unterschiedlichsten Einsatzbereiche verwenden.

Was ist ein Formularbuch?

Bei einem Formular – lateinisch für „das zu den Rechtsformeln Gehörige“ – handelt es sich um ein standardisiertes Schriftstück in Form einer Textvorlage, das handschriftlich um individuelle Angaben ergänzt wird. Ein Formularbuch enthält dementsprechend zusammengeheftet mehrere identische Seiten dieser Vordrucke.

Vorgegeben sind bei den Formularen in der Regel mehrere Textfelder, die entsprechende Angaben beziehungsweise Antworten erfordern. Zu den wesentlichen Eintragungen gehören bei jedem Formular immer der Vor- und Zuname und das Datum, teilweise müssen auch das Geburtsdatum und die Adresse angegeben werden. Die weiteren Angaben hängen immer von der Art des Formularbuchs und seinem Verwendungszweck ab. Teilweise reicht es auch bereits aus, ein Feld anzukreuzen. Die Formularbücher gibt es häufig mit einem sogenannten Durchschlag: Dank des selbstdurchschreibenden Papiers erhalten Sie so direkt eine Kopie, ohne ein Formular doppelt ausfüllen zu müssen.

Welche Formularbücher gibt es?

Es gibt eine Vielzahl an Formularvorlagen für die unterschiedlichen Branchen und Fachgebiete. Bevorzugt werden sie von Behörden verwendet, aber auch im Geschäftsbereich kommen sie regelmäßig zum Einsatz, zum Beispiel als:

• Kassenbuch
• Fahrtenbuch
• Auftragsbuch
• Bautagebuch
• Quittungsheft
• Rapportbuch
• Arbeitsvertrag
• Miet- und Kaufvertragsbuch
• Gesprächsnotizbuch
• Überweisungsformularbuch
• und weitere

Die jeweiligen Einsatzbereiche und Verwendungszwecke sind vielfältig: Während bei einem Fahrtenbuch die Anzahl der zurückgelegten Kilometer eingetragen wird, dient ein Quittungsformular dazu, den Kauf einer Ware schriftlich zu bestätigen. In einem Bautagebuch vermerken Sie die Fortschritte bei einer Baumaßnahme, während auf einem Überweisungsformular eine schriftliche Anweisung an die Bank erteilt wird, einen bestimmten Betrag von einem Konto auf ein anderes zu überweisen.

Welchen Nutzen haben Formularbücher?

Ein Formularbuch trägt dazu bei, administrative Aufgaben und Prozesse einfacher zu gestalten und dementsprechend zu beschleunigen. Aufgrund der standardisierten Vorlage ist sichergestellt, dass alle relevanten Angaben vollständig gemacht und Mehrdeutigkeiten und in der Folge Ungereimtheiten vermieden werden. Indem Fehler gar nicht erst entstehen, erspart dies eine Menge Arbeit zur Nachbesserung oder zur Korrektur. Wer auf Standardvorlagen zurückgreift, ist zum Beispiel bei Quittungen, Kassenbelegen oder Fahrtenbüchern auch beim kritischen Blick des Finanzamtes auf der sicheren Seite – viele Formulare sind für steuerliche Nachweise als Beleg geeignet.

Ein Buch mit Formularen bietet den weiteren Vorteil, dass die wichtigen Daten und Informationen immer vollständig und gesammelt vorliegen. Bücher für Quittungen und Kassenbelege sind zur Übersichtlichkeit sowie im Rahmen einer ordnungsgemäßen Buchführung in der Regel sogar bereits vornummeriert. Die einzelnen ausgefüllten Dokumente können Sie entweder einfach in dem Formularbuch lassen oder Sie trennen diese heraus und heften die einzelnen Formulare in einem Ordner ab.

Im digitalen Zeitalter stehen Formulare heutzutage vielfach auch online zur Verfügung und können teilweise sogar direkt elektronisch übertragen werden. Die Bearbeitung setzt jedoch gewisse PC-Kenntnisse voraus, außerdem kann es immer mal wieder datenschutzrechtliche Sicherheitslücken geben, sodass die elektronische Form nicht unbedingt die bessere sein muss. Vorteilhaft erweist sich bei einem Formularbuch zum Beispiel, dass Sie es immer griffbereit haben und für die Ablage in Papierform nicht ausdrucken müssen.

Die Varianten und Ausführungen der Formularbücher

Kassenbücher, Fahrtenbücher, Quittungsbelege und Co. gibt es in diversen Ausführungen: In ihrer Größe entsprechen die Formularbücher dabei in der Regel den gängigen Papierformaten von DIN A6 (klein) bis DIN A4 (groß). Eine einheitliche Abheftung in einem Ordner ist damit garantiert. Die Anzahl der einzelnen Formulare in einem Buch variiert zwischen etwa 20 bis 30 Blatt Papier bis hin zu 120 bis 150 Einzelformularen.

Abhängig vom jeweiligen Produkt können die Formularbücher folgende Merkmale / Besonderheiten aufweisen:

• eine Lochung für die schnelle Ablage
• eine Perforation zum einfachen Auslösen einzelner Formulare
• farbige Durchschläge für eine doppelte oder dreifache Ausfertigung
• ein fälschungssicherer Sicherheitsdruck
• eine integrierte Schreibunterlage
• eine fortlaufende Nummerierung