Briefumschläge

Ratgeber Briefumschläge – für den sicheren Versand von Briefen

Ein Brief ohne Briefumschlag ist vergleichbar mit Gepäck ohne Koffer, einem Smartphone ohne Hülle oder einem Fischstäbchen ohne Panade. Mit anderen Worten: Briefumschläge gehören als schützende Hülle für den postalischen Versand zu einem Brief unbedingt dazu, damit wichtige Mitteilungen und Dokumente sicher beim Empfänger ankommen. Auch im digitalen Zeitalter nimmt der klassische Brief in der täglichen geschäftlichen und privaten Korrespondenz nach wie vor einen hohen Stellenwert ein.

In welchen Formaten und Ausführungen gibt es Briefumschläge? Für welche Dokumente brauche ich sie? Worauf sollte ich beim Versand achten und wie beschrifte ich ein Kuvert richtig? In unserem Ratgeber haben wir die häufigsten Fragen rund um die Briefumschläge zusammengestellt, um Ihnen die Kaufentscheidung bei der Wahl des passenden Produkts etwas zu erleichtern. Neben wichtigen Informationen finden Sie hier zudem praktische Tipps rund um die Briefumschläge und den Briefversand.

Was ist ein Briefumschlag?

Im Gegensatz zu Versandtaschen befindet sich bei Briefumschlägen die Öffnung auf der langen Seite. Zum Verschließen der Kuverts stehen verschiedene Klebevarianten zur Verfügung. Erhältlich sind sie mit und ohne Sichtfenster. Bei Briefumschlägen mit Sichtfenster ist der Briefkopf sichtbar. Auf diesem steht dann die Absender- und Empfängeradresse.

Seit wann gibt es Briefumschläge?

Dass man die schriftliche Korrespondenz in Briefumschläge steckt und sie darin verschickt, war nicht immer so. Lange Zeit rollte man die Schriftstücke einfach auf oder faltete sie und schützte sie dann mit einer Versiegelung vor unberechtigten Zugriffen. Erst Anfang des 19. Jahrhunderts erfand der englische Papierwaren- und Buchhändler S. K. Brewer im Jahr 1820 einen Papierumschlag, in den man das Papier stecken konnte. Dies brachte eine deutliche Zeitersparnis, schließlich fiel so der aufwendige Falt- und Versiegelungsprozess weg. Gleichzeitig konnte man nun auch die Rückseite des Briefpapiers beschreiben.

Zunächst stellte man die Briefumschläge in reiner Handarbeit her. Mit der steigenden Nachfrage wurde dann aber eine immer höhere Produktion nötig. Mit der Erfindung der Tret-Falzmaschine von Edwin Hill und Warren De La Rue im Jahr 1844 war dann der Weg für die maschinelle Produktion der Umschläge geebnet. Die erste richtige Massenproduktion begann in Deutschland in den 1870er Jahren. Briefumschläge in der Form, wie wir sie heute kennen, wurden ab 1925 mit der ersten Rotations-Briefumschlagmaschine durch die Firma Winkler + Dünnebier hergestellt. Umschläge mit Sichtfenster folgten dann in den 1930er-Jahren.

Wofür können Briefumschläge verwendet werden?

Briefumschläge sind aus unserem alltäglichen Leben nicht mehr wegzudenken – sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich nutzen wir sie für den Versand von Dokumenten und Unterlagen aller Art per Post, zum Beispiel:

• allgemeine geschäftliche Korrespondenz
• Rechnungen und Mahnungen
• Verträge und Bestätigungen
• Bewerbungen
• Urkunden und Zeugnisse
• Wahlunterlagen
• Umfragen
• Geburtstags- und Glückwunschkarten
• Einladungen
• Grußkarten
• Protokolle
• Mappen, Prospekte und Flyer
• Broschüren und dünne Bücher
• und weitere

Auch wenn die Tendenz seit Jahren leicht sinkt, sind es täglich immer noch 60 Millionen Briefe (im Jahr 14,2 Milliarden), die die Deutsche Post befördert. Briefumschläge dienen beim Versand vor allem zur Adressierung und Frankierung, sie schützen gleichzeitig den Inhalt und tragen dazu bei, das Briefgeheimnis und den Datenschutz zu wahren.

Teilweise befindet sich in einem Umschlag auch ein weiterer Umschlag. Dieser sogenannte Rückumschlag soll für den Empfänger den Service bieten, dass er für seine Antwort nicht selbst einen Umschlag kaufen muss und ihm somit die Arbeit erleichtern.

Umschläge kommen aber nicht nur für den Versand per Post zum Einsatz. Es gibt schließlich Situationen und Anlässe, zu denen sie persönlich (natürlich inklusive Inhalt) übergeben werden. Das kann der Geburtstag oder eine andere Feierlichkeit sein. In einem Umschlag gibt man Kindern zum Beispiel Nachrichten an die Lehrer mit. Er bietet sich zudem an, wenn Geldscheine den Besitzer wechseln. Auch beim Arzt erhalten wir Rezepte und Überweisungen gerne mal in einem Briefumschlag. Und in den eigenen vier Wänden nutzt man sie gerne, um darin kleinere Dinge ordentlich zu verstauen. Das können zum Beispiel Briefmarken, Büroklammern oder Knöpfe sein.

Welche Größen und Formate gibt es?

Briefumschläge gibt es in verschiedenen Formaten, damit Dokumente und Briefe in verschiedenen Größen gut hineinpassen. Für die Einheitlichkeit sind die Umschläge dabei nach DIN 678 genormt. Hierbei unterscheidet man zwischen den Formatreihen C und B. Die gängigsten Formate der Briefumschläge und ihre jeweilige Maße sind:

Die Umschläge der B-Reihe sind jeweils etwas größer als die der C-Reihe. In einen B-Umschlag passt deshalb immer ein C-Kuvert mit der gleichen Ziffer rein. Die jeweils höhere Zahl gibt übrigens an, dass das Format genau halb so groß ist.

Schon gewusst? Auch die Öffnung des Briefkastens ist genormt (nach DIN 13724). Damit wird sichergestellt, dass alle Umschläge bis zum Format C4 (teils auch B4) in den Briefkasten passen, ohne dass es nötig ist, das Papier zu knicken.

Welcher Umschlag ist für welche Dokumente geeignet?

Eine Übersicht zu den Verwendungsoptionen:

Wie gebe ich die Briefe bei der Deutschen Post auf?

Abhängig vom Umschlagformat sowie Gewicht des Briefes fällt für den Versand mit der Deutschen Post ein unterschiedlich hohes Porto an. Folgende Brief- und Portoklassen gibt es:

Wie werden Briefumschläge verschlossen?

Damit die Briefe den Empfänger unversehrt erreichen, ist es wichtig, dass die Briefumschläge gut und sicher verschlossen sind. Auch der Datenschutz und das Briefgeheimnis spielen hier eine wichtige Rolle. Dafür stehen verschiedene Klebemethoden beziehungsweise Verschlusstechniken zur Verfügung:

• selbstklebender Umschlag

Diese Verschlussart macht es dem Absender besonders einfach: Sowohl die Lasche als auch der Umschlag verfügen über einen Streifen aus Latex oder Naturleim. Mit dem Zuklappen der Lasche und leichtem Druck wird der Umschlag fest verschlossen. Diese Verschlusstechnik funktioniert ohne Anfeuchten oder Abziehen eines Schutzstreifens von ganz alleine. Die Klebekraft ist jedoch vergleichsweise kurz und beträgt circa sechs Monate.

• haftklebender Umschlag

Eine besonders starke Haftwirkung besitzen Umschläge mit Abziehstreifen. Darunter befindet sich ein Klebestreifen aus Kalt- oder Warmleim. Nach dem Entfernen des Schutzstreifens lässt sich das Kuvert direkt verschließen. Die Haftwirkung ist hierbei begrenzt und lässt nach etwa einem Jahr nach.

• nassklebender Umschlag

Viele Jahre waren nassklebende Umschläge Standard. Diese verfügen an der Innenseite des Verschlusses über einen gummierten Klebestreifen, dessen Haftkraft erst aktiviert wird, wenn er befeuchtet wird. Dies funktioniert mithilfe eines Schwamms, eines feuchten Tuchs oder von Speichel. Für den manuellen Versand ist die nassklebende Variante die aufwendigste und die am wenigsten komfortable, für die maschinelle Kuvertierung ist sie aber die einzig mögliche Option. Die Haftwirkung ist zudem besonders lang und beträgt bis zu fünf Jahre.

• Revelope

Hierbei handelt es sich um eine Sonderform, die die haftklebende mit der selbstklebenden Verschlussmethode vereint. Unterhalb der Kuvertöffnung befindet sich eine zusätzliche Lasche mit einem Klebestreifen. Zum Verschließen des Briefumschlags wird diese Lasche zunächst umgeklappt, um dann die andere Lasche darauf zu drücken. Bis zu zwei Jahre hält die Klebewirkung an.

Welche Grammaturen gibt es bei Briefumschlägen?

Die Papierstärke des Umschlags spielt beim Versand ebenfalls eine Rolle. Diese bezeichnet man als Grammatur, die in g/m² angegeben wird. Es gilt: Je dicker und fester das Papier ist, desto hochwertiger kommt das Kuvert daher und desto besser ist der Inhalt geschützt. Andersherum sind dünne Umschläge in der Anschaffung kostengünstiger. Ein geringes Papiergewicht trägt zudem dazu bei, Portokosten zu sparen.

Die optimale Papierstärke ist daher Ermessenssache und hängt vor allem von der Art der Verwendung ab. Wer Massenmailings verschickt, ist mit einem geringen Papierumschlag-Gewicht gut beraten. Bei Einladungen für einen besonderen Anlass oder bei Verträgen ist eine höhere Grammatur empfehlenswert. Für die geschäftliche Korrespondenz greift man regelhaft auf Umschläge mit der Standard-Grammatur 80 g/m² zurück.

Diese Grammaturen gibt es bei Briefumschlägen:

Welche Klappen haben Briefumschläge?

Zum sicheren Verschließen verfügen Briefumschläge immer über eine Klappe. Ihre Form ist jedoch nicht immer gleich: Standardmäßig haben die Kuverts eine Spitzklappe. Hierbei weist der Verschluss die Form eines Dreiecks auf. Sie erhalten aber auch runde Klappen, gerade Klappen und jene in Trapezform. Auch dreieckige Verschlussklappen zum Einstecken gibt es.

Wie werden Briefumschläge beschriftet?

Um sicherzustellen, dass ein Brief beim richtigen Empfänger ankommt, sind bei der Beschriftung einige Vorgaben zu beachten. Die klaren Regelungen sind vor allem deshalb wichtig, damit der Brief in den Briefzentren maschinell gelesen werden kann.

• Allgemeine Vorgaben:

Das Kuvert ist ausschließlich auf der vorderen Seite zu beschriften. Hier lässt man mit Ausnahme der Frankierung sowohl rechts als auch links einen Rand von 1,5 cm frei. Auch in die sogenannte Codierzone sollte nicht geschrieben werden. Diese befindet sich am unteren rechten Rand und wird von der Post mit einem Strichcode versehen. Dieser enthält die Ziel-Adresse und vereinfacht die Zustellung.

• Der Empfänger:

Im Bereich der Lesezone, die sich mittig auf der rechten Seite des Kuverts befindet, wird der Name und die Anschrift des Empfängers eingetragen. Wer formal richtig adressieren will, achtet darauf, dass die Adresse linksbündig, in gleicher Schriftgröße, mit gleichem Zeilenabstand, aber ohne Leerzeile zwischen Straßenbezeichnung und Postleitzahl geschrieben wird.

• Der Absender:

Einen Platz auf dem Briefumschlag finden zudem der Name und die Anschrift des Absenders. Richtig platziert sind sie oben links auf dem Umschlag. Gibt es ein Sichtfenster, kann die Absender-Angabe (falls sie noch nicht auf dem Briefpapier steht) genau darüber platziert werden.

• Die Frankierung:

Die Briefmarke oder die maschinelle Frankierung befindet sich rechts oben im Bereich von 4 cm (Höhe) und 7,4 cm (Breite) auf dem Briefumschlag. Diese Frankierzone ist unbedingt einzuhalten und sollte nicht anders genutzt werden, da ansonsten eine Zustellung nicht garantiert werden kann.

Kann man Briefumschläge selbst bedrucken?

Wer Briefe verschickt, muss nicht jedes Kuvert von Hand beschriften. Viel professioneller wirkt es, wenn Empfänger und Absender darauf gedruckt sind. Eine Möglichkeit ist es natürlich, auf Umschläge mit Sichtfenster zurückzugreifen, aber auch bei geschlossenen Umschlägen müssen Sie nicht direkt einen Stift zücken. Es ist außerdem nicht nötig, erstmal die jeweiligen Maße für eine Druckvorlage manuell abzumessen. Microsoft Word bietet eine Funktion, die das Bedrucken von Briefumschlägen zum Kinderspiel macht. Und das klappt so:

• Ein leeres Dokument öffnen
• Im Hauptmenü auf „Sendungen“ klicken und dann auf den Button „Umschläge“
• Die Absender- und Empfängeradresse in die dafür vorgesehenen Felder eingeben
• Auf „Optionen“ klicken und das passende Kuvertformat angeben
• Unter „Druckoptionen“ eingeben, wie der Umschlag in den Drucker eingelegt wird
• Auf „Zum Dokument hinzufügen“ klicken
• Briefumschlag in den Drucker einlegen und Druckauftrag starten

Wer das Dokument mit den Adressangaben speichert, kann bei der nächsten Korrespondenz direkt darauf zurückgreifen und spart sich Arbeit und Zeit.

Wie werden Briefumschläge mit Sichtfenster beschriftet?

Hat ein Briefumschlag ein Sichtfenster, dann müssen Sie den Umschlag im Grunde gar nicht mehr beschriften. Die Empfänger- und Absenderanschrift befindet sich direkt auf dem Briefpapier und ist durch die transparente Folie des Sichtfensters auf der linken Seite des Umschlags zu lesen.

Damit die wichtigen Angaben gut und vollständig sichtbar sind, müssen sie auf dem Briefpapier aber entsprechend korrekt platziert werden. Hier sollten Sie sich an die allgemeinen Vorgaben der Norm DIN 5008 halten. Es lohnt sich, dafür eine eigene Briefvorlage zu erstellen, auf die Sie immer zurückgreifen können. Für das Adressfeld gelten dabei folgende Richtlinien im Papierformat DIN A4:

• Das Anschriftenfeld hat eine Fläche von 4 x 8,5 cm, es umfasst neun Zeilen bei einer Schriftgröße von 10 bis 12 pt.
• Platziert wird das Feld mit einem Abstand von 2,5 cm vom linken Seitenrand und 4,5 cm vom oberen Rand.
• Die Absenderangaben stehen in einer Zeile im oberen Bereich des Feldes. Alternativ dürfen sie handschriftlich auf den Briefumschlag direkt über das Fenster geschrieben werden.
• Die erste Faltmarke wird bei 10,5 cm gesetzt.

Sind farbige Briefumschläge zum Versenden von Dokumenten erlaubt?

Grundsätzlich spricht nichts dagegen, Dokumente mit farbigen Briefumschlägen zu versenden. Da diese in der Anschaffung etwas teurer als die weißen sind, gibt es meist einen guten Grund für die Wahl von roten, gelben oder blauen Umschlägen – zum Beispiel ein besonderer Anlass oder ein Werbemailing, das ins Auge fallen soll. Hingegen ist bei Bewerbungen, wichtigen Dokumenten und Geschäftsbriefen ein einfarbiger, schlichter Briefumschlag in Weiß die bessere Wahl.

Wer sich für einen Briefumschlag in einer kräftigen Farbe entscheidet, sollte darauf achten, dass die Empfängeradresse gut lesbar ist. Bestenfalls wird ein heller Adressaufkleber oder ein anderer heller Hintergrund verwendet. Zu beachten ist das etwas höhere Porto bei farbigen Umschlägen. Aktuelle Preise finden Sie bei der Deutschen Post. Eine Ausnahme gibt es bei Pastellfarben, für diese Umschläge gilt das Standardporto.

Was ist beim Versand von Briefen zu beachten?

Für die sichere Zustellung gibt es weitere Aspekte, die beim Versenden beachtet werden sollten. Hier einige hilfreiche Tipps und Informationen:

• Geld darf nicht in einem einfachen Briefumschlag verschickt werden – denn geht der Brief unterwegs verloren, dann ist das Geld für immer weg. Bargeld sollte daher immer nur per „Einschreiben Wert“ auf die Reise gebracht werden. Versicherungsschutz besteht in dem Fall für Bargeld bis 100 Euro und Wertsachen bis zu 500 Euro.
• Abzuraten ist darüber hinaus vom Versand von kleinen Gegenständen, wie Schmuck, USB-Sticks oder Schlüsseln, da das Risiko besteht, dass die Sortiermaschinen der Post diese aus dem Umschlag herauspressen. Es ist daher empfehlenswert, auf luftgepolsterte oder wattierte Umschläge als geeignete Verpackungen zurückzugreifen.
• Standardbriefe dürfen maximal 0,5 cm hoch sein. Wer mehrere Seiten verschickt, den Umschlag dick verzieren oder versiegeln will, der wählt den Versand als Maxi- oder Großbrief.
• Sonderformate bei den Umschlägen nimmt die Deutsche Post nicht an. Wer daher einen Herz- oder Sternumschlag hat, muss diesen zusätzlich in einen Standard-Umschlag packen.
• Auch besondere Materialien, wie Holz oder Stoff, sind bei den Umschlägen für den Versand nicht zulässig.
• Haftnotizzettel und Aufkleber, die nicht fest auf dem Kuvert kleben, können ebenfalls nicht verschickt werden. Ein No-Go sind zudem Aufkleber, die optisch einer Briefmarke ähneln.

Welches Versandzubehör brauche ich für meine Briefumschläge?

Grundsätzlich benötigen Sie kein Zubehör, wenn Sie einen Brief verschicken wollen – Briefpapier, Umschlag und eine Briefmarke beziehungsweise eine andere Form der Frankierung sind ausreichend. Unter Umständen kann Versandzubehör jedoch hilfreich und praktisch sein. Dazu gehören:

• Klebefilm: Für die doppelte Sicherung können Sie den Umschlag zusätzlich zukleben. Sinnvoll ist Klebefilm vor allem aber dann, wenn der Briefumschlag schon etwas älter ist und die Haftkraft bereits nachgelassen hat.
• Briefmarkenanfeuchter: Diese Anschaffung lohnt sich nur dann, wenn regelmäßig Briefe versandt werden und diese manuell mit nassklebenden Briefmarken versehen werden.
• Brieföffner: Damit lassen sich Briefumschläge sauber und schnell öffnen.
• Briefwaage: Haben Sie häufig Briefsendungen in unterschiedlicher Größe? Dann kann eine Briefwaage eine sinnvolle Investition sein.

Wie entsorge ich Briefumschläge?

Ein Briefumschlag besteht aus Papier und wird im Altpapier entsorgt. Hat das Kuvert ein Sichtfenster, dann wird die Folie bestenfalls vorher entfernt und in die Gelbe Tonne geworfen. Zwingend notwendig ist das jedoch nicht – so dürfen Umschläge mit Sichtfenster komplett im Papiermüll landen.

Wer etwas für die Umwelt tun will, der greift zu nassklebenden Umschlägen, da diese ein einfaches Recycling ermöglichen. Der Klebstoff der selbstklebenden Kuverts und von Etiketten lässt sich bei der Verwertung nämlich nur schwer vom Papier trennen. Bestenfalls reißen sie den Klebeteil hierbei vorher selbst ab und werfen diesen in den Restmüll. Ein Luftpolsterumschlag wird übrigens ebenfalls darin entsorgt.