Ablagesysteme

Welche Ablagesysteme gibt es?

Wer kennt es nicht. Egal ob im Büro oder Zuhause, Unterlagen sollen schnell zu finden sein und möglichst nicht überall offen auf dem Schreibtisch herum liegen. Schließlich kann es sich um wichtige Dokumente handeln, die nicht für Jedermann frei zugänglich sein sollen. Die Lösung für die Organisation einer sinnvollen Ablage können Ablagesysteme sein. Die Auswahl für das richtige System ist schwierig, denn die Möglichkeiten ist heutzutage unendlich groß. Die Beantwortung folgender Fragen kann die Entscheidung hierbei wesentlich unterstützen:

• Ist viel oder wenig Platz für das Ablagesystem vorhanden?
• Sollen die Fächer des Ablagesystems immer griffbereit sein?
• Ist das Papier in der Nähe des Druckers erforderlich?
• Wieviel Flexibilität ist für die Ordnung in der Dokumentenablage erforderlich?
• Sollen die Unterlagen stehend in oder auf einem Schrank untergebracht werden oder ist eine hängende Variante z. B. in einem Schreibtischcontainer auch im Hinblick auf den vorhandenen Platz die bessere Alternative?

Die große Entscheidung

Sind diese oder ähnliche Fragen beantwortet, kann es an die Entscheidungsfindung im Rahmen der großen Auswahl gehen:

• Einzelne Zettel, wichtige Nachrichten oder eilige Notizen lassen sich in Briefablagen schnell sortieren und leicht wiederfinden. Briefablagen sind je nach Variante bis zu 30 Stück stapelbar und sind so sehr platzsparend auf dem Schreibtisch neben dem Briefständer mit dem noch ungeöffneten Post platzierbar. Werden die Farben der Briefablage innerhalb des Stapels variiert, fällt das Organisieren noch leichter. Aber auch die Beschriftung der einzelnen Ablagekörbe vereinfacht die Dokumentenablage.
• Sortierstationen sind häufig in Büros anzutreffen und lassen sich durchaus auch an der Wand befestigen. Sie verfolgen das gleiche System wie die Briefablagen, wirken jedoch durch ihre Kompaktheit cleaner und noch aufgeräumter. Sie bieten sich ganz wunderbar für die Verteilung der Kommunikation an, bei der mehrere Kolleg*innen regelmäßig Briefpost erhalten. Aber auch im privaten Bereich findet die Sortierstation ihren Einsatz. So ließen sich z. B. Rezepte in die unterschiedlichen Kategorien wie Frühstück oder Mittagessen, Kuchen oder Kekse, süß oder herzhaft sortieren. Als Rollwagen bieten sie eine noch größere Flexibilität und können ganz leicht dorthin verbracht werden, wo sie benötigt werden.
• Ebenfalls große Flexibilität bieten die sogenannten Mehrplatzsysteme. Hier finden sich Ablagestationen mit individuell verstellbaren Trennwänden, die schnell Ordnung und sogar noch mehr Platz auf dem Schreibtisch schaffen. Auch sehr praktisch, insbesondere an Arbeitsplätzen, an denen der rasche Zugriff auf die Unterlagen von verschiedenen Personen gewährleistet sein muss, sind Schwenkflügler. Diese bieten eine 360°-Drehung und sind längs oder quer anbringbar.
• Schubladenboxen sind ähnlich wie Sortierstationen aufgebaut und sehr kompakt, sind aber nicht offen, sondern mit Schubladen versehen. Hier finden auch kleine Büroartikel, wie Büroklammern, Reißzwecken, Gummibänder oder Lupen ihren Platz, ohne verloren zu gehen. Organisieren lassen sie sich noch leichter mit der individuell gestaltbaren Aufteilung der Schublade, z. B. von Styro. Auch bei den Schubladenboxen ist die individuelle Beschriftung leicht anzubringen und immer wieder aktualisierbar.
• Auch Stehordner finden gern ihre Anwendung in der individuellen Gestaltung des Ablagesystems. Ganz gleich ob aus umweltfreundlichem Karton, robustem Kunststoff, langlebigem Stahl oder natürlichem Bambus, ob bedruckt oder unifarben, als einzelner Sammler oder einer Fächerbox, mit Griffloch oder ohne – der Stehordner sammelt Kataloge oder Zeitschriften genauso wie lose Blätter oder Schreibblöcke.
• Zu einer hilfreichen und sinnvollen Ablage gehört auch der rasche Zugriff auf Schreibutensilien wie Kugelschreiber, Bleistift oder Füllfederhalter. Für den kunden- oder patientenfreundlichen Umgang bieten sich die verschiedenen Variationen des Kugelschreiberhalters an. Für den eigenen Schreibtisch zuhause oder im Büro finden Schreiber, Büroklammern, Schere oder Tesafilm im passenden Schreibtisch-Organizer eine schöne Heimat.