Ablagesysteme

Sortieren leicht gemacht

Grundsätzlich sind viele Ablagesysteme, Büroregalsysteme, Fächermappen usw. nicht nur der Aufbewahrung dienlich, sondern können auch für das Sortieren verwendet werden. Und letztlich ist ja jeder Ordner eine Sortierhilfe. Geht es allerdings um regelmäßige und zügige Sortieraktionen, etwa der Postausgabe, so sind spezielle Sortierstationen die richtige Wahl. Derartige Ablagesysteme gibt es von verschiedenen Herstellern und in unterschiedlichsten Ausführungen. Bei der Anzahl der Fächer sind beispielsweise 2 ebenso denkbar wie 24 oder mehr. Hier sollte man bedarfsgerecht großzügig wählen. Der Vorteil solcher Ablagesysteme liegt vor allem in der schnellen Zugriffszeit. Eine Sortierstation wie die Styrodoc lässt sich zum Beispiel ideal als Poststelle in einer Abteilung einsetzen. Jeder Mitarbeiter bekommt sein eigenes Fach und der Postbote kann die Sendungen bequem in die Fächer einordnen. Alternativ können derartige Ablagesysteme auch Formulare bereithalten.
Das hier präsentierte Sortiment an Ablagesystemen zeigt eine Vielfalt, die flexible Einsatzmöglichkeiten offeriert. Während manche andere Lieferanten bei Ablagesystemen eher zurückhaltend sind, kann man hier aus dem Vollen schöpfen. Das ist vor allem deshalb lobenswert, weil praktisch jedes Büro anders ist. Ein Ablagesystem muss sich aber meist in ein bestehendes Möbelambiente integrieren lassen. Dafür kann man nicht auch noch andere Regale, Tische und Schränke umändern. Ein Ablagesystem sollte daher auch erweiterbar sein. Wie hier gezeigt wird, kann selbst dies sehr unterschiedlich geschehen.

Standardformat

Bei der Größe der Fächer, die Ablagesysteme bieten, orientieren sich die Hersteller in der Regel am Format DIN A4, wie es vom Briefblock bekannt ist. Damit offerieren die Ablagesysteme genügend Platz für die häufigsten Briefgrößen und Dokumente. Dass Stabilität ein Thema ist, steht außer Frage. Papier ist schwer und wenn Ablagesysteme mit 24 oder mehr Fächern gefüllt werden, kann sich da schon ein ordentlicher Stapel Papier zusammenfinden. Daher ist es auch kaum verwunderlich, dass viele Ablagesysteme stabil genug sind, um etwa noch einem Faxgerät eine Stellfläche zur Verfügung zu stellen. Damit nimmt die Sortierstation effektiv weniger Platz ein. Beschriftungssysteme liegen den Ablagesystemen in der Regel bei.
Wer sich noch nicht so sicher ist, was auf Dauer benötigt wird, ist natürlich mit den erweiterbaren Ablagesystemen gut bedient. Empfehlenswert ist vor allem für diejenigen, die nicht besonders geübt im Umgang mit Ablagesystemen sind, wenn sie ein System wählen, das eine überschaubare Fächeranzahl hat. Fünf Fächer übereinander und drei nebeneinander lassen sich beispielsweise leichter erfassen als 15 übereinander. Das gilt auch, wenn die Fächer der Ablagesysteme mit Namensschildern oder Fachbereichen versehen sind. Die kompakte Ordnung mit drei bis fünf Fächern in jeder Richtung prägt sich schneller ein. Briefträger und Auslieferungsfahrer kennen das auch von Postkästentafeln in Hochhäusern. Gilt es beispielsweise die Postkästen von 64 Wohnparteien zu strukturieren, so ist acht hoch und acht quer eine gute Wahl. Zwei quer und 32 hoch ist dagegen fast schon unmöglich, wenn man nicht eine Leiter mitbringt. Zum Sortieren, ob bei den Postfächern oder bei den Ablagesystemen im Büro ist es praktisch, wenn die Bewegungsabläufe möglichst kurz sind.

Platz für die Ablage

Das umfangreiche Angebot an Ablagesystemen zeigt, wie wichtig der Bereich Ablage in einem Büro ist. Das typische Büro einer Firma ist ähnlich wie bei Behörden eine Schriftgut-Verwaltung. Dabei ist es letztlich sogar egal, ob die Akte, also

• der Auftrag,
• der Lieferschein,
• die Rechnung,
• das Fahrtenbuch,
• die Gehaltsabrechnung & der Stundenzettel,
• der Tagesbericht oder
• das Mahnschreiben

in schriftlicher oder in digitaler Form auftritt. Selbst die Kombination davon entbehrt nicht einer soliden Ablage, wofür Ablagesysteme eine praktische Umsetzung darstellen.