Briefumschläge & Versandtaschen

Briefumschläge und Versandtaschen – für den guten ersten Eindruck beim Empfänger

Bei der täglichen Korrespondenz im Unternehmen nimmt der klassische Brief auch im Zeitalter von E-Mail und Co. immer noch einen wichtigen Stellenwert ein. Postalisch verschickte Angebote, Rechnungen, Bestätigungen und andere Dokumente und Unterlagen vermitteln dabei immer einen professionellen Eindruck und stehen für Seriosität und Zuverlässigkeit. Und da bekanntlich der erste Eindruck (beim Empfänger) zählt, spielt bereits die Wahl der Briefumschläge und Versandtaschen eine wichtige Rolle.

Welche Größe ist die richtige für den Geschäftsbrief? Wie finde ich das passende Format bei einem Umschlag? Und wann ist eine Versandtasche die bessere Option? In diesem Ratgeber erhalten Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen, um bei der Vielfalt an verschiedenen Briefumschlägen und Versandtaschen schnell das passende Produkt mit dem höchsten Nutzen für Ihren individuellen Bedarf zu finden.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist der Unterschied zwischen Briefumschlag und Versandtasche?
2. Welche Briefumschläge gibt es?
3. Welcher Briefumschlag passt für DIN A4?
4. Wie beschrifte ich einen Brief richtig?
5. Wie werden Briefumschläge und Versandtaschen verschlossen?
6. Wie dick darf ein Maxibrief sein?
7. Müssen Briefumschläge immer weiß sein?
8. Was hat Datenschutz mit Briefumschlägen zu tun?
9. Wie verhindere ich das Knicken meiner Sendung?
10. Wie schütze ich zerbrechliche Dinge während des Transports?
11. Wie entsorge ich Luftpolsterversandtaschen umweltfreundlich?
12. Gibt es Luftpolsterversandtaschen ohne Plastik?
13. Wie versende ich Warensendungen günstig?
     
    

Was ist der Unterschied zwischen Briefumschlag und Versandtasche?

Briefumschläge unterscheiden wir meist intuitiv von Versandtaschen. Es gibt aber ein wesentliches Unterscheidungskriterium, das den wenigsten bewusst ist: Während ein Briefumschlag seine Öffnung auf der langen Seite hat, befindet sich diese bei einer Versandtasche auf der kurzen Seite.

Darüber hinaus lassen sich die beiden Varianten in weiteren Merkmalen voneinander abgrenzen: Ins Auge fällt die meist geringere Größe der Briefhüllen, bei denen das DIN-A4-Papier in der Regel gefaltet werden muss, damit es hineinpasst. Versandtaschen bieten zudem häufig auch für mehrere Blätter Papier Platz. Bei größeren Papiermengen vereinfacht die schmalere Öffnung dann das Befüllen. Die Varianten in Form von Karton-Versandtaschen und Luftpolstertaschen schützen den Inhalt zudem während des Transports. Verstärkte Briefumschläge gibt es dagegen eher selten.

Welche Briefumschläge gibt es?

Briefumschläge sind in verschiedenen Ausführungen und Varianten erhältlich. Man unterscheidet sie im Hinblick auf folgende Merkmale:

• das Format / die Größe
• die Verschlussart (selbstklebend, haftklebend, nassklebend)
• die Papierstärke (80 g/m², 100 g/m²)
• die Gestaltung (mit oder ohne Sichtfenster)
• die Farbe (weiß, braun, bunt)

Vor allem das Format ist bei den Briefumschlägen ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal. Hierbei gibt es diverse Standardgrößen, die in der Norm DIN 678 festgehalten sind. Die gängigen Umschlagformate sind:

Die größeren Formate C4, B4 und E4 werden in der Regel als Versandtaschen angeboten.

Welcher Briefumschlag passt für DIN A4?

Einen Brief verfassen und verschicken wir fast immer auf Papier in der Standardgröße DIN A4. Mit der richtigen Falttechnik passt dieses Papierformat in jeden Briefumschlag: Während bei den großen Umschlägen beziehungsweise Versandtaschen in den Formaten C4 und B4 der Brief ohne Faltung auskommt, muss die Seite für den Briefumschlag B5 einmal mittig geknickt werden. Bei allen anderen Formaten ist zweimaliges Falten des Papiers erforderlich.

Wer einen klassischen Geschäftsbrief verschickt, der greift in der Regel auf das Kuvertformat DIN lang (bei manueller Kuvertierung) oder DIN lang plus (für die maschinelle Kuvertierung) zurück. Da das Falten bei Bewerbungen, Zeugnissen und Verträgen jedoch ein No-Go ist, sollten Sie hier lieber auf einen Umschlag im Format B4 oder C4 zurückgreifen.

Wie beschrifte ich einen Brief richtig?

Einen Brief richtig zu adressieren, lernen bereits Kinder in der Grundschule. Denn damit ein Brief im Briefzentren maschinell gelesen werden kann und letztlich auch beim Empfänger ankommt, müssen einige klare Vorgaben erfüllt sein. Diese gelten sowohl für die private als auch für die geschäftliche Korrespondenz:

• Allgemein: Ein Brief wird ausschließlich auf der Vorderseite beschriftet. Freigehalten werden müssen bei der Beschriftung der rechte und linke Rand jeweils mit 1,5 cm (Ausnahme: Frankierung). Außerdem darf im rechten unteren Bereich die Codierzone nicht beschriftet werden. Diese benötigt die Deutsche Post für den Aufdruck eines Strichcodes, welcher der Empfänger-Adresse entspricht und die Zustellung vereinfacht.
• Empfänger: Der Name und die Anschrift des Adressaten stehen auf dem Umschlag mittig in der sogenannten Lesezone. Bei Umschlägen ohne Sichtfenster befindet sich diese auf der rechten Seite, bei Modellen mit Sichtfenster auf der linken Seite. Die transparente Folie gibt hier den Blick auf die Empfängeradresse vom Briefkopf frei. Wie die Adresse formal richtig geschrieben wird, ist in einer DIN-Norm geregelt. So darf beispielsweise zwischen dem Straßennamen und der Postleitzahl plus Ort keine Leerzeile stehen.
• Absender: Auf jeden Brief gehören auch der Name und die Adresse des Absenders. Diese Angaben sind oben links auf dem Umschlag zu finden. Bei Sichtfenster-Umschlägen mit einer entsprechenden Absenderzeile auf dem Briefpapier ist eine zusätzliche Beschriftung auf dem Umschlag aber nicht mehr nötig.
• Frankierung: Mit einer Briefmarke oder einer Frankiermaschine werden Briefe standardmäßig auf der rechten oberen Seite des Kuverts frankiert. Die sogenannte Frankierzone in einem Bereich von 4 cm in der Höhe und 7,4 cm in der Breite sollte dabei unbedingt eingehalten werden.

Wie werden Briefumschläge und Versandtaschen verschlossen?

Damit der Inhalt beim Versenden nicht herausrutscht und zugleich der Datenschutz und die Privatsphäre bewahrt wird, müssen Briefumschläge und Versandtaschen gut verschlossen werden. Folgende Verschlussarten beziehungsweise Klebungen gibt es:

Diese Standardumschläge verfügen über eine Gummierung, die entweder manuell mit Speichel oder einem Schwämmchen oder bei größeren Briefmengen auch mit einer Kuvertiermaschine befeuchtet wird. Der große Pluspunkt: Die Haftung ist besonders stark und hält bis zu fünf Jahre.

Bei dieser Verschlussart befindet sich auf dem Umschlag oder der Versandtasche ein Klebestreifen, der mit einer Schutzfolie versehen ist. Wird diese abgezogen, lässt sich der Umschlag schnell verschließen. Man unterscheidet hierbei zwischen zwei Klebeverfahren: Kaltleim mit einer besonders langen Klebedauer und Hotmelt (Warmleim) mit sehr starker Klebekraft.

Unkomplizierter geht es nicht: Bei den selbstklebenden Umschlägen drücken Sie einfach die beiden Verschlusslaschen aufeinander. Bei dieser Verschlussart ist sogar eine Wiederverwendung möglich. Kleiner Nachteil: Die Klebekraft lässt nach etwa einem Jahr nach.

Kuverts mit einer Kombination aus selbst- und haftklebenden Eigenschaften werden als Revelope bezeichnet. Diese Sonderform der Verschlusstechnik punktet mit einer langen Klebedauer und einer unkomplizierten Handhabung.

Einige Versandtaschen sind zudem mit einem Klammerverschluss erhältlich. Zum Verschließen benötigen Sie dann zusätzlich eine kleine, meist goldfarbene Klammer. Bei dieser Variante ist der Umschlag nicht verklebt und damit auch nicht fest verschlossen.

Wie dick darf ein Maxibrief sein?

Der Name sagt es bereits aus: Ein Maxibrief ist größer als das Standardformat eines Briefes. Mit ihm lässt sich zudem eine größere Menge versenden als mit einem Kompaktbrief. Auch einen Großbrief toppt er größenmäßig. Wer beispielsweise einen dickeren Geschäftsbericht, ein Magazin oder sogar ein Buch verschicken will, der liegt mit einem Maxibrief richtig. Bis zu 190 Seiten im Format DIN A4 beziehungsweise Papiere und Gegenstände bis zu einer Dicke von 5 cm können Sie bei der Deutschen Post damit unter anderem in einer Faltentasche aufgeben.

Zum Vergleich: Diese Maße und Vorgaben gelten für die wichtigen Briefformate:

Stand: Januar 2022 (je nach Versanddienstleister können andere Vorgaben gelten).

Müssen Briefumschläge immer weiß sein?

Im beruflichen Kontext sind Briefumschläge standardmäßig weiß, teilweise verwendet man auch helles Umweltpapier. Rote, gelbe und grüne Umschläge haben hier dagegen Seltenheitswert. Vor allem bei offiziellen Schreiben und betrieblicher Korrespondenz sind Sie mit den weißen Umschlägen gut beraten, signalisieren sie doch Professionalität, Neutralität und Seriosität.

Zu bestimmten Anlässen darf dann aber auch mal etwas Farbe ins Spiel kommen: Für Weihnachtskarten ist beispielsweise die Farbe Rot beliebt, Hochzeitskarten sind häufig cremefarben oder grün, Briefe zum Geburtstag passen dagegen gut in einen blauen Umschlag. Damit die bunten Karten auch garantiert beim Empfänger ankommen, ist es empfehlenswert, ein weißes Adressetikett mit der Adresse zu bedrucken und dieses dann auf den Umschlag zu kleben.

Was hat Datenschutz mit Briefumschlägen zu tun?

Bei Werbemailings, Einladungen und kreativen Botschaften mag es durchaus auch mal angebracht sein, dass die Inhalte eines Briefs durch den Umschlag durchscheinen und man bewusst zu einem transparenten Kuvert greift. In der Regel ist aber genau das Gegenteil gewünscht. Das Thema Datenschutz spielt hier eine wesentliche Rolle, will man doch vor allem personenbezogene Daten vor fremden und unerlaubten Blicken schützen. Den Inhalt vertraulicher Dokumente sollte schließlich nur der Empfänger sehen dürfen. Dafür muss der Brief für den Versand nicht nur gut verschlossen sein, sondern das Papier des Umschlags auch blickdicht. Die standardmäßige Papierdicke von 80 g/m² bietet bereits einen guten Sichtschutz. Wer auf Nummer sicher gehen will, der entscheidet sich für eine stabilere Ausführung mit einer Grammatur von 100 g/m² bei seinen Kuverts. Alternativ fällt die Wahl auf Versandtaschen aus Karton.

Tipp: Das Eigengewicht des Umschlags spielt bei der richtigen Frankierung des Briefes natürlich auch eine Rolle. Je höher sein Gewicht ist, desto teurer wird auch der Postversand beziehungsweise desto weniger darf der Inhalt wiegen.

Wie verhindere ich das Knicken meiner Sendung?

Bei einer Rechnung oder einem Lieferschein dürfte es aller Wahrscheinlichkeit nach unerheblich sein, auch bei einem Werbeflyer ist es nicht weiter dramatisch, wenn dieser während des Versands knickt. Es gibt aber auch wichtige Dokumente, wie Zeugnisse und Verträge, die den Empfänger bestenfalls vollkommen unversehrt erreichen sollten. Um das Knicken einer Sendung zu verhindern, bieten sich Karton-Versandtaschen beziehungsweise Umschläge aus Wellpappe an. Diese haben entweder eine verstärkte Rückseite oder sind sogar aus Vollpappe und schützen das Dokument optimal. Bestenfalls wählen Sie einen Umschlag oder eine Versandtasche, die genau zur Papiergröße passt, und schützen Ihre Dokumente während des Transports zusätzlich mit einer Sicht- beziehungsweise Schutzhülle.

Wie schütze ich zerbrechliche Dinge während des Transports?

Nicht immer sind es Dokumente aus Papier, die beim Versand vor einem Zerknittern geschützt werden müssen, sondern es können auch Gegenstände sein, die natürlich ebenfalls nicht beschädigt oder sogar zerstört werden sollen. Vor allem bei elektrischen Gegenständen, Datenträgern und vielen weiteren Kleinwaren ist das Risiko groß, dass diese den häufig eher unsanften Transport nicht unbeschadet überstehen. Luftpolstertaschen sind dank ihrer eingebauten Plastikschicht mit einer Luftpolsterfolie eine optimale Verpackung, um den Inhalt vor Stößen, Schlägen und anderen äußeren Einflüssen zu schützen. Für CDs, DVDs und weitere Datenträger gibt es zudem spezielle luftgepolsterte CD-Versandtaschen, die auch für CDs ohne Schutzhülle einen sicheren Transport garantieren. Tipp: Um Kosten zu sparen, können Sie diese auch als Warensendung verschicken.

Wie entsorge ich Luftpolsterversandtaschen umweltfreundlich?

Für die richtige Entsorgung der praktischen Luftpolsterversandtaschen muss die Polsterung aus Plastik vom Umschlag aus Papier getrennt werden. Die meisten Produkte lassen sich dabei unkompliziert und schnell in ihre zwei Hauptbestandteile „zerlegen“. Während das Plastik dann in die Gelbe Tonne wandert, darf das Papier – ganz gleich, ob weiß oder braun – in den Altpapier-Container. Tipp: Sollte es im Ausnahmefall nicht möglich sein, Plastik und Papier komplett voneinander zu trennen, dann sind die Versandtaschen ein Fall für den Restmüll. Eine Trennung ist übrigens auch bei Briefumschlägen mit einem Sichtfenster empfehlenswert, jedoch kein zwingendes Muss. Diese dürfen auch mit dem geringen Plastikanteil ins Altpapier./p>

Gibt es Luftpolsterversandtaschen ohne Plastik?

Ja, die gibt es. Für den sicheren und schützenden Versand für stoßempfindliche Dokumente und Produkte sind mittlerweile auch Versandtaschen mit einer Papierpolsterung als umweltfreundliche Alternative zu den Plastikpolstertaschen erhältlich.

Wie versende ich Warensendungen günstig?

Um Geld beim Versand von kleineren Waren und Büchern zu sparen, gibt es bei der Deutschen Post die Möglichkeit, diese als sogenannte Warensendung aufzugeben. Durfte bei dieser über viele Jahre der Umschlag beziehungsweise die Verpackung nicht fest verschlossen sein, ist dies seit 2019 sogar ausdrücklich erlaubt. Für Ihre Warensendung können Sie daher jeden beliebigen Umschlag verwenden – je nach Art der Ware zum Beispiel Luftpolstertaschen, Karton-Versandtaschen, Faltentaschen oder CD-Versandtaschen.

Ganz gleich, auf welche Versandtasche die Wahl fällt, wichtig ist dabei immer, die Warensendung mit dem Vermerk „BÜWA“ (kurz für Bücher- und Warensendung) zu kennzeichnen. Zu beachten ist jedoch, dass die Sendung ein Gewicht von einem Kilogramm nicht überschreiten darf und von den Mitarbeitenden der Deutschen Post jederzeit zur Kontrolle geöffnet werden darf.