Etikettendrucker

Ratgeber Etikettendrucker – für Beschriftungen mit bleibendem Eindruck

Um Pakete für den Versand vorzubereiten, Waren mit Preisen auszuzeichnen oder Eintrittskarten und Tickets zu erstellen, sind Etiketten praktisch. Mit einem Etikettendrucker lassen sich diese auch in größerer Stückzahl individuell, schnell und professionell herstellen.

Was ist ein Etikettendrucker und worin unterscheidet er sich von einem Beschriftungsgerät? Welche Verwendungsmöglichkeiten gibt es für die kompakten Printer und welche Vorteile haben sie? Dieser Ratgeber liefert Antworten auf diese und weitere Fragen rund um das Thema Etikettendrucker. Sie erfahren zudem, welche verschiedenen Ausführungen es gibt und auf welche Aspekte beim Kauf zu achten ist. Darüber hinaus haben wir Tipps, wie Sie die passenden Etiketten für optimale Druckergebnisse finden und wie Sie den Etikettendrucker optimal warten und pflegen.

Was ist ein Etikettendrucker?

Ein Etikettendrucker, auch als Labeldrucker bezeichnet, ist seinem Namen entsprechend ein Spezialdrucker, der selbstklebende Etiketten mit individuellen Inhalten be- und ausdruckt. Mit diesem Gerät erstellen Sie beispielsweise Adressaufkleber, Barcode-Etiketten, Versandmarken sowie Tickets, Fahrkarten und Beschriftungen aller Art.

Um die digitalen Daten vom Computer oder von einem anderen Endgerät auf den Etikettendrucker zu übertragen, verfügt der Printer über eine oder mehrere Schnittstellen. Etikettendrucker zeichnen sich durch ihre kleine und kompakte Größe aus, gleichzeitig sind ihr Druckvolumen und die Druckgeschwindigkeit in der Regel hoch.

Ob für den Versand, für die Produktkennzeichnung, die Büroorganisation oder die Lagerverwaltung, die Einsatzbereiche und Anwendungsmöglichkeiten für die kleinen Drucker sind vielfältig. Bekannte Hersteller sind die Marken Dymo, Brother und Zebra.

Worin unterscheidet sich der Etikettendrucker von einem Beschriftungsgerät?

Beschriftungsgerät oder Etikettendrucker? Die beiden Begriffe verwendet man häufig synonym, wenn es um das Bedrucken von Aufklebern und Etiketten geht. Dabei unterscheiden sich die beiden Geräte vor allem in ihrer Handhabung. Bei einem Beschriftungsgerät geben Sie den Text beziehungsweise den gewünschten Inhalt direkt am Gerät selbst über eine Tastatur ein. Der All-in-one-Drucker arbeitet damit autark. Anders ein Etikettendrucker: Dieser fungiert ausschließlich als Ausgabegerät. Die Inhalte und Informationen erhält er über eine (kabellose oder kabelgebundene) Verbindung zu einem Computer oder zu einem mobilen Endgerät.

Während der Etikettendrucker daher als Spezialdrucker für größere Druckaufträge zum Einsatz kommt, eignet sich das Beschriftungsgerät als handlicher Drucker eher für kleinere Druckaufgaben. Es ist daher vor allem die individuelle und manuelle Beschriftung, die hier im Fokus steht. Bei den Etikettendruckern sind es dagegen eher die Versandetiketten, Preisschilder und Adressetiketten in größerer Stückzahl.

Wofür werden Etikettendrucker eingesetzt?

Es gibt vielfältige Einsatzmöglichkeiten für die kompakten und praktischen Etikettendrucker. Die Anwendungen reichen vom privaten Hausgebrauch über die Nutzung im Business bis hin zur industriellen Verwendung.

In diesen Bereichen können Sie Etiketten drucken:

• für den Versand

Wer regelmäßig Mailings verschickt, ein gewisses Aufkommen an Geschäftspost hat und regelmäßig Pakete versendet, ist mit einem Versandetikettendrucker für den Druck von Adressetiketten und Versandlabels gut beraten. Sogenannte DHL-Drucker sind dabei in der Lage, sowohl die selbst erstellten als auch die Etiketten der Paketdienstleister in ausreichender Qualität auszudrucken.

• für die Produktkennzeichnung

Mit einem Etikettendrucker lassen sich im Handel und in Unternehmen Waren und Produkte aus- und kennzeichnen. Das können beispielsweise Preisschilder und Artikelbeschreibungen mit Angaben zum Produktnamen sowie mit Serien- und Herstellernummern sein. Je nach Produkt ist auch die Kennzeichnung mit einem Produktions- und Ablaufdatum sinnvoll beziehungsweise sogar notwendig. Auch mit Sicherheits- und Warnhinweisen lassen sich die Etiketten bedrucken. Ergänzend dazu erhalten die Aufkleber bei Bedarf zusätzlich oder alternativ einen Barcode.

• für die Büroorganisation

Für Struktur und Ordnung im Büroalltag stellen Sie mit dem kleinen Drucker Aufkleber für die Organisation von Dokumenten, Ordnern und Akten für die Ablage her. Das können zum Beispiel Ordneretiketten oder Namensschilder sein. Aber auch für die Bestandsaufnahme mit speziellen Inventaretiketten kommen die Geräte zum Einsatz.

• für die Logistik

Im Lager und in der Logistik erleichtert eine Kennzeichnung mit Etiketten ebenfalls die Organisation. Mithilfe der Etiketten lassen sich Bestände (zum Beispiel in Regalen, auf Paletten, in Kisten oder in anderen Behältern) kennzeichnen, verwalten und verfolgen. Die Spezialetiketten haften dabei nicht nur auf diversen Untergründen, sondern trotzen auch widrigen Rahmenbedingungen (zum Beispiel Hitze, Kälte oder Feuchtigkeit).

• für den Privatgebrauch

Natürlich eignen sich die Etikettendrucker auch für private Zwecke. Mit den ausgedruckten Aufklebern können Sie beispielsweise Lebensmittel für die eigene Lagerhaltung auf eine saubere und einheitliche Art und Weise kennzeichnen. Vor allem bei selbstgemachten Dingen erweisen sie sich als sinnvoll. Aufgrund der individuellen Gestaltungsmöglichkeiten und des individuellen Designs sind die Geräte auch eine gute Anschaffung, wenn Sie eigene Produkte vermarkten und mit einem Label versehen wollen. Ent- und ansprechend designte Etiketten passen zum Beispiel auf Weinflaschen, Marmeladengläser oder Gewürzdosen.

Darüber hinaus gibt es weitere Bereiche, in denen die Etikettendrucker wertvolle Dienste leisten. Labels drucken können Sie zudem

• für den Druck von Internet-Briefmarken
• im Event- und Veranstaltungsbereich für Eintrittskarten, Gutscheine und Tickets
• in der Verwaltung für Parktickets und „Knöllchen“
• im medizinischen Bereich, um Medikamente, Geräte und Patientendaten zu beschriften
• in Laboren zur Kennzeichnung von Proben und Substanzen (inklusive möglicher Warn- und Sicherheitshinweise)
• im Lebensmittelbereich, um Lebensmittel mit Angaben zu Nährwerten, Zutaten, Allergenen, Haltbarkeit und weiteren Informationen zu versehen

Was kann der Etikettendrucker alles drucken?

Wenn es um Drucktypen und Schriftstile geht, dann ist der Etikettendrucker ein Multitalent der Individualisierung. Grundsätzlich lässt sich damit alles auf das Etikett bringen, was die Druckvorlage hergibt. Dazu gehören:

• die TrueType-Schriften (inklusive Sonderzeichen)
• Barcodes
• QR-Codes
• Grafiken und Zeichnungen
• Hintergrundmuster
• Fotos und Bilder

Welche Vorteile bieten die kleinen Drucker?

Brauche ich überhaupt einen Etikettendrucker? Kann ich nicht einfach meinen „normalen“ Drucker verwenden oder Preisetiketten oder Adressetiketten manuell beschriften? Wer noch zweifelt, ob sich die Anschaffung eines Etikettendruckers lohnt und die richtige Entscheidung ist, erhält hier einige gute Argumente, die für den Kauf sprechen:

• Mithilfe des Etikettendruckers lassen sich schnell und einfach Aufkleber auch in größerer Anzahl herstellen. Im Vergleich zu einer manuellen Beschriftung erzielen Sie mit einem Etikettendrucker eine deutliche Zeitersparnis.
• Da sich die Etiketten nach den eigenen Vorstellungen und Vorgaben individuell gestalten lassen, eignen sich die kleinen Drucker für vielfältige Einsätze zur effizienten und schnellen Kennzeichnung – von Preisetiketten über Versandlabels bis hin zu Namensschildern.
• Der Labeldrucker verspricht Etiketten mit einem professionellen Erscheinungsbild. Mit einem guten Gerät erhalten Sie ein klares und präzises Druckbild. Dies garantiert nicht nur eine gute Lesbarkeit und ein ansprechendes Design, sondern ein langlebiges Ergebnis.
• Etikettendrucker punkten zudem mit ihrer hohen Benutzerfreundlichkeit. Sie lassen sich ohne größeren Aufwand an bestehende Systeme anschließen und kinderleicht bedienen.
• Das kompakte Gerät findet auf jedem Schreibtisch einen Platz und lässt sich bei Bedarf auch gut transportieren.
• Ein Etikettendrucker bedruckt Etiketten in verschiedenen Größen und Formaten. Wer möchte, kann damit auch Grafiken, Barcodes und QR-Codes ausdrucken.

Mit welcher Technik arbeiten die Etikettendrucker?

Anders als die gängigen Drucker arbeitet ein Etikettendrucker in der Regel weder mit der Laser- noch mit der Tintenstrahltechnik. Vielmehr handelt es sich um einen speziellen Thermodrucker, der ohne Tinte und Toner auskommt. Man unterscheidet hierbei zwischen zwei Varianten:

• Thermodirektdrucker

Hitze ist das Schlagwort beim Thermodirektdruck. Das hitzeempfindliche Spezial- beziehungsweise Etikettenpapier färbt sich allein durch Hitzezufuhr des Geräts punktuell schwarz. In Graustufen beziehungsweise in Schwarz-Weiß entsteht dabei das gewünschte Druckbild.

Das Ergebnis ist dabei jedoch nicht UV-beständig und kann mit der Zeit verblassen. Der Thermodirektdruck ist daher auch die kostengünstigere Variante. Geeignet sind diese Etiketten eher für kurzfristige Einsätze, zum Beispiel für den Versand, für Fahr- und Eintrittskarten oder für Parkscheine. Der Thermodirektdruck war früher auch bei Faxgeräten geläufig.

• Thermotransferdrucker

Anders als beim Thermodirektdruck benötigt dieser Drucker zusätzlich ein mit einer Thermotransferfolie beschichtetes Farbband. Durch starke Hitze im Etikettendrucker schmilzt die Farbschicht auf das Papier beziehungsweise das Etikett und überträgt so das gewünschte Druckbild.

Wer sich einen temperatur- und lichtunempfindlichen sowie einen dauerhaft haltbaren Aufdruck wünscht, trifft mit einem Thermotransferdrucker die richtige Wahl. Das Ergebnis ist klar, scharf und intensiver als beim Thermodirektdruck. Auch farbige Drucke (je nach Farbband) ermöglicht ein Farbetikettendrucker. Der Thermotransferdruck eignet sich unter anderem für Barcodes, QR-Codes oder Produktkennzeichnungen.

Welche verschiedenen Ausführungen gibt es bei den Etikettendruckern?

Drucke ich nur mal hin und wieder ein Etikett oder habe ich täglich ein größeres Druckaufkommen? Welche Größe haben die Etiketten und welche Ansprüche stelle ich an die Druckauflösung? Um das für den jeweiligen Bedarf passende Gerät zu finden, ist es empfehlenswert, sich vor dem Kauf eines Etikettendruckers einige Fragen zu stellen. Für die schnelle Orientierung achten Sie dabei auf die unterschiedlichen Ausführungsmerkmale. Das sind die wesentlichen Vergleichskriterien:

• die Druckgeschwindigkeit
• das Druckvolumen
• die Druckauflösung
• die Druckbreite
• die Gerätegröße
• die Kompatibilität
• die Verarbeitung
• besondere Funktionen

Wie viele Etiketten ein Drucker schafft, hängt im Wesentlichen von der Druckgeschwindigkeit ab. Interessant ist dieses Kriterium vor allem dann, wenn es regelmäßig ein größeres Druckvolumen gibt. Für einen besseren Vergleich wird die Geschwindigkeit dabei häufig in ppm (pages per minute), also in Seiten pro Minute angegeben. Je nach Produkt und Leistung liegt die Anzahl hierbei zwischen circa 30 und bis zu 100.

Im Hinblick auf die Kapazität spielt zudem die Belastbarkeit des Geräts eine Rolle. Nicht jeder Etikettendrucker ist für einen stundenlangen Dauereinsatz konzipiert. Ein Drucker mit einer eher niedrigen Belastung schafft circa 500 Labels am Tag, während leistungsstarke auch bis 3.000 Drucke erzeugen.

Die Druckauflösung ist ein wesentliches Qualitätsmerkmal beim Drucken der Etiketten. Wer sich hochwertige Aufkleber wünscht, der achtet auf einen möglichst hohen dpi-Wert. Standardwerte liegen bei 200 bis 300 dpi. Solide Ergebnisse liefert eine Druckauflösung von 300 x 300 dpi. Für klare und gestochen scharfe Ausdrucke (zum Beispiel für Bar- und QR-Codes) wählen Sie ein Gerät mit einer Auflösung von 600 x 300 dpi.

Die Druck- beziehungsweise Bandbreite zeigt Ihnen an, wie breit das ausgedruckte Etikett maximal ist. An der Länge des Ausgabeschlitzes lässt sich bereits in etwa erkennen, welche Aufklebergrößen druckbar sind. Wer lediglich Preisschilder oder Tickets benötigt, für den können Druckbreiten von drei bis fünf Zentimetern bereits ausreichend sein. Für Versandetiketten und Labels mit größerer Schrift oder etwas mehr Text dürfen es auch etwas größere Geräte mit einer Schlitzbreite von rund zehn Zentimetern sein.

Labelwriter für den Bürogebrauch sind in der Regel kompakt und handlich. Vor allem die mobilen Etikettendrucker messen meist nur rund zehn Zentimeter in der Höhe, Breite und Tiefe. Stationäre Geräte für den Schreibtisch als sogenannte Desktop-Etikettendrucker haben dagegen etwas größere Abmessungen. Für ein hohes Druckvolumen gibt es zudem industrielle Etikettendrucker, die in ihrer Größe vergleichbar mit einem PC-Tower sind.

Da bei einem Etikettendrucker anders als bei einem Beschriftungsgerät die Eingabe nicht direkt am Drucker erfolgt, geht es nicht ohne eine entsprechende Verbindung zu einem System (PC oder ein mobiles Endgerät), das den Labelwriter mit den notwendigen Druckdaten „füttert“. Fast alle guten Geräte verfügen dabei über mehrere Anschlussoptionen sowohl mit als auch ohne Kabelverbindung. Zur Auswahl stehen:

• W-LAN (kabellos/wireless)
• USB-Anschluss (mit Kabel)
• Bluetooth (kabellos/wireless)
• Ethernet-Anschluss (LAN) (mit Kabel)

In der Regel ist es nicht notwendig, für den Etikettendrucker zunächst eine eigene Software zu installieren. Die meisten Versanddrucker funktionieren mit der sogenannten Plug-and-Play-Technik, sodass das Gerät nach Herstellung der Verbindung direkt einsatzbereit ist.

Standard-Etikettendrucker weisen ein stabiles Gehäuse aus Kunststoff aus. Alternativ erhalten Sie auch besonders robuste Modelle mit einer Metallhülle. Grundsätzlich spielt die Verarbeitung sowie auch das Design im Hinblick auf Langlebigkeit und Qualität eine Rolle. Wer regelmäßig viele Etiketten bedruckt, ist gut damit beraten, auf genau diese Aspekte zu achten.

Für die einfache und komfortable Handhabung verfügen die Drucker teilweise über besondere Ausstattungsmerkmale und/oder Zusatzfunktionen. Das sind:

• ein Schneidewerkzeug (manuell oder automatisch)
• eine automatische Erkennung der Etikettengröße
• ein Energiesparmodus
• ein Etikettenaufwickler
• ein Etikettenspender
• ein integriertes Adressbuch
• ein Quick-Print-Widget

Wie finde ich die passenden Etiketten für den Drucker?

Um mit einem Etikettendrucker arbeiten zu können, benötigen Sie spezielle Thermoetiketten. Wichtige erste Voraussetzung ist dabei, dass diese im Hinblick auf das Druckverfahren (Thermodirektdruck oder Thermotransferdruck) kompatibel mit dem jeweiligen Gerät sind. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, entscheidet sich zudem für Etiketten desselben Herstellers wie der Drucker. Darüber hinaus gibt es weitere Unterscheidungskriterien, die je nach Bedarf eine Rolle spielen:

• das Material (Papier, Kunststoff oder Textil)
• die Größe (Breite x Höhe) der einzelnen Etiketten
• die Farbe der Etiketten (weiß, transparent oder farbig)
• die Druckfarbe (schwarz-weiß oder farbig)
• die Haftung (permanent oder wiederablösbar)
• die Anzahl der Etiketten
• die Oberflächenbeschaffenheit (matt oder glänzend)

Worauf ist bei der Pflege und Reinigung eines Etikettendruckers zu achten?

Für eine möglichst lange Lebensdauer und schöne Druckergebnisse benötigt ein Etikettendrucker eine gewisse Pflege. Wie häufig diese notwendig ist, hängt vor allem davon ab, wie häufig Sie das Gerät nutzen. Spätestens dann, wenn der Druck Schlieren aufweist, unsauber oder gar unvollständig ist, besteht dringender Handlungsbedarf. Wir haben einige Hinweise zur optimalen Reinigung:

• Entnehmen Sie zunächst die Etiketten aus dem Gerät.
• Mit einem feinen Pinsel oder alternativ mit Druckluft werden Staub und andere kleine Partikel aus dem Gerät beseitigt.
• Reinigen Sie die Druckwalze (bestenfalls nach jedem dritten oder vierten Etikettenwechsel) mit einem feuchten Mikrofaser- oder Vliestuch.
• Nicht zu vergessen ist die Etikettenführung. Sollten sich hier Klebereste abgesetzt haben, dann beseitigen Sie diese mit einem mit Alkohol getränkten Q-Tipp.
• Defekte Teile lassen sich bei einigen hochwertigen Geräten austauschen. Bei den mobilen Handgeräten lohnt sich ein Austausch oder eine Reparatur in der Regel jedoch nicht.