Vorlagenhalter

Vorlagenhalter – für ergonomisches Arbeiten

Die Rechnungen ins System eingeben, das Protokoll der letzten Teamsitzung mithilfe der handschriftlichen Notizen eintippen oder wichtige Textpassagen aus einem Buch für eine E-Mail abschreiben – alle Beispiele haben eines gemeinsam: den ständigen Blickwechsel zwischen Bildschirm und Druckerzeugnis. Liegen die Unterlagen verstreut auf dem Schreibtisch oder neben der Tastatur, muss der Blick vom Bildschirm zum Dokument und wieder zurückgewechselt werden. Die ständige Änderung der Blickachse ist anstrengend und kann sogar die Gesundheit schädigen. Mit einem Vorlagenhalter als wichtiges Arbeitsmittel für mehr Ergonomie am Arbeitsplatz lassen sich Beschwerden von vornherein vermeiden.

Das ist ein Vorlagenhalter

Ein Vorlagenhalter bezeichnet eine Vorrichtung, die Dokumente aller Art – von einzelnen Zetteln über Hefte und Mappen bis hin zu Geschäftsbüchern und Ordnern – „hält“ und so positioniert, dass man sie während der Arbeit am Bildschirm gut beziehungsweise besser im Blick hat, als wenn sie neben der Tastatur liegen würden. Unterschieden bei den Dokumentenhaltern, auch Konzepthalter genannt, wird dabei zwischen folgenden Ausführungen:

• In-Line-Vorlagenhaltern

Bei dieser aus ergonomischer Sicht besten Variante wird der Vorlagenhalter auf einer Linie zwischen Tastatur und Bildschirm positioniert. Sämtliche Arbeitsmittel sind damit auf einer Blickachse angeordnet. Im besten Fall ist der In-Line-Dokumentenhalter leicht angewinkelt und steht in direkter Nähe zum Bildschirm, damit der Sehabstand von Dokument und Monitor in etwa gleich weit ist. Einige Modelle lassen sich zudem variabel nach vorne über die Tastatur ziehen.

• frei stehenden Vorlagenhaltern

Ein frei stehender Dokumentenhalter wird rechts oder links neben dem Computer-Bildschirm platziert. In dem Fall ist bei der Arbeit nur ein geringer Blickwechsel notwendig. Als Alternative sind die flexiblen Vorlagenhalter sinnvoll für Schreibtische mit einer kleinen Arbeitsfläche, auf der kein Platz für ein In-Line-Modell ist. Auch für Personen, die mit einem Laptop oder Notebook arbeiten, ist dieser Vorlagenhalter eine gute Option.

Für die Gesundheit: einen Dokumentenhalter nutzen

Ein Dokumentenhalter sorgt nicht nur für Ordnung auf dem Schreibtisch und lässt uns effizienter arbeiten, sondern er trägt auch zu einer gesünderen Arbeitsweise bei. Sinnvoll ist er dabei für all diejenigen, die am Arbeitsplatz regelmäßig mit Vorlagen in Papierform arbeiten, die sie in den Computer übertragen müssen. Bei einer optimalen Positionierung des Vorlagenhalters

• muss die Blickrichtung nicht mehr ständig gewechselt werden.
• wird der Oberkörper nicht mehr nach vorne gebeugt.
• müssen sich die Augen nicht den wechselnden Sehabständen anpassen.
• bleibt der Nacken in einer Position und muss nicht mehr gedreht werden.
• muss der Kopf nicht nach unten oder oben bewegt werden.

In der Folge lassen sich körperliche Beschwerden, wie Verspannungen, Fehlhaltungen, Schmerzen im Rücken-, Schulter- und Nackenbereich sowie Kopfschmerzen, vermeiden.

Ergonomisches Arbeiten: sogar im Gesetz verankert

Mit der Nutzung eines Vorlagenhalters werden die gesetzlichen Vorschriften für die Gestaltung von Bildschirmarbeitsplätzen erfüllt. So heißt es in der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV): „Die Grundsätze der Ergonomie sind auf die Bildschirmarbeitsplätze und die erforderlichen Arbeitsmittel […] entsprechend anzuwenden.“ (§ 6.1.1)

Dementsprechend gibt es einige Anforderungen, die ein Dokumentenhalter erfüllen sollte. Wichtig ist, dass der Vorlagenhalter

• stabil ist und nicht ungewollt seine Position verändert.
• höhenverstellbar ist.
• groß genug für die Dokumente ist.
• vibrationsfrei angebracht wird.
• die Dokumente festhält, zum Beispiel mit einer Papierklemme oder einem Zeichenlineal.

Die Varianten des Vorlagenhalters

Neben den beiden genannten Ausführungen als wesentliches Unterscheidungsmerkmal gibt es bei den Vorlagenhaltern auch Variationen hinsichtlich ihrer Größe, der Farbe, des Materials und ihrer Funktionen. Das sind:

• das Material: Das Material sollte vor allem stabil und gleichzeitig nicht zu schwer sein. Häufig werden die Konzepthalter aus Kunststoff hergestellt. Aber auch Modelle aus Plexi- oder Acrylglas sowie Metall (zum Beispiel Stahl) sind erhältlich.
• die Farbe: Um beim Lesen der Informationen keine Ablenkung zu erzeugen, sind die Vorlagenhalter in der Regel in dezenten Farben gestaltet. Die gängigen Modelle gibt es in Schwarz, Weiß und Grau. Konzepthalter aus Plexiglas sind dagegen transparent.
• die Größe: Ein Konzepthalter sollte so groß sein, dass die benötigten Dokumente gut darauf Platz finden und nicht über die Seiten hängen. Die flexiblen Vorlagenhalter sind dabei in der Regel im Hochkant-Format konzipiert und bieten Platz für Seiten im DIN-A4-Format. Dagegen werden die In-Line-Modelle im Querformat angeboten. Einige Modelle sind auch größer als DIN A4, sodass sogar ein aufgeklapptes Buch darauf abgelegt werden kann.
• weitere Funktionen: Einen guten Vorlagenhalter zeichnet aus, dass er in der Höhe mit mehreren Stufen verstellbar ist. Für den sicheren Stand verfügt er meist über einen Standfuß, der im besten Fall rutschfest ist. Ebenfalls wichtig ist eine Halterung für die Dokumente. Teilweise bieten die Konzepthalter Ablagemöglichkeiten für Stifte oder kleine Utensilien, zum Beispiel in Form eines herausnehmbaren Fachs oder einer kleinen Schublade. Einige Vorlagenhalter lassen sich bei Nichtgebrauch auch zusammenklappen.