Register & Trennblätter

Damit die Ordnung in Ordnung bleibt

Es ist eine Sache, Akten zu sortieren. Eine ganz andere Angelegenheit ist dagegen, aus der neu gewonnenen Ordnung Vorteile für den Alltag ziehen zu können. Dazu gehört nicht nur die Sortierung und Zuordnung der Schriftstücke, dazu gehört auch ein überschaubares System, das das Wiederauffinden von Akten erleichtert. Zugriffszeiten sind dabei nicht nur eine Frage bequemer Ordner und leicht zugänglicher Büroregalsysteme. Zugriff bedeutet auch, dass man schnell die richtige Akte findet. Dafür ist eine optimierte Beschriftung, ein Register sinnvoll. Ein Register ist quasi ein Inhaltsverzeichnis für ein Ordnungssystem. Ein Register kann einem Ordner oder einer Mappe vorstehen, es kann die Übersicht über ein Hängeregister oder ein Archiv beinhalten oder auch die Aktenlage eines ganzen Büros auflisten. Innerhalb eines Ordners werden meist Register genutzt, die gleichzeitig als Trennblätter dienen.

Alphabet, Zahl oder Selbstgemachtes

Weitgehend werden Register inklusive der Trennblätter mit drei verschiedenen Systemen angeboten. Entweder ordnet das Register die Schriftstücke nach dem Alphabet, nach nummerierten Fächern (etwa von 1 bis 10) oder aber Trennblätter werden mit Schriftzügen versehen, die über den Inhalt der nachfolgenden Akten Auskunft geben. Welches System das bessere ist, hängt in der Regel von der Aktenlage ab. Meist ist ein alphabetisches Register dort kaum zu gebrauchen, wo man die Zahleneinteilung bevorzugt. Vergessen werden sollte allerdings nicht, dass Register oft auch einen repräsentativen Charakter haben, wenn die Ordnungssysteme im Beisein von Kunden oder Geschäftspartnern genutzt werden. Wie auch die Produkte der Rubrik Präsentieren, so sollten auch Register nach optischen Gesichtspunkten ausgewählt werden. Das erleichtert den Umgang mit den Akten, spiegelt eine professionelle Büroarbeit wieder und macht zu guter Letzt auch mehr Spaß.
Nicht in jedem Büro sind alle Formen von Registern im Einsatz; vielleicht beschränkt sich die Produktpalette beispielsweise auf

• Kartonregister,
• Kunststoffregister,
• Papierregister,
• Spezialregister,
• Trennblätter und
• Trennstreifen.

Es gibt aber noch eine ganze Reihe anderer Produkte in diesem Umfeld, die zum Teil das Material, zum Teil die Bestimmung bezeichnen oder aber sie ordnen sich als Register mit einem besonderen Aufbau ein:

• Blankoregister
• Buchstabenregister
• CD-Register
• DVD-Register
• EDV-Register
• Etikettenregister
• Farbregister
• Hüllenregister
• Karteiregister
• Maxi-Register
• Monatsregister
• Ordnerregister
• Schrägregister
• Versicherungsregister
• Zahlenregister

Die Liste belegt eindrucksvoll, wie vielseitig dieser Bereich ist.

Varianten des Vergessens

Überraschend ist das nicht, denn - wie eingangs schon erwähnt wurde - sind Register höchst funktionell. Bei aller Begeisterung für das Wirtschaftsprinzip JIT = Just in Time, erfunden in den 1930er Jahren von einem gewissen Kiichiro Toyoda, erster Präsident der TMC (Toyota Motor Corporation), in jedem Unternehmen gibt es Dinge, die gelagert werden müssen. Da könnte man beispielsweise Produkte, aber auch Werkzeuge, Materialien oder auch Akten, also etwa Baupläne, nennen. Der Sinn des Lagerns besteht darin, dass der Gegenstand zu einem späteren Zeitpunkt schneller (oder überhaupt) vorrätig ist. Um aber zu diesem nicht näher definierten Zeitpunkt auf den Gegenstand zugreifen zu können, muss man wissen, wo er sich befindet. Dieses Wissen muss also vom Moment der Ablage zu dem Moment der Wiederaufnahme transportiert werden.
Eine nach wie vor sehr verbreitete Möglichkeit der Wissensweitergabe ist das "Sich-merken". Manche können sich drei Teile merken, andere 300.000 Teile. Die meisten Menschen müssen mit weniger Teilen auskommen und laufen dann noch Gefahr, von der Realität überrannt zu werden. Da wurde dann die Radkappe vom alten Strich-Achter auf der Innenseite über dem Lager aufgehängt. Mit Überraschung stellt man jetzt aber fest, dass das gesuchte Objekt nicht mehr an Ort und Stelle ist. Es wurde zwischendurch renoviert und der Aufenthaltsort der Radkappe ist nicht im Erinnerungsspeicher des Gehirns nachgetragen worden. Ein Register ist da eindeutig die zuverlässigere Wahl.