Hängemappen

Was sind Hängemappen?

Erstmals 1893 in Chicago auf der Weltausstellung präsentiert, unterstützen Hängemappen auch heute noch bei der Ablage im Büro oder Homeoffice. Auch wenn in der heutigen Zeit inzwischen viele Unterlagen und Schriftstücke digital erfasst werden, sind lange noch nicht alle Büros zu 100 % papierlos eingerichtet. Nach wie vor sind viele Schriftstücke in Papierform notwendig. Um diese sauber zu archivieren und schnell darauf zugreifen zu können, werden u. a. Hängemappen eingesetzt. Die Hängemappe wird aus einem gefalteten Kartonblatt gefertigt, hängt mit der Falz nach unten in einem Hängeregister und ist seitlich geöffnet. Im oberen Bereich können für die Inhaltsangabe Vollsichtreiter beschriftet und individuell platziert werden. Im Vergleich zu einem Hängeordner, in dem die Unterlagen in einem Ringsystem eingeheftet sind, wird die Hängemappe für die Lose-Blatt-Ablage genutzt. Sie ist an der oberen Seite mit einer Zweipunktaufhängung ausgestattet, so dass sie schnell und einfach in die Hängeschiene innerhalb des Rollcontainers, Schreibtischs oder Schranks eingehängt und wieder entnommen werden können.

Die Vorteile von Hängemappen

Hängemappen bieten in der Arbeit mit Unterlagen wesentliche Vorteile. Sind sie doch:

• leicht im Gewicht,
• platzsparend,
• umweltfreundlich, wenn sie aus Recycling-Karton gefertigt sind,
• schnell, im Umgang mit den Unterlagen, da diese vor der Ablage nicht erst gelocht werden müssen,
• übersichtlich und
• effizient,
• für ein Farbsystem durch Mappen in unterschiedliche Farben einsetzbar sowie
• preisgünstig

Die Unterschiede zu anderen Hängeregistraturen

Der Organisationsdruck ist in Büros ein bekanntes Thema. Denn wenn die Unterlagen nicht richtig abgelegt werden, erfordert die Suche einen erhöhten Zeitaufwand. Besonders unangenehm kann dies werden, wenn Unterlagen kurzfristig vom Chef oder anderen Kolleginnen oder Kollegen angefordert werden. Hier sollte sich nicht nur das Assistenzbüro in der Verantwortung sehen, Schriftstücke zeitnah und strukturiert zu archivieren. Neben den Hängemappen gibt es weitere Möglichkeiten der Hängeablage:

• Hängeordner sehen aus wie die bekannten Aktenordner, sind ebenso mit einem Griffloch für den leichten Zugriff und zum Ziehen des Ordners ausgestattet und können zudem stehend auf dem Schreibtisch untergebracht werden. Zusätzliche Einhängehaken, die i. d. R. einklappbar sind, erlauben jedoch außerdem die Aufhängung in einem entsprechenden Register. Sie sind mit schmalem (5 cm) oder breitem (7,5 cm) Rücken erhältlich und bieten damit auch größeren Mengen an Unterlagen zu einem bestimmten Thema den benötigten Platz. Allerdings nehmen sie aufgrund der festen Kartonage im Vergleich zu den Hängemappen in der Registratur viel Platz ein, selbst wenn sie nur wenige Unterlagen beherbergen.
• Hängehefter sehen den Hängemappen äußerlich sehr ähnlich. Werden sie doch häufig ebenfalls aus Recycling-Karton hergestellt und sind mit entsprechenden Aufdrucken zur einfachen und schnellen Beschriftung auf dem Deckblatt ausgestattet. Jedoch werden die Unterlagen im Hängehefter eingeheftet. Dies erfordert die entsprechende Lochung der Schriftstücke. Zudem befindet sich bei den Hängeheftern die Metallhängeschiene zur Aufhängung auf der gefalzten Seite des Kartons und der Hefter ist nach unten hin geöffnet.
• Hängetaschen sind den Hängemappen am ähnlichsten. Die Tasche ist ebenso wie die Mappe nach oben hin geöffnet und weist an der geöffneten Seite ein kunststoffummanteltes Hängeschienensystem auf. Jedoch sind die Hängetaschen mit seitlichen Leinenstreifen versehen und auf diese Weise an den Seiten geschlossen. Damit sind sie im Vergleich zu den Mappen etwas sicherer, da die Unterlagen nicht so leicht herausfallen können.