Paginierstempel

Paginierstempel – für fortlaufende Nummerierungen

1253, stempeln, 12543, stempeln, 1255, stempeln, 1266…Das Prinzip des Paginierstempels ist einfach. Mit einem speziellen Schaltmechanismus wird bei jedem Stempelvorgang die nächsthöhere Zahl auf das Papier gestempelt. Die automatische Weiterzählung als typisches Merkmal eines Paginierstempels garantiert eine fortlaufende Nummerierung und ist daher in einigen Unternehmensbereichen ein wichtiges Arbeitsgerät.

Was ist ein Paginierstempel?

Ein Paginierstempel ist eine spezielle Form des Stempels. Da er zum Stempeln mit fortlaufenden Nummerierungen zum Einsatz kommt, wird er auch als Ziffernstempel beziehungsweise Zählstempel bezeichnet. Mit jedem Stempelvorgang erhöht sich durch eine eingebaute Mechanik die jeweilige Ziffer um eine Stelle. Nach der Farbaufnahme durch ein integriertes Stempelkissen können die einzelnen Nummern dann auf eine druckfähige Unterlage gedruckt werden. Die meisten Paginierstempel stempeln bis zu 6-stellige Ziffern –das Limit wäre damit bei der Zahl 999.999 erreicht. Einige wenige Modelle sind sogar 7-stellig. Hergestellt werden Paginierstempel meist aus Metall, alternativ gibt es auch leichtere Stempelvarianten aus Kunststoff.

Diese manuellen Einstellungen gibt es bei Paginierstempeln

So konstant und verlässlich die fortlaufende Nummerierung auch ist, gibt es abhängig vom jeweiligen Gerät und Hersteller doch einige manuelle Einstellungsmöglichkeiten zur Individualisierung des Stempelvorgangs. Die gängigsten Varianten sind:

• Wiederholungen: Mit dieser Einstellung kann eine Nummer mehrmals aufgestempelt werden. Je nach Stempelmodell sind hier zwei-, vier- fünf-, sechs- und zwölffache Wiederholungen möglich. Darüber hinaus lässt sich die fortlaufende Nummerierung auch komplett ausstellen.
• Keine Nullen: Die meisten Metallstempel lassen sich zudem so einstellen, dass die vorderen Nullen der Zahl nicht mit aufgedruckt werden. Gestempelt wird bei einem 6-stelligen Stempel demnach zum Beispiel nicht die Zahl 001560, sondern sie erscheint auf dem Papier als 1560.
• Datum und Text:Bei einigen Paginierstempeln stellen Sie zusätzlich zur Ziffernfolge auch ein Datum ein und stempeln dies zusammen mit der Zahl auf das Papier. Teilweise verfügen die Stempel auch über einen kurzen, meist nicht austauschbaren Text. Nicht zu verwechseln ist diese Variante mit einem Datumstempel: Dieser stempelt unter Umständen zwar zusätzlich zum Datum auch Ziffernfolgen, er verfügt jedoch nicht über eine automatische Weiterzählung.

Weitere Informationen zu den Stempeln

Neben den variablen Modifikationen gibt es bei den Stempeln auch Grundeinstellungen, die sich nicht verändern lassen. Dazu gehören in der Regel

• die Schrifthöhe und -breite
• die Größe der Stempelfläche
• die Schreibfarbe
• die Schriftart

Abhängig vom Gerät ist es jedoch möglich, das integrierte Stempelkissen mit einem neuen Ersatzkissen auszutauschen, wenn die Stempelfarbe mit der Zeit verblasst und keine zufriedenstellenden Ergebnisse mehr liefert.

Hier kommen Paginierstempel zum Einsatz

Auch wenn in der heutigen Zeit immer mehr Vorgänge digital und papierlos ablaufen, sind Stempel dennoch längst nicht passé. So ist der Paginierstempel nach wie vor ein wichtiges Arbeitsgerät, das vor allem in der Buchhaltung wertvolle Dienste leistet. Besonders im Hinblick auf die Dokumentationspflicht sämtlicher Geschäftsvorfälle, zu dem jedes Unternehmen gemäß §°238 HGB verpflichtet ist, sollte ein Datumstempel nicht fehlen. Mithilfe der genauen Durchnummerierung sowie des Datumsvermerks für die geordnete Reihenfolge von Rechnungen und weiteren Dokumenten ersetzt der Paginierer die aufwendige Arbeit von Hand. Da keine Zahl doppelt ist oder gar ausgelassen wird, entfällt das Risiko, sich zu verzählen und in der Folge falsche Angaben und Zahlen zu notieren.

Von Bedeutung sind Paginierstempel zudem für Behörden, Gerichte, Rechtsanwälte und Steuerberater, um Akten durchzunummerieren. Wichtig ist das vor allem vor dem Hintergrund einer möglichen Aktenfälschung. Besonders dann, wenn mehrere Vorgänge zu einer Akte zusammengefasst werden, wird eine Seitenentnahme durch diese Form der Dokumentation direkt offensichtlich.

Geschichtliches zum Paginierstempel

Während die Geschichte des Stempels bereits auf das Mittelalter mit dem Siegel als sein Vorläufer zurückgeht, gibt es den Paginierstempel „erst“ seit rund 130 Jahren. Erfunden und patentiert wurde er zu Beginn der 1890er Jahre von der „Bates Manufacturing Company“, die speziell für ihr Stempelpatent die Firma „Edison Phonograph Works“ in New Jersey gründete. Mit Verweis auf den Erfinder ist im englischen Sprachraum daher die Bezeichnung Bates-Nummerierung immer noch gebräuchlich. In Europa führt die deutsche Firma Reiner heute den Markt für Paginierstempel an. An ihrem Firmensitz im Schwarzwald stellt sie bereits seit über 100 Jahren die Paginierer her.