Hängeordner

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Wasist ein Hängeordner?

Hängeordnerbieten einen sehr bequemen Umgang mit der Papierablage und sorgen für ein schnelles und komfortables Arbeiten. Sie sind die platzsparende Variante im Vergleich zu ihren ausschließlich stehenden Kollegen und passen zusammen mit einer Hängeregistratur ganz wunderbar neben andere Hängemappen oder Hängetaschen in einen Rollcontainer unterhalb des Schreibtisches. Und auch die Lage des Griffloches unterscheidet sie zu den Stehordnern. Bei den Hängeordnern ist das Griffloch mittig im Rücken eingelassen und nicht auf der unteren Hälfte, wie im Jahre 1911 eingeführt. Dies führt zu einer angenehmen Herausnahme des Ordners aus der Hängeregistratur, da die Last der innenliegenden Unterlagen praktisch verteilt wird. Und obwohl diese Version des Ordners den Großteil seiner Existenz hängend verbringt, ist er ebenfalls in der Lage zu stehen. Denn die Hängebügel sind einfach ein- und ausschiebbar. Flexibilität zeigt der Hängeordner ebenfalls in der Rückenbreite. Erfordert es nur wenige Unterlagen innerhalb eines Ordners, bietet sich die schmale Version mit einer Breite von 5 cm an. Soll der Ordner einen größeren Stapel Akten fassen müssen, wird die Entscheidung auf die 7,5 cm Rückenbreite fallen. Für einen schnellen Überblick innerhalb der Hängeregistratur findet sich auf dem Rücken des Hängeordners ein bereits aufgeklebtes Schild. Hier erfordert es lediglich die richtige Beschriftung des Inhalts und schon sind die benötigten und gewünschten Unterlagen zur Hand. Beim Einband des Hängeordners handelt es sich um Hartpappe und lässt sich nicht so leicht wie einfache Pappe verbiegen oder einreißen. Hartpappe erhält durch die besondere Mixtur von verschiedenen Rohstoffen und einer besonderen Pressung des fertigen Bogens ihre beachtliche Festigkeit. Hierdurch werden eine lange Haltbarkeit und spürbare Stabilität erreicht.

Die „Genial-daneben-Frage“: Was ist ein Raumsparschlitz?

Dieser Frage begegnet man sicher nicht jeden Tag. Was ist ein Raumsparschlitz? Die Raumsparschlitze befinden sich auf der oberen Hartpappe des Ordners und sollen – wie es der Name schon vermuten lässt – Platz sparen. Und zwar für die Hebelmechanik. Je nach Notwendigkeit der Lochung fällt die Wahl auf zwei oder vier Ringe, mit denen die gelochten Unterlagen gefasst werden. Und damit diese gelochten Unterlagen an Ort und Stelle innerhalb des Ordners bleiben und nicht verrutschen, sorgt ein Druckniederhalter mit einem einfachen Klick für die gewünschte Lage. Wer weiß – vielleicht taucht die Frage „Was ist ein Druckniederhalter?“ ja mal bei „Wer wird Millionär?“ auf.

Sinnvolle Archivierung

Auch im Zeitalter des wachsenden Systems der elektronischen Archivierung erfordert es in vielen Bereichen eine haptische Papierablage. Seien es Kassenquittungen, Bankbelege, Protokolle oder auch Bewerbungen mit Originalunterschriften, Geschäftsberichte oder Baupläne, Verträge oder Steuerunterlagen, Versicherungs- und Kreditunterlagen oder Gerichtsurteile. Ganz gleich, ob elektronische, haptische oder hybride Ablage, bei der beide Varianten parallel geführt werden - für ein erfolgreiches Ablagesystem gibt es einige Anforderungen. Die Ablage sollte:

• aktuell,
• im Umfang flexibel anzupassen,
• sinnvoll geordnet,
• übersichtlich,
• schnell erreichbar
• und ggf auch für die Stellvertretung oder andere Kolleg*innen eingängig sein.

Sollten die Unterlagen von mehreren Personen bearbeitet werden, ist es durchaus wertvoll, die Struktur der Ablage gemeinsam zu definieren. Sollen sie nach Alphabet, Branchen oder Regionen abgelegt werden? Nach Projekten, Kunden oder Entstehungsdatum? Ganz gleich zu welchem Ergebnis die Erarbeitung der neuen Struktur kommt – sie sollte zwingend von allen Beteiligten beibehalten werden. Ansonsten sind die Chancen etwas wiederzufinden sehr gering. Ein gut aufgebautes, genau geplantes Ablagesystem spart Zeit und Nerven und führt darüber hinaus zu einem störungsfreien Informationsfluss.