Hängemappen

Ratgeber Hängemappen – die unkomplizierte und schnelle Ablage

Wir kennen sie zum Beispiel aus Arztpraxen, wenn pünktlich zum Termin die Patientenakten daraus hervorgeholt werden. Auch in Kanzleien findet man sie häufig. Und natürlich dürfen Hängemappen als weltweit verbreitetes Ordnungsmittel auch in der Bürowelt nicht fehlen. Sie dienen dabei der einfachen, schnellen Ablage von Dokumenten und losen Papieren und sind dabei sehr platzsparend.

Wann lohnt sich die Verwendung der Hängemappen? Wie funktioniert die Hängeregistratur eigentlich und wie sorge ich für Struktur in meiner Ablage? Dieser Ratgeber beantwortet die wichtigsten Fragen rund um das Thema Hängemappen und gibt ausführliche Informationen zu den verschiedenen Varianten, Vorteilen und Einsatzbereichen.

Was sind Hängemappen?

Hängemappen mit ihrer fast 150-jährigen Geschichte sind Teil eines Ordnungssystems und wichtiger Bestandteil des Bürobedarfs. Es handelt sich bei ihnen um schmale, flexible Mappen aus Karton oder Kunststoff, die – wie ihr Name bereits sagt – in eine dafür vorgesehene Hängeregistratur eingehängt werden können. Dafür verfügen sie an beiden Seiten der Oberkante befestigte Hängevorrichtungen aus Kunststoff oder Metall.

Hängemappen zeichnen sich dabei vor allem dadurch aus, dass lose Blätter einfach hineingelegt werden können, ohne sie vorher zu lochen und darin fest abzuheften. Sie eignen sich daher für Unterlagen, die zügig zur Hand sein müssen. Aber natürlich können sie auch für die Langzeitarchivierung Verwendung finden. Bei Bedarf lassen sich die Mappen komplett aufklappen, da die beiden Seiten offen sind und lediglich die Unterseite über eine Falz geschlossen ist. Im Hinblick auf Aspekte, wie Größe, Farbe und Extras sind die Hängemappen in unterschiedlichen Ausführungen erhältlich.

Wie funktioniert eine Hängemappe?

In eine Hängemappe können sämtliche Unterlagen ungelocht und ungeheftet einfach in beliebiger Reihenfolge eingelegt beziehungsweise einsortiert werden. Anders als Ordner, Bücher oder Hefter, die man im Grunde beliebig einfach „irgendwo“ abstellen oder ablegen könnte, benötigt man für die Ablage der Hängemappen eine spezielle Vorrichtung in Form einer Hängeregistratur. Hierbei werden die Mappen vertikal an ihren seitlichen Haken auf zwei parallel verlaufende Laufschienen eingehängt. Die Mappen lassen sich dann flexibel hin- und herschieben und bei Bedarf mit nur einem Handgriff wieder entnehmen. Es ist sogar möglich, einzelne Blätter aus den Mappen zu ziehen, da diese schließlich nicht abgeheftet sind. Die Ablage gestaltet sich so nicht nur sehr unkompliziert, sondern sie nimmt auch nur wenig Platz ein.

Welche Hängeregistraturen gibt es für die Hängemappen?

Wer sich für Hängemappen als Ablagesystem im Büro oder daheim entscheidet, der benötigt auch die dazu passenden Büromöbel. Als wichtiges Pendant zu den Hängemappen stehen dabei verschiedene Hängeregistraturen zur Verfügung. Hier eine Übersicht über das Angebot:

• die Hängemappenbox:

Diese Registratur ist die kleinste; etwa 20 bis 30 Akten passen hier hinein. Verstaut werden die Hängemappen in Boxen aus Kunststoff, die sich bei Bedarf transportieren lassen und gleichzeitig auch in griffbereiter Schreibtischnähe noch einen Platz finden. Ideal ist diese Variante für kleinere Büros, für private Zwecke sowie für Projektunterlagen, auf die immer ein Zugriff bestehen sollte.

• der Hängemappenwagen:

Diese auch als Mappenboy bezeichnete Form der Hängeregistratur bietet Platz für circa 80 bis 100 Mappen. Aufgrund seiner vier Rollen eignet sich der Hängemappenwagen für den Transport der Unterlagen sowie für flexible Einsätze im Büro.

• der Hängeregistraturschrank:

Dieses Möbelstück ist immer dann gefragt, wenn eine große Anzahl an Hängemappen anfällt. Je nach Bauart passen zwischen 200 und 500 Hängemappen in den Hängemappenschrank, der stabil und robust verarbeitet ist. Viele Modelle lassen sich zudem abschließen, sodass auch sensible und vertrauliche Daten darin einen sicheren Platz finden.

Wo und wie können Hängemappen eingesetzt werden?

Hängemappen sind vielseitig einsetzbar: Grundsätzlich sind sie sowohl im Büro als auch zu Hause immer dann ideal, wenn Sie mit einem möglichst geringen Zeitaufwand Ordnung in Ihre Unterlagen bringen wollen – und das, ohne die einzelnen Papiere vorher lochen oder heften zu müssen.

Ein möglicher Einsatzbereich im Büro ist zum Beispiel die Ablage von Rechnungen, Kundeninformationen und geschäftlicher Korrespondenz, die man schnell bei Bedarf wieder zur Hand haben will. Eine Hängeregistratur kann hier auch als Wiedervorlage dienen. Und natürlich dürfen darin auch Broschüren, Magazine, Flyer und sogar Bücher abgelegt werden.

Im Projektmanagement finden darin sämtliche Informationen zu aktuellen (und abgeschlossenen) Projekten und Vorgängen einen Platz. Da die Seiten nicht gelocht werden müssen, kann man auch Grafiken, Skizzen und Zeichnungen, die nicht beschädigt werden sollen, hier gut ablegen. Ideal sind die Mappen auch für vertrauliche Mitarbeiterdaten, die die HR-Abteilung eines Unternehmens verwaltet. Die Personalakten werden in den Mappen schnell und sortiert abgelegt und lassen sich flexibel jederzeit ergänzen.

In Arztpraxen und Kanzleien geht es fast nicht ohne die praktischen Hängeregistraturen, um die Akten von Patienten und Klienten sortiert abzulegen und den Überblick zu behalten. Dank des unkomplizierten Systems können auch verschiedene (befugte) Personen auf die jeweiligen Daten zugreifen, die Mappen schnell komplett entnehmen, damit „arbeiten“ und eventuell erweitern und danach einfach wieder zurückhängen.

Neben der temporären Ablage bieten sich die Hängemappen auch zur dauerhaften Aufbewahrung beziehungsweise Archivierung an. Aus diesem Grund findet man diese Registraturen auch gerne in Archiven. Sie nehmen schließlich nicht viel Platz weg, das robuste Material ist zudem sehr langlebig. Und sollten doch mal bestimmte Unterlagen benötigt werden, dann ist keine stundenlange Suche notwendig.

Nicht zu vergessen ist der Einsatz im privaten Bereich: Schriftstücke, Fotos, Bescheinigungen, Zeugnisse und Verträge müssen schließlich nicht unbedingt in Ordnern (und hier womöglich noch in Sichthüllen) oder Kisten abgelegt werden, sondern können ebenfalls einen sicheren Platz in den Hängemappen finden.

Welche Vorteile bieten die Hängemappen?

Wer sich für Hängemappen als Ablagesystem entscheidet, profitiert von einer Vielzahl an Vorteilen. Hier ein Überblick über die Pluspunkte:

• Unkomplizierte Ablage: Ein zeitaufwändiges Lochen und Abheften ist nicht nötig. Die Papiere bleiben unversehrt, werden einfach schnell eingelegt – und fertig.
• Direkter Zugriff: Da man die Unterlagen genauso schnell wieder entnehmen kann, ist diese Ablage ideal für Aufgaben, Projekte und Daten, auf die man regelmäßig zugreifen muss.
• Strukturierte Ordnung: Die Ablage mit den Hängemappen sorgt für Struktur und Ordnung und einen aufgeräumten Eindruck im Büro.
• Hohe Übersichtlichkeit: Dank der aufgesteckten Sichtreiter mit ihrer individuellen Beschriftung finden sich alle Unterlagen mit nur einem Blick schnell wieder.
• Geringe Kosten: Hängemappen sind in der Anschaffung vergleichsweise günstig. Wer die Kosten im Blick behalten möchte, der liegt mit dieser Ablagevariante daher genau richtig. Zu beachten ist jedoch, dass man zusätzlich eine Hängeregistratur als einmalige Anschaffung benötigt.
• Hohe Stabilität: Ob aus verstärktem Karton oder Kunststoff, die Hängemappen punkten mit ihrer hohen Reißfestigkeit und Stabilität auch bei hoher Papierbelastung.
• Flexible Archivierung: Da die einzelnen Mappen auf den Hängeschienen flexibel verschiebbar sind, können problemlos neue Mappen hinzugefügt werden, ohne dabei das komplette System durcheinanderzubringen.
• Platzsparende Ablage: Die schmalen und flexiblen Hängemappen nehmen im Vergleich zu den starren Ordnern nur wenig Raum ein und stellen damit eine besonders platzsparende Form der Ablage dar.
• Flexible Transportmöglichkeit: Die einzelnen Mappen lassen sich mit einem Handgriff aus der Registratur entnehmen und bequem transportieren. Werden Mappen häufiger in Taschen mitgenommen, empfiehlt es sich, auf Modelle mit einklappbaren Haken zu achten.
• Verschiedene Varianten: Entsprechend dem individuellen Bedarf sind die Hängemappen in unterschiedlichen Ausführungen im Hinblick auf Material, Format, Farbe und Extras erhältlich.

Aus welchem Material bestehen die Hängeregister?

Hängemappen erhalten Sie in zwei verschiedenen Materialien:

• Karton:

Die klassischen Hängemappen bestehen aus festem Karton mit einem Papiergewicht von circa 230 bis 250 g/m². Sie weisen eine angenehme Struktur auf, lassen sich gut beschriften und sind umweltfreundlich. Nach dem Entfernen des Hakens können die Kartonmappen im Altpapier entsorgt werden. Erhältlich sind auch Modelle aus wiederverwertetem Recyclingkarton.

Bei regelmäßigen und häufigen Einsätzen weisen die Hängemappen aus Papier mit der Zeit jedoch gewisse Gebrauchsspuren auf. Unter Umständen können die Ecken auch etwas ausfransen. Wer Wert auf hohe Stabilität legt, der wählt eine Hängemappe in der besonders widerstandsfähigen Variante aus Kraftkarton. Das Papiergewicht beträgt hier über 300 g/m².

• Kunststoff:

Die Modelle aus Kunststoff bestehen meist aus Polypropylen (PP), teils auch aus PVC und punkten mit ihrer hohen Belastbarkeit und Robustheit. Selbst ein ständiger Zugriff kann diesen Hängemappen nichts anhaben. Wer besonders viele Dokumente in einer einzelnen Mappe verstauen möchte, der entscheidet sich daher für eine Kunststoff-Hängemappe. Diese kann in der Regel ein etwas höheres Papiergewicht tragen als die Variante aus Karton.

Wie vieler Blätter Papier passen in eine Hängemappe?

Die Frage, wie viele lose Blätter in eine Hängemappe passen, lässt sich nicht pauschal beantworten. So spielt die Kartonstärke der Mappen eine wesentliche Rolle. Darüber hinaus muss auch die Papierstärke der eingelegten Blätter berücksichtigt werden. Grundsätzlich können Sie davon ausgehen, dass circa 250 bis 300 Blatt Papier in einer Mappe Platz finden und dementsprechend sogar ein Buch darin Platz findet. Die Kunststoffmodelle haben ein ähnliches Aufnahmevolumen, allerdings vertragen sie etwas mehr Gewicht.

Welches Format haben die praktischen Hängemappen?

Die meisten Hängemappen sind für das gängige Format DIN A4 ausgelegt und weisen entsprechende Abmessungen auf. Damit die eingelegten losen Blätter Papier nicht an den Seiten überstehen, sind die Mappen dabei in der Regel etwas größer als das genormte Standardmaß und messen zwischen 30 und 35 cm in der Breite und etwa 22 bis 26 cm in der Höhe. Vor allem die Breite der Hängemappen ist allein aufgrund der seitlichen Aufhängungen natürlich begrenzt.

Wenn auch deutlich seltener, sind auch größere Hängemappen im Format DIN A3 erhältlich. Diese können zum Beispiel für die Ablage von Grafiken und Zeichnungen von Künstlern, Architekten und Ingenieuren Verwendung finden. Angeboten werden darüber hinaus auch kleinere Hängeregister, die sich zum Beispiel für Fotos oder CDs anbieten.

Welche Hängemappen-Varianten sind erhältlich?

Hängemappen sind nicht gleich Hängemappen. Neben den Unterschieden beim Material und beim Format gibt es weitere Varianten und verschiedene Ausführungen. Das sind:

• Farbe: In der klassischen Papiervariante präsentieren sich die Hängeregister in Naturbraun. Wer möchte, kann aber sowohl bei den Karton- als auch Kunststoffmappen Farbe ins Spiel bringen und die blauen, grünen und roten Akzente für eine übersichtliche Sortierung nutzen. Sind die Mappen transparent, bietet das den Vorteil, dass man bereits von außen sehen kann, welche Unterlagen sich darin befinden.
• Beschriftung: Um stets den Überblick zu behalten, lohnt es sich, die Mappen entsprechend ihrem Inhalt zu beschriften. Die Karton-Modelle weisen dafür diverse Vordrucke an verschiedenen Stellen auf. Darauf können Sie mit einem Stift die wichtigsten Infos zum Inhalt vermerken. Besonders praktisch sind dabei die Vollsichtreiter, die man oben auf die Metallschiene klemmt und die man flexibel hin- und herschieben kann. In diese Sichtreiter lassen sich dann kleine (klebende und nicht klebende) Beschriftungsschilder einschieben und bei Bedarf auch wieder austauschen. Dank dieser Form der Beschriftung erkennt man schon von oben beziehungsweise außen mit einem Blick – ohne die Hängemappen auseinanderschieben zu müssen – nach welchem Prinzip sortiert wurde (zum Beispiel chronologisch oder alphabetisch) und was sich in den einzelnen Mappen befindet.
• Extras: Erhältlich sind auch Registermappen in speziellen Ausführungen. Das können zum Beispiel Innentaschen aus Prospekthüllen sein. Diese schützen die Dokumente oder dünne Gegenstände, wie beispielsweise CDs. Teilweise verfügen die Register auch über zusätzliche Fächer. Zur Sicherung der Unterlagen sind einige Modelle zudem mit einem Gummiband-Verschluss ausgestattet.
• Anzahl: Hängemappen werden selten als Einzelstück angeboten. Meist handelt es sich um etwas größere Verpackungseinheiten zwischen fünf und 25 Stück. Je mehr einzelne Register sich in einer Packung befinden, desto günstiger ist dann in der Regel der Einzelpreis.

Welche praktischen Tipps gibt es für die sortierte Ablage?

Wer die Hängemappen effizient nutzen möchte, sollte bei der Nutzung und Ablage einige praktische Tipps berücksichtigen:

• Mal links, mal hochkant, mal verkehrt rum? Damit in den einzelnen Mappen nicht eine chaotische Zettelwirtschaft herrscht, ist es ratsam, die Dokumente nicht einfach wahllos in die Mappen einzulegen – denn das verursacht am Ende nur zusätzliche Arbeit. Achten Sie daher unter anderem darauf, dass die einzelnen Blätter nach vorne zeigen und der Seitenkopf links liegt.
• Auch ohne eine Abheftung ist es bei diesem System möglich, die losen Zettel chronologisch in den Hängemappen einzusortieren. Dafür achten Sie lediglich darauf, neue Blätter immer obenauf einzulegen.
• Wird die Ablage für unterschiedliche Themen verwendet, ist eine farbige Sortierung sinnvoll. Als Beispiel: Rechnungen verschwinden in den blauen Hängemappen, die Projekte in den roten. Oder: Die Patientenakten von Zahnarzt xx gehören in die gelben Mappen, während die von Zahnarzt yy aus derselben Praxis den grünen zugeordnet werden. Dabei müssen übrigens nicht zwingend die Mappen farbig sein. Bunte Beschriftungsschilder können bereits ausreichen.
• Damit die Hängeregistratur übersichtlich bleibt und man abgelegte Dokumente schnell wiederfindet, überlegt man sich von vornherein eine sinnvolle Struktur der einzelnen Hängemappen. Bei Patienten- und Personalakten bietet sich eine alphabetische Sortierung an. Bei Rechnungen könnte die chronologische sinnvoll sein. Handelt es sich dagegen um Projekte, sortiert man bevorzugt nach Inhalten beziehungsweise Themen.
• Für Ordnung und Struktur ist auf jeden Fall eine gut lesbare Beschriftung hilfreich und empfehlenswert. Dabei reicht es nicht aus, die einzelnen Mappen zu beschriften, da die Beschriftung innerhalb der Ablage gar nicht gelesen werden kann, ohne die Hängemappen erst auseinanderzuschieben. Aus diesem Grund kommen die Sichtreiter mit den kleinen Beschriftungsfeldern ins Spiel, da diese direkt ins Auge fallen. Ein Schlagwort, das Datum oder ein Name, teils sogar nur ein Buchstabe, können darauf vermerkt bereits ausreichen.
• Für noch mehr Übersichtlichkeit platzieren Sie die Reiter auf den einzelnen Mappen hintereinander so versetzt, dass keine Beschriftung verdeckt ist und jedes Schild gut sichtbar ist.
• Haben bestimmte Vorgänge eine besondere Priorität oder müssen sie vielleicht auch noch bearbeitet werden, dann können diese in bunte Sichthüllen in die Hängemappen gelegt werden, damit sich diese visuell abheben.
• Auch innerhalb der Hängemappen sollte zwischendurch mal aufgeräumt werden. Bedeutet: Gehen Sie regelmäßig sämtliche Unterlagen durch und sortieren Sie nicht mehr benötigte Dokumente aus. So lässt sich verhindern, dass die Registratur irgendwann überquillt und Sie den Überblick verlieren.

Welche Alternativen gibt es zu den klassischen Hängemappen?

Wer sich für die Hängeablage entscheidet, muss nicht zwingend auf Hängemappen zurückgreifen. Es gibt auch Varianten mit teils größeren, teils minimalen Unterschieden. Eine Übersicht:

• Hängehefter:

Aufgrund einer integrierten klassischen Heftung werden die einzelnen Blätter bei den Hängeheftern abgeheftet. Die Hängeschiene zur Aufhängung befindet sich zudem an der Falz, sodass die Mappe nach unten hin geöffnet ist.

• Hängetasche:

Hängetaschen unterscheiden sich nur unwesentlich von Hängemappen. Der einzige Unterschied besteht darin, dass sie an den Seiten nicht komplett offen sind, sondern über sogenannte Leinenfrösche mit seitlichen Gewebestreifen verfügen. Damit soll verhindert werden, dass die Unterlagen aus der Mappe herausrutschen.

• Hängesammler:

Ein Hängesammler ist für eine größere Menge Papier oder dickere gebundene Unterlagen konzipiert und verfügt über einen breiten Boden sowie über eine Seitenbegrenzung.

• Hängeordner:

Hängeordner haben optisch die wenigsten Gemeinsamkeiten mit Hängemappen. Es handelt sich dabei um Ordner mit verschiedenen Rückenbreiten, die an den Seiten über Einhängehaken zur einfachen Ablage für die Registratur verfügen. Diese Haken lassen sich in der Regel einklappen.