Ringbücher

Ratgeber Ringbücher – die schmalen Ordner in farbiger Vielfalt

Die silberglänzenden metallenen Ringe sind das wichtige Herzstück eines jeden Ringordners. Mit einem kleinen Ruck lassen sie sich manuell mit zwei Händen öffnen, um gelochte Dokumente aller Art abzuheften. Ringbücher präsentieren sich dabei als schlanke Version eines Aktenordners, dafür jedoch meist etwas farbenfroher und optisch auffälliger. Für die Organisation im Büro, für repräsentative Zwecke, für die persönliche Ablage und viele, viele weitere Verwendungen sind die Ringbücher genau die richtige Wahl.

Was ist ein Ringbuch und worin unterscheidet es sich von einem Aktenordner? Welche Verwendungszwecke und Einsatzmöglichkeiten bieten die Ringhefter und warum lohnt sich die Anschaffung? Dieser Ratgeber liefert alle wichtigen Informationen rund um die Ringbücher. Anhand einer übersichtlichen Darstellung der verschiedenen Ausführungen und Eigenschaften gibt es zudem eine kleine Entscheidungshilfe, worauf beim Kauf zu achten ist. Darüber hinaus haben wir praktische Tipps zur strukturierten und effektiven Organisation mit den Ringbüchern zusammengestellt.

Was sind Ringbücher?

Ringbücher, auch als Ringhefter bezeichnet, werden für die Aufbewahrung, Ablage und Präsentation von Unterlagen sowohl am Arbeitsplatz als auch im privaten Bereich gerne genutzt – sie gehören daher zur Standardausstattung für die Büroorganisation. Ihren Namen tragen sie aufgrund ihrer zwei, manchmal auch vier oder sechs stabilen Metallringe als Teil einer Hebelmechanik, die es ermöglicht, lose Papiere abzuheften. Diese befindet sich in einem eher schmalen, häufig farbenfrohen Ordner. Ist dieser mit Dokumenten gefüllt, ähnelt er optisch und vom Prinzip einem Buch: So hat ein Ringbuch einen rechteckigen Einband aus Kunststoff, seltener aus Pappe und lässt sich wie ein Buch auf- und wieder zuklappen.

Welche Unterschiede gibt es zu Aktenordnern?

Die Verwandtschaft ist unverkennbar – Ringbücher und Aktenordner kommen als Ablagesystem mit der markanten Ring-Mechanik definitiv aus derselben Familie. Dennoch gibt es wesentliche Eigenschaften und Aspekte, die die beiden Ordnertypen eindeutig voneinander unterscheiden. Das sind:

• Optisch präsentieren sich die Ringbücher häufig farbenfroh und mit verschiedenen Designs und Motiven. Dagegen verblassen die Aktenordner mit ihrem typischen grauen Wolkenmarmor-Bezug.
• Ringordner und -hefter weisen häufig eine geringere Ordnerrückenbreite auf, sie sind daher schmaler – folglich lassen sich weniger Dokumente darin unterbringen.
• Um die Ringe zum Abheften zu öffnen, kommt bei den Ringheftern die sogenannte Reißmechanik zum Einsatz: Während hier die beiden Bügel manuell auseinandergezogen werden, ist ein Aktenordner mit einer Hebelmechanik ausgestattet, die etwas leichtgängiger und damit komfortabler zu bedienen ist.
• Im Hinblick auf die Klemmmechanik fixiert man die eingelegten Dokumente in einem Ringordner mit einer Drahtspannschiene. Dagegen drückt man die einzelnen Blätter beim Aktenordner mit einer größeren Tippklemme nach unten.
• Während Ringhefter gerne aus Kunststoff gefertigt sind, zumindest aber einen Kunststoffanteil aufweisen, ist feste Pappe bei Aktenordnern das dominierende Material.
• Bei Ordnern, die mit Metallkanten an den Ecken ausstattet sind, handelt es sich in aller Regel nicht um einen Ringhefter. Bei diesen wird auf den verstärkten Rand verzichtet.
• Der Einband ist bei den Ringordnern häufig deutlich weicher und glatter als bei den Aktenordnern.

Welche Arten und Modelle gibt es bei Ringbüchern?

Wie viele Dokumente sollen in dem Ringbuch Platz finden? Welche Rolle spielen die Optik und das Design und welche Unterschiede gibt es beim Format? Entscheidet der Preis oder nimmt die Qualität den höchsten Stellenwert ein? Vor dem Kauf von Ringbüchern ist es empfehlenswert, sich Fragen wie diese zu stellen, um am Ende das optimale Produkt zu finden. Ein genauerer Blick auf die verschiedenen Ausführungen lohnt daher allemal. Dies sind die wesentlichen Unterscheidungsmerkmale:

• die Größe / das Format
• die Rückenbreite / das Fassungsvermögen
• das Material
• die Ring- und Hebelmechanik
• die Farbe und das Design
• Besonderheiten

Auf der Suche nach einem Ringbuch werden Ihnen vor allem die Standardvarianten im klassischen DIN-A4-Format ins Auge fallen. Darin lassen sich alle gängigen Dokumente – von Verträgen und Rechnungen über Urkunden und Zeugnisse bis hin zur allgemeinen Korrespondenz – unterbringen. Damit die einzelnen Seiten nicht über den Rand hinausragen, sind die Ringbücher meist etwas größer als die DIN-A4-Maße mit 29,7 x 21 cm. Im Gegensatz zu Aktenordnern findet man auch vergleichsweise häufig kleinere Ringbücher passend für die Formate DIN A5 sowie DIN A6. Seltener sind dagegen große Hefter in DIN A3.

An die klassischen Ordnerrückenbreiten von 8 cm bei breiten Aktenordnern und selbst den schlankeren Modellen mit 5,5 cm reicht die Breite der Ringbuchordner in aller Regel nicht heran. Sie sind fast immer deutlicher schmaler, ihr Rücken misst zwischen etwa 3 und 4 cm, Abweichungen nach oben und nach unten sind möglich.

Die Rückenbreite beeinflusst natürlich wesentlich das Fassungsvermögen eines Ringbuchs. Bei einer Standardgrammatur des Papiers von 80 g/m² kann man pro Zentimeter Rückenbreite mit etwa 70 Papieren rechnen. Zu berücksichtigen ist, dass sich die Anzahl der Blätter bei Verwendung von Klarsichthüllen, Trennblättern sowie bei Heftklammern im Papier verringert.

Die meisten Modelle sind entweder komplett aus robustem und unempfindlichen Kunststoff hergestellt oder sie weisen einen Kunststoffanteil auf. Die Basis des Einbands ist dabei nicht selten aus fester und stabiler Pappe. Diese ist dann mit einer Kunststoffschicht laminiert, kaschiert oder überzogen. Verwendet wird vor allem der Kunststoff Polypropylen (PP).

Darüber hinaus gibt es zudem reine Papp-Varianten, wie man sie bei Aktenordnern findet. Sollen die Ordner auch repräsentative Zwecke erfüllen und legen Sie Wert auf die Optik, dann können Ringbücher aus Leder oder mit einem Stoffüberzeug genau das richtige Produkt sein.

Wenn es um die Ringmechanik beziehungsweise die Lochung geht, dann zeigen sich die Ringbücher deutlich variantenreicher und flexibler als die Aktenordner. Die 2-Ring-Mechanik ist aber natürlich auch bei den Ringordnern der Klassiker. Hierbei unterscheidet man zwischen:

• 2-Rundring-Mechanismus
• 2-D-Ring-Mechanismus

Bei der D-Mechanik sind die Ringe jeweils an einer Seite nicht abgerundet, sondern geradlinig, sodass sie optisch an den Buchstaben D erinnern. Aufgrund dieser Konstruktion passt eine größere Füllmenge als bei der Rundring-Mechanik in den Ordner, da die Gerade mehr Platz für die einzelnen Blätter schafft.

Möchte man das Risiko für ein Herausreißen oder Umknicken der einzelnen Papiere möglichst gering halten, sind vier Ringe eine gute Option für die feste Abheftung. Auch hier gibt es folgende Varianten:

• 4-Rundring-Mechanismus
• 4-D-Ring-Mechanismus

Darüber hinaus werden auch Ringbücher mit sechs und manchmal sogar noch mehr Ringen angeboten.

Ob Orange, Pink oder Rot, ob Blau, Grün oder Türkis – bei Ringbüchern haben Sie die große farbliche Auswahl. Werden mehrere Ordner benötigt, kann man auf ein Ringbuch-Set mit verschiedenen Farben zurückgreifen. Wer es etwas dezenter und schlichter mag, wird ebenfalls fündig. Die Klassiker Schwarz, Weiß, Grau und Blau gibt es natürlich ebenso.

Alternativ zu den unifarbenen Blanko-Modellen stehen auch Ringbuchordner mit diversen Designs und Motiven zur Verfügung: Das können Symbole, Formen, Muster sowie auch Fotodrucke und Bilder sein. Beliebt sind diese vor allem bei Kindern, zum Beispiel für den Einsatz in der Schule.

Soll der Ringhefter das gewisse Extra aufweisen und sich von anderen Modellen abheben, dann darf der Blick gerne auf besondere Ausstattungsmerkmale fallen. Das können sein:

• Sichtfolie: Teilweise sind Vorder- und Rückseite mit einer Klarsichtfolie ausgestattet. Diese ist an den Rändern verklebt und oben geöffnet, sodass sich ein Blatt Papier einschieben lässt. Auf diese Weise ist es möglich, das Buch mit einem selbstgewählten und -gestalteten Motiv zu individualisieren – und dieses bei Bedarf jederzeit wieder auszutauschen. Es besteht natürlich auch die Möglichkeit, hier eine entsprechende Beschriftung mit einem Hinweis zum Inhalt des Ordners zu platzieren.
• Innentasche: Haben die Ringmappen Innentaschen, lassen sich darin zum Beispiel Notizzettel oder auch Visitenkarten einstecken. Teilweise sind zudem Halterungen für Stifte vorhanden.
• Rückenschild: Während Aktenordner standardmäßig ein Rückenschild haben, ist dieses bei Ringbüchern eher die Ausnahme. Werden diese im Regal oder Schrank stehend nebeneinander aufbewahrt, ist man mit einem Rückenschild beziehungsweise einer Beschriftung auf dem Rücken jedoch gut beraten. Schließlich kann man so bereits von außen erkennen, welche Unterlagen sich darin befinden, ohne den Ordner erst in die Hand nehmen und herausziehen zu müssen.
• Gummizug: Mit einem Gummizug, der sich über die Längsseite des Ringbuchs spannen lässt, ist es möglich, dieses zu verschließen und ein ungewolltes Öffnen zu verhindern.

Wie finde ich die richtige Lochung für mein Ringbuch?

Über die Löcher im Papier, wie viele man für die Ablage im Ringbuch braucht und in welchem Abstand sie zueinander stehen sollen, machen sich wahrscheinlich die wenigsten Menschen Gedanken. Spätestens dann, wenn das eigene Ringbuch nicht die Standard-2-Ring-Lochung im Format DIN A4 aufweist, dürfte das Thema jedoch beschäftigen.

Hier ein Überblick über die wichtigsten Lochabstände bei verschiedenen Formaten:

• DIN A4, 4 Ringe: Lochabstände 80-80-80 mm
• DIN A5, 4 Ringe: Lochabstände 45- 65-45 mm
• DIN A5, 6 Ringe: Lochabstände 19-19-70-19-19 mm
• DIN A6, 6 Ringe: Lochabstände 19-19-38-19-19 mm

Bei Sonderformaten des Papiers können die Lochabstände nochmal anders ausfallen.

Welche Vorteile bieten Ringbücher?

Warum sollte ich mich für ein Ringbuch entscheiden? Warum ist es für mich eher geeignet als ein Aktenordner, eine Mappe oder ein Hefter? Folgende Pluspunkte sollen eine kleine Entscheidungshilfe liefern. Dies sind die Vorteile von Ringbüchern und -heftern:

• Mit einem Ringbuch ist eine übersichtliche, organisierte und strukturierte Aufbewahrung von (wichtigen) Unterlagen garantiert. Es trägt zur Ordnung am Arbeitsplatz und in den eigenen vier Wänden bei.
• Ringbuchordner punkten mit ihrer einfachen Handhabung. Die Ringmechanik garantiert ein hohes Maß an Flexibilität. Unterlagen lassen sich schnell und unkompliziert an jeder beliebigen Stelle einheften und bei Bedarf auch direkt wieder entnehmen. Auch das Umblättern ist problemlos möglich.
• Dank des schlanken Designs sind die Ringbücher folglich sehr platzsparend . Da sie in eine größere Tasche passen, lassen sie sich problemlos überallhin mitnehmen – natürlich darf man sie aber auch einfach unter den Arm klemmen.
• Der stabile Einband aus Kunststoff oder fester Pappe schützt die abgehefteten Unterlagen (unter anderem vor Knickfalten und vor Verschmutzung). Die Ringmechanik sorgt darüber hinaus dafür, dass die Papiere sicher an Ort und Stelle bleiben und nicht herausrutschen.
• Bei einem Ringbuch handelt es sich um ein qualitativ hochwertiges Produkt, das für den langfristigen Einsatz konzipiert ist und sich daher auch für die Archivierung von Dokumenten eignet.
• Für die Ringbücher gibt es eine Vielzahl an Einsatz- und Verwendungsmöglichkeiten – für die Ablage wichtiger Dokumente, für repräsentative Zwecke, für die Rezept-Sammlung genauso wie für die schulische Nutzung.
• Die Auswahl an verschiedenen Ausführungen im Hinblick auf Material, Größe, Farbe und Ausstattung ist bei den Ringheftern groß, sodass es für jeden Anspruch und Bedarf das passende Produkt gibt.

Welche Einsatzmöglichkeiten gibt es für Ringbücher?

Für Aktenberge, Dokumentenansammlungen und die allgemeine Ablage sind die Ringbuchordner allein aufgrund ihrer geringen Dicke eher weniger gedacht, auch wenn sie grundsätzlich natürlich dafür und für jede Art von Papieren genutzt werden können. Bevorzugt einen Platz darin finden jedoch vielmehr Unterlagen, bei denen weniger die Quantität als vielmehr die Qualität (zum Beispiel wichtige persönliche Dokumente) eine Rolle spielt. Und sollen die Dokumente nicht gelocht und damit beschädigt werden, dann steckt man sie vor dem Abheften einfach in eine Klarsichthülle mit entsprechender Lochung.

Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig. Zur Inspiration haben wir einige praktische Verwendungsmöglichkeiten zusammengestellt:

• wichtige Dokumente: Seien es die Vertragsunterlagen, seien es Zeugnisse und Zertifikate und seien es Steuerbescheide und offizielle Bescheinigungen von Behörden – persönliche und wichtige Original-Dokumente finden einen sicheren Platz in den Ringbüchern. Die zentrale Ablage in nur einem Ordner garantiert, dass man sie im Fall der Fälle schnell wiederfindet und direkt zur Hand hat.
• Büroorganisation: Für Urlaubspläne, Arbeitsabläufe, Projektkoordinationen und Geschäftsberichte sind die Ringbücher als bürotechnische Ablage ideal. Die Dokumente lassen sich schnell und an jeder beliebigen Stelle einheften. Die geringe Dicke der Bücher bietet den Pluspunkt, dass sich die Unterlagen auch gut transportieren und mitnehmen lassen (zum Beispiel in ein Meeting oder zum Kundentermin).
• Präsentation: Um Verkaufsunterlagen ansprechend für Kunden aufzubereiten und ihnen zu präsentieren, ist ein Präsentationsringbuch ein geeignetes analoges Medium. Werden die Dokumente in transparente Sichthüllen gesteckt, sorgt dies für zusätzliche Wertigkeit und verstärkt den repräsentativen Eindruck.
• Rezepte: Wer seine Lieblingsrezepte ausdruckt und diese nicht als lose Blättersammlung in der Küche herumfliegen lassen möchte, findet mit einem Ringbuch eine gute Option, sein ganz persönliches Kochbuch zusammenzustellen und bei Bedarf schnell zu erweitern.
• schulische Unterlagen: Aufgrund der geringen Dicke passen die Ringhefter in jeden Schulranzen und können hier Schnellhefter und Schulhefte ersetzen. Die Unterrichtsmaterialien und Hausaufgaben sind darin dank des dicken Covers gut geschützt und lassen sich (zum Beispiel mit einem Register) sortiert nach Fächern ablegen. Natürlich ist es problemlos möglich, direkt in den Heftern auf den eingehefteten Zetteln mitzuschreiben, Aufgaben zu lösen und sich Notizen zu machen.

Die Möglichkeiten der Nutzung der Ringbücher sind fast unbegrenzt. So bieten sie sich beispielsweise auch an als:

• Gästebuch
• Fotoalbum
• Kunstwerke-Mappe
• Kalender und Planer
• Handbuch
• Sammelbuch (zum Beispiel für Briefmarken)
• Erinnerungs-Ordner
• Buch für Notizen

Wie funktioniert die Organisation mit Ringbüchern?

Einfach jeden auf dem Schreibtisch herumfliegenden Zettel in einem Ringbuch obenauf abzuheften, ist auch eine Form der Organisation – wenngleich nicht unbedingt eine strukturierte. Um Ringbücher wirklich effektiv nutzen zu können, haben wir hier einige praktische Tipps zusammengestellt, die die Organisation erleichtern und einen echten Mehrwert für die Verwendung der Ringhefter bieten:

• Legen Sie von Beginn an einen konkreten Verwendungszweck für ein bestimmtes Ringbuch fest und nutzen Sie dieses auch tatsächlich nur dafür. Als Beispiel: Soll der Hefter wichtige persönliche Dokumente enthalten, dann ist die Zahnarztrechnung oder das Kochrezept darin fehl am Platz.
• Es ist empfehlenswert, von Beginn an eine ordentliche Struktur zu schaffen und diese auch konsequent umzusetzen. Je klarer diese ist, desto einfacher und unkomplizierter fällt die Ablage und desto müheloser lassen sich Unterlagen wiederfinden. Anfänglicher Aufwand zahlt sich daher schnell aus.
• Ein beschrifteter Einband zeigt bereits von außen, was sich darin befindet. Vor allem dann, wenn mehrere Ringbücher im Einsatz sind, ist dieses Vorgehen sinnvoll. Ein Etikett auf dem Rücken gibt sogar Aufschluss über den Inhalt, wenn das Ringbuch im Schrank oder Regal steht.
• Zur besseren Unterscheidung kann es alternativ oder zusätzlich sinnvoll sein, verschiedenfarbige Produkte zu verwenden oder mit unterschiedlichen Designs und verschiedenen Größen zu „arbeiten“.
• Für Struktur im Inneren sind Register und Trennblätter ideal. Mit ihnen lassen sich beispielsweise die Unterlagen für verschiedene Schulfächer voneinander trennen. Eine Unterteilung kann zudem nach Personen (zum Beispiel bei Urlaubsplänen) oder nach Produkten (bei Präsentationen) erfolgen.
• Mit einer entsprechenden Lochung versehene Klarsichthüllen sorgen für einen zusätzlichen Schutz der Papierdokumente, wenn man sie dort hineinschiebt. Transparente Hüllen bieten weitere Vorteile: Die Dokumente müssen nicht gelocht und damit beschädigt werden. Gleichzeitig erzeugt diese Form der Ablage einen sehr wertigen Eindruck.
• Spätestens dann, wenn das Ringbuch gut gefüllt ist, sollte Zeit für die „Inventur“ sein: Sind noch alle Unterlagen aktuell? Was kann ich aussortieren und was brauche ich unbedingt noch? Im Bedarfsfall wird jetzt ein neues Ringbuch angeschafft.

Welche verwandten Alternativen gibt es zu Ringbüchern?

Wer sich noch unsicher ist, ob ein Ringbuch die optimale Wahl ist, für den könnten folgende Produkte eine Option sein. Hier eine Auswahl an alternativen und ähnlichen Produkten:

• Sichtbuch: Sollen die einzelnen Dokumente anschaulich und geschützt in Folien aufbewahrt werden, dann mag ein Sichtbuch geeignet sein. Hierbei handelt es sich um einen Ordner (ohne Ringmechanik), der bereits mit fest verschweißten Klarsichtfolien ausgestattet ist. Sichtbücher sind meist dünner als Ringordner, beim Einband handelt es sich häufig um ein flexibles Soft-Cover.
• Ringmappen: Während einige Hersteller gar nicht zwischen Ringbüchern und Ringmappen unterscheiden und mit beiden Begriffen ein und dasselbe Produkt bezeichnen, gibt es bei anderen Marken sehr wohl Unterschiede. So bezieht sich bei einigen Marken der „Ring“ im Namen auf eine außenliegende Spiralbindung. Da eine Abheftung schwierig wäre, sind diese Ringmappen ähnlich wie Sichtbücher bereits mit mehreren Sichthüllen zum manuellen Befüllen mit Papier ausgestattet.
• Ringbuchmappe: Auch wenn hier die Definition nicht ganz eindeutig ist, könnte die Ringbuchmappe grundsätzlich als „Luxus-Version“ eines Ringbuchs bezeichnet werden. Der Einband dieses Ringbuchs besteht häufig aus einem hochwertigen Material (zum Beispiel Leder oder Kunstleder) und lässt sich zum Beispiel mit einem Reißverschluss oder einem Druckknopf verschließen. Es gibt zudem weitere Ausstattungsmerkmale, wie Innentaschen, Einschubfächer und Stifthalterungen.
• Aktenordner Wer möglichst viele Dokumente unterbringen möchte und dabei vor allem Wert auf Funktionalität und weniger auf die Optik legt, der ist mit einem Aktenordner gut beraten.

Welches Zubehör benötige ich für das Ringbuch?

Ein Muss ist der Kauf von Zubehör bei einem Ringbuch nicht. Je nach Verwendung kann sich dieses jedoch als sehr sinnvoll erweisen. Zum Zubehör gehören:

• eine Drahtspannschiene, um das Papier im Ringordner zu fixieren
• Lochverstärker, um ein Ausfransen der Löcher im Papier bei der Ablage zu verhindern
• Sichthüllen, um die Dokumente optisch ansprechend und geschützt unterzubringen
• Ordnerrücken-Etiketten für eine saubere und übersichtliche Beschriftung
• Trennblätter und Register für eine Struktur bei der Ablage