Mahnbescheide

Ein sachlicher und korrekter Mahnbescheid

Besonders kleine und junge Firmen haben meist wenig Spielraum, sich mit allen Eventualitäten des unternehmerischen Daseins auseinander zu setzen. Da ist es verständlich, wenn einfach die Muße fehlt, für den Fall von Zahlungsverzögerungen seitens der Kunden eigenhändig einen individuellen Mahnbescheid zu formulieren. Da mag die Versuchung groß sein, dem Kunden mit freundlichen Worten entgegenzukommen, aber so einfach ist das nicht. Schließlich geht es auch um den Erfolg, die Klärung bzw. Bezahlung. Immerhin obliegen solche Zahlungserinnerungen verschiedenen Vorgaben, an die es sich zu halten gilt. Grundsätzlich bewegen sich solche Mahnbescheide in der Regel noch vor einem Mahnverfahren, das gegebenenfalls sogar vor Gericht landet.
Mahnbescheide sollen also gesetzlich korrekt sein, erfolgversprechend und dennoch den Kunden nicht vergraulen. In diese Richtung gehen auch die Produkte von sigel und Avery Zweckform. Die Erstellung des Mahnbescheids wird damit in vielerlei Hinsicht erleichtert. Die Vorlagen halten sich an bestehende Rechte und fragen alle entscheidenden Punkte ab. Zudem versachlicht ein solcher Mahnbescheid den nicht selten etwas heiklen Umstand der Zahlungsverzögerung.

Komfort und Qualität

Ob Formularbuch, Visitenkarten oder eben der Mahnbescheid – von allen Produkten aus der Papeterie, die im direkten Kontakt mit dem Kunden stehen, wird nicht nur Komfort bei der Handhabung, sondern auch Qualität verlangt. Denn der Kunde soll über eine Notwendigkeit wie eine Rechnung, ein Mahnbescheid oder eine Auftragsbestätigung erfahren, dass er korrekt und mit Sorgfalt behandelt wird. Entsprechend bedeutsam ist der Faktor Qualität. Formblätter wahren eine bestimmte Form, um die Erfassung der notwendigen Daten und Fakten zu optimieren. Gleichzeitig präsentieren sie auch die Wertschätzung der Firma gegenüber ihren Kunden. Wer hier an der Qualität spart, muss sich nicht wundern, wenn er einen schlechten Eindruck beim Kunden hinterlässt. Bei einem schon negativ belasteten Verwaltungsakt wie dem Mahnbescheid ist die formale Sauberkeit von großer Wichtigkeit. Es gilt, sein Recht einzufordern, ohne den Kunden unnötig zu vergraulen.

Ein Mahnbescheid muss nicht das Ende sein

Wenn hier die Korrektheit und Fairness eines Mahnbescheids angesprochen wird, dann mag das für manchen Unternehmer unvorstellbar sein. Ein Kunde, der mit Zahlungsverzögerung auffällt, ist, so die verbreitete Vorstellung, kein guter Kunde. Dann wäre der Tonfall, in dem eine Mahnung versendet wird, auch egal.
Unternehmerisches Geschick beweist, wer sich hier nicht zu emotionalen Achterbahnen hinreißen lässt, sondern die Sache per genormtem Mahnbescheid sachlich angeht. Auch ein neuer Kunde kann gerade in einer Krise stecken oder es gibt ganz andere, manchmal sehr banale Gründe für eine Zahlungsverzögerung:

• Eine verspätete Zahlung kann einfach durch Übersehen der Rechnung begründet sein. Das passiert auch in Firmen und Ämtern.
• Der Mahnbescheid wird vielleicht auch deshalb nötig, weil ein Kunde sich nicht meldet und nicht erreichbar ist. Möglicherweise ist der Betreffende in Urlaub, im Krankenhaus oder kümmert sich gerade sehr intensiv um ein Familienmitglied. Dann ist der Mahnbescheid als freundliche Erinnerung besser, als die Androhung weiterer Maßnahmen.
• Es kommt auch oft genug vor, dass eine Zahlung fehlgeleitet wurde, etwa durch einen Zahlendreher bei den Kontodaten. Solche Ausrutscher sind bei Kunden, aber auch bei Bankmitarbeitern möglich. Manchmal geht der Fehler sogar auf denjenigen zurück, der sich genötigt sieht, einen Mahnbescheid zu verschicken. Ein Beispiel: Die Firma hat selbst vor einiger Zeit das Konto gewechselt und durch einen unerklärlichen Grund sind die Rechnungen nach einiger Zeit wieder mit den alten Bankdaten versendet worden.
• Der Kunde hat vielleicht auch mit Geld von Dritten gerechnet, das aus ähnlichen Gründen ausblieb.

Nach erfolgter Zahlung kann eine freundliche Tasse Kaffee ein gutes Geschäftsverhältnis begründen.