Beschriftungsbänder

Ratgeber Beschriftungsbänder – zur Kennzeichnung mit Struktur

Eine saubere, klare und gut lesbare Beschriftung sorgt vielerorts für Struktur und Übersicht: Das kann das Wort „Ablage“ auf dem Ordner genauso sein wie die Bezeichnung „Erbseneintopf“ auf der Dose im Tiefkühler oder ein „E. Meier“ auf dem Türklingelschild. Beschriftungsbänder für Etikettendrucker sind dabei ideal für die einheitliche und dauerhafte Kennzeichnung von vielen Gegenständen am Arbeitsplatz und in anderen Bereichen.

Was ist ein Beschriftungsband und welche Form von Beschriftung findet darauf einen Platz? Welche Anwendungsbereiche gibt es und warum lohnt es sich, sie zu verwenden? Dieser Ratgeber liefert Antworten auf diese und weitere Fragen rund um den Beschriftungsbänderkauf. Wer zudem wissen möchte, worauf bei der Auswahl der passenden Bänder zu achten ist, kann sich hier anhand der verschiedenen Ausführungsmerkmale dazu informieren. Gleichzeitig haben wir wichtige Hinweise und Tipps, das passende Beschriftungsgerät für das Schriftband zu finden.

Was sind Beschriftungsbänder?

Auch wenn durchaus Gemeinsamkeiten bestehen, sind Beschriftungsbänder nicht mit Klebefilm zu verwechseln und auch von herkömmlichen Etikettenaufklebern unterscheiden sie sich. Bei einem Beschriftungsband, auch als Schriftbandkassette bezeichnet, handelt es sich um einen schmalen, selbstklebenden Endlos-Etikettenstreifen auf einer Rolle. Dieser besteht aus Kunststoff, Papier oder Stoff und lässt sich individuell bedrucken – möglich ist das aber nur mit einem speziellen Etikettendrucker beziehungsweise einem Beschriftungsgerät, in das das dazu passende Band eingelegt wird. Mithilfe dieses Geräts lässt sich der gewünschte Text über eine Tastatur eingeben. Dieser wird dann auf Knopfdruck auf das Schriftband übertragen und direkt ausgedruckt. Nach dem Druck können Sie das Schriftband auf eine individuelle Länge zuschneiden.

Die beschrifteten Bänder lassen sich auf Gegenständen jeder Art – von Kleinteilen über Ordner und Boxen bis hin zu Geräten und Möbeln – dauerhaft ankleben und erfüllen hier folgende Funktionen:

Beschriftungsbänder

• dienen zur Kennzeichnung
• bieten relevante Informationen
• sorgen für Ordnung
• schaffen eine Struktur
• garantieren einen Überblick
• erfüllen einen dekorativen Nutzen

Für die individuellen Anforderungen und jeweiligen Bedarfe gibt es die Beschriftungsbänder in unterschiedlichen Ausführungen und Varianten.

Welche Anwendungsbereiche gibt es?

Das Beschriften und damit Kennzeichnen verschiedener Gegenstände ist aus Gründen der Übersichtlichkeit, Information sowie Struktur und Ordnung in vielen Bereichen sinnvoll und teils sogar notwendig. Dass die Einsatzbereiche sowohl im beruflichen als auch privaten Bereich für die Beschriftungsbänder so vielfältig sind, verwundert daher nicht. Zur Inspiration haben wir einige praktische Nutzungsmöglichkeiten zusammengestellt:

• Büroalltag

Beschriftungsbänder tragen zu einer ordentlichen Büroorganisation bei: Für den einheitlichen Look im Aktenregal können sie beispielsweise Ordnerrücken zieren. Bei beschrifteten Fächern, Schubladen und Schranktüren ist so bereits von außen ersichtlich, was sich darin befindet. Langes Suchen entfällt daher. Inventarnummern auf Etiketten findet man dagegen gerne mal auf Schreibtischen oder an Stühlen haftend. Am Computer ist es vielleicht die Nummer für die Service-Hotline, die auf dem beschrifteten Etikett zu lesen ist. Und um bei einer größeren technischen Ausstattung nicht den Überblick zu verlieren, beschriftet man die einzelnen Kabel einfach mit diesen Aufklebern.

• privater Haushalt

Der Fantasie sind bei der Verwendung der selbstklebenden Bänder beinahe keine Grenzen gesetzt: Ideal ist eine Beschriftung mit den Etiketten beispielsweise auf Dosen und geschlossenen Behältern für die Vorratshaltung von Lebensmitteln. Im Kinderzimmer verschwindet in Schachteln, Kisten und Schubladen allerlei Spielzeug sortiert nach „Malsachen“, „Autos“ und „Spielsteinen“. Im Außenbereich lassen sich damit unter anderem Blumentöpfe kennzeichnen.

Auch der eigene Name findet auf den Beschriftungsbändern einen Platz: Schließlich machen sie sich auch auf Briefkästen und auf Türschildern gut. Und steht ein Umzug an, dann zieren sie gerne die Umzugskartons.

Weitere Anwendungsbereiche gibt es unter anderem wie folgt:

• Werkstatt: für Schrauben, Dübel und Co., die in Fächern, Kisten und Schubladen untergebracht sind
• Schule: zur Beschriftung von Schulutensilien und Kleidung, um die Eigentumsverhältnisse klarzustellen und Verluste zu vermeiden
• Verkauf: zur Auszeichnung von Waren mit einem Preis, einem Barcode oder einer Produktbeschreibung
• Basteln: zur Dekoration und als Material für kreative Bastelprojekte
• Forschung und Labore: zur Beschriftung von Laborproben
• Industrie: zur Kennzeichnung von Maschinen, Geräten und Schaltern zur Information und im Rahmen der Arbeitssicherheit

Mit welchen Inhalten kann ich das Band beschriften?

Über die Tastatur des Beschriftungsgeräts lässt sich Buchstabe für Buchstabe und Ziffer für Ziffer ein individueller Text eingeben und auf dem Display anzeigen, bevor das Geschriebene dann ausgedruckt wird. Ein Name bietet sich beispielsweise an, wenn man das Eigentum an einem Gegenstand hervorheben möchte. Ein Preis ist dagegen auf einem Verkaufsetikett sinnvoll und eine Angabe zum Inhalt macht sich unter anderem auf dem Ordnerrücken, einer Schublade oder einer Kiste gut – immer dann, wenn von außen nicht direkt ersichtlich ist, was sich darin befindet.

Manchmal reicht bereits ein Wort für die Kennzeichnung aus, manchmal sind aber auch präzisere Informationen notwendig. Je nach Schriftgröße und Breite des Bands lassen sich auch mehrzeilige Texte eingeben. Abhängig von den Funktionen des Geräts ist es sogar möglich, darauf auch Logos, Barcodes, QR-Codes oder Cliparts zu drucken.

Auf welchen Gegenständen haften die Etiketten?

Ganz gleich, ob Schreibtisch oder Schranktür, ob Holzkiste oder Karton, ob Aktenordner oder Dose – ihre Klebewirkung entfalten die Schriftbänder auf nahezu allen Untergründen. Besonders stark ist die Haftung auf glatten Oberflächen, wie Kunststoff, Glas, Papier und Metall. Spezielle Textilbänder haften sogar auf Stoffen.

Tipp: Wer sichergehen möchte, dass sich die Schriftbänder nicht wieder lösen, der achtet auf permanent klebende, laminierte Etiketten, die besonders widerstandsfähige Eigenschaften aufweisen.

Welche Vorteile haben Beschriftungsbänder?

Es gibt gute Gründe, warum die Beschriftungsbänder in vielen Bereichen so vielseitig eingesetzt werden. Diese Argumente sprechen für die Verwendung der bedruckbaren, selbstklebenden Etiketten:

• Die Beschriftungsbänder kennzeichnen Gegenstände und sorgen so für Übersicht und Struktur im Büro, im Haushalt und in vielen anderen Bereichen.
• Für die Organisation und Identifikation von Unterlagen und Dingen aller Art ist der praktische Nutzen der Etiketten sehr hoch.
• Aufgrund der einfachen Bedienbarkeit der Beschriftungsgeräte und der selbstklebenden Eigenschaften gestaltet sich die Kennzeichnung schnell, unkompliziert und effizient.
• Der einheitliche Stil bei der Beschriftung macht auch optisch etwas her und sorgt für ein ordentliches und ansprechendes Erscheinungsbild.
• Dank der hohen Widerstandsfähigkeit der robusten Bänder ist ein langfristiger beziehungsweise dauerhafter Einsatz garantiert.
• Die große Auswahl und Vielfalt an verschiedenen Arten und Varianten von Beschriftungsbändern bietet für jeden Bedarf das passende Produkt.

Welche verschiedenen Beschriftungsbänder sind erhältlich?

Die Bandbreite ist groß – und das weniger im eigentlichen Wortsinn als vielmehr in Bezug auf die unterschiedlichen Bandarten. Allgemein unterscheidet man zunächst wie folgt:

• Standardband:

In den Schreibtischschubladen am Arbeitsplatz sowie im privaten Bereich findet man vorzugsweise diese vielseitig verwendbare klassische Variante. Die selbstklebenden Etiketten gibt es in verschiedenen Farben, Größen und Breiten. Mit einem analogen oder digitalen Etikettendrucker lassen sich die Bänder mittels Thermodirekt- oder Thermodirektdruck bedrucken.

• Prägeband

Der Text wird bei dieser Variante nicht aufgedruckt, sondern durch ein mechanisches Prägegerät in das Band geprägt. Die aufgebrachten Buchstaben und Zahlen sind daher etwas erhaben. Ist eine besonders widerstandsfähige Aufschrift mit nostalgischem Flair gefragt, dann liegen Sie mit einem Prägeband genau richtig.

• Textilband

Es sind Stoffe aller Art, an der dieses Band besonders gut haftet. Verwendung findet es bevorzugt an Kleidung, um hier zum Beispiel die Eigentumsverhältnisse klarzustellen. Textilband besteht meist aus Polyester und besitzt keine selbstklebenden Eigenschaften. Vielmehr bügelt man es für die dauerhafte Verwendung auf das Kleidungsstück auf.

• Industrieband

Extreme Temperaturen, hohe Feuchtigkeit oder sogar Nässe und intensive Reibung – all diese äußeren Einflüsse können Industrieband nichts anhaben. Dieses äußerst robuste Band mit besonders hoher Klebekraft kommt vor allem im Produktions- und Logistikbereich zum Einsatz.

• Dekorband

Für Bastelarbeiten, zum Gestalten von Karten, zum Verschönern von Geschenken und für diverse dekorative Zwecke treffen Sie mit Dekorband die richtige Wahl. Im Hinblick auf Funktionalität und Klebekraft ähnelt es dem Standardband, es erfüllt jedoch vor allem dekorative Zwecke, da es bereits mit verschiedenen Designs und Mustern versehen ist.

• Schrumpfschlauch

Wenn es um die Beschriftung von Kabeln geht, dann liegen Sie mit dem sogenannten Schrumpfschlauch genau richtig. Das Band ist besonders schmal, sodass es perfekt um die dünnen Kabel passt. Anders als Standardetiketten haftet es nicht selbstklebend, sondern erst durch extreme Hitzeeinwirkung. Aufgrund der hohen Temperatur schrumpft das Band zusammen und legt sich wie eine zweite Haut um das Kabel. Schrumpfschlauch kann gleichzeitig der Isolierung dienen.

Welche Arten von Beschriftungsbändern gibt es?

Möchte ich System in eine Ablage bringen, will ich die Kleidung des Nachwuchses beschriften oder geht es mir darum, Werkzeug ordentlich zu sortieren? Spielt die Farbe für mich eine Rolle oder geht es eher um die Klebekraft? Und wie wichtig ist mir eine einfache Anwendung? Um das passende Beschriftungsband für die jeweilige Nutzung zu finden, sind Fragen wie diese hilfreich – schließlich unterscheiden sich die Bänder in diversen Aspekten. Im Folgenden nehmen wir die verschiedenen Unterscheidungsmerkmale etwas genauer unter die Lupe:

• das Material
• die Bandbreite
• die Bandlänge
• die Farbe (Band- und Druckfarbe)
• die besonderen Eigenschaften
• die Haftung

Auf der Suche nach dem geeigneten Band für die Beschriftung dürfte auch die Frage nach dem Material aufkommen. Für den Bürobedarf und den Hausgebrauch ist es vor allem Kunststoff, der verwendet wird. Die PET-Folie punktet dabei mit ihrem hohen Maß an Flexibilität und Unempfindlichkeit. Gleichzeitig eignet sie sich auch für Prägungen.

Als Alternative können Sie auf Etiketten aus Papier zurückgreifen. Hier sind der Kostenfaktor und der Umweltaspekt wesentliche Argumente, die für dieses Material sprechen. Papier lässt sich zudem sehr gut bedrucken, es ist jedoch weniger reißfest und robust als die Kunststoff-Alternative. Textiletiketten zum Aufbügeln bestehen dagegen aus Polyester, während Industriebänder auch aus Metall gefertigt sein können.

Während es im Hinblick auf die Länge maximale Flexibilität gibt – die Bänder lassen sich schließlich manuell auf die gewünschte Länge zuschneiden – ist die Breite eine feste Größe. Diese variiert jedoch von Produkt zu Produkt. Besonders häufig findet man die schmalen Schriftbänder mit einer Breite von 9 mm oder 12 mm (vergleichbar mit der Breite eines Klebefilms) für einzeilige Drucke. Sollen etwas mehr Informationen auf den Bändern einen Platz finden oder darauf auch QR-Codes oder Logos stehen, sind größere Bandbreiten empfehlenswert. Geläufige Maße sind 18 mm, 24 mm und 36 mm.

Wie lang ist das Schriftband?

Zwar können Sie die Bänder ganz individuell zuschneiden, die Gesamtlänge des Produkts gibt jedoch Aufschluss darüber, wie viel Sie insgesamt von dem Band haben. Während einige Etiketten ausgerollt „nur“ zwei bis drei Meter messen, können größere Bänder auch acht bis zehn Meter lang sein. Sind die Etiketten regelmäßig im Einsatz, dann sind die größeren Rollen in der Regel unter dem Strich kostengünstiger. Außerdem ist hierbei ein Austausch weniger häufig nötig.

Im Hinblick auf die farbliche Gestaltung der Schriftbänder unterscheidet man zwischen

• der Bandfarbe
• der Druckfarbe

Die leuchtendgelben Etiketten mit schwarzem Druck der Firma Dymo gelten als typischer Vertreter der Beschriftungsbänder. Farblich geht da heute aber noch mehr. Angeboten werden Etiketten auch mit etwas dezenterer Bandfarbe in Weiß oder Schwarz und sogar als transparente Variante. Darüber hinaus gibt es die farbliche Vielfalt mit beispielsweise roten, grünen, rosafarbigen oder grauen Bändern. Nicht zu vergessen sind die Dekorbänder, die nicht unifarben sind, sondern ein kreatives Design oder Muster aufweisen.

Die Druckfarbe bezieht sich auf die Farbe der Buchstaben, die auf das Band gedruckt werden. Die Schriftfarbe ich fast immer schwarz, seltener findet man weiße Schrift und noch ungewöhnlicher sind bunte Druckfarben. Wichtig ist natürlich, dass der Kontrast von Band- und Druckfarbe ausreichend groß ist, um die Schrift jederzeit gut zu erkennen.

Je nachdem, wo und wofür die Schriftbänder genutzt werden, können bestimmte Eigenschaften sinnvoll und notwendig sein. Vor allem die Widerstandsfähigkeit und damit verbunden der langfristige Einsatz spielt hierbei eine wesentliche Rolle. Widerstandsfähige Bänder sind in der Regel laminiert und daher mit einer besonderen Schutzschicht ausgestattet. Diese garantiert je nach Produkt zum Beispiel eine oder mehrere der folgenden Eigenschaften:

• reißfest
• abriebfest
• wasserfest
• hitze- und kältebeständig
• öl- und säurebeständig
• farbecht, nicht ausbleichend
• besonders starke Klebekraft

Die meisten Beschriftungsbänder sind selbstklebend und daher auf einer Seite mit einer Klebeschicht versehen. Diese sorgt dafür, dass das Etikett auf diversen Oberflächen klebt. Ein wesentlicher Unterschied besteht jedoch in der Art der Haftung. Sie haben die Wahl, ob diese permanent und damit dauerhaft bestehen soll oder ob sich das Etikett einfach bei Bedarf wieder ablösen lässt, ohne dabei Rückstände auf der Fläche zu hinterlassen.

Wie finde ich das passende Schriftband für das Beschriftungsgerät?

Da es keine modellübergreifend passenden Beschriftungsbänder gibt, hängt die Wahl der Etiketten immer vom Beschriftungsgerät ab. Ob ein Schriftband mit einem Labelwriter kompatibel ist, gibt der Hersteller anhand der Typenangaben und der Produktbeschreibung vor. Damit Band und Drucker zusammenpassen, empfehlen wir, sich zunächst ein Druckgerät zu kaufen. Für beste Ergebnisse entscheiden Sie sich dann für ein Schriftband desselben Herstellers.

Folgender kurzer Überblick über die Gerätetypen und die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale soll eine erste Orientierung bieten, um das passende Etikettiergerät zu finden:

• mobil oder stationär

Für die flexible Verwendung an wechselnden Orten eignen sich die mobilen Handgeräte – sie sind kompakt, leicht und liegen gut in der Hand. Stationäre Labelwriter haben in der Regel eine größere Bauform und sind für die Verwendung an einem festen Standort (zum Beispiel einem Schreibtisch) konzipiert. Die Tischgeräte sind in der Regel etwas leistungsstärker und mit mehr Funktionen als die Handgeräte ausgestattet.

• elektronisch oder mechanisch

Mit Ausnahme der Prägegeräte, die keinen Strom benötigen und rein mechanisch funktionieren, handelt es sich bei den meisten Labelprintern um elektronische Geräte. Während die mobilen Geräte mit Batterien betrieben werden, verfügen die Tischgeräte entweder über einen Akku oder sie sind über ein Kabel und einen Netzstecker mit der Steckdose verbunden.

• digital oder analog

Lässt sich ein Beschriftungsgerät per WLAN mit dem Internet sowie per Bluetooth oder USB mit dem Computer verbinden, handelt es sich um ein digitales Gerät, das regelhaft mit vielfältigen Funktionen und einem erweiterten Leistungsumfang punktet. Günstiger, heute aber seltener sind dagegen die analogen Geräte, die komplett autark laufen.

Bei der Wahl des passenden Etikettiergeräts spielen weitere Aspekte eine Rolle. Dazu gehören:

• die Druckqualität
• die Druckgeschwindigkeit
• der Bedienkomfort
• die Funktionen
• die Gestaltungsmöglichkeiten
• das Druckverfahren