Namensschilder

Ratgeber Namensschilder – der Blickfang mit Informationswert

Sie zieren einen Briefkasten oder machen sich an der Wand neben einer Bürotür gut. Namensschilder mögen aber auch gerne den persönlichen Kontakt: An der Kleidung getragen, geben sie die Identität einer Person preis. In vielen Berufen und Branchen finden sie daher eine praktische Verwendung. Die Funktion eines Namensschildes geht dabei aber weit über die eines reinen Informationsmediums hinaus.

Was genau sind eigentlich Namensschilder? Welche Gründe sprechen für ihre Verwendung und wer sollte sie tragen? Dieser Ratgeber liefert alle wichtigen Informationen rund um das Produkt und stellt dabei übersichtlich die verschiedenen Varianten dar, um die Kaufentscheidung etwas zu erleichtern. Darüber hinaus erhalten Sie Tipps zur Beschriftung und zum richtigen Anbringen und Tragen der Namensschilder sowie nicht zuletzt zum Umgang mit dem Thema Datenschutz.

Was sind Namensschilder?

Ein Namensschild besteht aus einer (meist transparenten) Hülle, in die sich ein Etikett einlegen oder einschieben lässt. Dieses ist individuell und personalisiert mit einem Namen beschriftet. Neben Namensschildern in Form von Briefkasten- und Türschildern gibt es auch jene für die Kleidung. Zum Anstecken sind diese Schilder mit einer Befestigungstechnik, zum Beispiel in Form einer Nadel, eines Clips oder einer Klemme, ausgestattet. Alternative Modelle mit Textilband eignen sich dagegen zum Umhängen. Für die unterschiedlichen Verwendungszwecke sind die Namensschilder in weiteren Varianten im Hinblick auf das Material, die Größe und die Farbe erhältlich.

Weshalb verwendet man Namensschilder?

Ein Namensschild zu tragen, ist weit mehr als lediglich anderen Personen den eigenen Namen preiszugeben. Man mag es auf den ersten Blick kaum glauben, aber das kleine Schild erfüllt im Kontakt mit Kunden, Patienten, Gästen und Besuchern wesentlich mehr Funktionen als die reine Informationsweitergabe. Unternehmen sind daher gut beraten, ihre Angestellten mit Namensschildern auszustatten.

Gute Gründe für Namensschilder sind:

• Auf den ersten Blick lässt sich (auch ohne eindeutige Arbeitskleidung) dank der Schilder erkennen, wer zum Personal gehört und für ein Unternehmen arbeitet. Man muss sich daher nicht erst nach einem Ansprechpartner erkundigen oder durchfragen.
• Namensschilder sorgen für ein einheitliches Erscheinungsbild und unterstützen das Ziel der Corporate Identity eines Unternehmens.
• Der Träger eines ansprechenden Namensschildes vermittelt direkt einen seriösen und kompetenten Eindruck, der letztlich auch das Image eines Unternehmens positiv beeinflusst.
• Trägt ein Mitarbeiter ein Namensschild, vermittelt dies den Kunden, dass er für sie ansprechbar ist. Unbewusst wirkt diese Person zudem direkt hilfsbereit und freundlich.
• Kunden, Gäste und Co. haben die Möglichkeit, die Beschäftigten mit Namen anzusprechen. Das schafft schnell eine Verbindung auf einer persönlichen Ebene, die zum Wohlfühlen und letztlich zur Verkaufsförderung beiträgt. Andersherum macht man es den Kunden auch leichter, Beschwerden über eine bestimmte Person beim Unternehmen loszuwerden.
• Für Mitarbeitende tragen die Schilder einen Teil zur Identifikation mit ihrem Arbeitgeber bei. Gleichzeitig werden mit dieser vergleichsweise kleinen Maßnahme die Teambildung und das Gefühl der Zusammengehörigkeit unterstützt.
• Namensschilder sorgen auch innerhalb der Belegschaft für eine unkomplizierte und einfache Kommunikation. Sinnvoll sind sie besonders in größeren Betrieben, wenn sich nicht alle Kollegen namentlich untereinander kennen.

Wo werden Namensschilder verwendet?

Namensschilder machen in allen Berufen und Branchen Sinn, in denen man regelmäßig mit anderen Menschen in Kontakt steht. Das können Kunden genauso sein wie Gäste, Patienten, Besucher, Klienten oder auch Mitarbeitende und Kollegen. Dies sind einige Bereiche, in denen man Namensschilder häufig sieht:

• Einzelhandel (zum Beispiel Modegeschäfte, Autohäuser und Möbelhäuser)
• Dienstleistungssektor (zum Beispiel Banken, Versicherungen und Reisebüros)
• Gastronomie und Hotellerie (zum Beispiel Hotels, Pensionen, Cafés und Restaurants)
• medizinische Einrichtungen (zum Beispiel Arztpraxen, Krankenhäuser, Pflegeheime und therapeutische Praxen)
• öffentliche Einrichtungen (zum Beispiel Verwaltungen, Polizeikommissariate, Museen und Bibliotheken)
• Veranstaltungen (zum Beispiel Konferenzen, Meetings, Messen und Ausstellungen)
• produzierendes Gewerbe (jede Branche speziell Mitarbeitende mit Kundenkontakt)

Je nach Größe und Branche des Unternehmens wird entweder die gesamte Belegschaft mit den Schildchen ausgestattet oder auch nur Personal bestimmter Abteilungen. Während im Reisebüro wahrscheinlich alle Angestellten ein Namensschild tragen, sind es im Industriebetrieb wohl eher die Empfangsmitarbeitenden sowie die Vertriebler, die zum Beispiel im Außendienst unterwegs sind.

Welche Varianten gibt es bei den Namensschildern?

Benötige ich das Namensschild nur einmalig oder ist es im täglichen Einsatz? Wie viel Platz soll auf dem Etikett für den Namen plus die Berufsbezeichnung zur Verfügung stehen? Und wie bringe ich das Namensschild überhaupt an meiner Kleidung an? Fragen wie diese spielen vor dem Kauf definitiv eine Rolle. Um das passende Produkt zu finden und die richtige Wahl zu treffen, lohnt es sich, einen genaueren Blick auf die relevanten Unterscheidungsmerkmale zu werfen. Das sind:

• die Größe / das Format
• das Material
• die Befestigungstechnik
• die Farbe
• die Packungseinheit

Bei der Überlegung, wie groß ein Namensschild sein soll, geht es vor allem um den praktischen Nutzen. Denn wichtig ist vor allem, dass alle gewünschten Informationen (besonders der Name) einen Platz auf dem Etikett finden. Das optimale Schild haben Sie gefunden, wenn einerseits alle Infos gut lesbar sind, sich das angesteckte Schild andererseits aber in Zurückhaltung übt und nicht zu groß und überdimensioniert wirkt.

Übliche technische Maße beim rechteckigen Standardformat bewegen sich zwischen 6 und 9 cm in der Breite und 1,5 und 6 cm in der Höhe. Abweichungen nach oben oder unten sind möglich. Neben den rechteckigen Namensschildern gibt es seltener auch jene im quadratischen und runden Format.

Zum Schutz des beschrifteten Etiketts steckt es in einer Hülle: Diese kann aus folgenden Materialien bestehen:

• Kunststoff

Eine günstige und praktische Variante ist der Rundumschutz durch transparenten Kunststoff. Hierbei handelt es sich entweder um eine weiche PP-Folie oder alternativ um eine stabilere, aber weniger flexible Hartfolie. Kunststoff-Etiketten eignen sich grundsätzlich für alle Einsatzbereiche. Sollen sie täglich verwendet werden, wählt man ein Produkt aus möglichst robustem Kunststoff. Dünnere, preisgünstigere Folien sind dagegen für den einmaligen Gebrauch ideal.

• Acryl

Transparent, stabil und gleichzeitig edel sind die Namensschilder aus Acryl. Sie sind vorzugsweise für repräsentative Zwecke gefragt und eignen sich (nicht zuletzt aufgrund des höheren Preises) für den Langzeiteinsatz.

• Metall

Ebenfalls optisch ansprechend und hochwertig sind die Namensschilder aus Metall. Hierbei handelt es sich häufig um Aluminium, teilweise auch um Edelstahl. Diese Schilder erweisen sich zudem als robust und abriebfest, sodass sie auch etwas höheren Belastungen bis zu einem gewissen Grad standhalten. Da Metall nicht transparent, sondern silberfarben ist, bedeckt (beziehungsweise verdeckt) dieses Material natürlich nicht die Front und den Schriftzug. Stattdessen wird dafür entweder Acryl oder Kunststoff verwendet. Alternativ lässt sich das Aluminium auch selbst bedrucken oder gravieren.

Damit das Namensschild fest an der Kleidung bleibt, gibt es verschiedene Befestigungsmöglichkeiten. Das sind:

Diese Variante ist nicht nur die facettenreichste, sondern auch die hochwertigste und robusteste. Ansteck-Namensschilder finden ihren Platz direkt an der Kleidung der Person, in der Regel auf Höhe der Brusttasche. Einmal angesteckt bleiben sie an Ort und Stelle und damit für den Gesprächspartner jederzeit gut sichtbar. Sie eignen sich vorzugsweise für den regelmäßigen und täglichen Gebrauch. Für die Befestigung der Schilder stehen dabei verschiedene Varianten zur Auswahl:

• ein Befestigungsclip
• ein Magnet
• eine Nadel (Wellennadel oder Plattennadel)
• eine Klemme (Krokoklemme oder Kombiklemme)

Speziell bei feiner und empfindlicher Kleidung könnten Clips und Nadeln im wahrsten Wortsinn einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Um den Stoff nicht zu beschädigen, bringen Sie die Namensschilder zum Testen zunächst an unauffälliger Stelle an.

Ist Flexibilität gefragt, dann punkten die Textilband-Namensschilder. Diese lassen sich schnell und unkompliziert einfach umhängen. Vor allem für einmalige Nutzungen (zum Beispiel bei Veranstaltungen, Messen und Ausstellungen) sind sie ideal. Natürlich lassen sich diese Namensschilder aber auch mehrfach verwenden – die Beschriftung lässt sich in der Regel kinderleicht austauschen.

Da die Textilbänder insgesamt einen eher lässigen Eindruck vermitteln, sind sie für den seriösen Auftritt in klassischen Branchen (zum Beispiel Banken oder Versicherungen) eher weniger geeignet. Hinweis: Aus Gründen der Sicherheit öffnet sich der Verschluss in der Regel automatisch bei der Zugbelastung.

Diese Namensschild-Variante bezeichnet man auch als Jo-Jo-Halter. Befestigt wird er entweder am Hosenbund oder an der Brusttasche. Dank einer Ausziehfunktion an einem Band ist es möglich, ein Namensschild, den Ausweis oder eine Schlüsselkarte bei Bedarf zum Vorzeigen oder Öffnen einer Tür einfach hervorzuziehen. Wie ein Jo-Jo zieht sich das Band nach der Nutzung von selbst wieder ein.

Zur Befestigung an der Kleidung stehen dabei folgende Optionen zur Verfügung:

• ein Schlüsselring
• ein Karabinerhaken
• eine Druckknopfschlaufe

Praktisch sind diese Namensschilder für die tagtägliche Nutzung und meist für betriebsinterne Zwecke. Als ideal erweisen sie sich zum Beispiel für Mitarbeitende, die im Unternehmen viel unterwegs sind und hier verschiedene Sicherheitsbereiche und Abteilungen passieren müssen.

Transparent heißt die „Farbe“ der Wahl bei den Kunststoff- und Acrylvarianten. Dagegen sind die Alu- und Edelstahlschilder silberfarben oder grau. Angeboten werden aber auch farbige Kunststoffhüllen, zum Beispiel in Rot, Blau oder Grün. Farbe ins Spiel bringen zudem die Textilbänder. Neben der großen Farbauswahl besteht sogar die Möglichkeit, diese mit einem speziellen Design zu individualisieren und zum Beispiel mit dem Unternehmenslogo oder einem Slogan zu bedrucken.

Die hochwertigen Namensschilder aus Acryl oder Aluminium können Sie auch einzeln kaufen. Standard-Modelle werden dagegen regelhaft in etwas größerer Stückzahl angeboten. Dabei variiert die Anzahl zwischen zehn und rund 100 Schildern pro Verpackungseinheit.

Zum Lieferumfang gehört teilweise „nur“ das Schild an sich, häufig ist aber auch das Einsteckpapier bereits enthalten. Zum Auswechseln lassen sich die Etiketten separat (nach-)kaufen. Achten Sie hierbei darauf, dass es sich nicht um Aufkleber handelt, sondern um stabileres Papier beziehungsweise Karton ohne eine Klebeschicht.

Stift, Drucker oder Gravur? Wie beschrifte ich das Namensschild?

Um Schilder mit Namen und Co. zu versehen, kommen je nach Einsatzbereich und Schildtyp verschiedene Möglichkeiten infrage. Das sind:

• handschriftliche Beschriftung

Wenn es schnell gehen soll, eignet sich die Beschriftung des Etiketts mit einem Stift. Vor allem für den spontanen und/oder einmaligen Einsatz spricht nichts gegen die Beschriftung per Hand. Der Kreativität sind hier natürlich keine Grenzen gesetzt. Achten Sie bei der Wahl des Stifts jedoch darauf, dass die Tinte nicht verschmieren kann, die Strichbreite ausreichend dick und die Farbe intensiv genug ist. Ein Kugelschreiber bietet sich jetzt an.

• bedruckte Beschriftung

Für den professionellen Eindruck kommen Sie im Grunde nicht an bedruckten Etiketten vorbei. Die Einsteckpapiere sind in der Regel sowohl für den Tintenstrahl- als auch den Laserdrucker geeignet. Für ein sauberes und schönes Ergebnis vergewissern Sie sich vorab aber unbedingt, ob die Etiketten tatsächlich für den jeweiligen Druckertyp geeignet sein. Dank spezieller Formatvorlagen gestaltet sich das Bedrucken nach manuellen Vor- und Eingaben dann sehr einfach.

• eingravierte Beschriftung

Die mit Abstand hochwertigste und kostenintensivste Variante sind Namensschilder, die sich mit einer individuellen Gravur versehen lassen. Üblich ist diese weniger bei den Kunststoff- als vielmehr bei den Aluminiumschildern. Die Namensschilder dienen repräsentativen Zwecken und sind für den langfristigen Einsatz gedacht.

Der Content: Worauf sollte ich bei der Beschriftung von Namensschildern achten?

Max Mustermann

Senior Consultant

So oder ähnlich sieht der optimale Text auf einem Namensschild aus. Zur Übersicht haben wir hier einige praktische Hinweise zusammengestellt, worauf Sie bei der Etikettenbeschriftung achten sollten:

• Vor- und Nachname machen sich besonders gut auf den Namensschildern. Dies wirkt im Kontakt zu anderen Menschen persönlicher als nur die Nennung des Nachnamens. Sprechen jedoch Argumente dagegen (wie Datenschutz oder ein zu langer Name), dann lässt sich der Vorname auch abkürzen wie folgt: M. Mustermann.
• Die Anreden „Frau“ oder „Herr“ sind aus der Mode gekommen – verzichten Sie lieber darauf.
• Die akademischen Titel „Dr.“ und „Prof.“ sind unbedingt zu nennen. Dagegen darf ein „Dipl.-Ing.“ durchaus weggelassen werden.
• Je nach Funktion im Unternehmen empfiehlt es sich, die jeweilige Position oder die Berufsbezeichnung mit unterzubringen.
• Die Schrift auf dem Namensschild ist ausreichend groß und gut lesbar. Wird ein Stift verwendet, dann schreibt man in Druckbuchstaben.
• Im Idealfall findet sich auch noch ein Unternehmenslogo und/oder -schriftzug auf dem Etikett.
• Kein Muss, aber meist sehr praktisch ist zudem die Nennung des Firmennamens. Sinnvoll ist das speziell bei Terminen oder Veranstaltungen, die nicht im eigenen Unternehmen stattfinden.
• Weitere Informationen und Details sorgen auf den kleinen Schildern eher für Verwirrung als für einen Mehrwert.
• Tragen mehrere Personen ein Namensschild, dann ist Einheitlichkeit das A und O. So sollte das Layout bei allen Etiketten identisch sein. Auf diese Weise lassen sich ein Wiedererkennungseffekt schaffen und die Zusammengehörigkeit zum Ausdruck bringen.

Wie und wo trägt man ein Namensschild richtig?

Die erste Frage, die man sich vor der Befestigung des Namensschildes stellen sollte, ist: Wird das Etikett von meinem Gesprächspartner gesehen und wahrgenommen? Ziel Nummer eins ist daher, dass man es gut erkennbar anbringt. Als Orientierung bietet sich der Brustbereich an. Eine gute Wahl sind zum Beispiel die Brusttaschen bei Hemden (von Herren), eine Alternative könnte das Revers sein.

Darüber hinaus liegen Sie mit der rechten Seite (aus eigener Perspektive) in der Regel richtig. Die meisten Menschen entscheiden sich ohnehin intuitiv für das Anbringen des Namensschilds auf der Nicht-Herzseite, es gibt aber auch einen ganz praktischen Grund, der dafür spricht: Denn beim Händeschütteln wandert der Blick automatisch von der rechten Hand hin zum Gesicht – auf halbem Weg bleibt er dabei am Namensschild hängen.

Tipp: Für ein einheitliches Erscheinungsbild und den guten Eindruck tragen alle Mitarbeitenden das Namensschild an derselben Stelle. Diese Regelung sollten Unternehmen klar kommunizieren.

Hier noch einige No-Gos, die Sie unbedingt vermeiden sollten:

• Schilder, die an einem Schal oder Halstuch angebracht sind (Gefahr des Verrutschens)
• zu nah am offenen Dekolleté angebrachte Etiketten (Risiko der „Ablenkung“)
• an der Sakkotasche angesteckte Schilder, die sich nach unten neigen (Gefahr der Nicht-Lesbarkeit)

Ist man verpflichtet, ein Namensschild zu tragen?

Es ist vor allem die Sorge, zu viel von sich selbst vor fremden Menschen preiszugeben, die bei Angestellten die Frage aufkommen lässt, ob sie überhaupt dazu verpflichtet sind, ein Namensschild zu tragen. Tatsächlich hat der Arbeitgeber gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) die rechtliche Möglichkeit, das Tragen eines Namensschilds zu verlangen. Voraussetzung ist jedoch sein berechtigtes Interesse, das mehr wiegt als die persönlichen Interessen der Angestellten.

Ein möglicher rechtfertigender Grund für den Arbeitgeber kann beispielsweise eine kundenfreundliche Ansprache sein. Auch die Option für Kunden, sich über einen Mitarbeitenden beschweren zu können, lässt sich als Argument heranziehen. Keinen Widerspruch dürfen Angestellte zudem einlegen, wenn die Etiketten lediglich intern im Unternehmen (ohne Kontakt nach außen zu Kunden, Besuchern oder Patienten) zu tragen sind.

Die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden spielen auf der anderen Seite aber auch eine Rolle: Ein Veto ist beispielsweise dann angebracht, wenn der Mitarbeitende Bedenken hat, dass eine fremde Person den eigenen Namen missbräuchlich nutzen und sich zum Beispiel über das Internet Informationen über ihn einholen kann. Kritisch wird es zudem, wenn der Angestellte einfach frech von einem Kunden mit dem Vornamen angesprochen wird, obwohl dieser das nicht möchte. Eine Option wäre jetzt, lediglich den Nachnamen (oder nur den Vornamen) auf dem Schild aufzuführen. Für die vollständige Namensnennung bedarf es zumindest in der Außenwirkung ohnehin immer der Zustimmung des Mitarbeiters.

Wer trägt die Kosten für ein Namensschild?

Wahrscheinlich wird es keinen Arbeitgeber geben, der von seinen Mitarbeitenden verlangt, sich selbst ein Namensschild zuzulegen und womöglich auch noch selbst zu beschriften. Allein aus Gründen eines einheitlichen Erscheinungsbildes und des guten Images nach außen wäre dies eher kontraproduktiv. Hinzu kommt, dass sich die Kosten für Namensschilder im Rahmen halten und in der Regel ohnehin nicht als Einzelstück, sondern in größerer Stückzahl verkauft werden.

Aber nicht nur die Logik macht die Kostenfrage eindeutig: Ein Namensschild zählt rechtlich zur Arbeitskleidung. Die Kosten dafür muss der Arbeitgeber immer dann übernehmen, wenn die Angestellten diese nicht auch in der Freizeit getragen könnte. Und ein Namensschild gehört schließlich eher weniger zum üblichen Freizeitdress.