Schredder

Wann der Reißwolf aktiv wird

Wenn es um das Thema „sensible Dokumente“ und die dafür aktiven Schredder, Aktenvernichter und Reißwölfe geht, denken viele Menschen an Geheimdienste. Doch in Firmen, ob klein oder weltumspannend groß, sind Dokumente und Daten schon als sensibel zu bezeichnen, wenn sich noch lange kein Geheimdienst dafür interessieren würde. Wer ein Gefühl dafür bekommen möchte, wie geheim Daten sein können, der stelle sich vor, er wäre Angestellter eines Unternehmens und würde einen detaillierten Tagesbericht der eigenen Arbeit und der erlebten Ereignisse in der Firma schreiben. Und dann überlegt er sich, wem er diesen Bericht nicht schicken würde. Da gibt es eine Reihe Adressaten, vor denen ein Schredder die Daten des Unternehmens schützen könnte:

• Die eigenen Angehörigen, die vielleicht auf Konkurrenzprodukte umsteigen könnten, wenn sie Details aus dem Firmenalltag hören würden. Das muss nicht immer logisch sein. Vielen Menschen ist aber der interne Ablauf einer Produktionsfirma unklar. Je mehr sie wissen, desto mehr schreckt es sie ab, auch wenn es eigentlich positive Informationen sind. Da ist es egal, ob das Unternehmen Drucker herstellt, Versicherungen anbietet oder Gartengeräte verkauft. Der Kontakt zu Angehörigen ist vor allem dann problematisch, wenn es um Kindergärten, Schulen oder andere sozialpädagogische oder auch medizinsche Einrichtungen in örtlicher Umgebung geht.
• Konkurrenzfirmen sind immer mit Vorsicht zu genießen. Manchmal können kleine Entwicklungsfortschritte eine große Bedeutung auf dem Markt bekommen. Geheimniskrämerei in allen Details ist da eine Selbstverständlichkeit.
• In jeder Firma gibt es offene Türen. Es sei denn, professionelle Helfer kümmern sich permanent um alle möglichen undichten Stellen. Gerade Jungunternehmer übersehen oft die Wege, auf denen Daten das Haus verlassen. Das fängt bei den digitalen Daten an und hört beim Papier noch lange nicht auf.
• Manchmal sind es Zufälligkeiten. Ein freistehender Schredder der Sicherheitsstufe 1 steht da, wo auch mal Kunden entlanglaufen. Und irgendein unbekannter Kunde sieht zufällig schlecht geschredderte Ausdrucke, die was Interessantes bieten könnten. Und schon ist der Stein ins Rollen gebracht. Oft ist man später überrascht, aus welchen Resten wichtige Informationen gewonnen wurden.

Das sind nur einige Beispiele, die zeigen, wie schnell ein Unternehmen von Datenklau betroffen sein kann. Gegen Datendiebstahl gibt es verschiedene Hilfsmittel. Man muss sich darüber im Klaren sein, dass ein Reißwolf im Büro allein wenig ausrichten kann. Es geht auch um den Umgang mit Daten vor und nach der Vernichtung durch den Schredder. Ein wichtiger Aspekt ist die sorgfältige Eliminierung von Daten, die nicht mehr gebraucht werden. Ein Schredder muss unbedingt auch regelmäßig fachgerecht geleert werden. Der moderne Aktenvernichter ist Nachfolger des Feuerkorbs, der ziemlich gute Ergebnisse ablieferte. Allerdings war der Feuerkorb im Büro nicht ungefährlich.

Jedes Kaufargument ist wichtig

Wer sich mit Aktenvernichtern beschäftigt, stellt schnell fest, dass es eine ganze Reihe von Kaufargumenten gibt:

• Sicherheit. Angegeben werden hier beispielsweise die Sicherheitsstufen des Schneidwerks und die Größe der Papierschnipsel, die das Schneidwerk in den Auffangbehälter fallen lässt. Beim Partikelschnitt der Sicherheitsstufe 3 werden aus einem DIN A4 Blatt gut 300 Schnipsel – bei der Sicherheitsstufe 5 sind es schon 2000.
• Volumen. Damit wird die Größe des Auffangbehälters beschrieben. Manche Schredder bieten 7 Liter, andere 145 l.
• Einfuhr. Damit ist die Anzahl an Blättern gemeint, die man gleichzeitig in das Schneidwerk führen kann. Allerdings gibt es hier schon ab 30 Blatt Geräte mit Vorlageeinheit. Bei manchen Schreddern kann man 750 Blatt vorlegen, die sie dann in Ruhe zerreissen.
• Schnittgut. Der Papierschredder ist selten geworden. Inzwischen können die meisten Aktenvernichter auch CDs, DVDs (siehe auch Rohlinge; manche schaffen auch Disketten) und Kreditkarten zerlegen. Dies geschieht oft sogar in einem extra Schneidwerk mit speziellem Auffangbehälter. Ferner braucht man nicht mehr darauf zu achten, ob Heft- und Büroklammern aus dem Papierstapel entfernt sind.
• Tempo. Gemeint ist die Geschwindigkeit, mit der geschreddert wird. Da gibt es langsame Aktenvernichter mit 5 mm/s und wahre Reißwölfe mit 100 mm/s.
• Schnittart. Gewöhnlich kann man sagen, dass preiswerte Schredder das Papier in Streifen schneiden und bessere Kollegen den Partikel- oder auch Kreuzschnitt beherrschen. Aber es gibt viele Ausnahmen. Hier gilt es, genau hinzuschauen, welche Sicherheitsstufen bewältigt werden.
• Einsatzort. Manche Schredder sind für den einzelnen Arbeitsplatz, andere können auch zwei Kollegen zur Verfügung stehen. Es gibt Aktenvernichter für das kleine (2-4 Kollegen), mittlere (5-10) oder große (über 10) Team. Einige Firmen bieten auch preiswerte Lösungen für Zuhause an.
• Eingabebreite. Hierbei handelt es sich um die Schlitzbreite, die dem Papier zur Verfügung steht. Ein DIN-A4-Blatt ist an der schmalen Seite 219 mm breit. Eingabebreiten mit weniger als 219 mm verlangen, dass man das Papier faltet (was die Eingabemenge halbiert) oder vorher durchschneidet. Wer häufiger viel Schreddern muss, freut sich über Eingabebreiten von 230 oder 240 mm. Es gibt auch größere für DIN A3 oder mehr, die dann beispielsweise 310, 400 oder 500 mm messen.
• Laufwerkfunktionen. Ausstattungsmerkmale wie Ein- und Ausschalter, Lichtschranke, Überhitzungsschutz, Papierzufuhr manuell oder automatisch, Start-Stopp-Funktion, Stopp bei offener Tür (des Auffangbehälters), Stopp bei vollem Behälter und vor allem die Rücklauffunktion gibt es nicht bei jedem Gerät. Es sind aber sinnvolle Merkmale.
• Rollen. Damit unterscheiden sich fahrbare von nicht fahrbaren Schreddern.
• Lärmbelästigung. Schreddern ist ein an sich lautes Handwerk, auch wenn Papier den Eindruck erweckt, es sei eher leise zu zerkleinern. Die Spanne reicht von 40 dB(A) bis 74 dB(A). Dabei ist zu bedenken, dass nicht immer informiert wird, ob es sich um die Lautstärke in einem Meter Entfernung bei Leerlauf oder Betrieb handelt. Man misst dann einen Meter vom Schredder bis zum Bürostuhl. Dass jegliche Lärmbelästigung reduziert werden muss, soweit es möglich ist, ist noch nicht jedem Hersteller bekannt und kann zu einem kaufentscheidenden Aspekt heranwachsen.
• Stromverbrauch. Auch der Verbrauch von Strom ist eine Frage der Ökologie und hier sind zum Teil deutliche Unterschiede festzustellen. Manche Schredder zerlegen 10 Blatt bei Sicherheitsstufe 4 mit einem Verbrauch von 270 Watt – andere Reißwölfe futtern bei gleicher Menge und Sicherheitsstufe 1300 Watt. Auch der Standby-Betrieb ist nicht einheitlich. Manche Geräte schalten schon nach wenigen Minuten in den Standby-Betrieb und verbrauchen dann weniger als 0,1 W/h. Andere gehen erst nach einer halben Stunde in den Schlafmodus und verbrauchen dann immer noch 20 oder 30 Watt.
• Abnehmbarer Auffangbehälter. Bequemlichkeit ist im betrieblichen Ablauf nicht immer Luxus. Ein Schredder, dessen Auffangbehälter abnehmbar ist, erleichtert die Arbeit sehr stark.
• Öl-Wartung. Die Schneidwerke verlangen regelmäßige Pflege. Lange Garantiezeiten sind oft nur bei Schreddern zu finden, die eine automatische Öl-Wartung besitzen. Wer nicht so viel vernichten muss, ist mit dem Öl-Blatt auch gut bedient, darf die regelmäßige Nutzung aber nicht vergessen.

Es gibt natürlich noch anderen Eigenschaften wie etwa die Maße eines Schredders oder dessen Gewicht. Solche Angaben informieren aber nur indirekt über die Qualität des Gerätes. Das ist durchaus anders zu bewerten als etwa bei Druckern und Multifunktionsgeräten

Wer braucht welchen Schredder?

Wer einen passenden Schredder sucht, fängt zunächst mit den Sicherheitsstufen an. Alle anderen Qualitäten eines Reißwolfs sind zweitrangig, auch wenn sie noch so wichtig erscheinen. Nach Klärung der notwendigen Sicherheitsstufe geht man die anderen Aspekte der angebotenen Aktenvernichter Stück für Stück durch, etwa so wie Otto Office die Übersichten strukturiert hat. Das kann man als Hilfe sehr gut verwenden.