Papierschredder

Wer braucht denn überhaupt einen Papierschredder?

Man kann ziemlich sicher sagen, dass es mehr Firmen sind, als viele Menschen glauben. Ein Papierschredder ist ein sehr wichtiger Baustein zu Vernichtung von Daten und Informationen, die nicht in falsche Hände geraten dürfen. Was Antivirenprogramm und Firewall für die elektronischen Daten sind, ist der Papierschredder für alles, was auf Papier ausgedruckt wurde bzw. wird. Dazu kommt heute auch noch der Reißwolf, der sich beschriebene CDs und DVDs, Disketten und Kreditkarten einverleibt. Das können inzwischen fast alle Schredder. Ebenso lassen sie sich nicht mehr von Büro- oder Büroklammern aufhalten.

Geschreddert wird viel und vielleicht auch mal zu viel. Man sollte jeden Mitarbeiter dahingehend überprüfen, ob er zwischen Drucker / Kopierer und Schredder unterscheiden kann. Aber was muss nun vernichtet werden? Grundsätzlich muss alles vernichtet werden, was nicht mehr gebraucht wird und nicht in falsche Hände geraten darf. Beispiele: Skizzen aus der kreativen Grafikabteilung und Akten aus dem Archiv, die ihre notwendige Lagerzeit überschritten haben.

Wenn man sich mit Fällen von Industriespionage beschäftigt kann man immer mal wieder überrascht sein, wie alltäglich die Objekte sind, die besser geschreddert worden wären. Das liegt unter anderem auch am Wandel von analog zu digital. Die elektronische Datenspeicherung begann bereits in den 1950er Jahren. Für viele kleine und mittelständische Unternehmen sowie für Behörden sind aber bis weit in die 1990er Jahre analoge Aktenspeicherstätten Standard. Selbst nach 2000 haben viele nach wie vor auch Aktenschränke im Keller oder auf dem Dachboden stehen, wo Daten in Schriftform auf ihre Vernichtung warten. Ab etwa 1980 wurden auch PCs dafür eingesetzt. Das hat vor allem seit 2000 stark zugenommen. In den Jahren 1980 bis etwa 2010 waren viele Firmen noch unerfahren mit der elektronischen Datensicherung und deshalb häufig Opfer von Datenklau. Seit 2000 ist die langfristige Archivierung mittels Papier rückläufig. Nun fehlt immer häufiger den jungen Firmen Erfahrung beim sicheren Umgang mit Schriftstücken. Die Firewall schirmt perfekt das Büro ab, aber der „feindliche Kunde“ fischt die wichtigsten Daten aus dem Auffangbehälter des Papierschredders, der unbewacht auf dem Flur steht. Das „ultraneue“ Produkt erscheint plötzlich bei der Konkurrenz.

Sicherheitsstufen

Bevor man von Sicherheitsstufen spricht, werden die Objekte zunächst einer von drei Schutzklassen zugeordnet. Die Schutzklasse 1 präsentiert Daten mit normalem Schutzbedarf. Es geht um Informationen, die generell einer größeren Gruppe zugänglich sind und deren weitere Offenlegung neue begrenzte Schäden für das Unternehmen zur Folge hätte. Da geht es etwa um Kataloge oder Flyer.

Die Schutzklasse 2 spricht von einem hohen Schutzbedarf. Es geht um vertrauliche Informationen, die einem vergleichsweise kleinen Kreis zur Verfügung stehen. Würden diese Daten in fremde Hände geraten, könnten die Schäden für das Unternehmen groß sein. Es könnte beispielsweise Gesetzesverstöße verursachen. Hier geht es um Personaldaten, Know-how-relevante Korrespondenz sowie (wichtige) Memos.

Der sehr hohe Schutzbedarf wird in der Schutzklasse 3 definiert. Die Daten betreffen einen nicht nur kleinen, sondern auch namentlich bekannten Kreis von Personen, die in der Firma zum Beispiel spezielle Aufgaben erfüllen. Zu dieser Schutzklasse gehören etwa Unterlagen der Geschäftsleitung, Finanzdaten und natürlich alles, was eindeutig als Verschluss- oder Geheimsachen definiert ist.

Für diese Schutzklassen gibt es diverse Sicherheitsstufen, beispielsweise die Sicherheitsstufen 1 bis 7 (auch P1 bis P7) für Papier (Filme und Druckplatten). Folgende Übersicht zeigt, welche Schutzklassen welche Sicherheitsstufen fordern:

• Schutzklasse 1: Sicherheitsstufen 1, 2 und 3
• Schutzklasse 2: Sicherheitsstufen 3, 4 und 5
• Schutzklasse 3: Sicherheitsstufen 4 und 5 sowie 6 und 7

Von Mitte der 1990er Jahre bis 2012 wurden die Sicherheitsstufen nach der DIN 32757 definiert. Dann wurde die alte DIN-Norm von der neuen DIN 66399 (1+2) ersetzt. Seit 2009 gibt es auch die europäische Norm EN 15713:2009-08, die in Deutschland unter der Bezeichnung DIN EN 15713 geführt wird. Sie definiert zunächst die Objekte in Kategorien A bis H. A steht beispielsweise für Papier und Zeichnungen, Dokumente und Pläne. Unter E sind ID-Karten sowie Silberscheiben (CDs, DVDs usw.) zusammengefasst. Die Euro-Norm beschreibt auch Schredder- und Zerfaserungsgrößen, die den einzelnen Materialien zugeordnet werden.

Schaut man sich die Internetseiten der Hersteller an, so scheint es keine absolute Klarheit bei den Sicherheitsbestimmungen zu geben. Nur teilweise werden die Normen beachtet. Manche Hersteller formulieren sogar scheinbar eigene Regeln. Orientierung gibt die Einteilung der Sicherheitsstufen von Otto Office. Für die beiden wichtigsten Sicherheitsstufen auf dem Markt bedeutet das:

• Sicherheitsstufe 2 wird empfohlen für internes Schriftgut, das nicht als besonders vertraulich eingestuft wird. Der Streifenschnitt ist maximal 6 mm breit und beim Partikel- bzw. Kreuzschnitt haben die Stücke maximal 400 mm² Fläche. In der Praxis bedeutet das beim DIN A4 Blatt, dass es in 37 (genau 36,5) Streifen oder 156 Partikel zerteilt wird.
• Sicherheitsstufe 4 wird empfohlen für Schriftgut, das geheimgehalten werden muss. Der Kreuzschnitt sieht hier einen Schnitt vor, bei dem Partikel mit maximal 30 mm² Fläche entstehen. Das sind beim DIN A4 Blatt 2079 Partikel. Der Streifenschnitt ist hier nicht mehr klein genug.

Wer sich unsicher ist, welchen Schnitt beim Papierschredder notwendig ist, sollte sich immer an der Bedeutung der Objekte orientieren. Wenn die Geheimhaltung für die Sicherheit des Staates von Bedeutung ist, sollte sich bei Papierschreddern mit P7 orientieren. Aber in der Regel gibt es sowas in vielen Firmen nicht. Bei sehr personenbezogenen und empfindlichen Daten sind die Sicherheitsstufen P5 und P6 angezeigt.

Aber es kommt nicht nur auf die Technik des Papierschredders an. Die Benutzer freuen sich über eine einfache Bedienung. Das bedeutet: Man kommt mit dem Papier an den Schredder und steckt es gefahrlos in den Schlitz. Gefahrlos bezieht sich hier auf Finger und Krawatten. Erwünscht wird der Standby-Betrieb. Wer vorher erst das Gerät einschalten und es nachher wieder ausschalten muss, findet es umständlich. Der Stromverbrauch und die Lärmentwicklung sollten im Standby aber sehr gering sein.

Wenn der Auffangbehälter voll ist, sollte das empfindliche Schriftgut gesondert in speziellen Müllsäcken gesammelt und ebenso gesondert entsorgt werden. Es bringt nichts, einen teuren Papierschredder zu nutzen, wenn das Konfetti anschließend in einen normalen Müllcontainer (vgl. auch Abfallentsorgung) umgeladen wird. Es gibt Software, die aus den kleinsten Partikeln lesbare Schriftstücke (wieder)herstellen kann.

Was die Papierschredder so alles vorweisen

Es gibt eine Reihe von Aspekten, die vor dem Kauf eines Papierschredders zu beachten sind. Neben der Sicherheitsstufe ist beispielsweise die Art des Schnittguts von Bedeutung. Wer sich einen Papierschredder kauft, der CDs in drei oder vier Teile zerschneidet, kann dieses Können in der Regel auch missachten. Das kann man mit der Schere auch und ist genauso unsicher. Ein eigenes Schneidwerk und ein separater Auffangbehälter für bespielte Silberscheiben (vgl. auch Rohlinge) sind empfehlenswert, wenn diese Datenträger üblicherweise mit sensiblen Daten bespielt werden. Meist wichtiger ist die Fähigkeit, Büro- und Heftklammern im Papier zu zerlegen, was inzwischen fast alle Papierschredder problemlos erledigen. Wie viel Papier gleichzeitig zugeführt werden kann, ist vor allem dann von Bedeutung, wenn oft geschreddert wird. Dann sollte auch die Einfuhrbreite etwas mehr Spielraum bieten. Das DIN A4 Blatt misst 210 Millimeter – eine Öffnung von mindestens 230 mm ist da schon eine Erleichterung, über die sich die Benutzer sehr freuen.

Ein Aufsatz für einen vorhandenen Mülleimer darf man bei aller Laufwerkstechnik als Notlösung betrachten, die für ein Unternehmen nicht angemessen ist.