Dokumentenscanner

Was ist ein Scanner?

In modernen Büros gehört der Scanner neben Drucker und Faxgeräte zur Grundausstattung. Es handelt sich hier um ein Abtastgerät, welches die eingelegten Dokumente systematisch abtastet. Dabei werden die analogen Daten mit Hilfe von Sensoren und einem Analog-Digital Wandler in das digitale Format gebracht. Die Dokumente können anschließend auf einem PC gespeichert und weiterbearbeitet werden.

Unter den Scannern ist wohl der Flachbettscanner am bekanntesten, der von der Form her einem sehr flachen Fotokopierer ähnelt. Dieser wird sowohl im privaten, als auch im gewerblichen Bereich eingesetzt. Das Gerät ermöglicht die Digitalisierung von Dokumenten, Zeitschriften, Fotos und auch Büchern. Ist ein Einzugscanner oder Dokumenteneinzug integriert, kann der Scanner selbstständig mehrere Seiten hintereinander einlesen. Spezielle mobile Scanner oder Handscanner bieten sich für den Einsatz unterwegs an. Darüber hinaus gibt es diverse Drucker & Multifunktionsgeräte, die bereits eine Scannfunktion mitbringen. Allerdings ist die Auflösequalität bei den Flachbettscannern als besser einzustufen. Inzwischen sind die Scanner mit verschiedenen Zusatzfunktionen ausgestattet, die eine automatische Übertragung per E-Mail, an einen Cloudspeicher oder die Umwandlung in ein PDF erlauben.

Wie funktioniert ein Dokumentenscanner?

Ein Großteil der heutigen Scanner wird über ein USB-Kabel direkt an den PC angeschlossen. Bevor der Scanner jedoch zum Einsatz kommen kann, benötigt es die Installation eines Scanner-Treibers. Dieser liegt neben dem passenden Scannprogramm in der Regel den Geräten beim Kauf bei. Ist die Software installiert, kann der Scanner über WLAN oder eben das USB-Kabel an den Computer angeschlossen werden. Für den richtigen Standort empfiehlt sich ein Platz im Büro, welches einen raschen und leichten Zugriff auf das Gerät erlaubt. Der erste Scannvorgang kann nun starten. Hierfür wird die zu scannende Unterlage auf die Glasfläche des Scanners unterhalb des Deckels gelegt und der Deckel wieder geschlossen. Nun wird der Vorgang entweder über das installierte Scanprogramm oder die spezielle Scan-Taste ausgelöst. Dabei startet das Gerät mit dem Abtasten der Unterlage und der entsprechenden Digitalisierung. Je nach Gerätequalität und eingestellter Auflösung kann sich die Scan-Geschwindigkeit unterscheiden.

Worauf muss man beim Kauf eines Dokumentenscanners achten?

Vor dem Kauf eines Scanners sollten die wichtigsten Kaufmerkmale überprüft werden:

• Zweck: aufgrund der vielen verschiedenen Scannerarten sollte überlegt werden, wofür der Scanner zukünftig eingesetzt werden soll. Geht es lediglich um das Scannen von Filmstreifen, Dias oder Papierfotos, um diese für die Nachwelt digitalisieren zu können, empfiehlt sich ein Foto- und Diascanner. Werden es in erster Linie Dokumente und nur gelegentlich Bilder sein, die digitalisiert werden sollen, ist der traditionelle Flachbettscanner die beste Wahl. Bei einer großen Anzahl von Unterlagen, die regelmäßig im selben Format eingescannt werden müssen, ist ein Einzugscanner zu empfehlen. Handscanner und mobile Scanner wiederum bieten sich insbesondere für Vorgänge an, die auch von unterwegs aus gescannt werden sollen.
• Umfang: beim Kauf sollte auf den Lieferumfang geachtet werden. Neben dem Gerät und dem Netzkabel sollte auch ein USB-Verbindungskabel, eine Treiber-CD und die Scansoftware dabei sein. Alternativ müsste diese zusätzlich gekauft werden. Soll es ein Flachbettscanner mit Durchlichtaufsatz werden, sollten die Halterungen für Negativstreifen und Diapositive im Lieferumfang enthalten sein.
• Anschlüsse: moderne Dokumentenscanner lassen sich sowohl über ein USB-Kabel aber auch über WLAN mit anderen Geräten verbinden. Darüber hinaus gibt es Produkte, die sich von einem Smartphone aus ansteuern lassen. Eine Scan-to-Cloud oder Scan-to-PDF-Funktion ist überdies sehr praktisch.
• Farbtiefe: findet der Scanner seinen Einsatz im professionellen gewerblichen Bereich, sollte er eine Farbtiefe von 96 Bit mitbringen. Für den privaten Bereich reicht eine Farbtiefe von 24 Bit in den meisten Fällen aus.
• Auflösung: von der Scanauflösung hängt das Aussehen des Endergebnisses ab. Definiert wird sie über die dpi-Zahl. Hierbei werden die Punkte pro Zoll angegeben. Je höher die maximalen dpi-Werte der Geräte liegen, desto besser wird die Qualität der eingescannten Bilder.
• Lichtquelle: für den Betrieb eines Scanners benötigt dieser eine Lichtquelle. Zum Einsatz kommen entweder LEDs oder Kaltlicht. LEDs bieten hier mehr Vorteile, verbrauchen sie doch weniger Strom und sind langlebiger als Kaltlichtlampen.
• Extras: über die bereits genannten Funktionen hinaus bieten einige Geräte weitere Zusatzfunktionen, wie beispielsweise die Reinigungsfunktion. Hierfür kommen Infrarot-Einheiten oder UV-Licht zum Einsatz, um eine herausragende Bildqualität zu erreichen.