Dokumentenordner

Dokumentenordner – Ablage für Versicherungen, Steuern und Co.

Wenn sich der Papierberg auf dem Schreibtisch mal wieder türmt, dann ist es Zeit für die von vielen Menschen ungeliebte Ablage. Um den ungeordneten Stapel an Dokumenten – von der Police für die Betriebshaftpflichtversicherung, über die Rechnung für die große Büromateriallieferung, bis hin zu den Kontoauszügen und den Steuerunterlagen des letzten Jahres – schnell abzubauen und gleichzeitig Ordnung im Büro zu schaffen, sind Dokumentenordner eine praktische Ablagemöglichkeit. Die einzelnen, bereits mit wichtigen Themen beschrifteten Ordner sorgen zudem dafür, dass Sie den Überblick behalten und abgelegte Dokumente schnell wiederfinden.

Was ist ein Dokumentenordner?

Bei einem Dokumentenordner handelt es sich in der Regel um einen Ringordner beziehungsweise ein Ringbuch im DIN-A4-Format, in dem man gelochte Papiere abheften kann. Anders als bei „normalen“ Ringordnern, die mit einem Rückenschild individuell je nach thematischem Inhalt beschriftet werden, sind die Dokumentenordner bereits für vorgegebene Themen / Kategorien erhältlich. Dementsprechend sind sie auf dem Einband sowohl an der Frontseite als auch am Ordnerrücken mit entsprechender Beschriftung bedruckt und teilweise auch farbig gestaltet.

Wer sich für einen Dokumentenordner entscheidet, der spart sich nicht nur das manuelle Beschriften von Hand, sondern profitiert auch von einem Ordner im ansprechenden Design. Werden mehrere Ordner aus einer Serie eines Herstellers erworben, sorgt dies für ein einheitliches Bild im Regal, sofern die Mappen dort nebeneinander stehen.

Wer braucht einen Dokumentenordner?

Die Themenordner können im privaten Bereich und auch von Unternehmen genutzt werden. Sowohl zu Hause als auch im Büro heften Sie zum Beispiel im Versicherungsordner Ihre Versicherungsunterlagen von der Haftpflicht-, über die Rechtsschutzversicherung, bis hin zur Gebäudeversicherung ab. In den Steuerordner kommen dagegen sämtliche Dokumente des Steuerberaters und des Finanzamtes. Ein Ordner über die Betriebskosten lohnt sich für kleinere Betriebe, bei denen die fixen und variablen Kosten übersichtlich sind und es im Jahr nur so viele Dokumente gibt, wie in einen Ordner auch passen. Um alle Lieblingsrezepte abzuheften und diese schnell zur Hand zu haben, ist für den Privatgebrauch ein Rezepte-Ordner eine tolle Idee. Direkt griffbereit macht er sich zum Beispiel auch im Küchenregal gut.

Welche Unterlagen gehören in einen Dokumentenordner?

Grundsätzlich lassen sich in den Dokumentenordner natürlich sämtliche Unterlagen in Papierform ablegen, die nicht größer als das Format DIN A4 sind. Aufgrund der einzelnen Themen, mit denen die Dokumentenordner bedruckt sind, bieten sie sich aber geradezu dafür an, die Dokumente auch sortiert abzulegen. Die wichtigsten Rubriken, zu denen in der Regel schriftliche Unterlagen anfallen und für die daher auch spezielle Ordner angeboten werden, sind:

• Finanzen
• Rechnungen
• Versicherungen
• Betriebskosten
• Steuern
• Vorsorge
• Gesundheit
• Kontoauszüge
• Dokumente im Allgemeinen
• Rezepte
• Erinnerungen

Das ist noch wichtig: Merkmale der Dokumentenmappe

Aus welchem Material sind Dokumentenordner? Welche Farbe haben sie? Und: Wenn ich mehrere Ordner verwenden will, kann ich diese auch im Set kaufen? Auf Fragen, wie diese, gibt es hier die passende Antworten mit den relevanten Fakten und Eigenschaften zu den Dokumentenmappen.

• Das Material: Der Einband der Dokumentenmappen ist genauso wie bei Ringbüchern meist aus festem Karton. Es gibt aber auch Modelle aus Kunststoff. Die Ringheftung ist dagegen aus Metall.
• Die Farbe: Dokumentenordner gibt es in verschiedenen Farben. Besonders häufig nachgefragt werden schwarze, blaue, weiße und rote Ordner.
• Das Design: Das Design spielt bei den Dokumentenmappen eine wesentliche Rolle, da ihre Beschriftung schließlich den Charakter dieses Ordners auszeichnet. Ob die Wahl auf ein auffälliges oder eher schlicht gestaltetes Modell fällt, ist natürlich Geschmackssache.
• Die Größe: Viele Dokumentenmappen sind dem Papierformat DIN A4 angepasst und daher circa 30 cm hoch. In der Breite fällt der Ordner meist etwas größer als die A4-Breite aus, damit zum Beispiel auch noch ein Register darin Platz findet. Üblicherweise sind die Mappen daher fast genauso breit wie hoch. Schmalere Ordner haben eine Rückenbreite von 5 cm, die breiteren von 8 cm.
• Die Extras: Anhängig vom Modell und Hersteller gibt es in einigen Ordnern zusätzlich ein (im Lieferumfang enthaltendes) Register für die bessere Übersichtlichkeit. Teilweise ist das Register sogar entsprechend dem Ordner-Thema bereits mit passenden Unterthemen beschriftet.
• Die Anzahl: Themenordner können Sie natürlich einzeln kaufen. Wer jedoch Ordner für mehrere Rubriken sucht und im Aktenregal auch etwas fürs Auge haben möchte, kann sie auch im Set (meist verbunden mit einem Preisvorteil) kaufen.