Klemmschienen

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Ratgeber Klemmschienen – Dokumente schnell und sauber bündeln

Dass sie ein Must-have des täglichen Bürobedarfs ist, lässt ihr äußeres Erscheinungsbild auf den ersten Blick gar nicht vermuten. Dabei ist die lange, schmale und auf den ersten Blick ein wenig an einen Strohhalm erinnernde Klemmschiene ein äußerst praktisches Ordnungssystem, um lose Papiere schnell, unkompliziert und sauber zusammenzufassen.

Was ist eine Klemmschiene, wie funktioniert sie und wofür und in welchen Bereichen ist sie gefragt? Dieser Ratgeber gibt eine Übersicht über die praktischen Dokumentenleisten und informiert ausführlich, worauf im Hinblick auf ihre verschiedenen Varianten und Ausführungen beim Kauf zu achten ist.

Was sind Klemmschienen?

Eine Klemmschiene, auch als Klemmleiste oder Dokumentenklemme bezeichnet, lässt sich unter dem Oberbegriff Ordnungs- und Heftsystem einordnen und stellt eine verschlankte Version der Klemmmappen dar. Sie kann zudem als Alternative zu Heftstreifen, Plastikspiralen, Abheftbügeln sowie auch Heft- und Büroklammern betrachtet werden. Mit all diesen Systemen lassen sich lose Blätter zusammenfassen und fixieren. Der wesentliche Vorteil der Klemmschiene besteht darin, dass die Papiere dabei unbeschädigt bleiben, da sie weder gelocht noch geheftet werden müssen.

Wie der Name bereits sagt, handelt es sich bei einer Klemmschiene um eine schmale, lange Schiene in der Regel aus stabilen Kunststoff, in die man mehrere Papiere einschieben und darin dann festklemmen kann. Bei Bedarf lassen sich die Klemmen einfach wieder ablösen und die Blätter entnehmen.

Klemmschienen gibt es neben der kleinen Büro-Variante zudem als größeres und stabileres Produkt zum Anbringen an der Wand oder einer anderen Fläche. Darin einklemmen lassen sich dann zum Beispiel zu Präsentationszwecken diverse größere Papierformate. Dazu gehören Fotos, Plakate, Flipcharts, aber auch Broschüren und Prospekte.

Wie funktioniert eine Klemmschiene und wie wende ich sie an?

Das Funktionsprinzip der Klemmschienen ist denkbar simpel – mehrere Blätter stapeln, einklemmen, fertig. Zum Vorgehen: Zunächst werden die einzelnen Seiten in die gewünschte Reihenfolge gebracht und mindestens an einer Seite bündig zusammengefasst. Für mehr Stabilität und eine hochwertige Optik legt man obenauf eine Deckfolie und unter den Stapel ein Abschlussblatt.

Eine Klemme in der jeweils passenden DIN-A-Form wird dann üblicherweise entlang der hohen Seite des Papiers (angefangen bei der Ecke) vorsichtig seitlich über den ganzen Längsrand des Papiers gezogen. Die einzelnen Papiere halten nun bombenfest zusammen und sind (zumindest an dieser Seite) vor Knicken geschützt. Zum Lösen schiebt man die Klemme einfach nach oben oder unten über das Papier.

Ein klein wenig anders sieht es bei den Wand-Klemmschienen aus: Nachdem diese an der Wand befestigt wurden, können Sie Blatt oder Blätter darin einfach (ohne seitliches Aufziehen) festklemmen. Je nach Modell lassen sich die zwei Leisten etwas auseinanderziehen. Dank einer integrierten Feder klappen die zwei Schienen mit dem Loslassen wieder fest aufeinander und halten Fotos und Co. so lange fest, wie sie dort benötigt werden.

Welche Varianten von Klemmschienen gibt es?

Auch wenn Klemmschienen nicht unbedingt die aufwendigste Konstruktion sind und sich die einzelnen Produkte auch optisch alle sehr ähneln, gibt es doch wesentliche Unterscheidungsmerkmale. Um das für den jeweiligen Bedarf passende Modell zu finden, lohnt es sich dabei, den folgenden Aspekten etwas mehr Aufmerksamkeit zu schenken:

• Format
• Material
• Füllhöhe
• Farbe
• Befestigungen

Die Klemmschienen passen sich im Hinblick auf ihre Größe natürlich den Unterlagen an, die durch sie zusammengehalten werden. Dementsprechend ist es vor allem das Format DIN A4, an dem sich die Klemmschienen-Hersteller orientieren. Ihre Länge beträgt daher häufig knapp 30 cm. Um kleinere oder größere Papiere abzuheften, gibt es die Klemmschienen aber auch passend für die Formate DIN A5 sowie DIN A3.

Bei den Papierklemmschienen für die Wand spielt das Papierformat dagegen eher weniger eine Rolle. Hierbei lassen sich auch mehrere Papiere nebeneinander sowie auch größere Poster und Plakate anbringen. Zur Auswahl stehen hierbei Längen zwischen rund 50 cm und bis zu 120 cm.

Die Standard-Klemmschienen für die Ablage sind aus Kunststoff (meist PP oder PET) und zeichnen sich einerseits durch ihre hohe Stabilität und andererseits durch ihre Flexibilität und Elastizität aus. Das Material ist zudem leicht und preisgünstig in der Anschaffung.

Anders sieht es bei den Wand-Klemmschienen aus: Diese sind entweder aus Hart-Kunststoff oder aus Metall, häufig Aluminium, gefertigt und dementsprechend stabil und robust.

Die Anzahl der Papiere, die gleichzeitig in eine Schiene hineingeschoben werden können, wird durch die Füllhöhe bestimmt. Je höher diese ist, desto mehr Blätter nimmt die Klemmschiene auf. Dabei sind es in der Regel mindestens 25 Blatt Papier. Das Fassungsvermögen kann aber auch deutlich höher sein, sodass bis zu 100 Seiten in einer Klemmschiene gebündelt Platz finden. Bei den Klemmschienen für die Wand sind die Kapazitäten nochmal deutlich höher. Diese fassen bis zu 500 Seiten. Hier besteht auch die Möglichkeit, dicke Poster und ganze Broschüren festzuklemmen.

Blau, Blau, Grün, Rot – die Klemmleisten gibt es in sämtlichen Standardfarben sowie natürlich auch klassisch in Weiß und Schwarz. Wer es bunt mag, der wählt eine Packung mit verschiedenfarbigen Modellen. Soll es besonders unauffällig sein, dann sind transparente Abheftleisten eine gute Wahl.

Bei den Wand-Klemmschienen ist zumindest in farblicher Hinsicht etwas mehr optische Zurückhaltung angesagt. Meist findet man sie in Silber, Grau oder auch in Weiß.

Zusätzlich zur obligatorischen Klemmfunktion haben einige Schienen weitere Vorrichtungen zur Befestigung. Das sind:

• Abheftleiste: Diese Klemmschienen sind etwas breiter und verfügen über eine gelochte Abheftleiste. Diese ermöglicht ein Abheften der gesammelten Papiere in Ring- und Aktenordnern und Schnellleistern, ohne eine vorherige Lochung der einzelnen Blätter vornehmen zu müssen.
• Magnet: Die größeren Klemmschienen sind teilweise mit einem starken Magneten ausgestattet. Dieser ermöglicht ein einfaches Anbringen und Ablösen der Klemmschiene von magnetischen Oberflächen, wie beispielsweise einem Whiteboard.
• Montage: Wand-Klemmschienen sind für die dauerhafte Befestigung an der Wand mit speziellen Vorrichtungen so ausgestattet, dass sie sich mit Schrauben montieren lassen. Alternativ stehen auch Klebe-Varianten zur Verfügung.

Welche Vorteile haben Klemmschienen

Wer sich für Klemmschienen entscheidet, profitiert aus verschiedenen Gründen von einem praktischen System. Das sind die Vorteile:

• Klemmschienen funktionieren nach einem einfachen Prinzip und bieten eine unkomplizierte und schnelle Handhabung, um einzelne Seiten zusammenzufassen und diese auch schnell wieder zu entnehmen.
• Anders als bei anderen Ablagesystemen müssen die Dokumente, aber auch Fotos und Poster weder gelocht, geheftet noch auf andere Weise „beschädigt“ werden und bleiben damit unversehrt.
• Klemmschienen gehören zu den günstigsten Anschaffungen, wenn es um das Thema Ablage und Ordnungssystem geht.
• Unbenutzt nehmen die Schienen sehr wenig Platz in Anspruch. Sie passen auch in größerer Anzahl in jede Schreibtischschublade und sind bei Bedarf direkt griffbereit.
• Mit relativ wenig Aufwand lässt sich dank der Klemmschienen eine große Wirkung erzielen. Auf diese Weise zusammengefasste Unterlagen machen direkt einen hochwertigen und seriösen Eindruck.
• Klemmschienen können als vergleichsweise nachhaltiges Produkt bezeichnet werden – sie sind langlebig und lassen sich wiederverwenden. Außerdem ist der Materialeinsatz bei dem überaus schmalen Design sehr gering.
• Bei Bedarf lassen sich eingeklemmten Blätter flexibel schützen beziehungsweise aufwerten, indem man die Schiene um eine Klemmhülle ergänzt. Die einzelnen Seiten sind so vor allem vor Knickfalten und anderen Beschädigungen geschützt.
• Klemmschienen sind vielseitig einsetzbar. Man findet sie sowohl im Büro, in der Schule als auch im privaten Bereich. Darüber hinaus eignen sie sich für die unterschiedlichsten Arten von Papieren und Dokumenten.

Wofür und in welchen Bereichen werden Klemmschienen verwendet?

Wer regelmäßig mit Papierbergen oder -stapeln, wenigstens aber mit diversen Unterlagen und Dokumenten zu tun hat, der trifft mit Klemmschienen eine gute Wahl. Für die Bündelung von losem Papier eignen sich die praktischen Helfer in folgenden Bereichen:

• Büro

Klemmschienen finden in jeder Schreibtischschublade Platz. Schnell zur Hand sind sie, wenn es zum Beispiel darum geht, mehrere Rechnungen, Projektunterlagen, Verträge, Ausarbeitungen oder andere thematisch zueinander passende Unterlagen zusammenzufassen. Gebündelt mit Klemmschienen lassen sie sich dann beispielsweise im Ablagekorb ablegen, an Kollegen weiterreichen oder auch per Post versenden.

• Präsentationen, Vorträge und Schulungen

Wird vor anderen Menschen etwas vorgetragen, dann kommen die Klemmschienen sowohl in der kleinen als auch großen Variante zum Einsatz. An der Wand befestigt, können Sie daran diverse Präsentationsmaterialien, wie Poster, Charts, Pläne und Bilder, klemmen und diese einem Publikum präsentieren. Gleichzeitig sind die kleinen Schienen ideal, um Handouts für die Teilnehmer zum Mitnehmen zusammenzustellen.

• Haushalt

In der Küche, im Flur, aber auch im Arbeits- oder Wohnzimmer machen sich die Wand-Klemmschienen gut. Sie ersetzen hier zum Beispiel einen Bilderrahmen oder auch eine Pinnwand und bringen Fotos und Bilder an der Wand zur Geltung – bei Bedarf lassen sich diese schnell wieder austauschen. Und in der Schublade von Küche oder Arbeitszimmer schadet es definitiv nicht, eine kleine Klemmschiene für den Fall der Fälle parat zu haben. Wer eine Bewerbung beispielsweise noch analog verschickt, der fasst Anschreiben, Lebenslauf und Co. professionell mit Klemmhülle und Deckblatt mit der Schiene zusammen.

• Schule

Vor allem Lehrer greifen gerne zu den Klemmschienen als kostengünstige Möglichkeit, um ihren Schülern umfangreiches Unterrichtsmaterial entsprechend aufbereitet zu übergeben. Aber auch im Schulranzen auf Vorrat kann eine Klemmschiene optimal sein, wenn mehrere Papiere unsortiert und ungelocht ausgehändigt werden.

• künstlerischer Bereich

In Ausstellungsräumen und Studios sind die Klemmschienen für die Wand ideal. Zeichnungen, Gemälde und Fotografien lassen sich sicher daran befestigen und ansprechend präsentieren.

• weitere Bereiche

Auf Geschäftsterminen, bei Kongressen und auf Messen sind es vor allem Werbe- und Informationsmaterialien, die man gerne ordentlich (aber kostengünstig) in Klemmschienen verpackt an Kunden, Geschäftspartner und Interessierte überreicht. Im Finanz-, Versicherungs- und Immobilienbereich lassen sich damit Verkaufsunterlagen und Exposees für potenzielle Kunden zusammenfassen. Eine weitere Verwendung finden die praktischen Schienen in der Gastronomie, um damit Speisekarten zu erstellen.

Praktische Tipps: Wie bekomme ich das Papier knickfrei in die Schiene?

Auch wenn die Anwendung nicht aufwendig oder kompliziert ist, kann es doch passieren, dass beim Einführen oder Lösen die eine oder andere Knickfalte ins Papier kommt. Um das zu verhindern, sollte man vorsichtig vorgehen und folgende Tipps beachten:

• Klemmschienen haben häufig eine abgerundete Kante. Nutzen Sie diese als „Anfang“ für ein sauberes Einklemmen.
• Gibt es keine „Einführungshilfe“, kann ein gewisses Vordehnen sinnvoll sein. Ein Stift oder ein Schraubendreher können hierbei wertvolle Dienste leisten, indem Sie diese noch vor dem Papier einmal zwischen die zwei Schienenbahnen klemmen.
• Ein gutes Ergebnis lässt sich erzielen, wenn man beim Einschieben mit der einen Hand am Papier und der anderen Hand in die entgegengesetzte Richtung an der Klemmschiene zieht.
• Grundsätzlich ist hochwertiges Papier mit einer etwas höheren Grammatur etwas weniger anfällig für Knicke als einfaches Drucker- und Kopierpapier.
• Orientieren Sie sich immer an der maximalen Stückzahl, die eine Klemme fassen kann. Denn zu viele Blätter sorgen schnell für ein unsauberes Ergebnis.
• Wer noch unsicher ist und in die Dokumente auf keinen Fall Knicke hineinbringen möchte, der „übt“ zunächst mit einem Stapel Schmierpapier bestenfalls mit gleicher Anzahl an Blättern.