Archiveren

Archiveren: Hoe krijgt u uw bedrijfsadministratie op orde

Wie ook een bedrijf runt, krijgt vroeg of laat te maken met het archiveren van records en documenten. Ondernemingen die een boekhouding moeten bijhouden, moeten hun administratie en boekhouding in overeenstemming met de wet voeren. Dit geldt niet alleen voor handelsondernemingen, maar voor alle handelaren, mits zij meer dan 600.000 euro omzet of 60.000 euro winst per jaar behalen.

Voor land- en bosbouwers gelden de inhoudingsvereisten als hun winst in een kalenderjaar meer dan 60.000 euro bedraagt of als zij een bruikbare oppervlakte beheren met een economische waarde van meer dan 25.000 euro. Freelancers die niet boekhoudplichtig zijn, moeten ook in een vroeg stadium nadenken over de wijze waarop zij hun bedrijfsdocumenten archiveren. Het loont voor iedere zelfstandige de moeite om ook na enkele jaren nog belangrijke dossiers en documenten bij de hand te hebben.

Prorect archiveren: Welke eisen gelden er voor het bewaren van gegevens?

De belastingwetgeving en het handelsrecht vormen de rechtsgrondslag voor de bewaarplicht van boeken en bescheiden. De fiscale bewaarplicht is vastgelegd in het Duitse belastingwetboek (AO). § 147 AO regelt welke documenten moeten worden bewaard. Bovendien moeten handelaren zich houden aan de handelsrechtelijke bewaarplicht overeenkomstig het Duitse wetboek van koophandel (HGB). Volgens § 238 HGB moet de boekhouding zo zijn gestructureerd dat alle zakelijke transacties ook door derden zonder lacunes kunnen worden getraceerd.

Bij het archiveren moet nog steeds rekening worden gehouden met de fiscaal relevante bewaartermijnen. Voor de volgende documenten geldt een bewaartermijn van tien jaar:

• Boeken en dossiers
• Jaarlijkse financiële overzichten (balans en winst- en verliesrekening)
• Boekhoudkundige bonnen en facturen
• Inventarissen
• Beheersverslagen
• Openen van balans met werkinstructies en organisatorische documenten
• Registratie boeken
• Bankgegevens en rekeningafschriften
• Belastingaangiften en voorheffingsaanslagen omzetbelasting

Ontvangen commerciële en zakelijke brieven en alle andere documenten die relevant zijn voor de belastingheffing, zoals offertes of orderbevestigingen, moeten zes jaar worden gearchiveerd:

Wat in gedachten te houden bij het archiveren en documenteren?

Bewaarboxen, archiefdozen, ordners en andere archiefdozen helpen uw archieven op orde te houden. Geordende, gemakkelijk te volgen archivering is niet alleen belangrijk voor documenten die relevant zijn voor de belastingwetgeving. Als de correspondentie met cliënten, leveranciers en klanten veilig wordt opgeslagen, helpt dit om bij een juridisch geschil snel over bewijsmateriaal te beschikken. Om dezelfde reden moeten voltooide projecten ook zorgvuldig worden gedocumenteerd en moeten alle relevante documenten worden gearchiveerd.

De tijd dat alle documenten worden uitgeprint ligt al lang achter ons. Een digitaal archief kan bijvoorbeeld lokaal op de computer, in het bedrijfsnetwerk, op een extern opslagmedium of online in een cloud-opslag worden gecreëerd. Het is raadzaam om altijd een reservekopie te maken van alle belangrijke documenten.

Of het nu gaat om digitale documenten of afdrukken op papier: het archiveren moet volgens een duidelijk systeem gebeuren. Documenten kunnen bijvoorbeeld in groepen worden geordend, onderverdeeld in personeelsdocumenten, documenten over de ontwikkeling van het bedrijf, marketing en produktie. Voor verdere systematisering kunnen de documenten alfabetisch, per jaar of per klantnummer worden gerangschikt.

Welk systeem u kiest, hangt af van de structuur van uw bedrijf. Het beste is na te denken over welk archiveringssysteem op lange termijn kan worden gehandhaafd wanneer u het bedrijf opstart. Het is ook belangrijk dat alle werknemers in het bedrijf het archiveringssysteem op een uniforme manier gebruiken.