Papierversnipperaars

Handleiding papierversnipperaars – als archiveren P niet genoeg is

De prullenbak is niet altijd voldoende om documenten weg te gooien. Vooral met betrekking tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moet u twee keer nadenken of de "Shelf P" echt een goede keuze is. Een papierversnipperaar is beslist geschikter: om persoonlijke bestanden correct, in overeenstemming met de voorschriften voor gegevensbescherming en veilig te vernietigen, is de papierversnipperaar een belangrijk hulpmiddel in elk kantoor en in elk bedrijf dat tot de basisuitrusting behoort.

Heb ik echt een papierversnipperaar nodig? Wat zijn de beschermingsklassen en veiligheidsniveaus en wat is het verschil tussen een stripcut en een partikelcut? Deze gids beantwoordt de belangrijkste vragen over het onderwerp en geeft een goed en uitgebreid overzicht van waar u op moet letten bij het kopen van een papiervernietiger om het juiste apparaat voor uw individuele behoeften en de wettelijke vereisten te krijgen.

Wat is een papierversnipperaar?

Een documentvernietiger, ook wel papiervernietiger of papierversnipperaar genoemd, is een elektronisch apparaat dat documenten versnippert in fijne reepjes of zelfs de kleinste deeltjes met zijn geïntegreerde snijmechanisme. Het wordt altijd gebruikt wanneer vertrouwelijke, gevoelige en persoonlijke gegevens en bestanden zo onherkenbaar moeten worden gemaakt dat herstel (bijna) onmogelijk is.

Documentvernietigers zijn al lang een noodzakelijk hulpmiddel in de commerciële sector. Met de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming in 2018 kreeg het onderwerp documentvernietiging een geheel nieuwe explosiviteit, zodat een papierversnipperaar nu een absolute must-have is voor elk bedrijf en voor alle zelfstandigen. Ook in de privésfeer bieden de apparaten praktische diensten als u om privacyredenen niet zomaar persoonlijke documenten (bijvoorbeeld oude bankafschriften en belastingaangiften) wilt weggooien.

Hoe lang bestaan papierversnipperaars al?

De geschiedenis van documentvernietigers gaat terug tot het begin van de 20e eeuw. Een apparaat werd voor het eerst gepatenteerd in 1909 door de Amerikaanse abt Augustus Low. Zijn uitvinding sloeg echter niet aan en massaproductie vond niet plaats. Slechts drie decennia later, in 1935, rolde de ondernemer Adolf Ehringer van de eerste documentvernietigers in Duitsland. Voordat de mechanische apparaten daarna stilaan de kantoren veroverden, werd er vaak gebruik gemaakt van een vuurkorf. Papieren en documenten zijn erin verbrand - vuil en roet waren natuurlijk onvermijdelijk.

Wat kan ik versnipperen met een papierversnipperaar?

Facturen, bankafschriften, loonstroken of belastingaangiften - een papiervernietiger kan worden gebruikt om allerlei soorten papieren documenten te versnipperen. Standaard kan het worden gebruikt op alle apparaten met standaardpapier en een papierdikte van 80 g/m². Krachtiger machines kunnen ook zwaarder papier aan en kunnen zwaarder karton of meerdere pagina's versnipperen. De meeste apparaten zijn echter niet geschikt voor notebooks, kranten of zelfs boeken. In dit geval is het raadzaam om de pagina's vooraf uit te knippen.

Er zijn ook documentvernietigers die (meestal met een apart compartiment) cd's, dvd's, chipkaarten en andere opslagmedia en gegevensdragers onherstelbaar kunnen vernietigen. Deze apparaten kunnen dan ook gebruikt worden om documenten te versnipperen met nietjes en paperclips.

Waarom is een documentvernietiger belangrijk in termen van gegevensbescherming?

Als onderdeel van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is elk bedrijf verplicht om alle persoonlijke documenten permanent te vernietigen of onherkenbaar te maken voordat ze worden vernietigd, op een zodanige manier dat de gegevens erop niet meer kunnen worden gelezen en herstel onmogelijk is.

Deze verordening is van toepassing op alle bedrijven, bedrijven, verenigingen en alle zelfstandigen en freelancers gevestigd in de Europese Unie, voor zover zij persoonsgegevens van EU-burgers verzamelen, opslaan en verwerken. Naast de naam omvatten deze persoonsgegevens ook informatie over de woonplaats, leeftijd, geslacht en nationaliteit en andere gegevens.

Wie niet elke dag op de binnenplaats van het bedrijf een vuurtje wil stoken, de dossiers met de hand in de fijnste stukjes wil scheuren of zelfs elk document met een dikke zwarte markeerstift wil bewerken, kan niet om een papierversnipperaar heen. Daarom is een papierversnipperaar niet alleen belangrijk, maar eigenlijk een must. Alleen voor bedrijven met een bijzonder hoog volume aan bestanden kan het de moeite waard zijn om een dienstverlener in te huren om het nodige werk te doen.

Wat zijn de voor- en nadelen van documentvernietigers?

Documentvernietigers zijn altijd handig als het gaat om het permanent vernietigen van documenten en het onomkeerbaar onherkenbaar maken van de gegevens erop. De voordelen op een rijtje:

• Privacybeleid

Met het vernietigen van persoonsgegevens voldoet u aan de eisen van de AVG. Vertrouwelijke documenten mogen ook niet in verkeerde handen vallen, diefstal en identiteitsdiefstal wordt voorkomen.

• schone baan

Een papierversnipperaar versnippert de dossiers netjes in kleine reepjes of deeltjes waardoor de inhoud niet meer leesbaar is. Een herstel is ook niet mogelijk.

• Efficiëntie

Het werken met een papiervernietiger gaat snel en eenvoudig en, afhankelijk van het model, soms zelfs automatisch. De tijdwinst ten opzichte van handmatig scheuren of snijden is hoog.

• Ruimte besparen

Omdat een papierversnipperaar oude documenten vernietigt die niet meer nodig zijn, maak je ruimte vrij op kantoor of thuis.

• Kostenbesparing

Als u zelf uw documenten versnippert, kunt u veel geld besparen omdat u hiervoor geen externe dienstverlener hoeft in te huren.

• verschillende versies

De papiervernietigers zijn verkrijgbaar in verschillende uitvoeringen voor verschillende behoeften en eisen. De modellen verschillen onder meer qua formaat, de kniptechniek en de beschermingsklasse en het veiligheidsniveau.

Aan de andere kant zijn er de volgende nadelen:

• Geluid:

Sommige modellen maken relatief veel lawaai. Het achtergrondgeluid kan als storend worden ervaren en de concentratie belemmeren.

• Verzorging:

Om de papiervernietigers goed te laten functioneren, moeten ze regelmatig worden onderhouden. Ook onderhoud is aan te raden; dit brengt extra kosten met zich mee.

• Gevoeligheid:

Als de versnipperaar niet goed werkt, een papierstoring veroorzaakt of het papier niet goed versnippert, kost dat tijd, zenuwen en soms geld.

Hoe werkt een papierversnipperaar?

Documentvernietigers werken meestal met een elektromotor. Daarom hebben ze een stroombron nodig. De apparaten zijn daarom ofwel via een kabel aangesloten op een stopcontact of ze hebben een oplaadbare batterij, wat een flexibel gebruik op elke locatie garandeert.

Als het apparaat klaar is voor gebruik, worden de te versnipperen documenten verzameld in een sleuf of handmatig in het apparaat ingevoerd. Papiervernietigers hebben een ingebouwde snijder bestaande uit twee rollen om het papier te versnipperen. Deze lopen tegen elkaar aan en zijn golvend met scherpe tanden om het papier in stroken te verdelen. Hoe meer "snijtanden" er zijn en hoe dichter ze bij elkaar staan, hoe fijner en kleiner het papier versnipperd wordt. Sommige modellen versnipperen het papier niet alleen in de lengte, maar ook in de breedte als een zogenaamde partikelsnede. Hoogwaardige modellen hebben een snijmechanisme van metaal. Bij de goedkopere en eenvoudigere papiervernietigers is deze meestal van kunststof.

Welke snijtechnieken zijn er?

Iedereen die een papiervernietiger koopt, krijgt onvermijdelijk te maken met de verschillende snijtechnieken. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de stripcut en de partikelcut. Dit zijn de verschillen:

• Gestreepte snit

De naam zegt het al: papiervernietigers met stroken snijden het papier in afzonderlijke fijne stroken die tussen de 2 en 12 mm breed zijn, afhankelijk van het apparaat en beveiligingsniveau. Zeker bij de bredere stroken is het veiligheidsaspect relatief laag, het is immers in theorie mogelijk om de afzonderlijke stroken weer aan elkaar te koppelen. De voordelen van apparaten met strokensnijden zijn hoge snelheid, weinig onderhoud en relatief lage aanschafkosten.

• Particle cut

Deze snijtechniek van de papierversnipperaar, ook wel cross cut genoemd, snijdt de afzonderlijke documenten zowel in de lengte als in de breedte door, zodat er uiteindelijk alleen "deeltjes" in de vorm van kleine snippers overblijven. Net als bij de strips is de deeltjesgrootte afhankelijk van het beveiligingsniveau en ligt tussen 240 mm² en 5 mm². Papiervernietigers met partikelsnijding zijn altijd belangrijk wanneer er hoge veiligheidseisen worden gesteld aan gegevensvernietiging. Om conform de AVG te werken, kun je niet om deze modellen heen. Nog een voordeel van de partikelsnijding: het opvangvolume is door de kleinste onderdelen relatief klein, zodat noch het resulterende papierafval, noch het apparaat zelf veel ruimte in beslag nemen.

Welke beschermingsklassen en beveiligingsniveaus zijn er voor documentvernietigers?

Zijn smalle strepen voldoende of moeten de documenten alleen als confetti worden gebruikt, eventueel nog kleiner? Hoe hard een papierversnipperaar papier vernietigt, hangt af van zowel de beschermingsklasse als het beveiligingsniveau van het apparaat.

Er wordt een indeling gemaakt in drie beschermingsklassen en zeven beveiligingsniveaus. Welk beveiligingsniveau individueel geschikt is, wordt als volgt bepaald door de beschermingsklasse:

• Beschermingsklasse 1: normale bescherming voor niet-persoonlijke gegevens, niet in overeenstemming met gegevensbescherming, voor beveiligingsniveaus P-1 tot P-3
• Beschermingsklasse 2: hoge bescherming voor vertrouwelijke en persoonlijke gegevens, AVG-conform, voor beveiligingsniveaus P-3 tot P-5
• Beschermingsklasse 3: zeer hoge bescherming voor strikt vertrouwelijke en geheime gegevens, AVG-conform, voor beveiligingsniveaus P-5 tot P-7

De beveiligingsniveaus verschillen vooral in de manier waarop het papier wordt versnipperd en de grootte van de papiersnippers. Hierbij geldt: Hoe hoger het beveiligingsniveau, hoe hoger de beveiliging bij het vernietigen van gegevens. Terwijl de strooksnede alleen voorkomt op beveiligingsniveaus P-1 en P-2, begint beveiligingsniveau P-3 met de partikelsnede, waarbij de stukjes papier (naarmate het aantal toeneemt) steeds kleiner worden. Terwijl het versnipperde papier bij P-3 nog een deeltjesgrootte heeft van 240 mm², wordt het bij P-7 versnipperd in stukjes van slechts 5 mm².

Hier volgt een overzicht van de beschermingsklassen en beveiligingsniveaus voor de papiervernietigers en het betreffende toepassingsgebied:

Beschermingsklasse	Beveiligingsniveau	Grootte	Aantal deeltjes (elk DIN A4)	geschikt voor	GDPR-compatibel?
1	P-1	12 mm streepbreedte	32	algemeen schriftelijk materiaal zoals catalogi, mailings, notities	nee
1	P-2	6 mm streepbreedte	78	interne communicatie, e-mails, facturen	nee
1 of 2	P-3	240 mm² deeltjesgrootte	195	vertrouwelijke en persoonlijke gegevens, bijv. verkoopgegevens, werknemersgegevens, belastingdocumenten	voorwaardelijk
2	P-4	30 mm² deeltjesgrootte	420	bijzonder gevoelige, geheime en vertrouwelijke gegevens	ja
2 of 3	P-5	12 mm² deeltjesgrootte	2.100	uiterst geheime gegevens, handelsgeheimen, juridische documenten, patenten	ja
3	P-6	10 mm² deeltjesgrootte	6.300	Uiterst geheime documenten (zie P-5)	ja
3	P-7	5 mm² deeltjesgrootte	12.600	Uiterst geheime documenten, bijv. rapporten van de geheime dienst, militaire documenten	ja

Welke documentvernietigers voldoen aan de AVG?

Om ervoor te zorgen dat documenten inderdaad blijvend onleesbaar worden gemaakt, moet een papierversnipperaar zijn werk goed doen. Om ervoor te zorgen dat persoonlijke bestanden worden vernietigd in overeenstemming met de voorschriften voor gegevensbescherming, hebt u een apparaat nodig met een partikelsnede die minimaal overeenkomt met beschermingsklasse 2 en beveiligingsniveau 4. Papierversnipperaars met een strooksnede zijn daarentegen ongeschikt.

Wat is het volume van papierversnipperaars?

Een belangrijk aspect bij de aanschaf van een papiervernietiger is de grootte of het opvangvolume: het maakt immers uit of u slechts af en toe rekeningen en andere documenten versnippert of dat u regelmatig en in grote hoeveelheden documenten versnippert.< /p>

Voor het thuiskantoor, een enkel kantoor of voor incidenteel privégebruik zijn apparaten met een kleine opvangbak meestal voldoende. In een bijzonder kleine versie beginnen deze bij twee tot drie liter. In iets grotere modellen met een gemiddeld opvangvolume kunnen deeltjes met een inhoud van 25 tot 100 liter worden opgevangen voordat de container geleegd moet worden. Deze zijn handig voor regulier gebruik en voor gebruik in een kantoortuin of een hele afdeling. Als er daarentegen elke dag een stortvloed aan bestanden is die moeten worden verwijderd in overeenstemming met de voorschriften voor gegevensbescherming, moet u kiezen voor een groot apparaat met een inhoud van ongeveer 200 liter of meer.

Welk verzamelvolume is het juiste? Een overzicht:

Verzamelvolume	Gebruik
2 tot 10 liter	Thuiskantoor, privé, af en toe nodig
10 tot 40 liter	klein kantoor, regelmatig gebruik
40 tot 80 liter	hele afdeling of kantoortuin, regelmatige vraag
80 tot 200 liter	Door het hele bedrijf gebruikt, algemeen gebruik
vanaf 200 liter	industrieel gebruik, dagelijks gebruik

Hoe krachtig is een papierversnipperaar?

De prestaties van een documentvernietiger komen voornamelijk tot uiting in twee aspecten:

• snijprestaties
• de snijsnelheid

De snijcapaciteit wordt gemeten aan de hand van de hoeveelheid papier die in één keer kan worden versnipperd: als u regelmatig bergen bestanden moet versnipperen, wilt u waarschijnlijk niet urenlang voor het apparaat staan en het pagina voor pagina, zoals het geval is bij de minder krachtige modellen . Goede apparaten kunnen meer dan tien vellen tegelijk aan. Als u op zoek bent naar een professioneel model, let dan op een automatische invoer, waarin 50 vellen of meer worden ingevoerd en vervolgens geleidelijk vanzelf worden ingevoerd. De snijprestaties hebben altijd betrekking op een DIN A4-pagina met een gramgewicht van 80 g/m².

Hoe snel een shredder werkt, wordt weergegeven in meters per minuut (m/min). Standaard toestellen halen tussen de 1,5 en 2 m/min. Als dat je niet snel genoeg gaat, kun je kiezen voor een papiervernietiger met een snijcapaciteit van 3,5 m/min of meer.

Hoe en waarom moet ik een papierversnipperaar onderhouden?

Om ervoor te zorgen dat een papiervernietiger goed, efficiënt en betrouwbaar functioneert, heeft deze regelmatig onderhoud nodig (afhankelijk van hoe vaak hij wordt gebruikt). Het gaat niet om het verwijderen van stof van buitenaf en het reinigen van het oppervlak, maar om het oliën van de snijrollen. Dit is vooral belangrijk voor apparaten met een partikelsnede.

Om dit te doen, brengt u wat speciale olie aan op de feeder op de snijplotter. Om een vetlaag te voorkomen, worden direct daarna twee tot drie pagina's papier versnipperd. Als alternatief kunt u ook geolied papier gebruiken voor onderhoud. Dit wordt door de feeder getrokken en verkleind zoals normaal papier. Extra reiniging met een kleine borstel, die wordt gebruikt om de kleinste papiersnippers uit de snijplotter te verwijderen, wordt aanbevolen.

Hoe belangrijk reguliere zorg is blijkt uit de mogelijke gevolgen van het niet doen:

• Papierstoringen komen regelmatig voor.
• Het apparaat wordt langzamer en trager.
• De snijprestaties zijn verminderd.
• Serviceonderhoud wordt duurder.
• Het apparaat is na korte tijd defect.

Op welke eigenschappen moet ik letten bij het kopen van een papierversnipperaar?

Naast de relevante uitrustingskenmerken met prestaties en opvangvolume, evenals de belangrijke beschermingsklassen en veiligheidsniveaus, zijn er nog andere aspecten die de moeite waard zijn om nader te bekijken. Afhankelijk van het gebruik kunnen de volgende functies daarom nuttig zijn:

• Papierformaat

De meeste papiervernietigers zijn ontworpen voor het gangbare papierformaat DIN A4. Als u grotere bestandsformaten moet versnipperen, kunt u beter een apparaat gebruiken met een invoer die groot genoeg is om ook op het DIN A3 formaat te versnipperen. Zo hoef je de documenten niet op te vouwen voordat je ze versnippert.

• Papierinvoer

Standaard apparaten hebben een handmatige papierinvoer, waarbij elk vel papier in de invoer moet worden geplaatst. Vind je dat te tijdrovend, dan kun je kiezen voor een papiervernietiger met automatische invoer. Hier leg je eenvoudig een grotere stapel in een invoerlade en het apparaat trekt de losse pagina's vanzelf naar binnen.

• Oplossing van storingen

Het verwijderen van een papierstoring kan tijdrovend en frustrerend zijn, en u kunt dit voorkomen door een papierversnipperaar te kiezen die een terugspoelfunctie heeft. Als er zich een papierstoring heeft gevormd in de snij-eenheid, is het meestal voldoende om de achteruitversnelling met een druk op de knop te activeren. Het vastgelopen stuk papier wordt verwijderd en de papierstoring wordt verholpen.

• Runtime

De looptijd geeft aan hoe lang een papiervernietiger zonder onderbreking kan draaien voordat hij een pauze nodig heeft en schakelt automatisch uit om zichzelf te beschermen tegen oververhitting. Terwijl kleinere apparaten al na vijf tot tien minuten leeg zijn, zijn meer professionele apparaten uitgerust met een oververhittingsbeveiliging die looptijden tot vier uur mogelijk maakt.

• Energiebesparende modus

Om het energieverbruik en de daarbij behorende elektriciteitskosten zo laag mogelijk te houden, schakelen veel apparaten die een bepaalde tijd niet worden gebruikt automatisch over op de energiebesparende modus.

• Autostart

Om de papiervernietiger met geïntegreerde autostart te gebruiken, volstaat het om papier in te voeren. Hierdoor wordt een automatische start geactiveerd, zodat het niet meer nodig is om de papiervernietiger met een druk op de knop te activeren.

• PIN-vergrendeling

Wilt u er zeker van zijn dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot de papierversnipperaar, kies dan voor een model dat eventueel met een pincode kan worden beveiligd.

• Geluidsniveau

Als een papiervernietiger naast het bureau staat en ook regelmatig wordt gebruikt, kan een hard geluidsniveau behoorlijk vermoeiend zijn. In dit geval is het de moeite waard om een geluidsarm apparaat van minder dan 60 dB te gebruiken.

• Rollen

Voor mobiel gebruik op verschillende locaties doet u er goed aan een papiervernietiger te gebruiken die gemakkelijk verplaatsbaar is op wieltjes.

Welke accessoires heb ik nodig voor mijn papierversnipperaar?

De volgende accessoires zijn verkrijgbaar voor een papiervernietiger:

• Shredder Opvangzak

In principe is er niets mis met het opvangen van het versnipperde papier in de opvangbak die in het apparaat is geïntegreerd. Opvangzakken voor de container kunnen echter praktisch zijn voor een snellere en ongecompliceerde verwijdering. De papiersnippers belanden dan direct in de zak. Als het vol is, kunt u het eenvoudig verwijderen met de verzamelde data-rommel.

• Shredder Oil / Oliebladeren

Vergeet bij aanschaf van een nieuwe papiervernietiger niet de juiste speciale olie of geolied papier mee te nemen om het snijmechanisme van het apparaat regelmatig te onderhouden. Een fijn penseel kan ook nuttig zijn.

Hoe gooi ik het versnipperde papier weg?

Als het papier niet gecoat is, kunnen de versnipperde documenten bij het oud papier worden weggegooid. De plastic inzamelzak hoort natuurlijk niet in de blauwe bak, maar is een koker voor de gele zak of het restafval. Zorg er ook voor dat er geen paperclips of spijkers op het papier achterblijven. Als u grote hoeveelheden papieren dataafval heeft, kunt u dit (meestal gratis) inleveren bij de inzamel- en recyclingcentra van de steden en gemeenten. Het is zelfs mogelijk om een dienstverlener in te schakelen voor de verwijdering.

Een oude papierversnipperaar geldt trouwens als elektronisch afval en hoort niet bij het huisvuil. U kunt het apparaat gratis inleveren bij een gemeentelijk of stadsrecyclingcentrum. Als u een nieuwe papiervernietiger koopt, heeft u ook de mogelijkheid om deze gratis in te leveren bij de dealer. Bij online aankopen is de dealer verplicht het oude toestel mee te nemen bij aflevering, mits de koper dit tijdig heeft aangegeven.

Hoe voorkom en verhelp ik een papierstoring?

Vervelend! U wilt de laatste documenten snel door de papierversnipperaar "jagen", maar helaas komt het papier tussen de rollen terecht, raakt daar verstrikt en zorgt ervoor dat het apparaat stopt ... Om papierstoringen te voorkomen, moet u zou moeten gebruiken let op de volgende tips:

• Onderhoud en smeer het maaidek regelmatig
• Let op de specificaties van de fabrikant
• Plaats het papier met een rechte rand
• importeer niet te veel pagina's tegelijk
• Verwijder nietjes en paperclips vooraf

En als er een papierstoring is, kan het probleem meestal als volgt worden opgelost:

• schakel de terugspoelfunctie van het apparaat in
• Gebruik geen scherpe voorwerpen zoals scharen of messen
• Schakel het apparaat uit en verwijder (indien mogelijk) voorzichtig het papier met de hand
• Kleine deeltjes eruit trekken met een pincet
• Maak de prullenbak leeg
• Neem contact op met de klantenservice van de fabrikant