Verjaardagskaarten

Hoe schrijf je namens het bedrijf een verjaardagskaart voor een collega?

Wie houdt niet van vrolijke postkaarten in de brievenbus? Verjaardagsgroeten schrijven voor een collega is makkelijker gezegd dan gedaan. Vooral als het om persoonlijke lijnen gaat en je de gebruikelijke clichés wilt vermijden. Het kan een bijzondere uitdaging zijn om de felicitaties voor een onbekende te formuleren. Hoge verwachtingen zijn zeker niet aanwezig bij de ontvanger, vooral het schrijven moet deze kerngedachten overbrengen:

• het verjaardagsmeisje werd herinnerd
• de weldoener wenst u het allerbeste.
• de relatie moet worden onderhouden of gevoed
• er zal geen zakelijk nieuws zijn
• Iemand nam de moeite om te schrijven en bracht niet alleen ""gelukkige verjaardag"" over in een holle frase

De onderwerpen voor het document zijn daarom zeer beperkt. En toch moet de ontvanger erkennen dat iemand er over heeft nagedacht en niet alleen maar zijn toevlucht heeft genomen tot een voorgeformuleerde kaart of de gebruikelijke zinnen. Daarom: Moed voor emotionaliteit! Want in bedrijven vindt de communicatie voortdurend plaats op feitelijk niveau. Verjaardagen zijn een goede gelegenheid om naar een persoonlijk en meer emotioneel niveau te gaan. Maar zelfs als een feitelijke uitdrukking zoals een zakelijke brief moet worden vermeden, mag de uitdrukking niet al te sentimenteel of zelfs instructief zijn.

Als de ontvanger van de verjaardagsgroet niet bekend is, moet bijzondere aandacht worden besteed aan de keuze van de woorden. Het onderwerp familie moet dus worden vermeden. Want als er een leuk feestje gewenst is in de kring van de familie, maar het verjaardagskind is op dit moment in een scheiding of zelfs echtscheiding, dan zullen de vermeende goede wensen hun voet in de grond zetten. Ook het onderwerp alcohol moet worden vermeden. Het knallen van champagnekurken op een verjaardag zal een strenge moslim, een droge alcoholist of iemand die zich om andere redenen van alcohol onthoudt, niet aanspreken. Op dezelfde manier moeten religieuze groeten zoals ""Gods zegen"" worden vermeden, tenzij de ontvanger een christelijk georiënteerd bedrijf is of het absoluut zeker is dat de ontvanger ook het christelijk geloof volgt. Het onderwerp sport moet alleen worden opgenomen als het heel duidelijk is dat het verjaardagskind daadwerkelijk aan sport doet. In het ergste geval moest de sport worden opgegeven vanwege een lichamelijk leed en nu wordt de persoon er in het kader van de verjaardag weer pijnlijk aan herinnerd.

De stijlvolle verjaardagsbrief

Om een stijlvolle geboortebrief te ontwikkelen, horen niet alleen de juiste en persoonlijke woorden erbij. Benadrukt moet worden dat het geen zakelijke brief is. Drie uiterlijke kenmerken kunnen hierbij behulpzaam zijn:

• In het beste geval wordt de volledige brief met de hand geschreven door de manager. Als dit niet mogelijk is, laat een handgeschreven slotgroet en de persoonlijke handtekening een minimum aan bijzonderheden achter.
• Voor verjaardagsbrieven moet je geen venster-enveloppen gebruiken. > Deze lijken te veel op zakelijke inhoud. Enveloppen zonder venster zijn hiervoor beter geschikt.
• Als de brief wordt verstuurd, zijn aangeplakte postzegels mooier dan postzegels en zien ze er veel persoonlijker uit.

Organisatie van verjaardagsgroeten in bedrijven

Met name in middelgrote en nog meer grote ondernemingen kan het schrijven van verjaardagskaarten een hoofdberoep worden als men wil dat alle werknemers in aanmerking worden genomen. In dit verband moeten duidelijke regels worden vastgesteld voor wie een verjaardagskaart of een verjaardagsbrief moet ontvangen. Hier moeten duidelijke richtlijnen worden geëist, zodat werknemers hun eigen werklast kunnen plannen. Een mogelijkheid zou zijn dat leden van de Raad van Bestuur en afdelingshoofden elk jaar een persoonlijke verjaardagsbrief ontvangen, en dat medewerkers deze op hun ronde verjaardag ontvangen. De vraag of en voor wie er een geschenk voor een schriftelijke felicitatie is, moet ook duidelijk worden opgehelderd. Hetzelfde principe moet ook worden overwogen voor het verzenden van kerstkaarten.