Ringboeken

Gids voor ringboeken – de smalle mappen in verschillende kleuren

De glanzende zilveren metalen ringen zijn het belangrijke middelpunt van elke ringband. Met een klein rukje kunnen ze handmatig met twee handen worden geopend om allerlei geperforeerde documenten in te archiveren. Ringbanden presenteren zich als een slanke versie van een ordner, maar zijn doorgaans wat kleurrijker en visueel opvallender. Voor de organisatie op kantoor, voor representatieve doeleinden, voor persoonlijke archivering en vele, vele andere toepassingen zijn de ringbanden precies de juiste keuze.

Wat is een ringband en waarin verschilt deze van een ordner? Welke toepassingen en mogelijke toepassingen bieden de ringbanden en waarom is het de moeite waard om te kopen? In deze gids vindt u alle belangrijke informatie over ringbanden. Een duidelijke presentatie van de verschillende uitvoeringen en eigenschappen biedt ook een klein hulpmiddel bij de besluitvorming waar u op moet letten bij de aankoop. Daarnaast hebben wij praktische tips voor een gestructureerde en effectieve organisatie met ringbanden samengesteld.

Wat zijn ringbanden?

Ringbanden, ook wel ringbanden genoemd, worden zowel op het werk als in de privéruimte vaak gebruikt voor het opbergen, archiveren en presenteren van documenten - ze behoren daarom tot de standaarduitrusting van de kantoororganisatie. Ze krijgen hun naam vanwege hun twee, soms vier of zes, stevige metalen ringen als onderdeel van een hefboommechanisme dat het mogelijk maakt losse papieren te ordenen. Deze bevindt zich in een vrij smalle, vaak kleurrijke map. Als hij gevuld is met documenten, lijkt hij visueel en in principe op een boek: een ringband heeft een rechthoekige omslag van plastic, zelden karton, en kan net als een boek geopend en weer gesloten worden.

Wat zijn de verschillen met bestandsmappen?

De relatie is onmiskenbaar: ringbanden en filemappen komen beslist uit dezelfde familie als een archiefsysteem met het kenmerkende ringmechanisme. Toch zijn er essentiële eigenschappen en aspecten die de twee soorten mappen duidelijk van elkaar onderscheiden. Dit zijn:

• Visueel zijn de ringbanden vaak kleurrijk en hebben ze verschillende ontwerpen en motieven. Ter vergelijking: de dossiermappen met hun typische grijze wolkenmarmeren omslag verbleken in vergelijking.
• Ringbanden en ordners hebben vaak een kleinere rugbreedte en zijn daarom smaller, waardoor er minder documenten in kunnen worden bewaard.
• Om de ringen te openen voor het archiveren, gebruiken de ringbanden het zogenaamde scheurmechanisme: terwijl de twee beugels handmatig uit elkaar worden getrokken, is een ordner voorzien van een hefboommechanisme dat iets soepeler en daardoor comfortabeler in gebruik.
• Wat betreft het klemmechanisme worden de ingestoken documenten gefixeerd in een ringband met een draadspanrail. Aan de andere kant druk je met een grotere puntklem de afzonderlijke dossierbladen naar beneden.
• Hoewel ringbanden vaak van plastic zijn gemaakt, of op zijn minst een beetje plastic bevatten, is massief karton het dominante materiaal voor dossiermappen.
• Mappen met metalen randen op de hoeken zijn doorgaans geen ringbanden. Deze hebben geen verstevigde rand.
• De omslag van ringbanden is vaak aanzienlijk zachter en gladder dan die van ordnerbanden.

Welke soorten en modellen zijn er van ringbanden?

Hoeveel documenten moet de ringband bevatten? Welke rol spelen de optiek en het ontwerp en welke verschillen zijn er in het formaat? Is de prijs bepalend of heeft de kwaliteit de hoogste prioriteit? Voordat u ringbanden koopt, is het raadzaam uzelf dit soort vragen te stellen om uiteindelijk het optimale product te vinden. Het is daarom altijd de moeite waard om de verschillende versies nader te bekijken. Dit zijn de belangrijkste onderscheidende kenmerken:

• de grootte/indeling
• de rugbreedte/de capaciteit
• het materiaal
• het ring- en hefboommechanisme
• de kleur en het ontwerp
• Speciale kenmerken

Bij het zoeken naar een ringband vallen vooral de standaardversies in het klassieke DIN A4-formaat op. Alle gangbare documenten kunnen daar worden opgeslagen - van contracten en facturen tot certificaten en certificaten tot algemene correspondentie. Om ervoor te zorgen dat de afzonderlijke pagina's niet over de rand uitsteken, zijn de ringbanden meestal iets groter dan de DIN A4-afmetingen van 29,7 x 21 cm. In tegenstelling tot ordners zijn er ook vaak kleinere ringbanden geschikt voor de formaten DIN A5 en DIN A6. Grotere ordners in DIN A3 zijn daarentegen zeldzamer.

De breedte van ringbanden komt doorgaans niet in de buurt van de klassieke rugbreedte van 8 cm voor brede ordners en zelfs de slankere modellen van 5,5 cm. Ze zijn bijna altijd merkbaar smaller, hun rug meet tussen de ongeveer 3 en 4 cm, afwijkingen naar boven en naar beneden zijn mogelijk.

De rugbreedte heeft uiteraard een grote invloed op de capaciteit van een ringband. Met een standaard papiergewicht van 80 g/m² kunt u ongeveer 70 vellen per centimeter rugbreedte verwachten. Houd er rekening mee dat het aantal vellen wordt verminderd bij gebruik van transparante hoezen, verdelers en nietjes in het papier.

De meeste modellen zijn volledig gemaakt van robuust en ongevoelig plastic of bevatten een beetje plastic. De basis van de hoes is vaak gemaakt van sterk en stabiel karton. Dit wordt vervolgens gelamineerd, gelamineerd of bedekt met een plastic laag. Er wordt voornamelijk gebruik gemaakt van de kunststof polypropyleen (PP).

Daarnaast zijn er ook puur kartonnen versies, zoals die te vinden zijn bij dossiermappen. Als de mappen ook representatief bedoeld zijn en u waarde hecht aan de uitstraling, dan kunnen ringbanden van leer of met een stoffen omslag precies het juiste product zijn.

Als het om het ringmechanisme of de perforatie gaat, zijn de ringbanden veel gevarieerder en flexibeler dan de ordners. Het 2-ringsmechaniek is uiteraard ook een klassieker onder de ringbanden. Er wordt onderscheid gemaakt tussen:

• 2-rond ringmechanisme
• 2D-ringmechanisme

Bij het D-mechanisme zijn de ringen aan één kant niet afgerond, maar eerder recht, waardoor ze optisch doen denken aan de letter D. Door deze constructie past er een grotere capaciteit in de map dan bij het ronde ringmechanisme, omdat door de rechte lijn meer ruimte ontstaat voor de afzonderlijke vellen.

Als je het risico wilt minimaliseren dat de afzonderlijke papieren worden afgescheurd of omgevouwen, zijn vier ringen een goede optie voor het veilig opbergen. Ook hier bestaan de volgende varianten:

• 4-rond ringmechanisme
• 4-D-ringmechanisme

Daarnaast zijn er ook ringbanden met zes en soms zelfs meer ringen verkrijgbaar.

Of het nu oranje, roze of rood, blauw, groen of turquoise is – bij ringbanden heb je een grote keuze aan kleuren. Als er meerdere mappen nodig zijn, kun je een ringbandset met verschillende kleuren gebruiken. Wie van iets subtieler en simpeler houdt, vindt hier ook wat hij zoekt. Uiteraard zijn ook de klassiekers zwart, wit, grijs en blauw verkrijgbaar.

Als alternatief voor de effen blanco modellen zijn er ook ringbanden met verschillende designs en motieven verkrijgbaar: dit kunnen symbolen, vormen, patronen maar ook fotoafdrukken en afbeeldingen zijn. Deze zijn vooral populair bij kinderen, bijvoorbeeld voor gebruik op school.

Wilt u dat de ringband net dat beetje extra heeft en zich onderscheidt van andere modellen, dan kunt u kijken naar bijzondere eigenschappen. Dit kunnen zijn:

• Transparante folie: Een deel van de voor- en achterkant is voorzien van een transparante folie. Deze wordt aan de randen vastgelijmd en aan de bovenkant opengemaakt zodat er een vel papier in kan. Op deze manier is het mogelijk om het boek te individualiseren met een motief naar eigen keuze en ontwerp - en indien nodig op elk gewenst moment te vervangen. Uiteraard is het ook mogelijk om hier een bijbehorend label te plaatsen met een opmerking over de inhoud van de map.
• Binnenvak: Als de ringmappen binnenvakken hebben, kun je er bijvoorbeeld briefjes of visitekaartjes in doen. Er zijn ook enkele houders voor pennen verkrijgbaar.
• Ruglabel: dossiermappen hebben standaard een ruglabel, maar bij ringbanden is dit een uitzondering. Als deze echter naast elkaar op een plank of kast worden bewaard, is het verstandig om een ruglabel of een label op de achterkant te hebben. Je kunt immers van buitenaf zien welke documenten erin zitten, zonder dat je de map hoeft op te pakken en eruit te trekken.
• Elastische band: Met een elastische band die over de lange zijde van de ringband gespannen kan worden, is het mogelijk deze af te sluiten en te voorkomen dat deze per ongeluk geopend wordt.

Hoe vind ik de juiste perforator voor mijn ringband?

Heel weinig mensen denken waarschijnlijk na over de gaatjes in het papier, hoeveel je er nodig hebt om in de ringband te ordenen en hoe ver ze van elkaar verwijderd moeten zijn. Maar uiterlijk als uw eigen ringband niet over de standaard 2-ringsperforatie in DIN A4-formaat beschikt, zal het onderwerp u waarschijnlijk zorgen baren.

Hier is een overzicht van de belangrijkste gatafstanden voor verschillende formaten:

• DIN A4, 4 ringen: gatafstand 80-80-80 mm
• DIN A5, 4 ringen: gatafstand 45-65-45 mm
• DIN A5, 6 ringen: gatafstand 19-19-70-19-19 mm
• DIN A6, 6 ringen: gatafstand 19-19-38-19-19 mm

Voor speciale papierformaten kan de afstand tussen de gaten afwijken.

Welke voordelen bieden ringbanden?

Waarom zou ik een ringband kiezen? Waarom is het geschikter voor mij dan een dossiermap, een map of een nietmachine? De volgende pluspunten zouden een klein hulpmiddel bij de besluitvorming moeten bieden. Dit zijn de voordelen van ringbanden en ringbanden:

• Met een ringband is een duidelijke, georganiseerde en gestructureerde opslag van (belangrijke) documenten gegarandeerd. Het draagt bij aan orde op het werk en binnen uw eigen vier muren.
• Ringbanden scoren punten door hun eenvoudige bediening. Het ringmechanisme garandeert een hoge mate van flexibiliteit. Documenten kunnen overal snel en eenvoudig worden geniet en indien nodig weer worden verwijderd. Pagina's omslaan is ook zonder problemen mogelijk.
• Dankzij het slanke ontwerp zijn de ringbanden daardoor zeer ruimtebesparend. Omdat ze in een grotere tas passen, kun je ze gemakkelijk overal mee naartoe nemen, maar je kunt ze natuurlijk ook gewoon onder je arm stoppen.
• De stevige hoes van kunststof of stevig karton beschermt de gearchiveerde documenten (ook tegen kreuken en vuil). Het ringmechanisme zorgt er bovendien voor dat de papieren goed op hun plek blijven zitten en er niet uit glijden.
• Een ringband is een kwalitatief hoogstaand product dat is ontworpen voor langdurig gebruik en daardoor ook geschikt is voor het archiveren van documenten.
• Er zijn verschillende toepassingen voor de ringbanden: voor het opbergen van belangrijke documenten, voor representatieve doeleinden, voor het verzamelen van recepten en voor gebruik op school.
• De keuze uit verschillende designs qua materiaal, maat, kleur en eigenschappen is bij de ringbanden groot, zodat er voor elke eis en behoefte het juiste product is.

Welke mogelijke toepassingen zijn er voor ringbanden?

De ringbanden zijn alleen al door hun dunheid minder bedoeld voor bergen ordners, verzamelingen documenten en algemene archivering, ook al kunnen ze hier uiteraard wel voor en voor elk soort papier gebruikt worden. Documenten waarbij kwaliteit (bijvoorbeeld belangrijke persoonlijke documenten) een rol speelt, zijn echter minder belangrijk dan kwantiteit. En als u niet wilt dat de documenten worden geperforeerd en daardoor beschadigd, stopt u ze eenvoudigweg in een transparante hoes met de juiste gaten voordat u ze archiveert.

De mogelijke toepassingen zijn divers. Ter inspiratie hebben we enkele praktische toepassingen samengesteld:

• Belangrijke documenten: Of het nu gaat om contractdocumenten, of het nu gaat om certificaten en belastingaanslagen en officiële certificaten van autoriteiten - persoonlijke en belangrijke originele documenten vinden een veilige plek in de ringbanden. De centrale opslag in slechts één map garandeert dat je hem in geval van nood snel kunt terugvinden en direct bij de hand hebt.
• Kantoororganisatie: De ringbanden zijn ideaal als kantooropslag voor vakantieplannen, werkprocessen, projectcoördinatie en zakelijke rapporten. De documenten kunnen snel en overal worden bijgevoegd. De geringe dikte van de boeken biedt het voordeel dat de documenten ook gemakkelijk vervoerd en meegenomen kunnen worden (bijvoorbeeld naar een vergadering of naar een klantafspraak).
• Presentatie: Een presentatieringband is een geschikt analoog medium om verkoopdocumenten op een voor klanten aantrekkelijke manier op te maken en aan hen te presenteren. Als de documenten in transparante hoezen worden geplaatst, zorgt dit voor extra waarde en versterkt het de representatieve indruk.
• Recepten: Als u uw favoriete recepten afdrukt en ze niet als een losse verzameling vellen in de keuken wilt laten rondslingeren, is een ringband een goede optie voor het samenstellen van uw een eigen kookboek en breidt dit snel uit als dat nodig is.< /li>
• Schooldocumenten: Door hun geringe dikte passen de ringbanden in elke schooltas en kunnen ze losbladige ordners en schriften vervangen. De lesmaterialen en het huiswerk zijn dankzij de dikke kaft goed beschermd en kunnen per vak gesorteerd worden opgeborgen (bijvoorbeeld met een register). Natuurlijk is het eenvoudig mogelijk om op de bijgevoegde stukjes papier te schrijven, taken op te lossen en aantekeningen rechtstreeks in de mappen te maken.

De mogelijkheden voor het gebruik van ringbanden zijn vrijwel onbeperkt. Ze zijn bijvoorbeeld ook geschikt als:

• Gastenboek
• Fotoalbum
• Map Kunstwerken
• Kalenders en planners
• Handleiding
• Verzamelboek (bijvoorbeeld voor postzegels)
• Map Herinneringen
• Boek voor notities

Hoe werkt de organisatie met ringbanden?

Het simpelweg opbergen van elk stuk papier dat rondvliegt op je bureau in een ringband erbovenop is ook een vorm van organisatie, hoewel niet noodzakelijkerwijs een gestructureerde vorm. Om ringbanden echt effectief te kunnen gebruiken, hebben we hier enkele praktische tips verzameld die de organisatie vergemakkelijken en een echte meerwaarde bieden bij het gebruik van de ringbanden:

• Bepaal vanaf het begin een specifiek doel voor een specifieke ringband en gebruik deze eigenlijk alleen voor dat doel. Als voorbeeld: als de map belangrijke persoonlijke documenten zou moeten bevatten, dan hoort de tandartsrekening of het kookrecept er niet in.
• Het is raadzaam om vanaf het begin een goede structuur te creëren en deze consequent door te voeren. Hoe duidelijker dit is, hoe makkelijker en ingewikkelder het is om te archiveren en hoe makkelijker het is om documenten te vinden. De eerste inspanning loont snel.
• Een gelabelde hoes laat van buitenaf zien wat er in zit. Deze aanpak is zinvol, vooral als er meerdere ringbanden in gebruik zijn. Een label op de achterkant geeft zelfs informatie over de inhoud als de ringband in de kast of plank staat.
• Voor een betere differentiatie kan het als alternatief of aanvullend zinvol zijn om verschillend gekleurde producten te gebruiken of om te “werken” met verschillende ontwerpen en verschillende maten.
• Voor structuur binnen zijn registers en verdelers ideaal. Ze kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om documenten voor verschillende schoolvakken van elkaar te scheiden. Ook kan er een indeling gemaakt worden naar personen (bijvoorbeeld voor vakantieplannen) of naar producten (voor presentaties).
• Doorzichtige hoezen met de juiste perforaties bieden extra bescherming voor de papieren documenten wanneer ze daarin worden geplaatst. Transparante omslagen bieden nog meer voordelen: de documenten hoeven niet te worden geperforeerd en dus beschadigd. Tegelijkertijd maakt deze vorm van opbergen een zeer hoogwaardige indruk.
• Uiterlijk als de ringband goed gevuld is, moet er tijd zijn voor “inventarisatie”: Zijn alle documenten nog actueel? Wat kan ik regelen en wat heb ik nog absoluut nodig? Indien nodig wordt er nu een nieuwe ringband aangeschaft.

Welke gerelateerde alternatieven zijn er voor ringbanden?

Als u nog steeds niet zeker weet of een ringband de optimale keuze is, kunnen de volgende producten een optie zijn. Hier vindt u een selectie van alternatieve en soortgelijke producten:

• Bekijkboek: Als de afzonderlijke documenten overzichtelijk en beschermd in folie moeten worden bewaard, kan een kijkboek geschikt zijn . Dit is een map (zonder ringmechanisme) die al is voorzien van stevig vastgelaste transparante films. Displayboeken zijn doorgaans dunner dan ringbanden en de omslag is vaak een flexibele zachte kaft.
• ringbanden: Hoewel sommige fabrikanten geen onderscheid maken tussen ringbanden en ringbanden en beide termen gebruiken om hetzelfde product te beschrijven Er zijn zeker verschillen met andere merken. Bij sommige merken verwijst de ‘ring’ in de naam naar een externe spiraalbinding. Omdat archiveren lastig zou zijn, zijn deze ringbanden, net als displayboeken, al voorzien van meerdere displayvakken voor het handmatig vullen met papier.
• Ringband: Ook al is de definitie hier niet helemaal duidelijk, de ringband kan in principe omschreven worden als een “luxe versie” van een ringband. De kaft van deze ringband is vaak gemaakt van hoogwaardig materiaal (bijvoorbeeld leer of kunstleer) en kan worden afgesloten met bijvoorbeeld een ritssluiting of een drukknoop. Er zijn ook andere kenmerken zoals binnenzakken, steekzakken en pennenhouders.
• Bestandsmap Als u zoveel mogelijk documenten wilt opslaan en bijzondere nadruk wilt leggen op functionaliteit en minder op uiterlijk, dan graag gedaan. Een bestandsmap zou een goed idee zijn.

Welke accessoires heb ik nodig voor de ringband?

Het kopen van accessoires voor een ringband is geen must. Afhankelijk van het gebruik kan dit echter zeer nuttig zijn. Accessoires zijn onder meer:

• een wire spanrail om het papier in de ringband vast te zetten
• Gatenversteviger om te voorkomen dat de gaten in het papier gaan rafelen tijdens het archiveren
• Visuele hoezen om de documenten op een visueel aantrekkelijke en beschermde manier op te bergen
• Map-ruglabels voor schone en duidelijke labels
• Individuele bladen en registers voor een gestructureerd archiefsysteem