Bankmappen

Classificatie van de lades

Rekeningafschriften en ontvangsten voor zakelijke transacties hebben een speciale status in een onderneming. De omvang van het bedrijf is van ondergeschikt belang. Dergelijke bestanden horen thuis in het bankbestand of in het voucher-bestand, zodat ze niet alleen veilig worden opgeslagen, maar ook kunnen worden gepresenteerd wanneer dat nodig is. Betrouwbare archivering kan niet hoog genoeg worden gewaardeerd. De documenten in het bankdossier geven immers de financiële situatie van een bedrijf weer. Ze bevatten dus documenten die van groot belang kunnen zijn. Voor de jonge ondernemer is het vaak een kwestie van samenwerking met de belastingadviseur of het belastingkantoor om vanaf het begin van de activiteit het juiste bankdossier voor deze dossiers te verkrijgen, zodat er geen rekeningafschriften verloren gaan. Ook de chronologische archivering van de documenten is van groot belang. Zodat de bankbestanden en documentbestanden ook hun plaats vinden op rekken of bestandsdraaikolommen, zijn ze niet alleen beschikbaar in A5-formaat, maar ook in A4-formaat als dubbele bestanden.

Wat zijn nu de bankafschriften? Ze worden gebruikt voor het melden van rekeningbewegingen. Deze rekeningbewegingen zijn uiteraard slechts een weergave van de financiën, niet van het vermogen zelf. Historisch gezien lijken de rekeningafschriften erg op bankbiljetten, dus bankbestanden zijn als een portemonnee. Bankbiljetten vervangen de directe uitwisseling tussen goederen in de handel. Dit was en is praktischer dan met een stier naar de markt gaan en deze inruilen voor 2 kippen, 30 eieren, 2 broden, enz. Bankbiljetten waren in eerste instantie eerder een soort wisselbrief of certificaat, waarvoor je bij een bank een vast bedrag aan goud of zilver kon krijgen.

Praktisch is eenvoudig

De laatste tijd verschilt dit niet van andere producten uit categorieën als archiefmateriaal, kantoorbenodigdheden of zelfs verpackungsmaterial. Men kan zich ook de vraag stellen bij de bankmap, of het niet ook een normale map is of het papierspit. Het is echter belangrijk om de werkprocessen voor het dagelijkse werk te optimaliseren. Dit bespaart niet alleen tijd. Bankbestanden, documentbestanden, rekkensystemen, enz. zorgen er ook voor dat het nodige administratieve werk correct en eenvoudig wordt uitgevoerd. Dit helpt om fouten te voorkomen die soms moeilijk uit te strijken zijn. Als u bespaart op bankbestanden, is het risico groot dat rekeningafschriften en andere zakelijke transacties zelfs onherroepelijk verloren gaan.

Elke lopende rekening produceert rekeningafschriften

Van rechtswege zijn kredietinstellingen verplicht de volgende informatie te verstrekken:

• Ze moeten het saldo ten minste eenmaal per jaar presenteren.
• U moet de klant onmiddellijk op de hoogte brengen van elke afzonderlijke betalingstransactie van deze rekening. Er is echter ook de mogelijkheid om de rekeningafschriften één keer per maand op afspraak aan te maken en naar de klant te sturen.

Dit betekent dat er geen rekening-courant is om rekeningafschriften of financiële overzichten te vermijden. Het is raadzaam om ze in de bankmap in chronologische volgorde te houden. De informatieplicht van de banken bestaat ook op langere termijn. Dus als u uw afschriften verliest, kunt u ook oudere accountgegevens opvragen. Deze mogelijkheid is echter beperkt door de administratieve rechtbanken. Dit moest voorkomen dat slordige ondernemers zich bijvoorbeeld de moeite zouden besparen om rekeningafschriften in het bankdossier te verzamelen en de afschriften weer continu naar hen toe te laten sturen. De bankmap is hier het betere alternatief.

Bij de chronologie van de bankafschriften in de bankmap is het de moeite waard om na te gaan of niet alleen de afschriften achter elkaar moeten worden ingediend, maar ook de afzonderlijke bladen. Als u normaal gesproken de bankafschriften voor postbezorging van de bank opent en de stapel in de bankmap opslaat, zorgt u ervoor dat er na elk afschrift een tijdspauze is. De verklaringen volgen dan wel correct, maar de plaatsingsdata niet. Dit komt omdat elk maandoverzicht begint met de oudste postdatum. Het bankbestand is echter makkelijker door te kijken als de plaatsingsdata goed op elkaar aansluiten. Daarom moet u de verklaringen uit de stapel nemen en ze één voor één opslaan. Dus het laatste bankafschrift van de vorige maand wordt gevolgd door het eerste blad van het nieuwe afschrift, daarna het tweede, enzovoort.