Leveringsbonnen

De afleverbon voor de dagelijkse uitwisseling van goederen

De afleverbon kan worden beschouwd als een typisch voorbeeld van het feit dat handgeschreven bestellingen, nota's en contracten op papier nog steeds van groot belang zijn. Wanneer het contact met de klant nog steeds persoonlijk wordt onderhouden en er bijvoorbeeld sprake is van een bestelling van meubilair of huishoudelijke apparaten, is het invullen van een afleverbon in aanwezigheid van de koper nog steeds een traditie. Moderne printers & multifunctionele apparaten kunnen hier hun technische verfijning uitspelen en overtuigen met een uitstekende print - het handgeschreven zegel van de bindende bestelling op een afleverbon geeft vertrouwen.

Niemand is verplicht om bij een levering van goederen een afleverbon bij te voegen, met inbegrip van een vrachtbrief voor de goederen. Indien echter een afleverbon informatie geeft over de geleverde goederen, is deze onderworpen aan de wettelijke voorschriften, aangezien dit een document is. In tegenstelling tot een factuur moeten de handelaren de afleverbonnen volgens de wet gedurende zes jaar worden bewaard. Facturen moeten tien jaar worden bewaard. Indien de factuur een gecombineerde factuur is die tevens een afleverbon is en derhalve tijdens het transport aan de goederen wordt gehecht, geldt de bewaartermijn voor facturen. In principe kan de factuur echter los van de goederen worden verzonden, terwijl de afleverbon de goederen vergezelt op weg naar de klant.

Geoptimaliseerd voor elke toepassing

Hoewel sommige essentiële gebieden van bijna alle afleverbonnen en formulierenboeken identiek zijn, zijn de verschillende taakvelden reden genoeg om een uitgebreide reeks van varianten te presenteren. Zo biedt sigel bijvoorbeeld het formulierenboekje ""Afleverbon"" en het formulierenboekje ""Afleverbon met ontvangstbewijs"" aan, zowel in DIN A5 als DIN A6 formaat. Ook andere fabrikanten bieden meer dan alleen de verschillende versies en maten. Bovendien kunt u bijna altijd kiezen tussen het formulierenboek en het blok. Last but not least is er de vraag naar het aantal benodigde exemplaren, waardoor een ander voordeel van een handgeschreven bestelling of bevestiging duidelijk wordt. Net als de puntmatrixprinter is het voor de schrijver ook mogelijk om voldoende leesbare kopieën te maken. Dit wordt ook gewaarborgd door het bijbehorende papier. De zogenaamde non-impact printers (zoals inkjetprinters en lasers) kunnen hier niets doen. Integendeel: In de regel doen ze hun uiterste best om geen enkel spoor achter te laten op de achterkant of op het volgende document.

Allemaal schriftelijk

De gebruikelijke manier om een bestelling te plaatsen doorloopt drie certificeringsfasen:

• Bestelformulier
• Afleverbon
• Factuur

Idealiter staan hier dezelfde goederen vermeld. Maar de afleverbon kan ook aanzienlijk verschillen als bijvoorbeeld bestelde goederen niet beschikbaar zijn of apart transport nodig is. Indien de wensen van de klant niet kunnen worden vervuld omdat het product al niet meer op voorraad is, wordt dit uiteraard ook weergegeven in een aangepaste factuur. De verwijzing naar de niet-leverbare bestelling is echter meestal te vinden op de afleverbon die bij de goederen in aanwezig is.

Deze constellatie heeft logischerwijs tot gevolg dat de levering van goederen kan worden gecontroleerd door middel van een bestelformulier, afleverbon en factuur. Vriendelijke bedrijven maken gebruik van afleverbonnen die hun waarde al hebben bewezen. Sommige bedrijven zijn enthousiast over hun eigen producten en ontwikkelen helaas soms afleverbonnen en facturen die niet te vergelijken zijn met een kort overzicht. Dan moet er eerst een pot koffie gezet worden, voordat een ervaren team het aandurft om uit te zoeken wat er geschreven staat.

Er zijn dus goede redenen om terug te vallen op beproefde afleverbonnen, al zijn ze wat eenvoudig van ontwerp. Dat is wat ze zouden moeten zijn.