Kalenders & agenda's

Timing is alles

Tijd is geld is een advies dat Benjamin Franklin in 1748 aan jonge kooplieden gaf. Maar het gezegde als zodanig gaat waarschijnlijk terug tot de oudheid. Kalenders en persoonlijke organisatoren waren al bekend in de Romeinse tijd. Het Latijnse calendarium betekende een schuldboek en bevatte data voor de uitbetaling van de leningen en de rentevraag (openbare verklaring; Latijnse verklaring). Het belang van kalenders voor het bedrijfsleven blijkt uit het feit dat planners over de hele wereld gebaseerd zijn op de Gregoriaanse kalender. Caesar had al ervaren hoe chaotisch het kon worden als verschillende regio's hun eigen kalenders bijhielden en ontwikkelde daarom de Juliaanse kalender, die paus Gregorius XIII in 1582 hervormde door aanpassingen aan het zonnejaar en aan de christelijke paasafrekening. Zelfs China heeft deze kalender (als laatste land tot nu toe) in 1949 overgenomen en zich zo opengesteld voor de Europese of Westerse cultuur.

Het maakt niet uit of het kalenders op papier  zijn of elektronische systemen helpen bij het plannen en nakomen van afspraken.

De geschiedenis laat echter ook zien dat niet de natuur de kalender nodig maakt, maar de economie. Voordat Julius Caesar de kalender introduceerde, hadden de gouverneurs in de provincies de neiging om heel flexibel te zijn over het jaar van de dienst. Omdat er geen uniforme kalender beschikbaar was, keerden ze in het geval van arme provincies eerder terug naar Rome dan na een jaar. De hoop was om het komende jaar meer winst te kunnen maken in een rijkere provincie. Dan bleef men ook graag langer. De kalender introduceerde bindende jaarlengtes voor iedereen. Tot deze politieke ontwikkeling waren kalenders vooral het werk van astronomen, waarvan de meeste tot de 19e eeuw ook astrologen waren. Kalenders waren dus observationele kalenders. Caesar gebruikte de kalender voor heel andere doeleinden en creëerde daarmee planningsverplichtingen.

Versatiliteit

Alhoewel de basis, de bovengenoemde kalender volgens paus Gregorius, vrij duidelijk is gegeven, lijkt het bereik van verschillende kalenders en planners bijna onbeheersbaar. En niet elke kalender is ontworpen voor slechts één bepaald jaar. Afspraakplanners zijn beschikbaar als handige pocket-edities, geoptimaliseerd voor de pilotenkoffers, als stand-alone apparaten voor zowel het bureau als de wandplanners. De planningsborden, bijvoorbeeld voor scholen, projectgroepen, etc., laten zien hoe verschillend de taken zijn en hoe fundamenteel de structuur van de kalender de operationele processen inplant. De kalender is niet alleen een hulpmiddel bij het plannen van een overeenkomst; de kalender is op zich gebaseerd op een algemeen aanvaarde volgorde.

Goedige timing

De opname van verjaardagen van familieleden, vrienden en kennissen is een goed voorbeeld van het oorspronkelijke doel van observatiekalenders, die al minstens elfduizend jaar bekend zijn. Ook toen was het de bedoeling om zoveel mogelijk te anticiperen op de gebeurtenissen. Deze gebeurtenissen waren voornamelijk seizoensgebonden terugkerende natuurverschijnselen waaruit bijvoorbeeld ideale planttijden konden worden berekend. Met de verjaardag van een geliefde komt men ook in een orde van grootte. Men mag de datum niet missen, niet vroeg genoeg kopen of een cadeautje maken, enz. Wie wil er bijvoorbeeld een taart bakken of ook alleen koekjes, om daarmee het gelukskind een plezier te doen, dat al op voorhand nog minstens de tijd nodig heeft voor de aankoop van de ingrediënten en het mengen van hetzelfde.

De kalender helpt dus om structuur aan te brengen en bespaart dus vaak veel tijd. Het belangrijkste is dat de beschikbare tijd effectiever kan worden gebruikt. Dit geldt zowel voor de officiële als voor de vrije tijd. Veel mensen lijden er vandaag de dag onder dat ze hun niet-werkende tijd op een ongestructureerde manier voorbij laten gaan.