Tijdschriftenhouders

Gids voor tijdschriftenhouders – het staande en losse archiefsysteem

Als u op zoek bent naar een manier om documenten, brochures en tijdschriften snel, altijd bij de hand, zonder gaten en tegelijkertijd visueel aantrekkelijk op te bergen, dan vindt u in een staande map een handig archiefsysteem. De open mappen voor verticale opslag nemen weinig ruimte in beslag, staan mooi op elk bureau en zijn bovendien een garantie voor orde op de werkvloer.

Wat zijn dossiermappen en waarin verschillen ze van dossiermappen en opbergvakken? Welke gebruiksmogelijkheden bieden ze en wat kan ik erin stoppen? Deze gids geeft informatie over praktische staande mappen, legt de verschillende uitvoeringen uit en laat zien waar je op moet letten bij de aanschaf. Tegelijkertijd ontvangt u praktische tips over effectief opbergen in de archiefkasten.

Wat is een staande verzamelaar?

Een staande map is een archief- of opbergsysteem waarin documenten - zoals de naam al doet vermoeden - staand (verticaal) worden bewaard. Op het eerste gezicht doen staande dossiers denken aan een dossiermap. Op het tweede gezicht worden echter een aantal belangrijke verschillen duidelijk: Typisch voor de staande collectoren zijn de hoge achterkant, de "schuine" schuine zijdelen en de relatief aanzienlijk lagere voorkant. De mappen hebben een stevige bodem, meestal van karton of plastic, maar zijn aan de bovenzijde geheel open.

Vergeleken met een bestandsmap hebben de bestandsmappen geen archiveringsmechanisme. Zo kunnen documenten los in de dossiermappen worden opgeborgen en vinden ook tijdschriften en brochures er een veilige plek in. Het open ontwerp maakt bovendien een permanent zicht op de documenten mogelijk, zodat u deze indien nodig direct bij de hand heeft.

Sta-mappen, ook wel verzamelmappen genoemd, vind je vooral vaak terug op bureaus, waar ze als (tijdelijk) rek dienen als ruimtebesparend alternatief voor opbergvakken (de zogenaamde horizontale plank) en zorgen voor een nette werkplek. De praktische staande archiefkasten, die vaak niet alleen aan functionele maar ook visuele eisen voldoen, zijn verkrijgbaar in verschillende maten, materialen en kleuren.

Welke verschillende versies zijn er van staande verzamelaars?

Hoeveel waarde hecht ik aan het uiterlijk en welke rol speelt de prijs? Vind ik het belangrijk dat de verzamelmap zo stabiel mogelijk is? Hoeveel en welke documenten wil ik in de bestandsmap opslaan en moet er een manier zijn om ze te labelen? Dit soort vragen moet u uzelf zeker stellen voordat u een staande vijl koopt, zodat u precies het juiste product krijgt. Bij de keuze voor een collectiemap spelen de volgende aspecten een belangrijke rol:

• het materiaal
• de maat
• de kleur/het ontwerp
• het merk/fabrikant
• het labelveld
• speciale kenmerken

De mappen zijn verkrijgbaar in verschillende materialen. De meest voorkomende zijn:

• Karton/karton

Als u op zoek bent naar een eenvoudige, milieuvriendelijke en praktische oplossing, dan zijn de modellen van karton, hard- of golfkarton de juiste keuze. De papieren versies worden voor het eerste gebruik compact opgevouwen en nemen daardoor weinig ruimte in beslag. Ze kunnen in slechts een paar stappen worden opgevouwen. Het lage gewicht en de redelijke prijs zijn voordelen van deze staande mappen, die zeker geschikt zijn voor dagelijks gebruik op het bureau.

De relatief lage stabiliteit blijkt echter een nadeel: vocht, vuil en stoten of enigszins ruwe behandeling leiden snel tot schade. Bij regelmatig gebruik en wisselende inhoud vertonen kartonnen mappen al snel bepaalde tekenen van slijtage en zijn daarom na verloop van tijd aan vervanging toe.

• Kunststof

Duurzaamheid en stabiliteit zijn essentiële eigenschappen die de kunststof archiefkasten kenmerken. Zelfs als de mappen vol zijn, blijven ze stabiel. Gebruiks- en slijtagesporen zijn zeldzaam bij de kunststof modellen. De meest kleurrijke modellen zijn meestal gemaakt van polystyreen (PS) of polypropyleen (PP). Net als de kartonnen versies scoren ze punten met hun lage prijs. Kunststof collectoren bieden daarentegen minder flexibiliteit omdat ze niet opgevouwen kunnen worden.

• Karton-plastic combinatie

Als gemengde versie zijn er ook staande ordners met een bodem van milieuvriendelijk massief karton. Deze wordt bedekt of gelamineerd met een dunne kunststoflaag, die tijdens het dagelijks gebruik een zekere bescherming biedt tegen invloeden van buitenaf.

Daarnaast zijn er ook modellen van hogere kwaliteit verkrijgbaar, gemaakt van sterkere materialen. Naast de stabiliteitsfactor speelt ook het uiterlijk een belangrijke rol. Deze staande verzamelaars bestaan uit:

• Hout: Een staande map van stevig hout valt niet zo snel om. Eenmaal aangeschaft, zult u lang plezier hebben van dit product. De natuurlijke uitstraling (bijvoorbeeld met bamboe) staat mooi op het bureau, waardoor de map snel een eyecatcher wordt.
• Acryl:. De eigenschappen van acrylaat zijn vergelijkbaar met die van kunststof, maar dit bijzondere materiaal valt op door zijn glasheldere uitstraling. Door hun transparante uiterlijk maken acrylmodellen het gemakkelijk om in één oogopslag te zien welke documenten erin zijn opgeslagen.
• Metaal: Metalen archiefkasten zijn vooral vaak gemaakt van staalgaas, wat een zekere transparante indruk wekt. Metalen verzamelaars zijn zeer robuust en kras- en schokbestendig. Dankzij hun coating roesten ze ook niet.

Qua formaat passen de verzamelaars zich aan aan hun inhoud. En omdat de meeste documenten, dossiers, documenten en brochures het standaard DIN A4-formaat hebben, zijn verzamelaars vooral in dit formaat vaak te vinden. Ze zijn zo ontworpen dat A4-documenten comfortabel passen. Hun eigen afmetingen zijn daarom iets groter en komen overeen met het DIN C4-formaat. Hoewel minder gebruikelijk, worden ook andere DIN-formaten voor grotere (DIN A3) en kleinere (DIN A5) documenten aangeboden.

Naast de gebruikelijke portretversie van de collectiemappen kunt u ook kiezen voor producten in liggend formaat. Deze zijn minder hoog, maar nemen iets meer ruimte in beslag op het bureau. Ze zijn ideaal voor documenten in liggend formaat.

Qua formaat speelt ook de breedte/dikte van de collector een rol. Globaal genomen zijn de bestandsmappen ongeveer zo breed als een bestandsmap. Ze zijn dus tussen de 7,5 cm en ongeveer 8,5 cm groot. Als u meer opslagruimte nodig heeft, vindt u die ook. Er zijn dikkere versies verkrijgbaar met een breedte van 10, 11 of zelfs 12 cm.

Moet de staande map een kleurrijke blikvanger zijn of is de uniforme en subtiele uitstraling belangrijker? Er is een grote keuze aan kleuren voor de dossiermappen, ongeacht of ze van plastic of karton zijn: er zijn zwarte, grijze en witte modellen, maar ook rode, blauwe, roze en turquoise mappen. Er zijn ook verschillende motieven en patronen beschikbaar. Terwijl de milieuvriendelijke natuurlijke versie van karton in bruin wordt gepresenteerd, is de acrylverzamelaar doorschijnend en transparant. Als u voor kunststof kiest, kunt u zelfs speciale ontwerpen gebruiken. Daartoe behoren bijvoorbeeld een rasterlook aan de zijkanten of gedeeltelijke openingen en inkepingen.

Stand-up-mappen worden aangeboden door alle “grote” fabrikanten van kantoorbenodigdheden. Bekende merken zijn onder meer Leitz, Herlitz, Duurzaam en helit. Ook onder staande verzamelaars heeft de fabrikant HAN een goede naam. Otto Office biedt ook exclusieve verzamelmappen aan van het gelijknamige betaalbare eigen merk.

Net als bestandsmappen kunnen de bestandsmappen ook op de achterkant worden gelabeld. Dit heeft als grote voordeel dat je ook als er meerdere collectoren dicht bij elkaar staan toch kunt zien wat er in zit. Afhankelijk van het materiaal en de behoeften zijn er verschillende manieren om de mappen te labelen:

• Zelfklevende etiketten: Speciale mapruglabels zitten al op de mappen wanneer u ze koopt en kunnen hier worden geëtiketteerd. Als de inhoud verandert en er nieuwe labels nodig zijn, kun je er eenvoudig een nieuw label overheen plakken.
• Foliezakken met insteeklabels: Deze variant vind je vooral onder plastic inzamelaars. Achter een transparante beschermhoes die aan de bovenzijde open is, wordt een kartonnen etiket gestoken. Indien nodig kan deze uiteraard worden vervangen. De etikethouder op de staande ordners is vrij klein en meet slechts enkele centimeters. Als alternatief hebben sommige staande mappen ook bevestigingsclips, die zich meestal aan de kortere voorkant bevinden.
• Verzamellabelveld: Op sommige kartonnen dossierhouders is al een labelveld gedrukt. De flexibiliteit is dus beperkt, want als iets eenmaal geschreven is, kan het niet meer makkelijk verwijderd worden. Deze modellen zijn geschikt voor mappen met een vaste inhoud. Bij sommige modellen staat deze print soms zelfs op de zijkanten.
• Geen etiketveld: De staande dossierhouders zijn ook verkrijgbaar in een blanco versie - omdat etiketteren niet altijd nodig of gewenst is. In principe kan een etiket indien nodig uiteraard overal flexibel op de rug van de map worden geplakt, ook zonder bijbehorend veld.

Voor praktisch gebruik hebben sommige staande collectoren extra functies:

• Handvatopening: deze ronde uitsparing bevindt zich in het onderste derde deel van de rug van de verzamelaar, vergelijkbaar met een dossiermap. Het is bedoeld om het makkelijker te maken om één collector uit een plank of kast te halen als er meerdere mappen dicht bij elkaar staan. Een vinger kan in het handvatgat worden gestoken en de opvangbak kan vervolgens met handmatige trekkracht naar buiten worden getrokken. Er zijn ook varianten met verzonken handgrepen en sleuven verkrijgbaar.
• Zijgleuven: Uitsparingen aan de zijkanten in de vorm van sleuven of andere uitsparingen vervullen niet alleen optische aspecten, maar geven ook informatie over de inhoud van de collector.

Wat kan ik in een permanent bestand plaatsen?

De factuur voor de nieuwe bank, de verzameling kookrecepten of zelfs het informatiemateriaal in de vorm van een boekje - papieren documenten kunnen in principe bij voorkeur in een dossiermap worden bewaard. Deze omvatten:

• afzonderlijke losse stukjes papier
• Nietmachines en mappen
• Karton en karton (bijvoorbeeld kaarten en flyers)
• Boekjes en blocnotes
• Kranten en tijdschriften
• Brochures
• Tijdschriften en catalogi
• Boeken

Welke mogelijke toepassingen zijn er voor staande collectoren?

Het is altijd verstandig om een permanent dossier te gebruiken als u een grote hoeveelheid documenten heeft

• los
• ruimtebesparend
• netjes
• snel
• schoon

willen accommoderen en opbergen. De verzamelmappen zijn zowel populair als tussentijdse opslag als als eindopslagmiddel. Ter inspiratie hebben we enkele mogelijke toepassingen samengesteld:

• Bureau: De staande ordners zijn ideaal voor het snel archiveren van allerlei soorten papierwerk – van facturen en contracten tot reclameflyers en brochures. De documenten zijn snel opgeborgen en weer bij de hand als dat nodig is. Het positieve neveneffect: vergeleken met opbergvakken hebben ze niet veel ruimte nodig.
• Archiefkast: De staande dossiers kunnen uiteraard ook gebruikt worden als alternatief voor dossiermappen en kunnen gebruikt worden als eindopslag in de kast of plank. Ze worden hier dicht bij elkaar geplaatst met de rug naar de kijker. Dankzij de etiketteringsvelden weet je van buitenaf al wat er in zit. Via de vingergaten kunnen individuele mappen worden uitgetrokken.
• particulier huishouden: Ook thuis doen de staande verzamelaars het goed. In de keuken worden er bijvoorbeeld recepten in bewaard, terwijl het in de kinderkamer wordt gebruikt voor schoolboeken of strips. En waarom zou je hem niet in de gang gebruiken als brieven- en krantenplank? In de privéstudeerkamer mogen de staande verzamelaars niet ontbreken.
• Receptie- en wachtruimte: Voor informatie- en reclamedoeleinden zijn flyers, catalogi en brochures vaak gesorteerd in visueel aantrekkelijke staande mappen te vinden op receptiebalies, ook in bedrijven, hotels, advocatenkantoren en artsen ' kantoren. Ook in wachtruimtes hebben de verzamelmappen een vaste plek.
• Beursstand: Om marketingmateriaal op beurzen en tentoonstellingen aantrekkelijk en professioneel te presenteren, zijn de staande verzamelaars een absolute must-have voor elke beursuitrusting.

Daarnaast zijn er nog andere toepassingen:

• In klaslokalen voor het ter beschikking stellen van lesmateriaal (bijvoorbeeld een aparte dossiermap voor elke leerling of gesorteerd op onderwerp)
• in restaurants en cafés voor eet- en drankmenu's op de tafels
• voor seminars en trainingen voor werkmateriaal en trainingsdocumenten voor deelnemers
• in verkoopruimten om klanten te voorzien van informatie over de producten
• in musea voor informatie over kunstwerken en tentoonstellingen
• in vakantieappartementen en hotelkamers voor belangrijke informatie over de accommodatie en de omgeving

Welke voordelen bieden staande verzamelaars?

Voor een snelle kantoororganisatie en flexibele opslag kunt u niet fout gaan met een staande map. Integendeel: de praktische mappen bieden allerlei voordelen. Hier is een overzicht:

• Documenten, papieren en brochures kunnen met één hand snel worden opgeborgen in de staande mappen. In tegenstelling tot de opslag in bestandsmappen blijven de documenten ongedeerd omdat u ze niet vooraf hoeft te ponsen of te archiveren.
• Dankzij de losse plank, de grote opening aan de bovenzijde en de schuine zijkanten van de opvangbak is een snelle en ongecompliceerde verwijdering te allen tijde gegarandeerd. U kunt zelfs door documenten bladeren zonder ze te hoeven verwijderen.
• Het open ontwerp zorgt er bovendien voor dat de inhoud tenminste gedeeltelijk zichtbaar blijft, zodat je altijd overzicht hebt.
• De staande plank blijkt ruimtebesparend te zijn in tegenstelling tot opbergvakken. De staande archiefkasten nemen daardoor zeer weinig ruimte in beslag op het bureau.
• Documenten vinden een beschermde en veilige plaats in de staande dossiers. De kans op kreuken is hier laag, maar tegelijkertijd maakt de plank zelf een nette indruk.
• Als de individuele etiketteringsmogelijkheden voor meerdere archiefkasten worden gebruikt, zorgt dit voor structuur en duidelijkheid en wordt de kantoororganisatie eenvoudiger.
• Stand-up-mappen zijn veelzijdig: ze kunnen het archiveren in bestandsmappen vervangen, als klembord worden gebruikt en documenten ook op een stijlvolle en aansprekende manier presenteren. De mappen zien er net zo goed uit op planken en kasten als op het bureau.
• De praktische mappen zijn verkrijgbaar in verschillende uitvoeringen en materialen voor verschillende toepassingen en eisen op het gebied van stabiliteit, capaciteit, uiterlijk en handigheid.
• Een staande map is een licht en tegelijkertijd robuust en duurzaam product, dat is ontworpen voor vele, zelfs wisselende toepassingen, niet in de laatste plaats vanwege de flexibele etiketteringsmogelijkheden.
• De collectiemappen kunnen naar wens worden uitgebreid. Indien nodig kunt u het juiste product later ook kopen (tegen een beheersbare prijs).

Welke praktische en creatieve tips zijn er voor het archiveren in de staande dossiers?

Het gebruik van een bestandsmap spreekt in principe voor zich: u plaatst de documenten immers eenvoudigweg in de map en verwijdert ze indien nodig weer. Toch zijn de volgende tips nuttig en praktisch voor een gestructureerd archiefsysteem:

• Als er alleen losse losse vellen papier worden geplaatst, bestaat het risico dat deze in de dossiermap omklappen vanwege onvoldoende stabiliteit en gebrek aan ondersteuning. Opbergvakken zijn nu de betere keuze.
• De stabiliteit en stabiliteit zijn relevant als er zware catalogi of tijdschriften in moeten worden opgeslagen. Een plastic, acryl of metalen model is nu een goede keuze.
• Als een staande map als klembord op het bureau fungeert, is het aan te raden deze regelmatig “op te ruimen” voordat er een berg documenten ontstaat die te groot is en de verzamelaar overstroomt en chaos veroorzaakt. Het tijdstip voor de definitieve indiening is uiterlijk wanneer de incassomap voor 95 procent vol is.
• Als u voor een kleurrijke selectie kiest, kunt u aan de afzonderlijke kleuren verschillende thema's toewijzen, zodat op het eerste gezicht duidelijk is dat het rode model de reclameflyers bevat en het blauwe model de bedrijfsbrochures. Ook een opdracht per persoon is denkbaar.
• Staande rekken kunnen ook voor andere doeleinden worden gebruikt: ze vinden creatieve toepassingen in huis, bijvoorbeeld voor het opbergen van toiletpapier in de badkamer, voor het opbergen van blikjes in de keuken of zelfs als klein plankje aan de muur.
• /li>

De juiste keuze? Er zijn deze alternatieven voor staande collectoren

• Aktenfolder: Ondanks de visuele gelijkenis zijn er aanzienlijke verschillen. Wat vooral opvalt is het ringmechanisme van de ordner, waarmee eerder geperforeerde papieren eraan worden bevestigd. Bestandsmappen hebben ook geen basis zoals staande bestanden en moeten als een boek worden geopend om documenten in te voegen en te verwijderen.
• Opbergvakken: Staan of liggen? Dat is hier de vraag en in dit geval het belangrijkste onderscheidende kenmerk van de staande verzamelaars. De documenten worden opgeborgen in de opbergvakken, ook wel brievenbussen genoemd. Met andere woorden: ze liggen losjes in de compartimenten. Door de horizontale opberging neemt een enkele opbergmand iets meer ruimte in beslag, maar ook meerdere vakken zijn naar wens stapelbaar.
• Ladebox: Deze variant is ook een horizontale plank waarin documenten liggend in individuele laden worden opgeborgen. Om de losse documenten te verwijderen moeten de lades geopend worden. Een ladekast bestaat altijd uit meerdere compartimenten.