Videoconferentiesystemen

Video conferencing systemen maken locatie-onafhankelijke samenwerking mogelijk

In de geglobaliseerde wereld van vandaag werken teams al lang niet meer samen op één locatie. Communicatiemiddelen zoals videoconferentiesystemen maken plaatsonafhankelijke communicatie mogelijk. Via videotransmissie kunnen werknemers vanuit het thuiskantoor deelnemen aan vergaderingen. Ontmoetingen met partners of dochterondernemingen in het buitenland zijn eveneens mogelijk. Plaatsonafhankelijke coördinatie met teamleden, zakenpartners en klanten bespaart tijd en reiskosten en verhoogt de efficiëntie in het bedrijf.

Wat is een video conferencing systeem?

Er is een videoconferentiesysteem nodig om op verschillende locaties met elkaar te kunnen communiceren. Dit is een technische oplossing voor uitwisseling in real time via audio- en videocommunicatie. In tegenstelling tot een klassieke telefoonconferentie, kunnen de gesprekspartners elkaar ook zien tijdens een videoconferentie. Dit leidt meestal tot een efficiëntere uitwisseling en voorkomt misverstanden. Bovendien creëert videotransmissie een gevoel van ruimtelijke nabijheid dat ontbreekt bij zuivere spraakoverdracht. Bovendien kunnen presentaties via videoconferenties worden doorgegeven.

Videoconferentiesystemen bestaan uit schermen, webcams, luidsprekers en microfoons. Aangezien de gegevensoverdracht in real time plaatsvindt, is een internetverbinding met voldoende bandbreedte vereist.

Voordelen van videoconferentiesystemen:

• Maak wereldwijde samenwerking mogelijk, onafhankelijk van tijd en locatie.
• Op reiskosten besparen
• Kortere communicatie- en besluitvormingstrajecten
• Verhoog de productiviteit en efficiëntie van uw bedrijf en team
• Betere beeldkwaliteit en spraakverstaanbaarheid dan gratis software-oplossingen

Welke videoconferencing systemen zijn er?

In principe zijn er vier videoconferencing oplossingen:

1. Kamersystemen: Ruimtesystemen zijn professionele alles-in-één oplossingen. De voor videoconferenties benodigde hardware wordt permanent in de conferentieruimte geïnstalleerd. De hardware omvat schermen of als alternatief een beamer en een scherm, een camerasysteem, een audiosysteem met luidsprekers en microfoons, alsmede een codec-box en een afstandsbediening. Kamersystemen zijn verkrijgbaar als complete sets, maar de hardware kan ook naar wens worden samengesteld. De sleutel hier is af te wegen welke oplossing meer kosteneffectief is.

2. Settop-systemen of rollabouts: dit zijn compacte videoconferentiesystemen waarvoor meestal niet meer nodig is dan een scherm, een internetaansluiting en eventueel een headset. De rest van de hardware is samengevoegd in één compacte doos. Hierdoor zijn ze relatief eenvoudig te installeren en ook draagbaar voor gebruik in verschillende vergaderzalen.

3. Desktop-systemen: zogenaamde desktop-coferencing-systemen zijn bedoeld voor individuele werkstations. Bij deze systemen zijn de webcam en het handenvrije toestel vaak met elkaar verbonden of als compacte afzonderlijke onderdelen op de computer geïnstalleerd. In de meeste gevallen kunnen ze via een USB-poort met plug & play op de desbetreffende computer of laptop worden aangesloten.

4. Software-oplossingen: De meeste laptops zijn tegenwoordig al uitgerust met een ingebouwde camera. Zuiver softwarematige oplossingen zijn daarom een flexibel alternatief voor hardware-oplossingen. De videoconferentiesoftware wordt geïnstalleerd op de eigen computer van de gebruiker of gebruikt via een cloud. Software-oplossingen zijn bijzonder geschikt voor videoconferenties vanuit het thuiskantoor. Het aantal deelnemers is gewoonlijk beperkt. Voor een betere beeld- en spraakoverdracht wordt het gebruik van externe webcams en headsets aanbevolen.