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Guide des étiquettes de dos de dossier – pour la structure et l'ordre lors du classement des fichiers

Pour un dossier, c'est la cerise sur le gâteau. Sans eux, le système de rangement dans l’armoire et l’étagère ne serait pas aussi soigné et structuré. Pour un étiquetage propre et uniforme des dossiers, les étiquettes au dos des dossiers sont indispensables pour les fournitures de bureau quotidiennes.

Qui a besoin d'étiquettes pour dos de dossier et pourquoi valent-elles la peine d'être achetées ? Quelles sont les différentes versions et à quels aspects dois-je prêter attention lors de l'achat ? Ce guide fournit toutes les informations pertinentes sur les accessoires importants de chaque dossier. Nous proposons également des conseils et astuces pratiques pour l'étiquetage et l'impression d'étiquettes pour plus de structure et de clarté sur l'étagère de classement.

Que sont les étiquettes de dos de dossier

Le nom est fondamentalement explicite : une étiquette de dos de fichier est une étiquette qui est attachée ou collée sur le dos étroit des dossiers de fichiers. L'étiquetage individuel du panneau (par exemple avec le nom, le thème et la date) garantit une affectation rapide et une localisation plus rapide. Les étiquettes de dos de dossier sont donc utilisées pour organiser les dossiers et créer une structure dans le système de classement. Ils sont disponibles en différents designs et couleurs.

Pourquoi étiquetez-vous le dos du dossier ?

Bien sûr, il n'y a rien de mal à étiqueter un dossier de fichiers au recto ou au verso, mais l'étiquetage ou une référence au contenu a plus de sens sur le côté arrière étroit : c'est le seul lorsqu'il est rangé dans une armoire ou sur un Côté étagère visible de l'extérieur. Si vous recherchez un document spécifique, vous n'avez pas besoin d'extraire chaque dossier individuellement pour voir ce qu'il contient.

Quels avantages offrent les étiquettes au dos des dossiers ?

Il existe plusieurs bons arguments en faveur de la fourniture d'un file dossier avec une étiquette de dos appropriée et de son étiquetage en conséquence. Voici les avantages en un coup d'œil :

• L'étiquetage clair apporte structure et ordre au classement et améliore votre propre organisation.
• Les étiquettes au dos des dossiers contribuent à une apparence uniforme dans le classeur et donnent en même temps une impression professionnelle et sérieuse.
• Grâce à l'étiquetage clair sur l'étiquette arrière, vous pouvez voir ce qu'il y a à l'intérieur des dossiers depuis l'extérieur et sur l'étagère. Cela signifie que vous bénéficiez d'une identification rapide, d'une grande efficacité et d'un gain de temps significatif.
• Les étiquettes peuvent être étiquetées individuellement et conçues selon vos propres idées et besoins. Si vous le souhaitez, les panneaux peuvent également être imprimés.
• Un échange flexible des étiquettes de dos de dossier est possible à tout moment et facilement. Au lieu de simplement jeter un dossier usagé, le remplacer rapidement est également l'option la plus rentable et la plus durable.

Dans quelles zones les étiquettes de dos de dossier sont-elles utilisées ?

Les étiquettes de dos de dossier sont demandées partout où des dossiers sont utilisés pour stocker des documents, des fichiers et des enregistrements et où une structure uniforme et ordonnée est souhaitée : il n'est donc pas surprenant que les étiquettes de dos de dossier soient considérées comme importantes dans de nombreux domaines de la vie quotidienne. " Nécessaire " ont trouvé une place.

Les panneaux de dossiers ne devraient pas manquer au bureau et dans les archives. Il devrait toujours y avoir une certaine réserve de ces articles de papeterie pratiques dans la zone de stockage du matériel et dans le tiroir du bureau : après tout, il y a ici chaque jour un nouveau potentiel de stockage lorsque de nouveaux dossiers pour les documents clients, les contrats, les plans de projet ou la correspondance générale doivent être ajoutés. être créés ou les anciens doivent être rechargés et étiquetés.

Le domaine d'activité comprend toutes les industries dans lesquelles les documents sont produits sous forme papier. Les plaques arrière sont nécessaires, entre autres, dans

• Administrations et bureaux
• Entreprises manufacturières et artisanales
• Entreprises de services
• Cabinets d'avocats (conseillers fiscaux et avocats)
• Pratiques médicales
• Éditeurs et agences
• Écoles et universités
• et d'autres domaines

Dans le classeur ou l'étagère du bureau à domicile, les étiquettes au dos des classeurs remplissent naturellement tout aussi bien leur fonction : dans les espaces privés, vous pouvez souvent trouver des dossiers bien remplis avec des étiquettes telles que « Contrats ». », « Enfants », « Financement immobilier » ou encore « Frais supplémentaires ». Étant donné que les dossiers restent le système d'organisation numéro un ici, les étiquettes de dos de dossier sont également souvent demandées.

Quelles sont les formes et les conceptions des étiquettes de dos de dossier ?

Quiconque achète en supposant qu'« une étiquette de dos de dossier est une étiquette de dos de dossier » se trompera si l'étiquette ne correspond pas ou ne s'adapte pas mieux au dossier. Il existe effectivement différentes versions de ces accessoires pour un rangement trié. Voici les caractéristiques différenciatrices les plus importantes :

• le type (auto-adhésif / sans adhésif)
• la taille
• la couleur
• la forme / l'étiquetage
• le matériel
• la taille de l'emballage

Conseil : Nous vous recommandons de toujours adapter les étiquettes du dos des dossiers aux dossiers existants et de ne pas procéder dans l'autre sens. Idéalement, lorsque vous achetez des dossiers, vous devriez également commander des étiquettes adaptées en stock (pour un échange rapide et flexible).

Vous pouvez récupérer les plaques arrières comme

• produit adhésif et autocollant de manière permanente ou
• Variante interchangeable à brancher

La variante appropriée dépend du modèle de dossier de fichiers. S'il y a une poche en aluminium transparente au dos, une étiquette en carton (sans adhésif) peut simplement être glissée dans la fente d'ouverture située derrière celle-ci. Si une mise à jour ou une correction est nécessaire, l'étiquette peut être remplacée à tout moment. Autre avantage (en termes de coût) : les panneaux à insérer peuvent généralement être écrits des deux côtés. Cette variante est particulièrement intéressante lorsque le contenu change régulièrement.

Il existe également des dossiers déjà livrés avec une étiquette collée au dos. Si nécessaire, vous pouvez simplement apposer une nouvelle étiquette autocollante dessus et coller celle existante. En raison de l'adhésion permanente, une fois les panneaux collés, ils ne peuvent généralement pas toujours être retirés sans laisser de résidus.

Le format des étiquettes est bien entendu adapté aux dimensions du dos des dossiers. En conséquence, les étiquettes de dossiers s'adaptent de préférence aux largeurs de dossiers courantes de 5 cm (dossiers étroits) et 8 cm (dossiers larges). Les panneaux particulièrement étroits ne font que 3 cm de large.

Les étiquettes de dos occupent souvent environ les deux tiers de la longueur du dossier et mesurent environ 19 à 20 cm. Certaines pancartes peuvent également être collées sur toute la longueur (environ 30 cm). En comparaison, les étiquettes d'insertion sont généralement beaucoup plus courtes.

Dans la version standard, les contre-étiquettes sont blanches ou grises. Mais il existe des variantes de couleurs : ici, vous pouvez choisir entre le vert, le bleu, le rouge, le jaune et d'autres couleurs. Si vous utilisez des couleurs différentes, vous ajoutez non seulement une touche de couleur colorée à l'étagère, mais vous fournissez également une structure supplémentaire.

Presque toutes les étiquettes de dos de dossier sont conçues de manière à pouvoir être étiquetées manuellement (soit à la main, soit imprimées). Les étiquettes vierges disposent donc de suffisamment d'espace pour des descriptions individuelles. Pour des raisons de cohérence, de facilité d'étiquetage et de structure, certains modèles comportent des formulaires pré-imprimés. Ceux-ci incluent :

• Consignes
• Années
• Noms de contenu, par exemple "Factures" ou "Clients"
• le nom du fabricant

Les étiquettes au dos sont un produit papier typique. Alors qu'un grammage standard de 80 à 100 g/m² est utilisé pour la version autocollante, les panneaux d'insertion sont généralement en carton et sont donc nettement plus épais et plus stables (environ 150 à 200 g/m²). Les étiquettes en plastique sont moins courantes. Ceux-ci peuvent être étiquetés avec des foil pens .

Un panneau de dossier n'arrive jamais seul - selon cette devise, vous recevez toujours plusieurs exemplaires lorsque vous achetez un produit. Ceux-ci sont en partie reliés entre eux par perforation. Le nombre varie entre huit et jusqu'à 800 pièces. Les quantités courantes par unité d'emballage sont de dix et 100. Un paquet peut également contenir des étiquettes de couleurs différentes.

Quels sont les conseils pratiques pour étiqueter les panneaux de dossier ?

Vous pouvez essentiellement concevoir, décrire et même imprimer des étiquettes de dos de dossier selon vos idées individuelles. Pour un stockage de dossiers bien trié, clair et structuré, nous avons quelques conseils sur les points à prendre en compte lors de l'étiquetage des étiquettes du dos des dossiers :

• Pour faciliter la manipulation, les étiquettes sont d'abord étiquetées, puis collées ou insérées.
• Si les dossiers sont côte à côte sur l'étagère et que vous appréciez leur apparence attrayante, veillez à utiliser une taille et un type de police uniformes lors de l'étiquetage. Dans ce contexte, la position idéalement uniforme sur l'étiquette du dossier joue également un rôle.
• Pour une bonne lisibilité, assurez-vous que les lettres sont suffisamment grandes et qu'elles restent facilement reconnaissables à quelques mètres de distance. Ce qui est également requis désormais, c'est une écriture manuscrite lisible.
• Vous pouvez également utiliser des logos et des symboles pour une attribution directe.
• Différentes couleurs sur les panneaux peuvent être attribuées à différents sujets ou personnes. A titre d'exemple : les factures se trouvent dans les dossiers avec des étiquettes rouges au dos, tandis que les contrats sont stockés dans les bleus et les dossiers des employés dans les verts. Alternativement, vous pouvez également utiliser des dossiers de couleurs différentes.
• Lorsque vous rédigez l'étiquette, limitez-vous à l'essentiel. Des mots-clés individuels bien en vue en disent plus que des phrases entières. Choisissez également les termes afin que le contenu soit clair avant d’ouvrir le dossier. Des détails spécifiques (par exemple, lieux, dates ou noms) sont généralement utiles.
• La numérotation des panneaux selon l'ordre de classement garantit que chaque dossier a une place fixe. Cela devient encore plus facile si un ruban adhésif passe en diagonale sur le dos de plusieurs dossiers. Après l'avoir supprimé, vous pouvez immédiatement voir où se trouve le dossier dans le placard.
• Vérifiez à intervalles réguliers si le libellé est toujours à jour et s'il correspond au contenu. Si ce n'est pas le cas, utilisez un nouveau panneau et ré-étiquetez-le - ne rayez pas l'étiquette existante.

Comment créer des colonnes de commande dans Microsoft Word ?

Si vous ne souhaitez pas écrire à la main sur les étiquettes des dossiers, vous pouvez bien sûr également imprimer le texte. Assurez-vous au préalable de vous assurer que le produit en question est adapté à l'impression.

Le formatage est particulièrement simple dans Microsoft Word car il existe des modèles d'étiquettes spéciaux pour cela. Et vous pouvez le trouver comme ceci :

• Ouvrez un document Word.
• Dans le menu supérieur, cliquez sur l'onglet "Envois".
• Dans le champ "Créer", vous trouverez le bouton "Étiquettes", que vous pouvez maintenant sélectionner.
• Pour connaître la taille appropriée de l'étiquette, sélectionnez le champ "Options", puis accédez à "Fabricant d'étiquettes".
• Toutes les tailles de panneaux du fabricant sont désormais affichées dans une liste. Sélectionnez celui qui vous convient en un seul clic, puis appuyez sur « Ok ».
• Saisissez maintenant l'étiquette souhaitée dans un champ de texte, puis démarrez le travail d'impression. Assurez-vous d'utiliser le bac d'alimentation manuelle de l'imprimante, dans lequel l'étiquette du dos du dossier a été précédemment insérée.

Conseil : Les fabricants eux-mêmes proposent souvent des modèles de format à télécharger - vous pouvez trouver les liens correspondants sur OTTO Office !

Pourquoi certaines étiquettes ont-elles un trou au milieu ?

La raison pour laquelle certaines étiquettes de dos de dossier comportent un évidement ou une perforation circulaire n'est pas un design particulièrement extravagant ni même un oubli. Ce « phénomène » ne se produit qu’avec des étiquettes autocollantes et extra-longues. Un coup d'œil aux dossiers fournit une explication à cela - car ils ont presque toujours un trou dans le tiers inférieur de leur face avant.

Ce soi-disant trou de poignée n'est bien sûr pas là pour rien, mais il sert plutôt à faciliter le retrait des dossiers de l'armoire, de l'file Shelf ou la colonne rotative folder . Si vous mettez un doigt dans l'évidement, même un dossier coincé entre d'autres dossiers peut être retiré rapidement et facilement.

Quels stylos conviennent pour l'étiquetage ?

Si vous décidez d'utiliser des étiquettes de dos de dossier et souhaitez un système de classement soigné, n'utilisez pas n'importe quel stylo pour l'étiquetage, mais assurez-vous plutôt qu'il écrit bien, que l'écriture est clairement visible et que son encre est maculée. preuve et imperméable. Ainsi, les critères suivants sont pertinents lors du choix d'un stylo :

• une encre à séchage rapide
• un surligneur, qui écrit en permanence et est étanche
• une largeur de trait (en fonction de la quantité de texte) comprise entre 1 et 3 mm
• une couleur clairement visible
• un stylo de haute qualité

Conseil : Pour des raisons d'uniformité, nous vous recommandons de toujours utiliser un seul stylo pour étiqueter les rangées de dossiers et de varier au maximum la couleur.

Commander le stockage : de quels accessoires ai-je encore besoin ?

En plus des étiquettes de dos, il existe d'autres accessoires pratiques pour classeurs afin de garantir la structure et l'ordre dans le système de classement. Ceux-ci incluent :

• Enregistrer les feuilles et onglets de séparation
• Amplificateur de trous
• Titulaire
• Pochettes transparentes avec perforations