Intercalaires & feuilles intercalaires

Pour maintenir l'ordre dans l'ordre

C'est une chose de trier les fichiers. Mais c'est tout autre chose que de pouvoir profiter de l'ordre nouvellement acquis pour la vie quotidienne. Il s'agit non seulement de trier et d'attribuer les documents, mais aussi de mettre en place un système gérable qui facilite la recherche de dossiers. Les temps d'accès ne sont pas seulement une question de dossiers pratiques et systèmes de rayonnages accessibles. L'accès signifie également qu'il faut trouver rapidement le bon dossier. À cette fin, un étiquetage optimisé, un registre est utile. Un registre est une quasi table des matières pour un système de classement. Un registre peut être la tête d'un dossier ou d'un fichier, il peut contenir une vue d'ensemble d'un dossier suspendu ou d'une archive ou même énumérer la situation des dossiers de tout un bureau. Dans un dossier, on utilise généralement des index qui servent également de séparateurs.

Alphabétisation, nombre ou fait maison

En outre, des registres comprenant des feuilles de séparation sont proposés avec trois systèmes différents. Soit le registre classe les documents selon l'alphabet, en fonction de compartiments numérotés (de 1 à 10), soit des intercalaires sont munis d'une écriture qui renseigne sur le contenu des dossiers suivants. Le choix du système le plus approprié dépend généralement de la situation du dossier. Dans la plupart des cas, un index alphabétique n'est guère à utiliser lorsque la classification numérique est préférée. Toutefois, il ne faut pas oublier que les registres ont souvent un caractère représentatif lorsque les systèmes de classification sont utilisés en présence de clients ou de partenaires commerciaux. Tout comme les produits de la catégorie présentation, les registres doivent également être sélectionnés en fonction des aspects visuels. Cela facilite le traitement des dossiers, reflète un travail de bureau professionnel et, enfin et surtout, rend le travail plus amusant.

Tous les bureaux n'utilisent pas toutes les formes de registres ; la gamme de produits est peut-être limitée à, par exemple

• carton register,
• registre plastique,
• registre des papiers.
• registre spécial
• feuilles de séparation et
• bandes de division.

Mais il existe toute une série d'autres produits dans ce domaine, dont certains se réfèrent au matériau, d'autres à la finalité, ou sont classés comme des registres avec une structure spéciale:

• registre à blanc
• letter register
• cd register
• dvd register
• edv register
• registre des labels
• registre des couleurs
• cover register
• card index,
• maxi register
• registre mensuel
• registre des dossiers
• registre incliné
• registre des assurances
• registre des numéros

La liste montre de façon impressionnante la polyvalence de ce domaine.

Variantes de l'oubli

Ce n'est pas surprenant, car - comme mentionné au début - les registres sont très fonctionnels. Malgré tout l'enthousiasme pour le principe économique JIT = Just in Time, inventé dans les années 1930 par un certain Kiichiro Toyoda, premier président de TMC (Toyota Motor Corporation), dans chaque entreprise, il y a des choses qui doivent être stockées. Par exemple des produits, mais aussi des outils, des matériaux ou même des dossiers, comme des plans de construction. L'objectif du stockage est de garantir que l'article soit disponible plus rapidement (ou pas du tout) à une date ultérieure. Toutefois, pour pouvoir accéder à l'article à ce moment non précisé, vous devez savoir où il se trouve. Ces connaissances doivent donc être transportées du moment de leur stockage au moment de leur reprise.

Un mode de transmission des connaissances encore très répandu est la ""mémorisation"". Certaines personnes se souviennent de trois parties, d'autres de 300 000 parties. La plupart des gens doivent se contenter de moins de pièces et courent alors le risque d'être dépassés par la réalité. L'enjoliveur de l'ancien tableau de bord était donc accroché à l'intérieur, au-dessus du roulement. Mais, avec surprise, on se rend compte que l'objet que l'on cherche n'est plus en place. Il a été rénové entre-temps et l'emplacement de l'enjoliveur n'a pas été ajouté à la mémoire du cerveau. Un registre est clairement le choix le plus fiable.