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Archivage : Comment mettre de l'ordre dans vos dossiers commerciaux

Quiconque dirige une entreprise devra tôt ou tard s'occuper de l'archivage des dossiers et des documents. Les entreprises qui sont tenues de tenir des registres doivent conserver leurs registres et leurs livres de comptes conformément à la loi. Cela s'applique non seulement aux sociétés commerciales, mais aussi à tous les commerçants, à condition qu'ils réalisent plus de 600 000 euros de chiffre d'affaires ou 60 000 euros de bénéfices par an.

Pour les agriculteurs et les forestiers, les obligations de conservation s'appliquent si leur bénéfice dépasse 60 000 euros au cours d'une année civile ou s'ils gèrent une surface exploitable dont la valeur économique est supérieure à 25 000 euros. Les indépendants qui ne sont pas soumis à l'obligation comptable devraient également réfléchir à la manière dont ils archivent leurs documents commerciaux à un stade précoce. Il est avantageux pour tout travailleur indépendant d'avoir encore des dossiers et des documents importants à portée de main après quelques années.

Un archivage correct : Quelles sont les exigences en matière de conservation des documents ?

Le droit fiscal et le droit commercial constituent la base juridique des obligations de conservation des livres et des registres. L'obligation de rétention fiscale est prévue par le code fiscal allemand (AO). § L'article 147 AO règle les documents qui doivent être conservés. En outre, les commerçants doivent respecter l'obligation de conservation prévue par le droit commercial, conformément au code du commerce allemand (HGB). Conformément à l'article 238 du HGB, la comptabilité doit être structurée de manière à ce que toutes les transactions commerciales puissent également être retracées par des tiers sans aucune lacune.

Lors de l'archivage, il faut encore tenir compte des délais de conservation applicables en matière fiscale. Une durée de conservation de dix ans s'applique aux documents suivants :

• Les livres et les dossiers
• États financiers annuels (bilan et compte de profits et pertes)
• Les pièces justificatives comptables et les factures
• Inventaires
• Rapports de gestion
• Ouvrir le bilan avec les instructions de travail et les documents organisationnels
• Les livres de comptes
• Dossiers bancaires et relevés de compte
• Déclarations fiscales et déclarations anticipées de taxe sur les ventes

Les lettres commerciales et d'affaires reçues ainsi que tous les autres documents relatifs à la fiscalité, tels que les devis ou les confirmations de commande, doivent être archivés pendant six ans :

Que faut-il garder à l'esprit lors de l'archivage et de la documentation ?

Boîtes de rangement, boîtes d'archives, classeurs et autres contenants de classement aident à garder vos archives en ordre. Un archivage ordonné et facile à suivre n'est pas seulement important pour les documents relatifs au droit fiscal. Si la correspondance avec les clients, les fournisseurs et les consommateurs est stockée de manière sécurisée, cela permet de disposer rapidement de preuves en cas de litige. Pour la même raison, les projets achevés doivent également être soigneusement documentés et tous les documents pertinents doivent être archivés.

Il est loin le temps où tous les documents étaient imprimés. Une archive numérique peut être créée, par exemple, localement sur l'ordinateur, dans le réseau de l'entreprise, sur un support de stockage externe ou en ligne dans un stockage en nuage. Il est conseillé de toujours faire une copie de sauvegarde de tous les documents importants.

Qu'il s'agisse de documents numériques ou d'impressions sur papier : l'archivage doit suivre un système clair. Les documents peuvent, par exemple, être classés par groupes, séparés en documents relatifs au personnel, au développement de l'entreprise, au marketing et à la production. Pour une systématisation plus poussée, les documents peuvent être classés par ordre alphabétique, par année ou par numéro de client.

Le système que vous choisissez dépend de la structure de votre entreprise. L'idéal est de réfléchir au système de classement qui pourra être maintenu à long terme lors du lancement de l'entreprise. Il est également important que tous les employés de l'entreprise utilisent le système de classement de manière uniforme.