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Qu'est-ce qu'une cassette documentaire ?

Une cassette de documents est un lieu de stockage pour les documents confidentiels et importants. La cassette empêche l'accès non autorisé et souvent la destruction par le feu ou l'eau. Les cassettes de documents sont dimensionnées pour contenir des documents A4 ou A5

Qu'est-ce que vous devriez garder dans une cassette de documents ?

Les chiffres et les données particulièrement sensibles d'une entreprise, comme les bilans, les comptes annuels, les détails des comptes et les contrats importants, ne doivent pas simplement être classés dans un dossier et mis sur l'étagère. Ils doivent impérativement être stockés dans un endroit auquel tout le monde ne peut pas accéder facilement. Les cassettes ou les coffres à documents sont idéaux à cet effet. Dans le secteur privé, les passeports, les certificats de naissance, les bulletins scolaires ou les documents d'assurance importants sont également conservés dans une cassette ignifugée. La plupart des cassettes déclarées ignifuges peuvent résister à une chaleur allant jusqu'à 840 °C pendant 60 minutes. Elles sont étanches et si stables et robustes que les voleurs n'ont pratiquement aucune chance. Par rapport aux coffres-forts, ils ont l'avantage d'être faciles à transporter, car ils ne pèsent généralement pas plus de 20 kg. En outre, la plupart des cassettes sont équipées d'une poignée de transport qui permet de les ramasser facilement. La sécurité contre les accès non désirés est assurée par une serrure à combinaison ou à cylindre. La plupart des cassettes sont fabriquées en DIN A4 ou DIN A5, de sorte qu'elles peuvent contenir des documents courants jusqu'à des dossiers ou des registres entiers.

Les coffres-forts pour documents sont également ignifuges et étanches. Ils offrent également une protection idéale des documents et des dossiers contre le feu et l'eau et sont même partiellement capables de résister aux explosions. Si les supports de stockage numériques doivent être conservés en toute sécurité, des coffres-forts spéciaux pour données sont idéaux pour leur conservation. Même si les détecteurs de fumée et les extincteurs d'incendie attirent rapidement l'attention sur un incendie et aident aux premiers soins, il est néanmoins plus sûr que les températures internes de ces coffres ne dépassent pas 50°C. Par rapport à une cassette, un coffre-fort offre un niveau de protection plus élevé contre le vol, car ils ne sont pas aussi faciles à transporter. Si un niveau de sécurité encore plus élevé est nécessaire, il est conseillé d'investir dans un coffre-fort spécial pour objets de valeur. En outre, les entreprises en particulier devraient être protégées des cambrioleurs par des mesures supplémentaires telles que des caméras ou des systèmes d'alarme.

Avantages et inconvénients d'un coffre-fort pour documents ?

• Ils sont souvent résistants à la chaleur, au feu et aussi à l'eau.
• Ils sont verrouillables.
• Elles offrent un abri sûr pour les documents au format A4, qui n'ont pas besoin d'être pliés ou roulés dans le processus, car les cassettes de documents sont plus grandes que les coffrets caisses.
• Plusieurs modèles sont empilables, ce qui en fait une option de rangement peu encombrante.

Les inconvénients d'une telle cassette se tiennent en comparaison des avantages dans les limites. Ici, cela dépend de la comparaison avec les cassettes de documents :

• Contrairement à un coffre à billets, un coffre à documents ne propose généralement pas de compartiment à pièces.
• Par rapport à un coffre-fort pour documents, une cassette est plus facile à emporter, ce qui facilite le vol d'une cassette pour documents par un voleur.