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Dossiers de conférence - le bureau mobile compact

Pour les réunions, les rendez-vous externes et les entretiens avec les clients, un dossier de conférence est un organisateur pratique et compact et un outil de travail important. En tant que petit bureau mobile, il offre aux hommes d'affaires et aux professionnels la possibilité de ranger de manière ordonnée et sûre des documents et des instruments d'écriture et de les avoir toujours à portée de main lors de leurs déplacements.

Que puis-je mettre dans un écritoire? Quels avantages offre-t-il et est-il même adapté à mes besoins ? Le guide suivant fournit des informations sur les dossiers de conférence et donne des conseils et des astuces sur ce qu'il faut rechercher lors de l'achat.

Qu'est-ce qu'un dossier de conférence?

Un dossier de conférence, également appelé dossier d'écriture ou classeur à anneaux, est une mallette compacte, la version professionnelle d'un dossier simple. Il peut non seulement accueillir des documents papier, mais également d'autres fournitures de bureau telles que des stylos, des cartes de visite. , câbles et calculatrice. Son revêtement en cuir ou simili cuir en fait également un produit de grande qualité esthétique.

L'équipement standard d'un dossier de conférence comprend un bloc-notes et souvent une calculatrice de poche. Les poches, les porte-cartes de visite, les petites poches, les boucles et un mécanisme de reliure à anneaux sont également courants pour un classement organisé. Le dossier en tant que système d'organisation compact peut être plié et généralement fermé complètement avec une fermeture éclair, de sorte que les documents sont rangés en toute sécurité pendant le transport et ne peuvent pas tomber. Si nécessaire, vous pouvez simplement rouvrir la serrure et avoir tous vos documents à portée de main.

Quels documents entrent dans le classeur à anneaux?

Afin d'être parfaitement préparé pour une conférence ou une réunion, vous êtes bien équipé d'un classeur à anneaux - à condition, bien sûr, qu'il soit équipé des documents pertinents. Qu'il s'agisse d'un simple bloc-notes (qui est généralement inclus dans la livraison) avec deux à trois stylos ou de l'ensemble du portefeuille de l'entreprise, y compris l'équipement technique nécessaire, dépend de votre propre utilisation ainsi que de la taille et des caractéristiques du dossier.< /p>

Selon les versions, ces documents rentrent dans la mallette:

• Clavier d'écriture
• Stylos
• Cartes de visite
• Calculatrice
• Câble USB, clé USB et CD
• Gomme, taille-crayon et règle
• Perforatrices et agrafeuses
• Documents papier et notes autocollantes (pour le classement)
• Tablette, notebook ou ordinateur portable
• Documents personnels, tels que la carte d'identité de l'entreprise, la carte d'identité et le permis de conduire
• Espèces

Quels sont les domaines d'application des dossiers de conférence?

Connaissez-vous des situations comme celle-ci? Vous êtes assis dans une réunion et réalisez que vous n'avez rien pour écrire. Et après une conversation prometteuse, vous n'avez pas de carte de visite sous la main. Ou: En déplacement, vous voulez sortir le câble du téléphone portable de votre mallette, mais vous devez d'abord fouiller dans tout le sac avant qu'il ne se présente. Ces "problèmes" peuvent être évités avec un écritoire.

Il existe une multitude d'utilisations possibles pour les dossiers de conférence. Voici quelques exemples concrets:

• Conférences: Fidèles à leur nom, les dossiers de conférence sont un système d'organisation pratique pour les conférences, réunions, séminaires et présentations. Les informations essentielles peuvent être notées directement lors des réunions. En tant que conférencier, en revanche, vous avez tous les documents rapidement à portée de main sans avoir à les rechercher. Si des documents sont distribués, ils peuvent être classés dans le dossier ou même classés directement.
• En dehors des rendez-vous: ceux qui travaillent sur le terrain n'ont pas toujours un bureau et une chaise de bureau pour travailler confortablement en déplacement. Les informations, les dates, les numéros, les contacts et les comptes rendus des conversations doivent parfois être écrits debout. Avec un dossier de conférence, ce n'est pas un problème. Vous avez tous les ustensiles nécessaires à portée de main et pouvez même écrire en toute sécurité sur la couverture renforcée et stable sans bloc supplémentaire. Lorsque vous avez terminé, il n'est pas nécessaire de ranger maladroitement les ustensiles d'écriture - fermez simplement le dossier avec la fermeture éclair, placez-le sous votre bras, c'est fait.
• Entretiens avec les clients: Quiconque est invité à un entretien avec des clients (potentiels) veut naturellement faire une bonne et sérieuse impression. Une chemise de documents avec sa conception de haute qualité est garantie de jouer son rôle. Dans le même temps, les documents requis sont immédiatement à portée de main et peuvent être remis. Cela pourrait être une carte de visite, par exemple. Si vous en achetez un vous-même, il peut être rangé en toute sécurité dans le compartiment pour cartes de visite assorti d'un simple mouvement du poignet, afin de ne pas le perdre lors de vos déplacements.
• Entretien d'embauche: les candidats qui se présentent bien préparés avec un dossier de conférence pour le premier entretien d'embauche sont assurés d'obtenir des points supplémentaires de la part du responsable des ressources humaines. Pour montrer votre intérêt, notez les informations essentielles sur le bloc-notes. Au mieux, vous devriez également trier les brochures d'information et les cartes de visite directement dans le dossier, afin que la question "où les mettre?" ne se pose même pas.
• Études: les classeurs à anneaux peu encombrants sont idéaux pour les séminaires ou les conférences. Ils ne prennent pas beaucoup de place sur les tables pliantes pour la plupart étroites des amphithéâtres, et pourtant vous avez tous les ustensiles dont vous avez besoin juste devant vous. Si les documents sont distribués, ils peuvent être classés directement. Astuce : placez une petite perforatrice de poche dans votre écritoire.
• Autres exemples: Si une entreprise possède une voiture de société, l'employé qui utilise le véhicule reçoit tous les documents nécessaires, y compris la carte grise du véhicule, la clé, la carte carburant et le journal de bord, dans un dossier compact . Le dossier d'organisation s'avère également pratique lors de la location d'appartements de vacances. En plus de la clé, toutes les informations essentielles sur l'appartement et la destination de vacances y sont rangées. Le dossier est soit remis personnellement, soit il se trouve déjà dans l'appartement. Autre possibilité d'utilisation : les agents immobiliers ont le dossier de conférence avec eux lorsqu'ils visitent des maisons et des appartements afin de remettre les documents qu'ils souhaitent aux personnes intéressées ou pour noter les coordonnées et les questions si nécessaire.

Quels sont les avantages d'un dossier de conférence?

L'achat d'un dossier de conférence est utile et valable pour un certain nombre de raisons. Elle peut convaincre avec ces arguments:

• Organisation: vous avez toujours votre bureau avec vous dans un dossier de conférence. Papiers, documents, stylos et autres matériaux de travail sont rangés dans différents compartiments, de sorte que vous ayez toujours une vue d'ensemble.
• Image: un dossier de conférence fait bonne impression et semble précieux. Quiconque les utilise signale également qu'ils sont préparés et organisés. En conséquence, le dossier contribue à une bonne impression professionnelle.
• Polyvalence: Il existe une variété d'utilisations pour les dossiers de conférence. Ils sont toujours nécessaires lorsque vous n'êtes pas sur votre lieu de travail permanent au bureau et que vous avez besoin de quelque chose pour écrire ou d'autres ustensiles - et cela arrive plus souvent avec les travailleurs que vous ne le pensez.
• Flexibilité: un dossier de conférence peut être équipé de documents adaptés individuellement aux besoins respectifs. Les chemises sont disponibles en différents modèles et variantes pour répondre aux besoins et préférences individuels.
• Protection: les documents stockés dans les chemises sont bien protégés contre la saleté, les plis et autres dommages et pertes possibles en raison du matériau insensible et du traitement robuste de la couverture. Les appareils électroniques tels que les ordinateurs portables ou les tablettes sont également rangés en toute sécurité dans le sac.
• Transport: les dossiers compacts sont plus petits qu'une mallette et ne pèsent que peu. En conséquence, ils peuvent être emportés n'importe où rapidement et facilement.
• Longévité: En achetant un dossier de conférence, vous optez pour un produit de haute qualité qui peut souvent être utilisé pendant plusieurs années, même pour changer de domaine d'application.

De quels matériaux sont faits les dossiers de conférence?

Afin de rendre justice à l'utilisation quotidienne et mobile dans l'environnement professionnel, il est conseillé d'imposer certaines exigences de qualité sur le matériel des dossiers de conférence. Idéalement, il devrait non seulement être durable et résistant, mais aussi avoir une belle apparence. En conséquence, de nombreuses mallettes sont fabriquées dans un matériau de haute qualité. Le matériau que vous choisissez dépend principalement de vos besoins, de vos goûts personnels et, enfin et surtout, de votre propre budget financier.

Les dossiers de conférence sont disponibles dans les documents suivants:

• Cuir: Ce matériau naturel n'est pas seulement agréable au toucher, il est également beau et très élégant. Avec l'achat d'un dossier en cuir, vous recevez un produit de haute qualité dont vous êtes assuré de profiter longtemps. Les dossiers de conférence en cuir sont également un cadeau idéal, par exemple pour l'obtention du diplôme, la remise des diplômes ou un anniversaire.
• Similicuir: les chemises en similicuir sont une alternative légèrement moins chère. À première vue, les bons modèles en nylon ou en polyester sont souvent indiscernables de ceux en cuir véritable. Ils marquent également des points pour leur facilité d'entretien et leur résistance à l'usure, et ils pardonnent même une manipulation plus brutale.
• Plastique: les dossiers de conférence peuvent également être en plastique comme autre option. Ce matériau est résistant et robuste, mais ne peut pas suivre les produits en cuir en termes de design.
• Carton: les écritoires en papier sont l'option la moins chère pour un budget limité. Ces dossiers de conférence sont relativement sujets aux dommages et à la saleté et sont donc moins conçus pour une utilisation à long terme.

Quels types de dossiers de conférence existe-t-il?

Lors de l'achat d'un dossier de conférence, il convient de prêter attention à d'autres critères, car les modèles diffèrent les uns des autres non seulement par la matière mais aussi par leurs caractéristiques, leur taille, leur fermoir et leurs couleurs:

Les documents qui rentrent dans un dossier de conférence et leur nombre dépendent essentiellement de l'équipement. Selon le modèle et le fabricant, cela varie selon les différentes utilisations et utilisations - alors qu'un dossier n'a qu'un ou deux compartiments, l'autre a d'autres subdivisions ainsi que des fentes et des poches afin de pouvoir stocker un plus grand nombre d'objets dans ça.

Voici les principales fonctionnalités (possibles):

• Compartiments de différentes tailles pour divers papiers, tels que cartes de visite, cartes à puce, brochures, dépliants, etc.
• Boucles pour stylos, présentateurs, clés USB et parfois même des appareils électroniques plus gros
• Sacs ou étuis pour petite monnaie, trombones et petites fournitures de bureau
• un bloc-notes ou un compartiment pour un bloc-notes
• un mécanisme de reliure à anneaux à deux ou quatre anneaux pour classer les papiers volants
• une calculatrice intégrée
• un compartiment (zippé) à l'extérieur
• une poignée pour porter le portefeuille (rare)

Une caractéristique distinctive des dossiers de conférence est la fonction de protection: après tout, les documents doivent également pouvoir y être rangés en toute sécurité pour le transport. Par conséquent, il est important d'avoir une fermeture fiable qui maintient les documents en place, qui soit facile à utiliser et qui aille bien avec la chemise. La plupart des dossiers d'écriture peuvent être fermés avec une fermeture à glissière circonférentielle. Les attaches magnétiques et Velcro, en revanche, sont un peu plus rares.

Les dossiers de conférence aiment les couleurs simples et classiques. La conception est réduite en conséquence. Les modèles de haute qualité en particulier sont généralement présentés en noir, gris ou marron - et aiment donc rester discrètement en arrière-plan pour ne pas voler la vedette aux documents. Au fil du temps et avec une utilisation fréquente, les chemises en cuir ont tendance à se présenter dans un look vintage, ce qui en fait une pièce unique attrayante.

Par rapport à une mallette ou une mallette, les dossiers de conférence sont plutôt petits ; par rapport à un dossier de présentation, ils semblent presque puissants. La taille habituelle des dossiers de conférence correspond au format DIN A4 avec des dimensions d'environ 32 x 24 ou 25 cm, de sorte que les documents au format papier habituel tiennent facilement.

Des modèles plus petits sont également disponibles. Ceux-ci sont principalement conçus pour accueillir des ordinateurs portables et moins pour des documents papier. Dans les dossiers de conférence assez rares et plus grands, en revanche, il y a de la place pour des ustensiles supplémentaires, tels que des documents grand format.

Pouvez-vous emporter un ordinateur portable ou une tablette avec vous dans un dossier de conférence?

Les blocs-notes, tablettes et ordinateurs portables sont désormais une évidence pour de nombreuses personnes dans leur travail quotidien. Les fabricants de dossiers ont réagi à cette évolution et ont équipé de nombreux modèles de compartiments rembourrés spécialement pour les appareils électroniques, de sorte que l'équipement technique, y compris le câble de charge, les clés USB et les écouteurs, puisse toujours être avec vous sans aucun problème. Si vous voulez être sûr que votre propre appareil ira dans le dossier de conférence, vous devez absolument vérifier les dimensions respectives avant d'acheter. Alternativement, il existe bien sûr toujours les modèles "analogiques" classiques qui n'offrent aucun espace de stockage pour les ordinateurs portables et autres.

Existe-t-il des options écologiques ou recyclées pour les dossiers de conférence?

Si vous appréciez la durabilité et souhaitez apporter une petite contribution à l'environnement, vous pouvez également obtenir des dossiers de conférence dans la version écologique. Il existe maintenant des modèles en papier recyclé ou en plastique. Afin de minimiser l'impact sur l'environnement, certains fabricants s'appuient sur des processus de production durables avec une réduction consciente des déchets et des émissions. Le fait qu'une entreprise agisse de manière respectueuse de l'environnement peut être reconnu, entre autres, par des labels environnementaux et de recyclage spéciaux. Vous pouvez également en savoir plus sur les engagements durables possibles sur les sites Web des fabricants.

Conseil: Des raisons de protection de l'environnement peuvent également plaider en faveur de l'achat de chemises de haute qualité en cuir ou en similicuir. En raison de la longévité de ces produits, vous économisez des ressources.

Combien de temps dure un dossier de conférence?

La durée d'utilisation d'un dossier de conférence ne peut pas être déterminée en général et dépend de divers facteurs. La qualité du matériau joue un rôle particulièrement important. Un dossier en cuir nappa fin est probablement toujours attrayant après deux, cinq ou même dix ans, tandis que le dossier en plastique peut montrer des signes évidents d'usure après seulement la dixième utilisation et doit être remplacé.

En plus du matériau, le traitement, l'équipement et la construction ainsi que le type et la fréquence d'utilisation sont également pertinents en matière de durabilité. Par exemple, si le dossier de conférence est constamment utilisé, s'il est transporté de A à B tous les jours, et s'il est un compagnon fidèle même lors de voyages d'affaires, il est plus susceptible de montrer des signes d'usure qu'un dossier qui sortez de son existence sur le bureau.

La durée de vie des dossiers de conférence peut bien sûr être quelque peu prolongée s'ils sont manipulés avec soin. Les salissures peuvent souvent être éliminées rapidement et efficacement avec un chiffon humide. Lors du stockage, il convient également de s'assurer que les chemises ne sont pas exposées à une humidité excessive, à une chaleur excessive ou à la lumière directe du soleil.

Un dossier de conférence peut-il protéger des documents importants?

La fonction de protection est l'une des propriétés essentielles d'un dossier de conférence. Plusieurs facteurs contribuent au fait que les documents importants et les équipements techniques sensibles y sont stockés bien protégés. Ce sont:

• un matériau solide et durable
• un étui rembourré
• Compartiments, rails de serrage et mécanisme de reliure à anneaux
• une fermeture sécurisée

Quelle est la différence entre un dossier de conférence et une mallette?

Une mallette et un dossier de conférence offrent tous deux la possibilité de stocker et de transporter en toute sécurité des documents, des stylos, des blocs-notes et d'autres articles. Les principales différences entre les deux sacs sont leur taille et leur objectif.

Les porte-documents sont de préférence utilisés par les professionnels pour transporter leur matériel de travail, par exemple au travail ou en voyage d'affaires. Ils sont généralement plus grands que les dossiers de conférence et, avec des compartiments plus grands et des subdivisions supplémentaires, offrent plus d'espace que les dossiers de conférence compacts, qui sont principalement utilisés pour organiser des documents et des notes lors de conférences et de réunions externes. Contrairement aux briefcases, les dossiers de conférence n'ont généralement pas de poignée ou de bandoulière séparée pour un transport confortable.