Corbeilles à courrier

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Guide des bacs à courrier - le système de classement et d'organisation pour le bureau

Pour ranger les lettres, les documents et autres écrits, les bacs à courrier sont ouverts au sens propre du terme. Le système de classement et d'organisation pratique pour le bureau offre une place ordonnée et triée pour toutes sortes de documents, à portée de main.

Quand les corbeilles à courrier valent-elles la peine et quels sont leurs avantages ? Quelles sont les variantes disponibles, comment puis-je étiqueter les casiers de classement et pour quel matériau dois-je opter ? Dans ce guide, nous avons rassemblé toutes les informations importantes ainsi que des conseils pratiques sur les bacs à courrier afin de vous faciliter la décision d'achat.

Qu'est-ce qu'une corbeille à courrier?

Les bacs à courrier offrent une possibilité de classement pratique pour les dossiers et les documents. On les trouve de préférence sur le bureau pour classer rapidement les lettres, factures et autres et les avoir directement à portée de main en cas de besoin. Les boîtes de rangement sont légères et donc faciles à transporter. En même temps, elles se révèlent très robustes et stables.

Le design des bacs à courrier est simple, fonctionnel et uniforme, avec une forme rectangulaire plate et trois côtés surélevés. Ceux-ci maintiennent les papiers en place et offrent la possibilité de placer une autre tablette sur le dessus. En effet, les bacs à courrier sont empilables (presque en nombre illimité), ce qui offre non seulement une solution structurée mais aussi un gain de place pour l'organisation sur le bureau.

Grâce à une découpe de préhension intégrée, les documents peuvent être facilement placés dans les boîtes de rangement inférieures et en être retirés sans avoir à soulever les autres casiers. Pour garder une vue d'ensemble, une petite surface à l'avant permet d'étiqueter la boîte.

Quand les bacs à courrier sont-ils utiles?

Beaucoup de gens connaissent cette situation dans le stress de la vie de bureau : avec une montagne de travail, nous ne parvenons pas à accomplir toutes les tâches en même temps et à tout terminer. Par conséquent, les documents pertinents sont certes imprimés, mais ils restent d'abord sur le bureau. A cela s'ajoutent les lettres qui ont été lues, mais auxquelles il n'a pas encore été répondu, et les factures qui ne seront payées qu'à une date ultérieure. Pour éviter que les documents ne soient éparpillés sur le bureau et que vous ne perdiez la vue d'ensemble, les bacs à courrier sont désormais très pratiques.

Cette situation n'est qu'un exemple de ce à quoi et quand les bacs à courrier sont utiles. En principe, les casiers de classement trouvent une utilisation pratique et utile partout où des lettres, des justificatifs, des factures, des contrats et d'autres documents papier sont régulièrement produits. Les classeurs permettent de mettre de l'ordre et de donner une impression de rangement. Ils améliorent en outre le flux de travail et augmentent la concentration, car les documents ne sont pas éparpillés et ne détournent pas l'attention du travail. Les rangements de documents sont particulièrement fréquents dans les bureaux professionnels. Mais ils peuvent également constituer un système de rangement utile dans le bureau privé et faciliter l'organisation des devoirs dans la chambre des enfants et des adolescents.

Les corbeilles à courrier sont idéales comme classeur intermédiaire. Les documents papier y trouvent leur place surtout lorsqu'ils ont encore le statut d'inachevé ou qu'ils attendent leur classement final. Au plus tard lorsque la corbeille est (presque) pleine ou déborde déjà, il est temps de traiter les papiers ou de les ranger dans des classeurs ou des boîtes d'archives dans des armoires ou des étagères. Ou vous pouvez simplement jeter l'un ou l'autre document dans le "bac P"?

Quels sont les avantages d'une corbeille à courrier?

Il y a de nombreuses bonnes raisons pour lesquelles c'est une bonne idée d'équiper son bureau d'une corbeille à courrier. Voici un aperçu des avantages :

• Fonctionnalité: les boîtes de rangement peuvent contenir toutes sortes de documents papier, même en grand nombre. Ils sont rapidement rangés et retirés en un tour de main.
• Structure: Grâce aux bacs à courrier, le bureau semble directement rangé. En utilisant plusieurs casiers, on crée en outre une structure dans le classement. Si les boîtes sont étiquetées, vous ne perdrez pas le fil.
• rangement peu encombrant: comme les casiers s'empilent presque indéfiniment vers le haut, ils ne prennent pas beaucoup de place sur le bureau et se rangent en outre facilement dans un coin de la table.
• Stabilité: les boîtes aux lettres sont généralement en plastique ou en métal, des matériaux qui se révèlent stables et robustes. Vous disposez ainsi d'un produit durable qui pardonne aussi les manipulations rudes.
• accès rapide: celui qui utilise des bacs à courrier trouve rapidement les documents dont il a besoin sans avoir à les chercher longtemps.
• Protection: les lettres et documents importants trouvent une place sûre dans les compartiments de rangement. Le risque d'endommagement est ici incomparablement plus faible que si les papiers traînaient simplement sur le bureau.
• un design simple: grâce à leur look discret, les corbeilles à courrier s'adaptent au style du bureau et de la table de travail et sont donc en fait toujours un bon choix.
• faible poids: les boîtes individuelles ne pèsent pas lourd. Même chargées, elles peuvent donc être transportées de A à B sans grand effort si nécessaire.
• Facilité d'entretien: grâce à leur surface lisse en plastique ou en métal, les petites et grandes salissures sont rapidement éliminées. En règle générale, un chiffon humide suffit, mais les produits de nettoyage ne peuvent pas non plus endommager les bacs à courrier.
• prix bas: les boîtes pratiques sont très avantageuses par rapport à d'autres systèmes de classement. Les personnes qui achètent plusieurs boîtes à lettres bénéficient même souvent d'un rabais de quantité.

En quel matériau les boîtes à lettres sont-elles fabriquées?

Les boîtes de rangement sont disponibles en différents matériaux. Vous avez le choix entre:

• Plastique: les modèles standard de corbeilles à courrier les plus populaires et les plus demandés sont 100 % en plastique et disponibles en différentes couleurs. Ils se distinguent par un prix avantageux et une finition à la fois stable et robuste. Les corbeilles en acrylique, transparentes et semblables à du verre, constituent une forme particulière.
• Métal: les corbeilles en métal ont souvent un aspect grillagé. Les corbeilles en fil métallique sont agréables à regarder et présentent des caractéristiques similaires à celles des modèles en plastique, mais sont généralement encore plus solides.
• Bois: les corbeilles à courrier en bois sont particulièrement valorisantes et s'intègrent bien dans un aménagement de bureau classique. Les variantes en bois existent en version naturelle, teintée ou vernie. Elles pèsent un peu plus lourd que les corbeilles à courrier en plastique.
• autres matériaux: ceux qui recherchent un produit particulier, qui se distingue également par son aspect, peuvent opter pour des boîtes à lettres en carton dur, en bambou, en acier ou en matériaux recyclés.

Quels sont les différents types de bacs à courrier?

Les bacs à courrier se distinguent (en plus du matériau) par leur empilabilité, leur taille, leurs couleurs et leur champ d'inscription. Le guide aborde ci-après les différentes variantes:

Vous pouvez facilement empiler les bacs à courrier sur les deux côtés, de sorte que l'espace sur le bureau soit utilisé de manière judicieuse en hauteur (et non horizontalement). Le choix d'empiler trois, quatre, six ou plus de boîtes dépend surtout de ce que vous souhaitez y ranger. Pour que les boîtes s'emboîtent parfaitement les unes dans les autres, il est préférable de choisir des modèles d'un fabricant de la même série.

Grâce à la découpe dite de préhension, il est possible d'accéder sans problème aux compartiments inférieurs et à leur contenu. Alternativement ou en complément, les boîtes sont empilées en quinconce de manière à ce qu'une partie reste ouverte vers le haut, ce qui facilite le prélèvement des papiers.

En plus des modèles empilables, il existe également des bacs de rangement fixes qui sont déjà reliés entre eux par un cadre en tant que structure à plusieurs paniers. Dans certains cas, les compartiments peuvent être retirés individuellement. Il existe également des variantes de rangements à ailettes pivotantes ainsi que des boîtes dans lesquelles les documents sont rangés debout.

Les bacs à courrier sont disponibles en différentes tailles. La plupart d'entre eux ont une surface adaptée au format de papier standard A4. Pour que les documents puissent y entrer facilement et qu'il n'y ait pas de plis, les dimensions intérieures sont généralement supérieures de quelques centimètres à 30 x 21 cm. Il existe en outre des boîtes pour les grands formats de papier ainsi que des modèles plus petits, dans lesquels on peut par exemple glisser des enveloppes et des notes et qui ne prennent donc que peu de place sur le lieu de travail. En règle générale, les casiers sont proposés en format vertical avec l'ouverture sur le petit côté, le format horizontal est plus rare.

En ce qui concerne la taille, la hauteur des bacs à courrier joue en outre un rôle important: c'est elle qui détermine finalement combien de papiers peuvent y être rangés. La hauteur standard d'un casier est comprise entre 5,5 et 6,5 cm. Si nécessaire, vous pouvez opter pour des modèles plus étroits: Cela s'avère utile, par exemple, si l'on souhaite empiler un grand nombre de boîtes pour un tri structuré et que les différents compartiments ne doivent contenir que quelques feuilles. Les modèles particulièrement hauts, jusqu'à 10 cm de hauteur, peuvent même contenir des piles de documents épais et agrafés. Les classeurs et les chemises y trouvent également leur place.

Qu'elles soient vertes, jaunes, bleues ou rouges, les corbeilles à courrier existent en différentes couleurs. Les modèles discrets en noir, blanc ou gris sont les plus demandés. Certains fabricants proposent un large choix de couleurs, tandis que d'autres n'ont qu'une offre limitée de couleurs. Les boîtes en métal sont généralement de couleur argentée, tandis que les tablettes en acrylique sont transparentes. Le choix de la couleur dépend bien sûr aussi du style d'aménagement et des goûts personnels.

De plus, des couleurs différentes peuvent contribuer de manière importante à la structuration du rangement et donc à la clarté. Ainsi, des boîtes de différentes couleurs peuvent être attribuées à différents thèmes.

Pour étiqueter les casiers, il y a un petit champ d'inscription sur un côté de la face avant. Il y a ici de la place pour vos inscriptions individuelles, afin que l'on puisse déjà voir clairement de l'extérieur si l'on y trouve des "factures" ou la "boîte de réception". L'utilisation d'un surligneur est particulièrement rapide. Mais soit celui-ci écrit de manière permanente, de sorte qu'il n'est plus possible de le modifier ultérieurement, soit l'écriture s'étale dès qu'on l'atteint avec les mains. Une étiquette autocollante est probablement la solution la plus propre.

Celui qui ne veut pas déterminer durablement quels documents trouveront leur place dans la corbeille à courrier et qui cherche en même temps une solution ordonnée trouvera une bonne possibilité de marquage avec des étiquettes d'identification. Celles-ci peuvent être fixées à l'aide de petits clips ou d'un autre support sur la zone d'inscription et, si nécessaire, être facilement réinscrites ou remplacées.

Les bacs à courrier peuvent-ils être utilisés pour autre chose que du papier?

Comme leur nom l'indique, les bacs à courrier servent en premier lieu à classer et à organiser les documents papier. Mais ce n'est pas gravé dans la pierre. Vous pouvez bien sûr utiliser les corbeilles à courrier pour d'autres objets. Leur taille est idéale pour les transparents ou les classeurs rapides en plastique, par exemple, mais ils peuvent également contenir d'autres objets tels que des stylos, des trombones, des bâtons de colle, des ciseaux et d'autres ustensiles de bureau. Alternativement, les boîtes peuvent être utilisées pour ranger des outils ainsi que des vis, des chevilles et autres dans l'atelier. Dans la chambre d'enfant, les petits jouets y trouvent une place bien ordonnée et même les produits cosmétiques peuvent être rangés dans les boîtes plates. En principe, il n'y a pas de limites à l'imagination, pour autant que les objets ne soient pas trop grands et encombrants pour les boîtes à lettres.

Quand l'utilisation de corbeilles à courrier est-elle déconseillée?

Les corbeilles à courrier sont idéales pour un classement rapide et simple grâce à leur design épuré. Toutefois, dans certaines conditions, elles ne constituent pas la solution parfaite. En voici les inconvénients:

• Désordre : les bacs à courrier ne sont utiles que si les documents ne doivent pas y être rangés en permanence. Si l'on ne range pas régulièrement les casiers, le classement aura vite l'air désordonné.
• Perte de temps : si les différents papiers et fiches ne sont pas triés dans les bacs à courrier, on peut vite perdre la vue d'ensemble. De plus, cela prend désormais du temps de retrouver un document particulier.
• Salissures : les lettres sont laissées ouvertes dans les bacs à courrier, de sorte qu'une couche de poussière plus épaisse peut s'y former au fil du temps - ce qui n'est pas très esthétique.
• Risque de perte : les documents sont généralement placés en vrac dans les boîtes de classement et peuvent donc être perdus plus rapidement que si on les classait dans un dossier.

Comment choisir la corbeille à courrier adaptée à mes besoins?

Pour trouver les bacs à courrier adaptés à vos besoins, il vaut la peine de réfléchir aux points suivants :

• Taille : la zone de réception est-elle suffisamment grande pour accueillir facilement le format de papier souhaité ?
• Hauteur : est-ce que je souhaite ranger des dossiers complets dans les boîtes ou est-il plus important de prendre le moins de place possible vers le haut ?
• Matériau : faut-il des boîtes en plastique à un prix avantageux et très fonctionnelles ? Ou est-ce que je préfère des boîtes à lettres avec une durée de vie plus longue et un aspect plus valorisant en acrylique ou en métal ?
• Empilabilité : est-ce que je veux être flexible et compléter mon bac à courrier si nécessaire, sans prendre de place supplémentaire ?
• Nombre : de combien de compartiments ai-je besoin pour garder une vue d'ensemble de mon classement ? Puis-je faire des économies en en commandant plusieurs dans un pack et éventuellement même à un prix avantageux ?
• Style et couleur : est-il important pour moi que les boîtes s'accordent avec le style et la couleur de mon intérieur ou est-ce que je souhaite utiliser différentes couleurs pour organiser mon classement ?

Quels sont les conseils pratiques pour un classement organisé?

Pour que le classement soit particulièrement clair et que le système de rangement facilite le travail, les conseils suivants peuvent être utiles (selon l'utilisation prévue)

• Boîte aux lettres : ceux qui utilisent réellement les corbeilles pour le classement des lettres peuvent les classer en "courrier entrant" et "courrier sortant". Dans cette dernière se trouve la correspondance qui doit encore être envoyée, la corbeille de réception contient le courrier qui n'a pas encore été ouvert.
• Feu tricolore : le classement est particulièrement simple grâce à un marquage de couleur correspondant : par exemple, tous les documents qui doivent être traités en urgence se trouvent dans le casier rouge. Le casier jaune indique les tâches qui doivent encore être traitées, mais pour lesquelles le temps n'est pas compté. Dans le casier vert se trouvent tous les documents qui ont déjà été traités.
• Les thèmes : Factures, contrats, confirmations, commandes, publicité - selon le domaine d'activité, il est judicieux de classer les boîtes de rangement par thèmes avec les inscriptions correspondantes.
• Ranger: Quiconque utilise régulièrement les casiers de classement sait qu'ils ont un jour atteint leur capacité d'accueil et qu'ils sont tout simplement pleins. Si l'on ne veut pas que tous les documents finissent à la poubelle, il faut à un moment donné ranger, trier et, dans le meilleur des cas, classer définitivement (par exemple dans des classeurs) la corbeille à courrier. Conseil : lorsque les corbeilles sont remplies à 80%, il est temps de classer les documents au bureau.

Quelle est la différence avec un porte-lettres?

Pour le classement, vous pouvez également utiliser un Porte-lettres. Contrairement aux bacs à courrier, les lettres ne sont pas déposées, mais placées à la verticale. En raison de leur taille compacte, les présentoirs à lettres sont moins adaptés à un grand volume de papier et conviennent plutôt aux petits documents, par exemple les lettres sous enveloppe. Les porte-lettres ont également une fonction décorative.