Ontvangstbewijzen

Assortiment onthouden

Hoe vullen de ontvangsten en de uitgaven elkaar aan

Het gebruikelijke proces van een bedrijf is om producten van welke aard dan ook te produceren en ze op de markt of op het internet te verkopen. In ruil daarvoor ontvangt het bedrijf meestal geld om te kunnen blijven produceren. Zakelijke transacties kunnen worden gedocumenteerd en gecertificeerd met de ontvangsten en uitgaven. Zowel de kwitanties als de onkostendeclaraties vereisen zorg, zodat er geen dubbelzinnigheden zijn. Deze zorgvuldigheid is niet alleen een kwestie van de bevoegdheid van de handelende partijen (in het bijzonder de schrijver), maar is ook van toepassing op de presentatie van de genoemde documentformulieren. Een uitgavendeclaratie is, net als een kwitantie, een formulier dat de noodzakelijke informatie over de zakelijke transactie opvraagt. Als men bijvoorbeeld alleen een veld links of rechtsboven zou invoegen zonder de vermelding van het adres van de leverancier, zou het gemakkelijk kunnen zijn dat dit veld anders wordt begrepen. Dan is er misschien alleen het soort transactie. Wie transacties met dergelijke kwitanties documenteert, moet daarom de verschillende producten van fabrikanten zoals sigel of König & Ebhardt onder de loep nemen en het optimale sjabloon voor de geplande transacties kiezen.

De ontwerpvraag van inkomsten- en onkostenbonnen mag niet gebaseerd zijn op schoonheidswedstrijden. De geschiktheid voor dagelijks gebruik is belangrijk. Dit kan soms blijken uit de grootte van een bepaald veld. Bedrijven die het zonder het gedetailleerde adres kunnen stellen bij de vraag naar de ontvanger kunnen kiezen voor een andere lay-out die meer ruimte laat voor de factuurbedragen. Als reden voor de verschillende ruimtebehoeften kunnen de volgende aspecten worden genoemd:

• Het adres van de klant is vrijwel altijd hetzelfde, omdat de goederen over het algemeen alleen aan deze klant worden geleverd. Dit zou bijvoorbeeld het geval zijn bij leveranciers. Voor de zeldzame gevallen dat het soms anders is, kan de kleine ruimte dan met kleine letters worden gebruikt.
• Voor klanten zijn er afkortingen die bij alle deelnemers bekend zijn.
• De klanten worden voorzien van nummers die in een legende uitleggen welke geadresseerden ze zijn.

De voordelen van handgeschreven documenten

Hoewel computers & notebooks in veel bedrijven de boekhouding al hebben overgenomen met behulp van tal van formulieren, zijn er nog steeds gebieden waar de praktische afhandeling van een bonboekje moeilijk te verslaan is. Dit soort formulierenboeken zijn licht, snel en gemakkelijk te gebruiken, maar ze voldoen toch gericht aan hun doel. Andere voordelen zijn de onafhankelijkheid van elektriciteit en de robuustheid. Deze aspecten worden vaak onderschat in tijden van mobiele stroomvoorziening. Maar het is niet alleen een kwestie van haalbaarheid of apparaten met voeding of ontvangstbewijzen en uitvoerbonnen voor handschrift moeten worden gebruikt. Ook de optimalisatie van workflows moet worden overwogen. En dat is niet altijd waar de technologie wint.

Het aanbod is uitgebreid en biedt de ontvangst- en de uitgavendeclaratie in A6, A5 en A4-formaat.

Het plot

Inkomsten- en uitgavendeclaratie, afleveringsbon, factuur en kasboek behoren tot de belangrijke informatiedragers van de economie. De digitalisering heeft deze samenzwering van goederenuitwisselingsdocumenten nog niet veel schade kunnen toebrengen. In veel gevallen is het niet mogelijk zonder handschrift. Hiervoor hoeft men zich niet te schamen - bijvoorbeeld als jonge ondernemer. Ontvangsten en uitgavendeclaraties beveiligen de afhandeling van het kasregister en zijn al jaren en decennia bewezen hulpmiddelen bij het zakendoen. Juist de volgroeidheid, die zeker profiteert van de eenvoud, zorgt voor zijn charme.

Het gebruik van de ontvangstbon en en innamebon is omslachtig wanneer digitalisering noodzakelijk is. Dit is vaak het geval als het gaat om belastingzaken.