Conferentiemappen

Conferentiemappen - het compacte mobiele kantoor

Voor vergaderingen, externe afspraken en klantgesprekken is een vergadermap een praktische en compacte organizer en een belangrijk werkinstrument. Als klein mobiel kantoor biedt het zakenmensen en professionals de mogelijkheid om documenten en schrijfgerei geordend en veilig op te bergen en onderweg altijd bij de hand te hebben.

Wat kan ik in een schrijfmap stoppen? Welke voordelen biedt het en is het zelfs geschikt voor mijn behoeften? De volgende gids geeft informatie over conferentiemappen en geeft tips en advies waar u op moet letten bij het kopen.

Wat is een conferentiemap?

Een vergadermap, ook wel schrijfmap of ringbandmap genoemd, is een compacte aktetas, de professionele versie van een eenvoudige map. Hierin kunnen niet alleen papieren documenten worden opgeborgen, maar ook andere kantoorbenodigdheden zoals pennen, visitekaartjes , kabels en Rekenmachine. De omslag van leer of imitatieleer maakt het ook qua uiterlijk tot een hoogwaardig product.

De standaarduitrusting van een vergadermap omvat een schrijfblok en vaak een zakrekenmachine. Zakken, visitekaarthouders, kleine zakjes, lussen en een ringbandmechanisme zijn ook gebruikelijk voor georganiseerd archiveren. De map als compact organisatiesysteem kan worden opgevouwen en meestal volledig worden afgesloten met een ritssluiting, zodat de documenten tijdens het transport veilig zijn opgeborgen en er niet uit kunnen vallen. Indien nodig kunt u het slot gewoon weer openen en heeft u al uw documenten bij de hand.

Welke documenten passen in de ringbandmap?

Om perfect voorbereid naar een congres of een vergadering te gaan, ben je goed uitgerust met een ringbandmap - mits deze natuurlijk voorzien is van de relevante documenten. Of dit alleen een schrijfblok is (dat meestal bij de levering is inbegrepen) met twee tot drie pennen of het hele bedrijfsportfolio inclusief de benodigde technische uitrusting, hangt af van uw eigen gebruik, evenals de grootte en kenmerken van de map.

Afhankelijk van de versie passen deze documenten in de koffer:

Schrijfblok
Pennen
Visitekaartjes
Rekenmachine
USB-kabel, USB-stick en cd
Gum, puntenslijper en liniaal
Perforators en nietmachines
Papieren documenten en memoblaadjes (om te archiveren)
Tablet, notebook of laptop
Persoonlijke documenten, zoals bedrijfs-ID-kaart, ID-kaart en rijbewijs
Contant

Wat zijn de toepassingsgebieden van de vergadermappen?

Ken je dit soort situaties? Je zit in een vergadering en realiseert je dat je niets hebt om mee te schrijven. En na een veelbelovend gesprek heb je geen visitekaartjes bij de hand. Of: onderweg wil je het snoer van de mobiele telefoon uit je koffer halen, maar je moet eerst de hele tas doorzoeken voordat hij opduikt. Deze "problemen" kunnen worden vermeden met een schrijfmap.

Er zijn tal van mogelijke toepassingen voor conferentiemappen. Hier zijn enkele concrete voorbeelden:

Conferenties: Trouw aan hun naam zijn de conferentiemappen een praktisch organisatiesysteem voor conferenties, vergaderingen, seminars en presentaties. Essentiële informatie kan direct tijdens de sessies worden opgeschreven. Als docent daarentegen heb je alle documenten snel bij de hand zonder ernaar te hoeven zoeken. Als documenten worden verspreid, kunnen ze in de map worden gearchiveerd of zelfs rechtstreeks worden gearchiveerd.
Afspraken buiten: degenen die in het veld werken, hebben niet altijd een bureau en een bureaustoel om comfortabel onderweg te werken. Informatie, data, nummers, contacten en notulen van gesprekken moeten soms staand worden opgeschreven. Met een vergadermap is dat geen probleem. Je hebt alle relevante benodigdheden bij de hand en kunt zelfs veilig schrijven op de versterkte en stabiele hoes zonder extra pad. Als u klaar bent, hoeft u het schrijfgerei niet meer onhandig op te bergen - gewoon de map met de ritssluiting sluiten, onder uw arm leggen, klaar.
Klantgesprekken: Wie wordt uitgenodigd voor een gesprek met (potentiële) klanten wil natuurlijk een goede en serieuze indruk maken. Een documentenmap met een hoogwaardig design zal gegarandeerd zijn steentje bijdragen. Tegelijkertijd zijn de benodigde documenten direct bij de hand en kunnen worden overhandigd. Dit kan bijvoorbeeld een visitekaartje zijn. Als u er zelf een krijgt, kan deze in een handomdraai veilig worden opgeborgen in het bijpassende visitekaartvak, zodat u deze zeker niet kwijtraakt onderweg.
Sollicitatiegesprek: Sollicitanten die goed voorbereid met een congresmap op het eerste sollicitatiegesprek komen, krijgen gegarandeerd pluspunten van de HR-manager. Om interesse te tonen, noteert u essentiële informatie op het notitieblok. In het beste geval sorteert u ook informatiebrochures en visitekaartjes direct in de map, zodat de vraag "waar ze te laten?" niet eens aan de orde is.
Studies: De ruimtebesparende ringbandmappen zijn ideaal voor seminars of lezingen. Op de veelal smalle, opklapbare tafels in de collegezalen nemen ze niet veel ruimte in, en toch heb je alle benodigdheden recht voor je. Als documenten worden verspreid, kunnen ze direct worden gearchiveerd. Tip: Stop een kleine zakperforator in je schrijfmap.
Verdere voorbeelden: Als een bedrijf een auto van de zaak heeft, ontvangt de werknemer die het voertuig gebruikt alle benodigde documenten, waaronder het kentekenbewijs, sleutel, tankpas en logboek, in een compacte map . Ook bij de verhuur van vakantieappartementen blijkt de organisatiemap praktisch. Hierin is naast de sleutel alle essentiële informatie over het appartement en de vakantiebestemming opgeborgen. De map wordt persoonlijk overhandigd of ligt al in het appartement. Een andere gebruiksmogelijkheid: makelaars hebben de vergadermap bij zich als ze huizen en appartementen bezoeken om de gewenste documenten aan geïnteresseerden te overhandigen of om contactgegevens en vragen op te schrijven indien nodig.

Wat zijn de voordelen van een vergadermap?

Het kopen van een conferentiemap is om een aantal redenen nuttig en de moeite waard. Ze kan overtuigen met deze argumenten:

Organisatie: je hebt je kantoor altijd bij je in een vergadermap. Papieren, documenten, pennen en ander werkmateriaal berg je op in verschillende vakken, zodat je altijd overzicht hebt.
Afbeelding: een congresmap maakt indruk en ziet er waardevol uit. Iedereen die ze gebruikt, geeft ook aan dat ze voorbereid en georganiseerd zijn. Zo draagt de folder bij aan een goede en professionele indruk.
Veelzijdigheid: er zijn verschillende toepassingen voor de conferentiemappen. Ze zijn altijd nodig als u niet op uw vaste werkplek op kantoor bent en iets te schrijven of andere gebruiksvoorwerpen nodig hebt - en dat gebeurt vaker bij werkende mensen dan u denkt.
Flexibiliteit: een conferentiemap kan worden uitgerust met documenten die individueel relevant zijn voor de respectieve behoeften. De mappen zijn verkrijgbaar in verschillende uitvoeringen en varianten om aan individuele eisen en voorkeuren te voldoen.
Bescherming: De in de mappen opgeborgen documenten zijn door het ongevoelige materiaal en de robuuste verwerking van de omslag goed beschermd tegen vuil, knikken en andere beschadigingen en mogelijk verlies. Ook elektronische apparaten zoals laptops of tablets worden veilig opgeborgen in de tas.
Transport: De compacte mappen zijn kleiner dan een aktetas en wegen maar weinig. Zo kunnen ze snel en gemakkelijk overal mee naartoe worden genomen.
Levensduur: Met de aanschaf van een vergadermap kiest u voor een kwalitatief hoogwaardig product dat vaak meerdere jaren meegaat, ook bij wisselende toepassingsgebieden.

Van welk materiaal zijn vergadermappen gemaakt?

Om recht te doen aan het dagelijkse, mobiele gebruik in de professionele omgeving is het raadzaam om bepaalde kwaliteitseisen te stellen aan het materiaal van de congresmappen. Idealiter zou het niet alleen duurzaam en slijtvast moeten zijn, maar er ook goed uit moeten zien. Veel koffers zijn dan ook gemaakt van hoogwaardig materiaal. Welk materiaal u kiest, hangt in de eerste plaats af van uw behoeften, uw individuele smaak en, last but not least, uw eigen financiële budget.

Conferentiemappen zijn verkrijgbaar in de volgende materialen:

Leer: Dit natuurlijke materiaal voelt niet alleen goed aan, het ziet er ook goed uit en ziet er zeer stijlvol uit. Met de aanschaf van een leren mapje ontvang je een kwalitatief hoogwaardig product waar je gegarandeerd lang plezier van zult hebben. Leren congresmappen zijn ook een ideaal cadeau, bijvoorbeeld voor afstuderen, afstuderen of een jubileum.
Kunstleer: Mappen van imitatieleer zijn een iets goedkoper alternatief, goede modellen van nylon of polyester zijn op het eerste gezicht vaak niet van echt leer te onderscheiden. Ze scoren ook punten omdat ze gemakkelijk schoon te maken en slijtvast zijn, en ze vergeven zelfs ruwer gebruik.
Plastic: Conferentiemappen kunnen ook van plastic worden gemaakt als een andere optie. Dit materiaal is slijtvast en robuust, maar kan qua design niet tippen aan leren producten.
Karton: Papieren schrijfmappen zijn de goedkoopste optie voor een beperkt budget. Deze vergadermappen zijn relatief gevoelig voor beschadiging en vuil en zijn daarom minder geschikt voor langdurig gebruik.

Welke soorten vergadermappen zijn er?

Bij het kopen van een conferentiemap is het de moeite waard om op andere criteria te letten, omdat de modellen niet alleen qua materiaal van elkaar verschillen, maar ook qua eigenschappen, grootte, sluiting en kleuren:

Wat zijn de kenmerken van een conferentiemap?

Welke documenten er in een vergadermap passen en hoeveel, hangt vooral af van de apparatuur. Afhankelijk van het model en de fabrikant varieert dit voor het verschillende gebruik en gebruik - terwijl de ene map slechts één of twee compartimenten heeft, heeft de andere verdere onderverdelingen en sleuven en vakken om een groter aantal voorwerpen in op te bergen. het.

Dit zijn de belangrijkste (mogelijke) kenmerken:

Vakken in verschillende formaten voor diverse papiersoorten, zoals visitekaartjes, chipkaarten, brochures, flyers en meer
Lussen voor pennen, presenters, USB-sticks en soms zelfs grotere elektronische apparaten
Tassen of koffers voor kleingeld, paperclips en kleine kantoorartikelen
een klembord of vak voor een schrijfblok
een ringbandmechanisme met twee of vier ringen voor het opbergen van losse papieren
een ingebouwde rekenmachine
een (rits)vak aan de buitenkant
een handvat om de portefeuille te dragen (zeldzaam)

Hoe sluit ik de vergadermap?

Een onderscheidend kenmerk van de vergadermappen is de beschermende functie: de documenten moeten er immers ook veilig in kunnen worden opgeborgen voor transport. Daarom is het belangrijk om een betrouwbare sluiting te hebben die de documenten op hun plaats houdt, gemakkelijk in gebruik is en er ook nog eens goed uitziet bij de map. De meeste schrijfmappen zijn afsluitbaar met een omlopende ritssluiting. Magneet- en klittenbandsluitingen daarentegen zijn wat zeldzamer.

In welke kleuren zijn de conferentiemappen beschikbaar?

Conferentiemappen houden van eenvoudige en klassieke kleuren. Het ontwerp is dienovereenkomstig gereduceerd. Vooral de hoogwaardige modellen worden meestal gepresenteerd in zwart, grijs of bruin - en blijven daarom graag discreet op de achtergrond om niet de show van de documenten te stelen. Na verloop van tijd en bij veelvuldig gebruik hebben de leren mappen de neiging om zich in een vintage look te presenteren, wat de mappen tot een aantrekkelijk eenmalig exemplaar maakt.

Hoe groot zijn de conferentiemappen?

Vergeleken met een aktetas of een aktetas zijn de conferentiemappen vrij klein; vergeleken met een presentatiemap lijken ze bijna krachtig. Het gebruikelijke formaat van de vergadermappen komt overeen met het DIN A4-formaat met afmetingen van ongeveer 32 x 24 of 25 cm, zodat documenten in het gebruikelijke papierformaat gemakkelijk passen.

Er zijn ook kleinere modellen beschikbaar. Deze zijn in de eerste plaats ontworpen voor het opbergen van notebooks en minder voor papieren documenten. In de eerder zeldzame, grotere vergadermappen daarentegen is er ruimte voor extra gebruiksvoorwerpen, zoals documenten van groot formaat.

Kunt u een laptop of tablet meenemen in een vergadermap?

Notebooks, tablets en laptops zijn tegenwoordig voor veel mensen een vanzelfsprekendheid in hun dagelijkse werk. De mapfabrikanten hebben op deze ontwikkeling gereageerd en hebben veel modellen speciaal voor de elektronische apparaten voorzien van gewatteerde vakken, zodat de technische uitrusting inclusief oplaadkabel, USB-sticks en koptelefoons altijd zonder problemen bij je kunnen zijn. Als u er zeker van wilt zijn dat uw eigen apparaat in de vergadermap past, moet u zeker de respectieve afmetingen controleren voordat u koopt. Als alternatief zijn er natuurlijk nog de klassieke "analoge" modellen die geen opslagruimte bieden voor laptops en dergelijke.

Zijn er milieuvriendelijke of gerecyclede opties voor conferentiemappen?

Als u duurzaamheid hoog in het vaandel heeft staan en een kleine bijdrage aan het milieu wilt leveren, kunt u ook congresmappen in de milieuvriendelijke uitvoering krijgen. Er zijn nu modellen gemaakt van gerecycled papier of plastic. Om het milieu zo min mogelijk te belasten, vertrouwen sommige fabrikanten op duurzame productieprocessen met een bewuste vermindering van afval en emissies. Of een bedrijf milieubewust opereert, is onder meer te herkennen aan speciale milieu- en recyclinglabels. U kunt ook meer informatie vinden over mogelijke duurzame toezeggingen op de websites van de fabrikanten.

Tip: Milieubeschermingsredenen kunnen ook pleiten voor het kopen van hoogwaardige mappen van leer of kunstleer. Door de lange levensduur van deze producten bespaart u hulpbronnen.

Hoe lang gaat een vergadermap mee?

Hoe lang u een vergadermap kunt gebruiken, is in het algemeen niet te beantwoorden en is afhankelijk van verschillende factoren. De kwaliteit van het materiaal speelt een bijzonder belangrijke rol. Een map van fijn nappaleer is waarschijnlijk na twee, vijf of zelfs tien jaar nog steeds mooi, terwijl de plastic map al na het tiende gebruik duidelijke gebruikssporen kan vertonen en moet worden vervangen.

Naast het materiaal zijn ook de verwerking, uitrusting en constructie, evenals het type en de gebruiksfrequentie relevant als het gaat om duurzaamheid. Als de vergadermap bijvoorbeeld constant in gebruik is, als hij elke dag van A naar B wordt gebracht en als hij zelfs op zakenreizen een trouwe metgezel is, is de kans groter dat hij gebruikssporen vertoont dan een map die Zoek het bestaan ervan uit op het bureau.

De levensduur van de vergadermappen kan natuurlijk iets worden verlengd als er zorgvuldig mee wordt omgegaan. Vervuiling kan vaak snel en effectief worden verwijderd met een vochtige doek. Bij het opbergen is het ook de moeite waard ervoor te zorgen dat de mappen niet worden blootgesteld aan overmatig vocht, overmatige hitte of direct zonlicht.

Kan een vergadermap belangrijke documenten beschermen?

De beschermende functie is een van de essentiële eigenschappen van een vergadermap. Verschillende factoren dragen ertoe bij dat belangrijke documenten en gevoelige technische apparatuur er goed beschermd in worden opgeborgen. Dit zijn:

een sterk en duurzaam materiaal
een gevoerde hoes
Vakken, klemrails en het ringbandmechanisme
een veilige afsluiting

Wat is het verschil tussen een conferentiemap en een aktetas?

Zowel een aktetas als een vergadermap bieden de mogelijkheid om documenten, pennen, notitieblokken en andere spullen veilig op te bergen en te vervoeren. De belangrijkste verschillen tussen de twee tassen zijn hun grootte en doel.

Aktetassen worden bij voorkeur gebruikt door professionals om hun werkmateriaal te vervoeren, bijvoorbeeld naar het werk of op zakenreis. Ze zijn meestal groter dan conferentiemappen en bieden met grotere compartimenten en extra onderverdelingen meer ruimte dan compacte conferentiemappen, die vooral worden gebruikt voor het ordenen van documenten en notities tijdens conferenties en externe vergaderingen. In tegenstelling tot briefcases hebben de vergadermappen meestal geen apart handvat of schouderriem voor comfortabel transport.