Hangmappensysteem

Bestellingen met traditie

De Wereldtentoonstelling in 1893 in de toen nog jonge stad Chicago in Illinois, USA, presenteerde onder andere voor het eerst een hangende archiefkast. Sindsdien is de triomfantelijke optocht niet meer te stoppen. Het hangdossier is een typisch voorbeeld van het feit dat sommige kantoormeubelen bijna uitsluitend een professioneel karakter hebben, terwijl andere zaken zowel in het bedrijfskantoor als in het thuiskantoor te vinden zijn. Dit is echter ook vrij eenvoudig uit te leggen. De hangende vijl heeft meer ruimte nodig. Wat hiermee bedoeld wordt is dat het hangdossier altijd veel ruimte nodig heeft. In het geval van staande dossiers mag het gehele contingent aan belangrijke papieren slechts twee dossiers vullen, in welk geval de ruimte op het bureau of het dressoir ook voldoende is.

In tegenstelling tot de stapel bestanden, die bijvoorbeeld wordt gecombineerd en opgeslagen in een bestandsmap, maakt het hangdossier een snelle toegang tot de afzonderlijke documenten mogelijk door middel van labeltabellen. Een voorbeeld van het gebruik ervan is te zien in de kantoren van veel partijen. Hier worden krantenartikelen gesorteerd op onderwerp en op een gemakkelijk toegankelijke manier in het hangbestand opgeslagen.

Er kunnen echter ook grote verschillen zijn tussen hangmappen en hangmappen. Er wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van kleine bureaumapsystemen, die slechts ruimte bieden voor een paar bestanden. In grote magazijnen daarentegen vinden duizenden dossiers hun plaats en zijn ze nog steeds gemakkelijk toegankelijk. Er zijn ook verticale en zijdelingse archiefsystemen. Deze laatste vorm wordt ook wel pendelophangingsdossier genoemd. In principe zijn alle vormen hetzelfde, dat ze voornamelijk geschreven documenten en papieren opslaan, d.w.z. papier.

De vormen van de hangende bestanden

Er zijn vier vormen van bestelling modellen die worden gebruikt in opknoping bestanden:

• Opschortingsdossiers
• Hangzakken
• Hangend bestand
• Hangmap

Dit komt overeen met de respectievelijke mapformulieren die niet ontworpen zijn voor het hangbestand. Alleen de ophanging wordt toegevoegd aan de mappen voor het ophangingsbestand. Bij veel hangmappen is dit inklapbaar, zodat de mappen indien nodig normaal kunnen worden opgezet. Bovendien verschilt het hangende dossier van de normale dossiermap door het gat in het midden van de ruggengraat van het dossier, wat het gemakkelijker maakt om het uit te trekken. Door deze opstelling kan de bestandsmap verticaal worden gebruikt. Maar een gewone staande bestandsmap zal doorvallen in het hangende bestand.

Logischerwijs kunnen hangende mappen en bestanden gestanst papier, archiefstroken, showtassen met archiefstroken, enz. Ophangmapjes en ophangzakken zijn eerder ontworpen voor losse collecties en losse items.

Het hangende bestand in de praktijk

Het is mogelijk dat veel medewerkers het hangende bestand dat in hun kantoor wordt gebruikt alleen kennen omdat ze een ander archiefsysteem te zelden hebben gezien of gebruikt. Misschien lijkt het ook wel of de ene of de andere medewerker alleen zijn eigen bedrijf nog niet heeft omgezet in digitale technologie. In de praktijk blijkt echter vaak dat het hangende dossierregister effectief is. Hier komt niet alleen het ingenieuze basisidee, maar ook de verfijning aan bod. Hoe moeilijk het ook is voor de vrienden van computers, EDV & Co.: Het hangende bestandssysteem biedt nog steeds veel voordelen en blijkt permanent stabiel te zijn. Computergestuurde systemen hebben onder meer te lijden onder de indringende actualiseringsmanie van de softwarefabrikanten.  Het hangende bestandssysteem is veel compatibeler. Als er een nieuw hangdossier met een nieuwe lay-out wordt meegeleverd, wordt het snel geïntegreerd. Bestanden geschreven op een computer met Windows 8.1 en het huidige Winword kunnen meestal helemaal niet worden verwerkt door een computersysteem uit de jaren zeventig. Zelfs de grootte van het bestand is vaak een probleem.

Je zou het kunnen doordenken aan de hand van foto's. Kleurenfoto's in DIN A4-formaat zijn nog steeds geen probleem voor het hangbestand, ook al was het misschien geïnstalleerd toen het nog gebruikelijk was om zwart-witfoto's te maken. Echter, fotobestanden van camera's met 10 megapixels zijn te veel voor de meeste computers uit de jaren negentig.