Rapporten

Assortiment onthouden

Een goed formulierenboek voor het verslag

In tegenstelling tot bijvoorbeeld kasboeken zijn de specificaties voor een rapportsjabloon veel opener gedefinieerd. Enerzijds is dit eenvoudig te begrijpen, omdat elke sector, elk werkterrein en elke bestelling zijn eigen vorm heeft. Daarnaast zijn er de eigenaardigheden van de verslaggevers en interne kenmerken. In ieder geval is het raadzaam om het scala aan rapporten-boeken en -blokken grondig te onderzoeken en te vergelijken. De relatief open presentatie gaat echter ook in op een ander aspect. In de tussentijd worden rapporten die in het kader van het contract met de hand worden geschreven, vaak later omgezet in elektronische gegevens. Als bijvoorbeeld de beschikbare ruimte in het rapport niet voldoende is, is het mogelijk om intern bekende afkortingen of referenties te gebruiken. Flexibiliteit is dus vereist. Om geen onoverzichtelijke variatie te bieden, houden de fabrikanten van de rapporten rekening met de jarenlange ervaring van de gebruikers. Afhankelijk van de behoefte kan het rapport dan als dag- of weekrapportage worden gepresenteerd. Terugkerende activiteiten kunnen kort worden samengevat, speciale momenten kunnen apart worden vermeld.

Een rapport is een document

Hoewel een rapport misschien niet hoeft te voldoen aan de eisen van de richtlijn, zoals een rittenboeken, is het zeer belangrijk om een goede verantwoording bij te houden van de uitgevoerde activiteiten. En zelfs als het dagelijkse rapport vervolgens op de computer wordt getranscribeerd, zou het rapportageboek de rapportage moeten vergemakkelijken. Veel details van een rapportsjabloon zijn hier belangrijk. Dit varieert van de papierdikte en de stabiele omslag tot de heldere, tabelvormige presentatie en het gemakkelijk te beschrijven en veegvaste papier. Zelfs de geselecteerde schrijfgerei, bijvoorbeeld voor gebruik buitenshuis, kunnen het papierwerk voor rapporten en dagelijkse rapporten vergemakkelijken of compliceren.

De verwerking van informatie

Het gedeelte Rapport en Dagelijks rapport geeft een overzicht van verschillende producten die het mogelijk maken om informatie te verzamelen en te verwerken. De digitalisering van informatie naar dataeenheden heeft het zicht op de diepere waarde van de informatie gedeeltelijk afgesloten. Dit is des te verbazingwekkender wanneer bijvoorbeeld softwareproducten die worden gebruikt voor rapporten, wekelijkse en dagelijkse rapporten, enz. een verscheidenheid aan mogelijkheden bieden om inzicht te krijgen in de verzamelde gegevens.

Zelfstandige vertegenwoordigers gebruiken bijvoorbeeld computertoepassingen om klantprofielen aan te maken uit de stroom van gegevens die door het rapport en de dagelijkse rapportage worden gegenereerd. Deze kunnen op hun beurt helpen om de arbeidstijd beter te benutten. Wie een goed tijdschema als basis voor het werk gebruikt, krijgt meer ruimte voor belangrijke taken en voor noodzakelijke pauzes.

U heeft echter geen computer nodig om de informatie uit het rapport en het dagelijkse rapport te gebruiken. Integendeel, zelfs het gebruik van elektronische helpers kan ertoe leiden dat belangrijke aspecten over het hoofd worden gezien. Uiteindelijk kunnen computers alleen doen wat wij ze geleerd hebben - wie dat ook was. De formulierenboeken zoals Rapport, Dagverslag & Co. geven niet alleen informatie over de gewerkte uren en de verrichte werkzaamheden. Ervaren verslaggevers laten nog meer informatie achter die zeker kan helpen om de productiviteit van een bedrijf te verbeteren.

Nodig is echter onder andere een geestesgesteldheid, die elke medewerker als waardevol beschouwt. Veel bedrijven betalen voor suggesties voor verbetering van hun werknemers, soms zelfs op een prinselijke manier. Andere bedrijven missen de ideeën die vanuit het perspectief van de werknemer komen en missen zo belangrijke ontwikkelingsmogelijkheden. Rapport en dagelijkse rapportage kunnen ook worden gebruikt als een kans om operationele processen te verbeteren.

En natuurlijk is daar ook een werkomgeving bij inbegrepen die moed geeft. Wie bang is om zich belachelijk te maken met zijn ideeën of zelfs te worden afgedaan als fantast, zal niet eens deelnemen aan de verspreiding van informatie.