Register

Damit die Ordnung in Ordnung bleibt

Es ist eine Sache, Akten zu sortieren. Eine ganz andere Angelegenheit ist dagegen, aus der neu gewonnenen Ordnung Vorteile für den Alltag ziehen zu können. Dazu gehört nicht nur die Sortierung und Zuordnung der Schriftstücke, dazu gehört auch ein überschaubares System, das das Wiederauffinden von Akten erleichtert. Zugriffszeiten sind dabei nicht nur eine Frage bequemer Ordner und leicht zugänglicher Büroregalsysteme. Zugriff bedeutet auch, dass man schnell die richtige Akte findet. Dafür ist eine optimierte Beschriftung, ein Register sinnvoll. Ein Register ist quasi ein Inhaltsverzeichnis für ein Ordnungssystem. Ein Register kann einem Ordner oder einer Mappe vorstehen, es kann die Übersicht über ein Hängeregister oder ein Archiv beinhalten oder auch die Aktenlage eines ganzen Büros auflisten. Innerhalb eines Ordners werden meist Register genutzt, die gleichzeitig als Trennblätter dienen.

Alphabet, Zahl oder Selbstgemachtes

Weitgehend werden Register inklusive der Trennblätter mit drei verschiedenen Systemen angeboten. Entweder ordnet das Register die Schriftstücke nach dem Alphabet, nach nummerierten Fächern (etwa von 1 bis 10) oder aber Trennblätter werden mit Schriftzügen versehen, die über den Inhalt der nachfolgenden Akten Auskunft geben. Welches System das bessere ist, hängt in der Regel von der Aktenlage ab. Meist ist ein alphabetisches Register dort kaum zu gebrauchen, wo man die Zahleneinteilung bevorzugt. Vergessen werden sollte allerdings nicht, dass Register oft auch einen repräsentativen Charakter haben, wenn die Ordnungssysteme im Beisein von Kunden oder Geschäftspartnern genutzt werden. Wie auch die Produkte der Rubrik Präsentieren, so sollten auch Register nach optischen Gesichtspunkten ausgewählt werden. Das erleichtert den Umgang mit den Akten, spiegelt eine professionelle Büroarbeit wieder und macht zu guter Letzt auch mehr Spaß.